Образец приказа об уничтожении документов

Dec 13, 2017
  • 2017

уничтожение документов

ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! Уважаемые форумчане, перед созданием тем, пользуйтесь, пожалуйста, поиском. На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы . Наш с Вами форум - для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. "Давайте жить дружно!" (с).

Пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы - это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

Приказ на уничтожение документов

Приказ на уничтожение документов.

Чем больше становится компания, тем актуальнее для неё звучит вопрос об уничтожении документов. Процедура эта непростая, сопряженная с множеством юридических тонкостей. Кроме того, если говорить о процессе утилизации документов «с нуля», т.е. о процессе, который начинается с анализа архивных документов и их экспертной оценки, то можно сказать, что дело это достаточно сложное и отнимающее большое количество времени. Одной из основных юридических сложностей этого процесса является приказ на уничтожение документов.

Приказ на уничтожение документов составляется после проведения экспертизы всех архивных документов компании .

Где на уничтожение отбираются документы с истекшими сроками хранения и документы не представляющие ценность для государства. Экспертиза проводится специальной экспертной комиссией, которая в свою очередь создаётся приказом руководителя компании. Приказ на уничтожение документов, оформленных в дела, не подлежащих хранению или с истекшими сроками хранения, может быть составлен только после того, как составлены, оформлены и утверждены годовые описи этих дел. В приказ на уничтожение документов для однородных дел составляется под общим заголовком. Непосредственно при сдаче документов на утилизацию оформляется приёмно-сдаточная накладная.

Принимая решение об уничтожении документов, всегда стоит помнить о подстерегающей опасности в виде административной и уголовной ответственности, которая наступает за совершение ошибок, допущенных в проведении этого сложного процесса.

Руководителям организации не стоит составлять приказ на уничтожение документов, не прошедших экспертизу. Нарушение сроков хранения документации, их несвоевременная утилизация грозит компании нешуточным штрафом, впрочем, так же как и отсутствующий приказ на уничтожение документов.

В случае, если с документами фирмы решит ознакомиться налоговая инспекция, штрафы увеличатся на порядок. Поэтому созывать экспертную комиссию, проводить экспертизу, составлять приказы на уничтожение документов желательно совместно с профессиональными архивариусами, которые смогут ответить на все вопросы, предостеречь от ошибок и сэкономить Ваше время.

Образец. Акт о выделении к уничтожению документов и дел

С этим документом просматривают: Карточка счетов акционера

_________________________________

(наименование предприятия)

УТВЕРЖДАЮ

АКТ                                        Наименование должности

Основание: Приказ Nо. _________ от "___"__________ 20___ г.

Составлен экспертной комиссией

Председатель комиссии       ________________________________

(должность, фамилия, инициалы)

Члены комиссии              ________________________________

________________________________

Комиссия, руководствуясь Перечнем (название Перечня),  отобрала

к   уничтожению,  как  не  имеющие  научно-исторической  ценности  и

утратившие  практическое  значение  следующие  документы   и   дела,

¦  No.  ¦ Годы доку-¦ Заголовки до- ¦ Поясне- ¦ Количество ¦ Номера ¦

¦  п/п  ¦ ментов и  ¦ кументов и дел¦ ния     ¦ документов ¦ статей ¦

¦       ¦ дел       ¦/групповые или ¦         ¦ и дел      ¦  по    ¦

¦       ¦           ¦индивидуальные/¦         ¦            ¦ перечню¦

¦       ¦           ¦ индекс дел по ¦         ¦            ¦        ¦

Документы, срок хранения которых истек, можно и даже нужно уничтожить. Порядок действий должен быть таким.

Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов.

В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения

которых истек,

приказываю:

о выделении документов на уничтожение

21 марта 2002 года г. Москва

Экспертная комиссия в составе:

- председатель комиссии - юрист А.Л. Иванов;

- члены комиссии - главный бухгалтер О.В. Борисова;

секретарь М.И. Петрова,

составила настоящий акт о том, что в результате проведенной

папки).

7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за 1996

год (1 папка).

8. Журнал учета доверенностей за 1996 год.

9. Гарантийные письма за 1996 год (1 папка).

10. Главная книга за 1996 год.

Председатель комиссии Иванов /А.А. Иванов/

Члены комиссии: Борисова /О.В. Борисова/

Петрова /М.И. Петрова/

После того как эксперты одобрят уничтожение документов . акт попадает на утверждение руководителю организации. Потом все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том собранных дел.

После этого документы можно уничтожить любым способом - разорвать, сжечь или отправить в уничтожитель бумаг (шредер). Первые два способа имеют очень существенные недостатки. Вы никогда не сможете обеспечить достаточный уровень секретности, просто разорвав документы. В случае сжигания документов Вы можете быть спокойны, что пепел сгоревших документов надежно сохранит Ваши секреты. Но если Вы захотите самостоятельно воспользоваться таким вариантом уничтожения и утилизации бумаг, Вы сразу столкнетесь с вопросами легитимности, экологичности и пожарной безопасности данного способа. Можно, конечно, привлечь сторонние профессиональные организации, которые специализируются на подобных услугах, но это как минимум, дополнительные материальные и временные затраты.

