Нюансы в оформлении командировочных

Оформление работников в командировку начинается с Приказа о направлении работника в командировку. В нем указывается, на какой период работник отправляется в командировку, в какое место и с какими целями. Сопутствующим документом является служебное задание, в котором более подробно указываются цель командировки, этапы взаимодействия с контрагентами, клиентами, потенциальными покупателями или другими лицами.

После оформления приказа и служебного задания следует выплата авансовой суммы, предназначенной для расходования во время командировки. Аванс покрывает суточные расходы: проживание, питание и сопутствующие расходы (проезд до места).

Когда выплачивать аванс - до или после командировки?

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Окончательные расчеты производятся по возвращении сотрудника из командировки, после составления им авансового отчета и перечисления всех расходов, которые были произведены. Если выданный до командировки аванс не покрывает эти расходы, то сотруднику выплачивается оставшаяся сумма. Но происходит это после утверждения авансового отчета директором организации или уполномоченным лицом, потому что зачастую бывают расходы, не обоснованные с точки зрения коммерческой деятельности. Предположим, в командировке сотрудник пообедал на крупную сумму в ресторане и приложил чек к авансовому отчету. Директор может посчитать эти расходы необоснованными, следовательно расходы в этом случае сотруднику не возместят.

Как выдавать командировочные - из кассы организации или перечислять на банковскую карту сотрудника?

В данном случае возможны оба варианта.

Если деньги выдаются из кассы, то делается отметка, что они выданы на командировочные расходы. Кроме того, к расходно-кассовому ордеру прикладывается заявление работника, в котором он просит выплатить ему денежные средства.

При перечислении командировочных на личную карту сотрудника в назначении платежа также указывается, что эти деньги на командировку или это суточные, в зависимости от того, как сформулирована в командировочном удостоверении цель командировки.

Заполнение командировочного удостоверения

Когда деньги получены, все документы оформлены, работнику выдается командировочное удостоверение, а затем в отделе кадров, бухгалтерии или у секретаря ему ставится штемпель о том, когда он выезжает в командировку (указывается дата), откуда выезжает, ставится подпись лица, подтверждающего выбытие сотрудника с места работы.

Дата, которой заполняются графы по убытию на обратной стороне командировочного удостоверения, считается датой, когда сотрудник командирован в место назначения. После прибытия на место командировки он ставит отметку о прибытии в бухгалтерии, у секретаря или другого лица, имеющего штемпель организации.

Бывает, что командированный сотрудник направляется в одно место, а ему для решения каких-то рабочих задач приходится отправляться в другие организации. В таких случаях на оборотной стороне командировочного удостоверения необходимо отражать все пункты, куда прибывает сотрудник и откуда он убывает, чтобы не возникло проблем в обосновании командировочных расходов.

Финальный этап заполнения оборотной стороны наступает, когда сотрудник возвращается в свою организацию. Отметку о прибытии в организацию он ставит в отделе кадров, и на этом оборотная сторона командировочного удостоверения считается заполненной. В течение трех рабочих дней после возращения из командировки сотрудник должен отчитаться и представить авансовый отчет обо всех произведенных расходах.

Как заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет - это документ, к которому подшиваются все первичные документы, подтверждающие расходы.

На титульном листе вписываются:

На оборотной стороне авансового отчета работник указывает:

После заполнения оборотной стороны авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию. Бухгалтерская служба заполняет в нижней части авансового отчета корешок, в котором указываются следующие данные: кто предоставил авансовый отчет, номер авансового отчета, дату, кто принял авансовый отчет. Корешок отрывается и передается работнику в качестве подтверждения, что он этот авансовый отчет сдал.

На что следует обращать внимание в части расходов?

1. Транспорт

Следует учитывать тот факт, что расходы на проезд в городском транспорте (троллейбусе, автобусе, трамвае) включены в суточные, поэтому работодатель имеет право их не возместить. Законом это не предусмотрено. Проезд в метро возмещается при условии предоставления чека и билета.

Расходы на пригородные поезда и поезда дальнего следования работодатель обязан возмещать. Также возмещается проезд на маршрутке из одного муниципального образования в другое. При этом проезд на маршрутке внутри города не возмещается.

2. Найм жилья

До года действовали ограничения на стоимость жилья. В настоящее время законодательно найм жилья никак не ограничивается, все зависит от того, как работник договорится с работодателем. Если работодатель внутренними документами разрешает нанимать жилье в пятизвездочном отеле, то работник может это сделать. Стоимость всей суммы в этом случае будет включена в расход.

3. Представительские расходы

Во время командировки делегации могут возникнуть различные дополнительные расходы, например, связанные с затратами на рестораны и т д. В таких случаях вступает в силу ограничение в части представительских расходов (не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный/налоговый период). Если это ограничение не будет преодолено, то все расходы можно учитывать при расчете налогов (налога на прибыль или налога в связи с применением УСН).

Что делать, если расходы превысили допустимые нормы? В таких случаях работодатель может возместить работнику все расходы, несмотря на то, что норма превышена, но учесть их при расчете налогов он сможет только в той части, на которую распространяется закон, а остальную часть списать на убытки.

Выплата суточных

Размер суточных

В настоящее время закон позволяет выплачивать суточные, которые не облагаются налогом на доходы физических лиц, в пределах 700 руб. в сутки. Но если, например, в командировку едет директор, то можно предположить, что 700 руб. в сутки ему не хватит. Ему могут назначить большую сумму, при этом сумма, превышающая 700 руб. будет облагаться налогом на доходы физических лиц в размере 13%.

