Как оформить командировки в году

Из этой статьи вы узнаете: Какие документы нужно оформлять при командировке в году Когда отменили командировочное удостоверение Нужно ли оформлять служебное задание в году

Популярное по теме

Командировка является элементом трудовых отношений (ст. 166 ТК РФ). Что такое служебная командировка, сказано в статье 166 Трудового кодекса. Это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Особенности направления работников в служебные командировки утверждены постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

С 8 января года изменились правила документального оформления командировок. А именно: больше не требуется оформлять командировочные удостоверения и служебные задания. Это установлено постановлением Правительства РФ от 29.12. № 1595. В году направляя работника в командировку, оформляйте только следующие документы:

Рассмотрим оформление командировки в году поэтапно.

Шаг 1. Оформите приказ о направлении в командировку

Для того чтобы направить сотрудника в командировку, сначала нужно оформить приказ. Можете воспользоваться формой Т-9 (или Т-9а, если в командировку едет несколько сотрудников), которая утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1. Но эта форма уже не является обязательной, и компания может разработать свою форму. Если возьмете в работу унифицированную форму Госкомстата, то удалите строку, в которой упоминается служебное задание. Ведь его, повторим, с года оформлять не нужно.

Шаг 2. Зафиксируйте факт выбытия сотрудника в журнале учета командированных сотрудников

Форма журнала утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н. В этом журнале выбытия нужно заполнить: ФИО командированного работника, наименование организации, в которую командируется сотрудник, пункт назначения.

Расскажем, что изменилось в заполнении журнала в году. Поскольку с 8 января года отменены командировочные удостоверения, то в строке о командировочном удостоверении нужно поставить прочерк. Обратите внимание, что Минздрав в скором времени утвердит новую форму журнала.

Шаг 3. Заполните табель учета рабочего времени

Вы также можете использовать унифицированные формы табеля Т-12 и Т-13, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1. Дни командировки, в которые сотрудник отсутствует на рабочем месте, нужно заполнить кодом К. Если сотрудник в командировке трудился в свой выходной день, то в табеле учета рабочего времени нужно проставить сразу два кода: К и РВ. Не забудьте, что в соответствии со статьей 153 ТК РФ, работа в выходной день оплачивается в двойном размере.

Шаг 4. Оформите авансовый отчет

Вернувшись из командировки, в течение трех рабочих дней работник должен заполнить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. Рекомендуем напомнить ему о сроках, поскольку обычно после командировки сотрудников ждет накопившаяся текущая работа, и о времени они могут забыть. В авансовом отчете по форме АО-1 работник отражает потраченные в служебной поездке суммы. Форма авансового отчета утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 .

Обратите внимание: трехдневный срок для сдачи авансового отчета распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. При этом если работник вернулся из командировки в выходной (или праздничный) день, то указанный срок нужно отсчитывать с первого рабочего дня, следующего за днем возвращения.

Работник должен приложить к авансовому отчету документы, которые подтвердят понесенные им расходы. Это могут быть: чеки, приходные ордера, квитанции, договоры и т.д.

Документы, которые подтвердят командировочные расходы

С 8 января больше не нужно оформлять командировочное удостоверение. Напомним, он подтверждал факт и время пребывания работника в месте командировки. И после возвращения из командировки работник прикладывал его к авансовому отчету.

Теперь в качестве свидетельства того, что работник действительно был в командировке, выступают проездные документы (авиабилет, железнодорожный билет).

Но возможно, что работник ездил в командировку на личном автомобиле. В такой ситуации у него не будет билетов. Как же подтвердить сроки командировки? В этом случае работник должен написать служебную записку в произвольной форме, в которой и отразит фактический срок командировки. А к ней он должен приложить документы, подтверждающие использование автомобиля в командировке: путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др. И уже весь пакет этих документов нужно сдать в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.

Как видим, в целом при направлении работников в командировку оформлять придется меньше документов. Но им следует уделить особое внимание.

Какой должен быть приказ об использовании личного автотранспорта для проезда к месту командировки?