Самым удобным и, лишенным вышеперечисленных недостатков, является способ уничтожения при помощи уничтожителей документов . В нашей компании представлен широкий ассортимент шредеров . которые позволят Вам уничтожить Ваши архивы с любым уровнем секретности и высокой скоростью.Если документов очень много, процедуру уничтожения можно доверить архивным уничтожителям . которые также присутствуют в нашем магазине.

Уничтоженные с помощью шредера бумаги можно также сдать в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать уничтожение всех бумаг и составить еще один акт - о физическом уничтожении документов.

Акт может выглядеть так:

ЗАО "ЛАЙТ"

об уничтожении документов, срок хранения которых истек

28 марта 2007 года г. Москва

Экспертная комиссия в составе:

- председатель комиссии - юрист Иванов А.А.;

- члены комиссии - главный бухгалтер Борисова О.В.;

секретарь - Петрова М.И.,

составила настоящий акт о том, что, согласно описи, утвержденной

актом от 21 марта 2007 года, были уничтожены документы, срок хранения

которых истек.

В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы как

макулатура ОАО "Вторсырье" согласно накладной от 28 марта 2007 г. N ГВ100256,

которая прилагается к настоящему акту.

Председатель комиссии Иванов /Иванов А.А./

Члены комиссии: Борисова /Борисова О.В./

Петрова /Петрова М.И./

Деньги, которые Вам заплатят за сданную макулатуру организация, перерабатывающая вторсырье, Вы должны учесть в составе операционных доходов!

Предположим, что ОАО "Вторсырье" заплатило "ЛАЙТу" за сданную макулатуру 118 руб. (в том числе НДС - 18 руб.).

Бухгалтер "ЛАЙТа" должен сделать проводки:

Дебет 50 Кредит 91-1

118 руб. - оприходованы деньги за сданную макулатуру в кассу организации;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"

18 руб. - начислен НДС к уплате в бюджет.

есть ли необходимость в каком-либо документальном оформлении уничтожения банковских документов (выписки, платежные поручения и пр.) по окончании срока хранения - 4 года?

Документальное оформление уничтожения документов (в т.ч. банковских), осуществляется согласно порядку приведенному в материале.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1.Книга: 1.3.7. Как правильно уничтожить документы с истекшим сроком хранения?

Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Как это сделать, чтобы не допустить ошибок, а в дальнейшем избежать претензий проверяющих, рассказано ниже. Последовательность действий должна быть такой.*

Сначала руководитель компании своим приказом должен утвердить состав экспертной комиссии, которая будет решать, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию, как правило, включают наиболее квалифицированных специалистов, которые способны оценить важность тех или иных документов.*

Затем комиссия составляет акт, где фиксирует перечень документов, которые необходимо уничтожить. Ниже приведен примерный образец такого акта.*

Акт утверждает руководитель компании. Затем все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том или папку собранных дел. После этого документы можно уничтожить любым способом - разорвать, отправить в шредер, сжечь. Бумаги можно также сдать как макулатуру в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать факт физического уничтожения отобранных документов. Ниже приведен примерный образец такого акта.*

Обратите внимание: если первичные документы были сданы на хранение в архив, уничтожить их можно лишь по согласованию с архивом. На акте об уничтожении обязательно должна быть подпись архивного служащего.*

БИБЛИОТЕКА ЖУРНАЛА «ГЛАВБУХ». ОБРАЗЦЫ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ, КОТОРЫЕ ДОЛЖНЫ БЫТЬ В КАЖДОЙ БУХГАЛТЕРИИ

2.Книга: 1.1.5. Не соблюден порядок уничтожения подтверждающих документов, срок которых истек

Подтверждающие расходы первичные документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Однако, если при уничтожении таких документов допустить ошибки, в дальнейшем можно столкнуться с претензиями проверяющих. Последовательность действий должна быть такой.*

Сначала руководитель компании своим приказом должен утвердить состав экспертной комиссии, которая будет решать, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию, как правило, включают наиболее квалифицированных специалистов, которые способны оценить важность тех или иных документов.

Затем комиссия составляет акт, где фиксирует перечень документов, которые необходимо уничтожить. Примерный образец такого акта мы привели ниже.

Акт утверждает руководитель компании. Затем все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том или папку собранных дел. После этого документы можно уничтожить любым способом - разорвать, отправить в шредер, сжечь. Бумаги можно также сдать как макулатуру в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать факт физического уничтожения отобранных документов. Примерный образец такого акта вы найдете ниже.

Обратите внимание вот на какую деталь: если первичные документы были сданы на хранение в архив, уничтожить их можно лишь по согласованию с архивом.

На акте об уничтожении обязательно должна быть подпись архивного служащего.

БИБЛИОТЕКА ЖУРНАЛА «ГЛАВБУХ». ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ РАСЧЕТЕ НАЛОГА НА ПРИБЫЛЬ: КАК ИЗБЕЖАТЬ ИЛИ ИСПРАВИТЬ

Источники:
www.kadrovik-praktik.ru, www.archivexpert.ru, www.bddo.ru, www.shektrade.ru, www.glavbukh.ru

Следующие бланки:

13 декабря 2017 года

Комментариев пока нет!
Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр справа: код подтверждения