В случае с загранкомандировками размер суточных варьируется в зависимости от того, в какую страну направляется командировочное лицо. Это также нормируется законом.

Документы, утверждающие размер суточных

Величина суточных утверждается приказом директора, в котором можно прописать, каким категориям работников какая величина суточных устанавливается. Можно установить любой критерий (по отделам, должностям, фамилиям и т д.), который можно однозначно толковать и использовать при указании суточных в приказе.

Расчет командировочных

Суточные выплачиваются за все дни нахождения сотрудника в командировке. Расчет командировочных производится по календарным дням из расчета среднего заработка.

Размер оклада сотрудника составляет 20 000 руб. он направляется в командировку. Но в прошлом месяце сотруднику выдали годовую премию в размере 100 000 руб. При расчете оплаты командировочных дней будет учитываться эта премия, выплаченная в прошлом месяце. Она будет влиять на величину, которая ежедневно начисляется сотруднику. Если бы он работал этот месяц в организации и не направлялся в командировку, то получил бы 20 000 руб. Но поскольку он поехал в командировку, то сумма, которую он получит, будет рассчитываться следующим образом:

Ошибки в расчете суточных

Иногда бухгалтер неправильно начисляет сумму командировочных, и работник начинает выяснять, как ему рассчитали средний размер заработной платы. Бывает, что не учли какие-то выплаты или вообще не посчитали командировку по среднему заработку, а просто начислили оклад. Работник имеет право потребовать начисления заработной платы по среднему заработку, что существенно увеличит его выплаты в текущем месяце.

Бывают случаи, когда происходит и наоборот. Например, в прошлом месяце сотрудник перешел с одной должности на другую, и средняя заработная плата оказалась меньше, чем его оклад. В этом случае заработная плата за время нахождения в командировке будет меньше.

Оплата выходных и переработок в командировке

Бывает, что сотруднику приходится не просто работать в командировке в выходной день, но еще и перерабатывать. Этого требуют служебные обстоятельства. В данном случае работнику необходимо предоставить подтверждение того, что у него действительно была переработка. Подтверждение может быть оформлено непосредственно в той организации, в которой он работал. Например, факт переработок могут подтвердить в отделе кадров. При этом, помимо подтверждения, важно также иметь задание своего работодателя, прямо указывающее на то, что рабочий день в эти дни длился дольше на два часа. Если работодатель не давал прямого указания на это, то он имеет право не оплачивать работнику эту переработку. Возможны случаи, когда недобросовестный работник вступает в сговор с той организацией, в которую приехал, и ему там оформляют документы, не соответствующие действительности. Любые переработки инициируются работодателем, сам работник не может себе продлить рабочий день.

То же самое касается и работы в выходные дни. Если работник, находясь в командировке, выходит на работу в выходные дни, то это должно быть согласовано с работодателем, должен быть оформлен приказ, и тогда его работа в выходные будет оплачена.

Если работодатель дает поручение сотруднику выйти и отработать в выходной или праздничный день, то оплата производится в соответствии с Трудовым кодексом в двойном размере. Но так как оплата командированного сотрудника производится из расчета средней заработной платы, то возникает вопрос, как ему посчитать работу в выходной день: увеличить в два раза средний заработок или оклад?

Работа в выходные дни в командировке оплачивается по двойному тарифу, то есть рассчитывается не средний заработок, а берется тариф или оклад, делится на количество рабочих дней, полученная в результате сумма умножается на 2.

Павел Тимохин . эксперт компании Фингуру

Как в положении о командировках прописать, что размер суточных зависит от расстояния и типа населенного пункта?

Вопрос

Как в положении о командировках прописать, что размер суточных зависит от расстояния и типа населенного пункта?

Ответ

Размер суточных для командированных сотрудников организация (учреждение) определяет самостоятельно (ст. 168 ТК РФ). При командировках как по России, так и за рубежом он определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (абз. 2 п. 11 Положения о служебных командировках, ст. 168 ТК РФ). Кроме того, по мнению авторов системы, он может быть определен и трудовым договором или приказом руководителя.

Соответственно, в положении о командировках можно конкретизировать регионы и направления, отправляясь в которые сотрудник получает столько-то отпускных. Кроме того, можно установить общую сумму отпускных, которая будет выплачиваться по умолчанию, а для отдельных регионов предусмотреть свои отпускные. То есть дифференцировать выплату отпускных правомерно.

Например, можно указать, что при направлении сотрудников в служебные командировки суточные выплачивать в следующих размерах:

- при командировках по России - 300 руб. в сутки;

- при командировках по России в районы, приравненные к районам Крайнего Севера, - 400 руб. в сутки;

- при командировках по России в районы Крайнего Севера - 500 руб. в сутки.

Дополнительно отметим, что исходя из позиции, указанной в системе, размер суточных может быть установлен приказом руководителя. Соответствующий приказ может быть издан и непосредственно перед командировкой работника. То есть в положении о командировках, например, можно прописать: «размер суточных зависит от места командирования, типа населенного пункта. Конкретный размер суточных устанавливаются приказом руководителя».