Вопрос

При направлении работника в командировку на личном автотранспорте, какой должен быть приказ (форма и что в нем указать) об использовании личного автотранспорта для проезда к месту командировки?

Ответ

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить:

Приказ о направлении в командировку необходимо подготовить в общем порядке, используя форму № Т-9 или № Т-9а. Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель). Что касается использования личного автотранспортного средства к месту командирования сотрудником. На период командировки заключите с сотрудником договор аренды его личногоавтомобиля. Есть два вида договоров аренды транспортных средств:

Правовое регулирование каждого из них имеет свои особенности. По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель должен предоставить арендатору автомобиль и оказать ему услуги по управлению этим автомобилем и его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель просто должен предоставить арендатору автомобиль во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ). Образцы договоров указаны ниже. При заключении договора аренды транспортного средства обратите внимание на описание арендуемого автомобиля. Надо прописать такие его технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль арендует организация. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в пункте 3 статьи 607 Гражданского кодекса РФ. Поэтому в договоре нужно указать: марку автомобиля, год выпуска и цвет, номера кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Чтобы описание было более полным, сведения можно перенести в договор из паспорта транспортного средства или свидетельства о его регистрации. Для эксплуатации автомобиля организации (арендатору) потребуются: свидетельство о его регистрации, техпаспорт, талон техосмотра и страховой полис (если риск ответственности организации застраховал сотрудник (арендодатель)). Чтобы сотрудник (арендодатель) не уклонялся от передачи документов, эту обязанность можно прописать в договоре. Кроме того, в договоре можно предусмотреть ответственность сотрудника за нарушение сроков передачи документов в виде неустойки (штрафа, пеней). Также, использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ. Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему. Таким образом, в рассматриваемой ситуации можно сказать, что приказ на командировку оформите сотруднику в общем порядке (пример указан ниже по тексту). Помимо командировочного удостоверения также необходимо обеспечить работника путевым листом, который, согласно п. 14 ст. 2 Устава автомобильного транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ), необходим для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. Также, отметим, что если данная командировка носит разовый характер то по нашему мнению, целесообразней будет оформить договор аренды транспортного средства. Если же сотрудник периодически выезжает на своем автомобиле в командировку, то установите ему специальную компенсацию, прописав ее в дополнительном соглашении к трудовому договору. Подробнее в материалах Системы:

1. Ответ: Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Документы для командировки Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить:

Формы указанных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 . Служебное задание и приказ В служебном задании (форма № Т-10а ) нужно указать цель, время и место командировки. Этот документ должен подписать руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник. А утвердит его руководитель организации или уполномоченный на это сотрудник (например, заместитель руководителя). Служебное задание нужно оформить в два этапа: при направлении сотрудника в командировку и по его возвращении. По возвращении из командировки сотрудник должен заполнить раздел «Краткий отчет о выполнении задания». На основании утвержденного служебного задания кадровая служба (уполномоченный сотрудник организации) готовит приказ о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а ). Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель). Такие правила установлены разделом 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 и пунктом 6 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Командировочное удостоверение Оформить командировочное удостоверение потребуется только при поездках по России и в страны СНГ (в т. ч. при однодневных командировках). В последнем случае командировочное удостоверение нужно оформить, только если со страной СНГ заключено межправительственное соглашение, на основании которого в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении российской границы. При командировках за рубеж время пребывания в них подтвердят отметки пограничной службы в загранпаспорте. Об этом сказано в пунктах 7 и 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. <. > Сергей Разгулин

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России содержится в следующих материалах БСС «Система Главбух» :

1. Ответ: Как оплатить и отразить в бухучете аренду личного автомобиля сотрудника

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только, выплачивая ему компенсацию. но и заключив с сотрудником договор аренды транспортного средства. Виды договоров аренды транспорта Есть два вида договоров аренды транспортных средств:

каждого из них имеет свои особенности. По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель должен предоставить арендатору автомобиль и оказать ему услуги по управлению этим автомобилем и его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ ). По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель просто должен предоставить арендатору автомобиль во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ ). Аренда автомобиля При заключении договора аренды транспортного средства обратите внимание на описание арендуемого автомобиля. Надо прописать такие его технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль арендует организация. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в пункте 3 статьи 607 Гражданского кодекса РФ. Поэтому в договоре нужно указать: марку автомобиля, год выпуска и цвет, номера кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Чтобы описание было более полным, сведения можно перенести в договор из паспорта транспортного средства или свидетельства о его регистрации. Для эксплуатации автомобиля организации (арендатору) потребуются: свидетельство о его регистрации, техпаспорт, талон техосмотра и страховой полис (если риск ответственности организации застраховал сотрудник (арендодатель)). Чтобы сотрудник (арендодатель) не уклонялся от передачи документов, эту обязанность можно прописать в договоре. Кроме того, в договоре можно предусмотреть ответственность сотрудника за нарушение сроков передачи документов в виде неустойки (штрафа, пеней). <. > Нина Ковязина

заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

1. Ответ: Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства. но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ. Кому положена компенсация Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п. Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Документальное оформление Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему. Начисление компенсации Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте. Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

1. Ситуация: Как оплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства. но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.* Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п. Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему. Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте. Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

Нина Ковязина

заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

Работник едет в командировку на личном автомобиле — отражение расходов в налоговом учете

Цитата (Татто): Добрый день! Подскажите, пожалуйста. Сотрудник написал заявление с просьбой отправить его в командировку на личном автомобиле.Есть приказ, что Общество компенсирует Работнику расходы на приобретение ГСМ, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях в сумме фактически произведенных, документально подтвержденных расходов (чеки АЗС). Как правильно в НУ отразить эти расходы-это будут расходы на командировку (расходы на проезд)? и нужно ли платить компенсацию за использование личного авто?

Все компенсационные выплаты должны производится в соответствии с утвержденным "положением о командировках". Почитайте след.статьи

Цитата: "Налоги и финансовое право" N 5

СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ: СЛОЖНЫЕ ВОПРОСЫ ПРИМЕНЕНИЯ

В командировку на личном транспорте. Возможно?

У одного нашего работника разъездной характер работы. У него, как и у многих сейчас, есть свой личный автомобиль, однако в рабочее время он им не пользуется и предпочитает ездить на общественном транспорте - так он экономит свое время и нервы. Сейчас мы хотим отправит! его в другой город в командировку для рекламы нашего продукта, и ехать туда он собирается не на поезде, а на своей машине. Руководитель не возражает, но я сомневаюсь – можно ли отправить в командировку работника на личном транспорте? Работаю инспектором по кадрам уже не первый год, но с таким случаем еще не сталкивалась. Ответа я так нигде и не нашла. Помогите разрешить ситуацию.

Для работника, конечно, было бы неплохо поехать в командировку на своей «ласточке», и его желание вполне объяснимо.

Работник не будет зависеть от расписания движения общественного транспорта. Кто хоть раз был в командировке, тот знает, какие случаются казусы: то вылет самолета задерживается, то очереди в кассах, то нет билетов - всего не перечесть. И порой это влечет за собой неприятные последствия, вплоть до срыва выполнения служебного задания. А если у работника есть личный автомобиль, то он относительно свободен в перемещении и может с большей пользой для дела распорядиться отведенным ему служебным временем.

На первый взгляд все достаточно убедительно. Но это с позиции работника и только на первый взгляд. А теперь посмотрим на эту ситуацию с точки зрения закона и практики его применения.

По общему правилу, установленному Трудовым кодексом РФ (даже - ТК РФ), обязанность по обеспечению работников оборудованием, инструментами, иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей, возлагается на работодателя (ст. 22 ТК РФ) . Однако прямого запрета на использование работниками личного имущества, в том числе персонального автомобиля, для выполнения своих трудовых обязанностей ТК РФ не устанавливает. Также в законе прямо говорится о том, что работнику гарантировано возмещение расходов по проезду, связанных со служебной командировкой (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) .

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы

Обратите внимание на два момента: первое - в законе говорится о расходах «по проезду», но не сказано, на каком виде транспорта, второе - говорится о расходах, произведенных работником «с разрешения или ведома работодателя». Таким образом, работник вполне может отправиться в командировку на своем личном автомобиле, но с согласия или ведома работодателя, при этом последний обязан будет возместить все расходы, связанные с такой поездкой.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ)

При использовании с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работника последнему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их эксплуатацией (ст. 188 ТК РФ) . Поэтому в случае использования личного транспорта в целях служебной командировки работник может быть уверен в соответствующей компенсации. При этом стороны должны договориться о размерах возмещения расходов, заключив соглашение в письменной форме.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

За все, что работник делает с ведома или по поручению работодателя, ответственность несет работодатель

Итак, чтобы поездка в командировку на личном автомобиле работника была законной, необходимо соблюдение следующих условий.

Условие 1. Работник изъявил желание направиться в командировку на личном транспорте.

Условие 3. Стороны заключили письменное соглашение о возмещении расходов.

Условие 4. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировкой, предусмотрены в коллективном договоре или в локальном нормативном акте.

Таким локальным нормативным актом может быть, например, Положение о служебных командировках, в котором прописываются все возможные выплаты компенсаций и их размеры.

На этом месте можно было бы поставить точку и закрыть тему. Но не все так просто, как кажется на первый взгляд. Образно говоря, мы с вами рассмотрели только видимую часть айсберга…

В дороге, как мы знаем, случается всякое, например работник может попасть в дорожно-транспортное происшествие. В связи с этим возникает вопрос: будет ли нести работодатель риски возмещения ущерба третьему лицу в случае наступления такого события?

Обратите внимание: сам характер трудовых отношений позволяет сделать вывод о том, что за все, что работник делает с ведома или по поручению работодателя, ответственность несет работодатель. Подтверждением тому служит п. 1 ст. 1068 Гражданского кодекса РФ. Согласно ему юридическое лицо либо гражданин возмещает вред, причиненный его работниками при исполнении ими трудовых (служебных, должностных) обязанностей.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ.

. в вопросе возмещения расходов по проезду могут возникнуть разногласия с налоговыми органами. Несмотря на то, что в ст. 264 Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ) прямо указано, что расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту работы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль, чиновники Минфина и ФНС считают по-другому, приводя следующие аргументы.

Во-первых, ни в ТК РФ, ни в НК РФ прямо не говорится о компенсации командировочных расходов за проезд именно на личном автомобиле.

Во-вторых, в Инструкции Минфина СССР от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», действующей в части, не противоречащей трудовому законодательству, упоминается об оплате расходов по проезду видами транспорта общего пользования, а про личный транспорт там ничего не сказано.

В-третьих, постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее - Постановление № 92) устанавливает предельные нормы компенсации за использование личного транспорта для служебных поездок, учитываемые в целях налогообложения. Но это для случая, когда личный автомобиль используется в служебных целях постоянно. Если же автомобиль эксплуатируется не постоянно, то, по мнению чиновников, и компенсационные выплаты должны быть меньше нормы, установленной вышеназванным постановлением (письмо Минфина России от 15.09.2005 № 03-03-04/2/63) . При этом предельные нормы компенсации составляют: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 см3 - 1000 руб. в месяц, а свыше 2000 см3 - 1 500 руб. в месяц.

Другими словами, все, что по мнению налоговых органов выше установленных норм, облагается налогом на прибыль. Более того, если налоговый инспектор усмотрит умышленное занижение налоговой базы по налогу на прибыль, то это грозит еще и штрафными санкциями (ст. 120 НК РФ).

Разногласия возникают и по вопросу о том, что включается в расходы по проезду. По идее в эти расходы можно включить все, что связано с использованием автомобиля: стоимость бензина, запасных частей, оплата ночной стоянки, мойка и т. д. Но у чиновников из Минфина России и ФНС России другое мнение: в предельные нормы компенсации за использование личного транспорта для служебных поездок включено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт), а значит, и дополнительные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов (письма Минфина России от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140; УФНС по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776). Кроме того, рассматриваемые нормы применяются при использовании личного транспорта для «служебных поездок», а «служебные поездки» и «командировка» - это два разных понятия. Следовательно, предельные нормы компенсации, установленные Постановлением № 92, по их мнению, не могут применяться при возмещении командировочных расходов по проезду и, следовательно, понесенные работодателем расходы на возмещение затрат по использованию личного транспорта работника для целей командировки не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

В результате таких разногласий работодатель может столкнуться с проблемой по уплате налогов.