Дополнительно отметим, что статьей 217 НК РФ определено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Подробности в материалах Системы:

Ответ: Размер суточных

Размер суточных для командированных сотрудников организация (учреждение) определяет самостоятельно ( ст. 168 ТК РФ ). Он может быть установлен коллективным (трудовым) договором или приказом руководителя. Такой порядок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Пример оформления в коммерческой организации приказа об установлении норм суточных

В ЗАО «Альфа» приказом установлены нормы суточных по командировкам сотрудников по России и за границу.

Ситуация: В государственных и муниципальных учреждениях

Для некоторых государственных (муниципальных) учреждений законодательством установлены нормы суточных. Например, для учреждений, финансируемых из федерального бюджета, они установлены:

при командировках по России военнослужащих и сотрудников некоторых федеральных органов исполнительной власти (в частности, сотрудников МЧС России, таможенных органов) - постановлением Правительства РФ от 1 февраля г. № 43 ;

Так, при командировках по России размер суточных составляет 100 руб. за каждый день нахождения в командировке ( подп. «б» п. 1 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 ).

При направлении сотрудника в командировку за границу из России размер суточных зависит от страны поездки. При его определении нужно руководствоваться графой 2 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812. Если сотрудник работает в загранучреждении и командировка проходит на территории государства, в котором находится это учреждение, руководствуйтесь графой 3 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812. Кроме того, приложением 2 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812 предусмотрены надбавки к суточным для отдельных категорий сотрудников.

Если у федерального государственного учреждения есть экономия бюджетных средств, размер суточных может быть увеличен приказом руководителя либо установлен в трудовом (коллективном) договоре ( п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. п. 3 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 ).

Размер суточных для военнослужащих и сотрудников некоторых федеральных органов исполнительной власти при командировках по России не может превышать 300 руб. за каждый день нахождения в командировке ( п. 1 постановления Правительства РФ от 1 февраля г. № 43 ).

На региональном (местном) уровне нормы выплаты компенсаций определяются нормативно-правовыми актами соответствующего бюджета (п. 3. 4 ст. 152 Бюджетного кодекса РФ).

Пример оформления в государственном (муниципальном) учреждении приказа об установлении норм суточных

В казенном учреждении «Альфа» приказом установлены нормы суточных по командировкам сотрудников по России и за границу (за счет бюджетных средств, в т. ч. за счет их экономии).

Ситуация: В государственных и муниципальных учреждениях

Если при зарубежной командировке сотрудников учреждений, финансируемых из федерального бюджета, принимающая сторона обеспечивает их валютой, выплачивать суточные не нужно. Если же принимающая сторона предоставляет сотрудникам только питание, выплатите 30 процентов от нормы (включая надбавку), установленной приложениями 1 и 2 постановления Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812. Такие правила предусмотрены пунктом 7 постановления Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Формы: Приказ об установлении норм суточных по командировкам по России и за границу

За тридевять земель по делам: учет командировочных расходов

Слово «командировка» произошло от глагола kommandieren, заимствованного в эпоху правления Петра I из немецкого языка, что в переводе означает «посылать». А в немецкий это слово пришло из латинского, в котором глагол commendаre использовался в значении «вверять, поручать». Как вы уже догадались, речь пойдет о «командировочных» ситуациях, в которых оказались наши читатели.

При найме жилья у гражданина понадобятся договор и расписка

О.Л. Маракулина, г. Брянск

Наши работники в командировке снимали квартиру у физического лица. По возвращении они приложили к авансовому отчету только договор найма жилого помещения, заключенный с одним из командированных. Достаточно ли этого для отражения расходов на жилье в налоговом учете? Обязаны ли мы сообщать в налоговую инспекцию о полученных наймодателем доходах?

Если ваши работники в командировке не останавливались в отеле, а снимали квартиру, требуйте от них не только договор с собственником, но и расписку о получении им денег

: Для беспроблемного учета расходов на наем жилья вам нужен не только договор, но и документы, подтверждающие оплат у подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Например, обычная расписка от владельца квартиры о получении им денег.

Кстати, проверьте, какой период сдачи квартиры в аренду указан в договоре. Естественно, он должен совпадать с периодом нахождения работников в командировке.

Учитывая, что договор оформлен с одним работником, расходы на проживание в своем авансовом отчете должен отразить только он и только ему вы сможете их возместить.

Что касается НДФЛ с дохода в виде арендной платы, то о нем вы никуда сообщать не обязаны, поскольку налоговым агентом не являетесь. Ведь договор был заключен между владельцем квартиры и вашим работником, которому вы просто возместили расходы.

Служебная поездка надомника в другую местность — обычная командировка

С.Н. Минаенко, г. Москва

Наша организация находится в Москве. Собираемся открыть подразделение в Санкт-Петербурге. Для этого наняли работника, который живет в Питере и занимается организационными вопросами, а после будет назначен руководителем ОП. В трудовом договоре как место его работы указан Санкт-Петербург. Работник периодически ездит в Москву в головной офис. Можно ли учесть выплаты в связи с такими его поездками как командировочные расходы?

: В настоящее время ваш питерский сотрудник фактически работает как надомни к ст. 310 ТК РФ. Для него поездки из места работы — города Санкт-Петербурга — в Москву являются командировкой. Расходы на нее могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в обычном порядк е подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Письмо Минфина от 05.07. № 03-03-06/1/394.

Командировочные расходы включаются в стоимость доставленного ОС

Н.П. Бартаева, г. Сургут

Мы приобрели в г. Калуге новый самосвал. Его пригнал оттуда наш водитель. При этом появились расходы на бензин и командировочные расходы. Когда ставить самосвал на учет как основное средство — на дату подписания акта приема-передачи водителем в Калуге или на дату прибытия водителя с самосвалом уже в нашу организацию, включив в первоначальную стоимость все расходы?

: В бухучете указанные расходы нужно включить в первоначальную стоимость самосвал а п. 8 ПБУ 6/01. Ведь чтобы начать его использовать, вам нужно было его доставить к месту нахождения организации. Соответственно, и ставите на учет его на дату ввода в эксплуатацию и оформления акта по форме № ОС-1.

В налоговом учете безопаснее включить затраты на командировку в первоначальную стоимость ОС п. 1 ст. 257 НК РФ ; Постановления ФАС ВСО от 07.07.2009 № А19-1020/09 ; ФАС ПО от 12.02.2008 № А12-10256/07-С60. Кстати, тогда не будет и разниц по ПБУ 18/02 в бухгалтерском и налоговом учете.

В то же время затраты, связанные с командировкой, могут быть учтены и в текущих расходах по самостоятельному основани ю подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Постановление ФАС ЗСО от 26.08.2009 № Ф04-4823/2009(12587-А27-26), Ф04-4823/2009(12586-А27-26). Ведь если в соответствии с НК какие-либо издержки могут быть отнесены к разным группам расходов, то налогоплательщик сам выбирает, как их учест ь п. 4 ст. 252 НК РФ.

Выходной в командировке — тоже выходной

Л.Г. Куренкова, г. Екатеринбург

Мы отправили работника в командировку на 10 дней в Бельгию на семинар. В выходные семинар не проводился. Должны ли мы предоставить работнику отгулы за выходные в командировке или оплатить их? Ведь он не мог вернуться домой на это время.

: Нет, не должны. Хотя работник и находился в другой стране не по своей воле, в выходные дни свое служебное задание он не выполнял, а отдыхал. А предоставить день отгула или оплатить день в двойном размере нужно, если работник в выходной или нерабочий праздничный день привлекался к выполнению своих служебных обязанностей, в том числе в командировк е п. 5 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение); ст. 153 ТК РФ. К примеру, если бы семинар проходил и в выходной.

Поездка к постоянному месту работы не может быть командировкой

И.О. Чапкевич, г. Москва

Директор нашей организации проживает в г. Санкт-Петербурге. Там у нас открыто представительство. Но в трудовом договоре директора местом его работы указан г. Москва. И он регулярно приезжает в Москву на 2— 3 дня в неделю. При этом ему выплачиваются суточные, оплачивается проживание и проезд. Можно ли расходы на его поездки учесть для целей налогообложения прибыли? Облагаются ли НДФЛ и взносами суточные и компенсация расходов на проживание и проезд директора?

: Если в соответствии с трудовым договором директор «работает в Москве», то его якобы командировки в Москву выглядят несколько странно. Направить работника в командировку можно только вне места его постоянной работ ы п. 3 Положения. И тот факт, что он на самом деле проживает в другом городе, никакой роли не играет. Поэтому учитывать расходы на такие поездки директора при расчете налога на прибыль нельзя. При проверке их у вас обязательно снимут.

Директор ездит на работу из другого города, где у вашей компании филиал? Это не командировки

Аналогичная ситуация и с другими налогами: поскольку поездки директора — не командировки, то «суточные» и компенсация расходов являются его доходом, с которого нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. В категорию необлагаемых выплат они не попадут.

С другой стороны, формально можно признать поездки директора из Москвы в Санкт-Петербург командировками. Тогда ваша организация сможет учесть в расходах и стоимость проезда работника в обе стороны, и суточные. Но вы должны будете каждый раз оформлять ему служебные задания — фиксировать в письменной форме, что он должен сделать в Санкт-Петербурге. Хотя такое оформление командировки наверняка вызовет вопросы проверяющих.

Оптимальным решением в вашей ситуации будет переоформление трудового договора с директором, чтобы постоянным местом его работы был указан Санкт-Петербург. И тогда все его поездки в Москву будут обычными командировками.

При досрочном окончании командировки не нужно ничего переоформлять

А.Д. Яровая, г. Заринск

Работник вернулся из командировки на день раньше положенного срока, потому что быстрее справился с заданием. Надо ли переделывать документы, оформленные перед командировкой?

: Переоформлять ничего не надо. В приказе о направлении в командировку, служебном задании и командировочном удостоверении указываются планируемые сведения о командировке, в том числе и ее планируемый срок. А сколько времени на самом деле работник пробыл в месте командирования, определяется по отметкам о прибытии и выбыти и п. 7 Положения. Главное, не ошибитесь и не выплатите ему средний заработок за лишний день. И удержите суточные за 1 день, если они ранее были выплачены за весь период командировки.

Еще один пункт назначения не требует оформления новой командировки

И.С. Служинина, г. Пермь

Работник отправлен в командировку с 23 июля по 3 августа в Самару. Так как служебное задание он выполнил досрочно, он позвонил и устно согласовал с руководством, что отправится в другую командировку с 27 по 31 июля прямо из Самары в Ульяновск. А оттуда уже вернется домой. Означает ли это, что вторая командировка в Ульяновск прерывает первую? И как теперь все это правильно оформить по документам?