Трудовое законодательство не запрещает работнику с разрешения работодателя поехать в командировку на личном транспорте. Однако стоит помнить, что во время проезда к месту командировки работник выполняет свои трудовые обязанности. И если работник во время поездки попадет в ДТП по своей вине, в результате чего будет причинен ущерб третьему лицу, работодатель несет риск возмещения ущерба данному лицу на основании ст. 1068 ГК РФ.

Командировочные и представительские расходы

5.4. Проезд в командировку на личном транспорте

Обычно командированные сотрудники добираются до места командировки транспортом общего назначения, но можно использовать и личный транспорт, при условии, что на то имеется согласие работодателя.

Мы рассмотрим варианты выплаты расходов на использование личного автотранспорта для проезда в командировку и их налогообложение.

Трудовое законодательство не ограничивает право организации и работника выбирать вид транспорта для поездки в командировку, в силу чего работник может поехать в командировку и на личном автомобиле, но только с согласия или ведома работодателя. Организация при этом должна возместить работнику все затраты, связанные с такой поездкой. Для этого необходимо оформить либо приказ с указанием суммы выплаты компенсации, либо заключить договор аренды с выплатой арендной платы в размере, установленном сторонами договора. Рассмотрим эти два варианта.

Статьей 188 ТК РФ определено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Как видно из положений ст. 188 ТК РФ, работнику выплачивается компенсация за эксплуатацию личного автомобиля, сумма которой устанавливается по соглашению сторон.

Условия и порядок выплаты компенсации за использование личных автомобилей сотрудников для служебных поездок определены в Письме Минфина России от 21 июля 1992 г. N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок" (далее - Письмо N 57).

Согласно п. 3 Письма N 57 конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок.

При этом в размерах компенсации работнику должно быть учтено возмещение затрат по эксплуатации личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы (далее - ГСМ), техническое обслуживание и текущий ремонт).

Основанием для выплаты компенсации работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок, является приказ руководителя организации, в котором предусматриваются размеры этой компенсации.

Для получения компенсации работник, использующий личный транспорт для служебных поездок, представляет в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведет учет служебных поездок в путевых листах.

Формы путевых листов для учета работ в автомобильном транспорте утверждены Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте". В путевых листах отражаются маршрут движения автомобиля, километраж, расход бензина и другие характеристики. Этот документ является первичным документом, подтверждающим использование сотрудником данного автомобиля только в производственных целях.

Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в таком же порядке.

Выплата компенсации в полном размере производится за полностью отработанное работником в течение месяца время. Если по каким-то причинам автомобиль сотрудника не эксплуатировался, то и компенсацию он получит не в полном объеме, а пропорционально отработанным рабочим дням. Аналогичное мнение высказано в Письме УФНС России по г. Москве от 22 февраля 2007 г. N 20-12/016776.

Что касается отражения расходов на компенсацию за использование для служебных командировок личных легковых автомобилей в налоговом учете, то согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ эти компенсационные выплаты учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации. Эти нормы утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (далее - Постановление N 92).

Напомним, что для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 кубических сантиметров включительно норма расхода на выплату компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях равна 1200 руб. в месяц, с объемом двигателя свыше 2000 кубических сантиметров - 1500 руб. а для мотоциклов - 600 руб.

Таким образом, в отношении личных легковых автомобилей и мотоциклов налогоплательщик может принять в расходы, учитываемые при налогообложении, расходы на содержание личного автомобиля или мотоцикла только в указанных пределах норм.

При этом экономическим обоснованием выплачиваемой компенсации является необходимость использования работником личного автомобиля в служебных целях, оговоренная в должностной инструкции или трудовом договоре.