: Главное, чтобы все принимающие работника организации проставили отметки о выбытии и прибытии в том командировочном удостоверении, которое было выдано ему изначально (форма № Т-10 это позволяет). Конечно, в этом удостоверении будет указана только одна принимающая организация и, возможно, другая цель поездки, нежели та, с которой он приедет во вторую принимающую компанию. Но это не проблема. На лицевой стороне командировочного удостоверения можно просто дописать еще одно место назначения.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА

В командировочном удостоверении отметки о прибытии/выбытии обязательно должны быть заверены печатью принимающей организации.

О том, что работник направляется в новый пункт назначения из первого места командирования, лучше издать отдельный приказ. В нем же можно отметить изменение срока пребывания работника в командировке. А по возвращении работника можно будет составить дополнительное служебное задание по работе командированного во второй организации, в котором он и напишет краткий отчет.

Для признания расходов на проезд достаточно бланка заказа железнодорожного билета

Е.К. Подгорная, г. Курск

Работник в июне ездил в командировку, где приобрел обратный билет на поезд в электронном виде, оплатил его со своей личной банковской карты. Сам билет он не получал, так как прошел электронную регистрацию на поезд. В бухгалтерию работник предоставил распечатку бланка заказа с сайта РЖД. Можем ли мы возместить ему стоимость обратного проезда и учесть ее в расходах?

: Кроме электронного билета, для подтверждения расходов хорошо бы иметь платежный документ. Однако и косвенных подтверждений (в частности, приказа о направлении работника в командировку и командировочного удостоверения с отметками) достаточно для признания стоимости электронного билета в расхода х Письмо Минфина от 04.06. № 03-03-06/1/384.

В будущем таких проблем не должно быть. Сегодня при покупке билета на поезд через Интернет вместо бланка заказа формируется сам электронный билет, который можно распечатать в любой момент, зайдя в личный кабинет на сайте РЖД. Билет оформляется по форме, утвержденной Минтрансо м Приказ Минтранса от 31.08. № 228. и содержит контрольный купон. Этот купон относится к документам строгой отчетност и п. 2 Приказа Минтранса от 31.08. № 228. Поэтому бланка электронного билета достаточно для подтверждения расходов на проезд на поезде (хотя и недостаточно для проезда, в поезд без посадочного талона не пустят). И никакие платежные документы точно уже не понадобятся, что подтверждает и Минфи н Письмо Минфина от 08.11. № 03-03-06/1/719.

НДС с сервисного сбора можно принять к вычету до командировки

М.О. Хлесткина, г. Чистополь

Мы приобрели железнодорожные билеты через организацию-посредника. Последняя выставила счет-фактуру, в котором, помимо НДС от сервисного сбора за свои услуги, отразила сумму НДС, указанную в билете. Можно ли принять эти суммы НДС к вычету и в какой момент? Каков порядок заполнения книги покупок? Признается ли в расходах сумма сервисного сбора?

: НДС в части сервисного сбора можно принять к вычету, не дожидаясь завершения командировки, поскольку свои услуги посредническая организация вам уже оказала. Счет-фактура в обычном порядке регистрируется в книге покупок, в соответствующих графах указываются суммы, касающиеся только комиссионного сбор а пп. 2. 13 Правил ведения книги покупок (приложение № 4 к Постановлению Правительства от 26.12. № 1137) ; п. 2 ст. 171. п. 1 ст. 172 НК РФ. Сервисный сбор учитывается для целей налогообложения прибыли как суммы комиссионных сборо в подп. 3 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Письмо УФНС по г. Москве от 01.07. № 16-15/069225@.

Что касается НДС, уплаченного в составе стоимости билета, то с ним несколько сложнее. Судя по вашему описанию, в выставленном счете-фактуре не указан продавец билета. Поэтому на его основании принимать НДС к вычету со стоимости проезда нельзя. А вот на основании самого билета (который является БСО) можно — на дату утверждения авансового отчет а п. 7 ст. 171. п. 1 ст. 172. подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ ; Письмо Минфина от 20.05.2008 № 03-07-11/197. зарегистрировав при этом билет в журнале учета счетов-фактур. Как и ранее, НДС в нем должен быть выделен отдельной строкой для получения права на выче т Письмо Минфина от 12.01. № 03-07-11/07 ; подп. «а» п. 15 Правил ведения журнала (приложение № 3 к Постановлению Правительства от 26.12. № 1137).

На комиссионный сбор взносы не начисляются

А.Ю. Ревенко, г. Нижнекамск

Работники купили себе авиабилеты в командировку. И оплатили комиссионные сборы. Наша организация эти затраты им возместила. Все командировочные расходы подтверждены документами. ПФР при проверке начислил взносы на суммы сборов. Это правильно?

О взыскании недоимок по взносам органами ПФР и ФСС читайте: , № 9, с. 37

: Нет. Комиссионные сборы, уплаченные в связи с командировками, прямо поименованы в числе расходов, на которые страховые взносы не начисляютс я ч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ). Обжаловать решение органа ПФР можно в вышестоящий орга н ч. 1 ст. 54 Закона № 212-ФЗ или в суд в течение 3 месяцев со дня вступления решения в сил у ч. 1, 4 ст. 198 АПК РФ ; ч. 1 ст. 3 Закона № 212-ФЗ.

Отсутствие приказа о командировке не грозит штрафами

Т.С. Биджаева, г. Ангарск

Существуют ли штрафные санкции за отсутствие приказов о командировках по форме № Т-9 и Т-9а, учитывая, что служебные задания и командировочные удостоверения у нас есть?

: Минфин и ФНС признавали эти приказы необязательными для подтверждения расходов при расчете налога на прибыл ь Письма Минфина от 14.09.2009 № 03-03-05/169 ; ФНС от 25.11.2009 № МН-22-3/890. Ведь основанием для принятия командировочных расходов к налоговому учету являются авансовый отчет и подтверждающие документы. Поэтому привлечь организацию к налоговой ответственности за отсутствие первички в такой ситуации нельз я ст. 120 НК РФ.

С другой стороны, приказ о направлении работника в командировку поможет доказать обоснованность расходов, если работник потеряет командировочное удостоверени е Постановления ФАС ЗСО от 04.10. № А27-16987/ ; ФАС МО от 11.04. № КА-А40/1664-11-2 или если в нем будет некому проставить отметки о прибытии и выбытии (к примеру, командируемый направлялся к физическому лиц у Письмо Минфина от 16.08. № 03-03-06/3/7 ). Даже если работник просто забудет проставить отметки в удостоверении, на основании приказа и билетов можно будет учесть командировочные расходы при расчете налога на прибыль.

Какие «командировочные» билеты представлены в бухгалтерию, те и оплачиваются

Л.К. Булгаченкова, г. Оренбург

Наш работник был направлен в командировку в Воронеж. Туда от нас прямых рейсов нет, поэтому он брал билеты через Москву. На обратном пути он задержался в столице на несколько дней и вернулся, соответственно, позже намеченного срока. Из расходов на обратную дорогу работник просит выплатить ему стоимость билета только до Москвы. И только его принес в бухгалтерию (второго обратного билета нет). Можем ли мы выполнить просьбу работника?

: Можете. Ведь работодатель обязан возместить работнику его расходы на проезд до места командирования и обратн о ст. 168 ТК РФ ; п. 12 Положения. Несмотря на то что билет до Оренбурга работник не представил, его путь до Москвы — все равно часть обратного пути к месту нахождения организации. Хотя бы потому, что других способов добраться до своего постоянного места работы, кроме как с пересадкой в столице, у него просто не было. И учесть стоимость билета до Москвы вы сможете для целей налогообложения прибыл и Письмо Минфина от 09.04. № 03-03-07/20.

Положение о командировках сотрудников

Генеральный директор

ООО «______________»

________ / ___________

О СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ

РАБОТНИКОВ ООО «___________»

1. Общие положения о командировках

1.1. Настоящее Положение определяет порядок организации служебных командировок на территории РФ и за ее пределами работников ООО «______________» (далее - Общество).

1.2. Служебной командировкой работника является инициированная генеральным директором либо иным уполномоченным должностным лицом поездка работника на определенный срок в населенный пункт, расположенный за пределами города Курска для выполнения служебного поручения либо участия в мероприятиях, соответствующих уставным целям и задачам Общества.

1.3. Настоящая инструкция распространяется на работников, состоящих с Обществом в трудовых отношениях, именуемых далее в тексте настоящей инструкции "Работники".

1.4. За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок за время командировки, в том числе за время пребывания в пути. Средний заработок за время пребывания работника в командировке сохраняется на все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. В случае, если оплата по среднему заработку ухудшает положение работника, т.е. фактически меньше оплаты по окладу, Общество компенсирует данную разницу, посредством доплаты до величины оклада.

1.5.Основными задачами служебных командировок являются:

- решение конкретных задач производственно-хозяйственной, финансовой и иной деятельности Общества;

- оказание организационно-методической и практической помощи в организации образовательного процесса;

- проведение конференций, совещаний, семинаров и иных мероприятий, непосредственное участие в них;

- изучение, обобщение и распространение опыта, новых форм и методов работы.

1.6. В случае командировании руководящего состава на срок более пяти дней, должностное лицо, принявшее решение о направлении руководящего работника в командировку, обязано назначить сотрудника, временно исполняющего его обязанности, с возложением на временно исполняющего обязанности на период командировки всех должностных обязанностей и прав командированного работника, включая права, предоставленные командированному работнику на основании доверенности.

1.7. Не являются служебными командировками:

- служебные поездки работников, должностные обязанности которых предполагают разъездной характер работы, если иное не предусмотрено локальными нормативными актами;

- поездки в местность, откуда работник по условиям транспортного сообщения и характеру работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту жительства;

- выезды по личным вопросам (без производственной необходимости, соответствующего договора или вызова приглашающей стороны);

- поступление на учебу и обучение на заочных отделениях образовательных учреждений высшего и дополнительного профессионального образования.

1.8. Обязанность по организации служебных командировок (координация работ по заказу транспорта, гостиниц, оформление электронных билетов и т.д.) работников общества возлагается на офис -менеджера.

1.9. Обязанность по документальному оформлению, учету командировок работников общества возлагается на менеджера по персоналу.

1.10. Не допускается направление в командировку и выдача аванса работникам, не отчитавшимся об израсходованных средствах в предыдущей командировке.

2. Порядок оформления служебных командировок

2.1. На основании приказа Генерального директора или должностного лица, уполномоченного на командирование сотрудников, и служебного задания работнику, направляемому в служебную командировку, выдается командировочное удостоверение, оформленное в соответствии с Унифицированной формой № Т-10, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 1 от 05 апреля 2004 г. Командировочное удостоверение должно быть подписано Генеральным директором или должностным лицом, уполномоченным на командирование сотрудников.

2.2. Распоряжение Генерального директора о выезде в служебную командировку является для работника обязательным. Отказ работника от поездки в командировку без уважительных причин является нарушением трудовой дисциплины.

2.3. В целях подтверждения факта убытия в служебную командировку и нахождения в пунктах командировки командируемый работник обязан произвести заверенные печатями отметки:

- об убытии в служебную командировку и о возвращении из командировки к месту работы;

- соответствующего должностного лица либо органа принимающей стороны о прибытии на место служебной командировки и убытии из него.

2.4. При выезде в несколько пунктов отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом из них.

2.5. Командировочное удостоверение может не выдаваться, если работник возвращается из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он отбыл в командировку. Направление работника в командировку в этих случаях производится на основании издаваемого приказа.

2.6. Выдаваемые командировочные удостоверения регистрируются в Журнале выдачи командировочных удостоверений.

2.7. По возвращению из служебной командировки работник в трехдневный срок предоставляет в бухгалтерию командировочное удостоверение с отметками и авансовый отчет об израсходованных денежных средствах.

3. Срок и режим служебной командировки

3.1. Срок служебной командировки устанавливается приказом Генерального директора либо иным распорядительным актом должностного лица, уполномоченного на командирование работников Общества исходя из:

- ориентировочного времени, необходимого для выполнения служебного поручения;

- продолжительности проведения образовательного мероприятия;

- условий договора, которым предусмотрены обязательства Общества по командированию работников.

3.2. Срок командировки работника Общества не может превышать 30 дней.

3.3. Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дате прибытия в место командирования и дате выбытия из него. Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, то отметки в командировочном удостоверении о дате прибытия и дате выбытия делаются в каждой из организаций.

3.4. Днем выезда работника в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы, а днем прибытия из командировки - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24-х часов включительно днем выбытия в командировку считаются текущие сутки, а с 0-го часа и позже - следующие сутки. Аналогично определяется дата приезда работника в место постоянной работы.

3.5. На работника, находящегося в командировке, распространяется режим рабочего времени и правила распорядка предприятия, учреждения, организации, на которое он командирован. Подтверждением работы в выходные дни является выписка из табеля учета рабочего времени организации, в которую был командирован Работник.

3.6. В случаях, когда работник командирован для работы в выходные или праздничные и нерабочие дни, то компенсация за работу в эти дни выплачивается в размере двойной тарифной ставки. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

3.7. За время задержки в пути без уважительных причин работнику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие расходы. Если дата проездного документа не совпадает с датой начала/окончания командировки согласно приказу о направлении в командировку, а также в случае утраты проездных документов возмещение расходов на проезд облагается НДФЛ по ставке 13%.

3.8. Продление срока командировки допускается на основании письменного заявления работника, утвержденного Генеральным директором либо другим уполномоченным лицом.

3.9. Досрочное возвращение из командировки ввиду различных причин (досрочное выполнение служебного задания, невозможность выполнения задания и т.п.) согласовывается с непосредственным руководителем. Оплата командировочных расходов в этом случае производится за время фактического пребывания в командировке.

3.10. Самовольный выезд из служебной командировки работника без уважительных причин и согласования с непосредственным руководителем является нарушением трудовой дисциплины. В данном случае транспортные командировочные расходы оплате не подлежат.

3.11. При отправлении/прибытии в командировку/из командировки в течение рабочего дня вопрос о выходе на работу решается по согласованию с руководителем.

3.12. Табель учета рабочего времени командированного ведется по основному месту работы.

4.1. Работнику, направленному в командировку как внутри РФ, так и за ее пределы, возмещаются следующие расходы:

4.1.1. Суточные за каждый день нахождения в командировке, в том числе и в пути к месту служебной командировки и обратно в размере:

- ______ руб. при командировке в населенные пункты РФ;

- ______ руб. при командировке за пределы РФ.

4.1.2. Фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы:

- по найму жилого помещения;

- на проезд до места назначения и обратно;

- сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;

- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок и обратно, в том числе расходы на оплату услуг такси;

- расходы на билеты поезда-экспресс до/от аэропорта;

- расходы на аренду и содержание автомобилей при нахождении в командировке;

- расходы на провоз багажа;

- на служебные телефонные переговоры согласно Положению о корпоративной мобильной связи;

- по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз;

- на медицинские услуги в случаях, предусмотренных Министерством здравоохранения, в случае нахождения работника в командировке на территории Российской Федерации, на медицинские услуги, предусмотренные договором со страховой компанией;

- связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

4.2. Расходы на питание, стоимость которого включена в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах или проездные документы и которые выделены отдельной строкой, признаются доходом командированного работника и облагаются НДФЛ по ставке 13%.

4.3. Расходы, связанные со смертью командированного работника за границей и репатриацией его тела на родину не компенсируются.

4.4. Возмещение расходов на перевозку багажа весом свыше установленных транспортными предприятиями предельных норм не производится.

4.5. Расходы по проезду к месту командирования и обратно возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным или автомобильным транспортом общего пользования, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных билетов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями.

4.6. При проезде к месту командировки воздушным транспортом Генеральному директору возмещается стоимость проезда бизнес-классом. Остальным работникам возмещается стоимость проезда эконом-классом.

4.7. При проезде к месту командирования железнодорожным транспортом Генеральному директору, заместителю генерального директора и главному бухгалтеру возмещается стоимость проезда в вагоне СВ фирменного поезда, остальным работникам возмещается стоимость проезда в купейном вагоне фирменного поезда.

4.8. Расходы в связи с возвращением командированным работником ранее приобретенного билета на поезд, самолет или другое транспортное средство по уважительным причинам (решение об отмене командировки, отзыв из командировки, болезнь, погодные условия) могут быть возвращены только при наличии документа, подтверждающие такие расходы.

4.9. Расходы по найму жилого помещения возмещаются за каждые сутки нахождения в пункте служебной командировки со дня прибытия и п день выезда при наличии документов, оформленных надлежащим образом:

- счета-фактуры, акта выполненных работ;

- счета за проживание по форме №3-Г;

- расписки физического лица - арендодателя частной квартиры о получении арендной платы от командированного работника с указанием удержания НДФЛ в размере 13% от суммы арендной платы.

4.10. Командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных:

- наличными денежными средствами, полученными командированным работником из кассы Общества;

- с использованием корпоративной банковской карты

В случае перерасхода денежных средств, общество компенсирует командировочные расходы работнику путем зачисления их на зарплатную карту работника с указанием в платежном поручении в назначении платежа: «Оплата перерасхода подотчетных сумм».

Если аванс не был выдан в соответствующей валюте, валютные расходы пересчитываются по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета.

4.11. В тех случаях, когда командированному работнику был выдан аванс на расходы по служебной командировке, а документы, подтверждающие произведенные работником расходы не могут быть представлены, Генеральный директор может разрешить оплату расходов по найму жилья в пределах установленных норм и оплату проезда по минимальной стоимости.

4.12. Суточные расходы:

4.12.1. За время нахождения в служебной командировке, в том числе и в пути к месту служебной командировки и обратно, работнику выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке.

4.12.2. Выплата суточных производится пределах, установленных настоящим Положением. Суточные расходы за время пребывания в командировке выплачиваются за каждый день пребывания в командировке, включая день выезда и приезда.

4.12.3. Возмещение суточных расходов работникам, направленным в командировку за границу, выплачиваются в следующем порядке: со дня пересечения государственной границы при выезде из РФ суточные выплачиваются исходя из расчета суточных для загран.командировки, а со дня въезда в РФ - исходя из нормы суточных для командировки в пределах РФ. В случае, если работник, направленный в командировку на территорию иностранного государства, обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, выплата суточных не производится.

4.12.4. Работнику, выехавшему в командировку за границу и возвратившемуся из-за границы в Россию в тот же день, суточные выплачиваются в размере 50% от нормы, указанной в п. 4.1.1.

4.12.5. Если работник командирован в местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о возможности возвращения к месту жительства работника в каждом конкретном случае решается руководителем, который направил работника в командировку, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

5. Порядок представления отчета о командировке и произведенных расходах

5.1. В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, в течение трех рабочих со дня возвращения из служебной командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных им суммах.

5.2. Вместе с авансовым отчетом передаются в бухгалтерию документы (в оригинале), подтверждающие размер произведенных расходов с указанием формы их оплаты (наличными, чеком, кредитной карточкой, безналичным пересчетом).

5.3. К авансовому отчету прилагаются следующие документы:

- командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии из командировки, а так же отметками принимающей стороны о датах приезда и отъезда;

- документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения;

- документы, подтверждающие уплату сборов за услуги аэропортов, иных комиссионных сборов;

- документы, подтверждающие расходы на проезд до места назначения и обратно, если указанные расходы производились им лично;

- ксерокопия отметок в заграничном паспорте при зарубежных командировках.

По всем дополнительным расходам должны быть предоставлены подтверждающие документы.

5.4. Остаток денежных средств свыше суммы, использованной согласно авансового отчета, подлежит возвращению работником в кассу не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки, либо удерживается из заработной платы на основании Приказа Генерального директора и расписки работника о его согласии на удержание (приложение №1).

5.5. Не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, работник обязан подготовить и представить должностному лицу, принявшему решение о командировании, отчет о проделанной им работе либо участии в мероприятии, на которое он был командирован.

5.6. Работником, командированным для выполнения определенных задач, к отчету о командировке прилагаются ксерокопии документов, полученных им или подписанных и врученных им от имени Общества.

5.7. Работником, командированным для участия в каком-либо мероприятии, к отчету о командировке прилагаются полученные им как участником мероприятия материалы(программы, сертификаты, удостоверения).

5.8. При нарушении сроков предоставления авансовых отчетов, указанных в п. 5.3. настоящего Положения, непогашенные суммы удерживаются из заработной платы работника в соответствии со ст. 137 ТК РФ.

6.1. Настоящее Положение может быть изменено или дополнено приказом Генерального директора.

6.2. Настоящее Положение является обязательным для ознакомления работников Общества.

Источники:
kontur.ru, www.kdelo.ru, www.glavkniga.ru, www.hrconsalts.ru

Следующие бланки:

• Образец приказа о совмещении должностей директора и бухгалтера для ип
• Образец приказа о вступлении в должность генерального директора