Если работник, отправившийся в командировку на личном автомобиле, предъявил к возмещению затраты, например, по заправке ГСМ, услугам автостоянки, произведенные в пути следования, то данные суммы, в случае их выплаты, не учитываются при исчислении налога на прибыль, так как они предусмотрены в компенсационной выплате.

В части налогообложения НДФЛ необходимо обратиться к п. 3 ст. 217 НК РФ. Пунктом 3 ст. 217 НК РФ предусмотрено, что не облагаются НДФЛ все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

То есть в отношении такого дохода, как компенсация за использование личного транспорта в служебных целях, предусмотрено нормирование.

Так как специальных норм компенсации работникам за использование личного транспорта для целей обложения НДФЛ гл. 23 НК РФ не предусматривает, то в этих целях возможно применение норм, утвержденных Постановлением N 92.

Именно такое утверждение высказано в Письме Минфина России от 1 июня 2007 г. N 03-04-06-01/171.

Чиновники упирают на то, что на основании п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежит обложению НДФЛ сумма компенсации за использование личного транспорта работника, выплачиваемая ему в пределах норм, утвержденных Постановлением N 92.

В частности, в Письме УФНС России по г. Москве от 18 сентября 2007 г. N 18-11/3/088756@ указано, что выплаты компенсаций могут производиться в размерах, установленных локальным нормативным актом организации. Однако сумма компенсаций за использование личного транспорта работника, превышающая утвержденные нормы, подлежит обложению НДФЛ в установленном порядке. Аналогичный вывод содержится и в Письме Минфина России от 26 марта 2007 г. N 03-04-06-01/84.

В то же время существует арбитражная практика, в которой суды считают, что нормы компенсации, предусмотренные для целей налогообложения прибыли, не могут применяться в целях обложения НДФЛ, в силу чего при исчислении НДФЛ должны применяться размеры компенсации, установленные между работником и работодателем. В качестве примера можно привести Постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10627/06 по делу N А32-35519/2005-58/731, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 17.04.2007 N Ф08-4799/2006-2035А по делу N А32-64437/2005-59/1692 и другие.

Суды указывают, что в тех случаях, когда законодательство предусматривает применение нормативов, установленных для целей исчисления одного налога, к другому налогу, используется такой прием юридической техники, как прямая отсылка к положениям, установленным для соответствующего налога. В ст. 217 НК РФ такая отсылка к нормам гл. 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ отсутствует. Поэтому в данной ситуации невозможно и применение налогового законодательства по аналогии, поскольку это противоречило бы положениям ст. 3 НК РФ, согласно которым акты законодательства о налогах и сборах должны быть сформулированы таким образом, чтобы каждый точно знал, какие налоги (сборы), когда и в каком порядке он должен платить. Любые неустранимые сомнения, противоречия и неясности актов законодательства о налогах и сборах должны толковаться в пользу налогоплательщика.

Следовательно, установленный соглашением работника с работодателем размер компенсации и является нормой, в пределах которой она освобождается от налогообложения НДФЛ. Однако следует учесть, что указанная позиция может привести к спору с налоговыми органами.

Все вышеприведенные доводы могут быть использованы и в отношении ЕСН, так как пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ в части ЕСН содержит норму, аналогичную норме п. 3 ст. 217 НК РФ.

Кроме того, напоминаем, что согласно п. 3 ст. 236 НК РФ суммы компенсаций, превышающие законодательно установленные нормы, также не облагаются ЕСН, поскольку не учитываются при налогообложении прибыли.

Другим видом оформления возмещения расходов работника по эксплуатации его личного автотранспорта в служебных целях является заключение договора аренды. Согласно ст. 606 ГК РФ по договору аренды работник обязуется предоставить организации автотранспорт за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. Договор заключается в письменной форме независимо от срока аренды автомобиля (ст. 609 ГК РФ).

На практике применяют два типа договоров аренды автотранспорта: с предоставлением и без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации автотранспортного средства, то есть с экипажем или без него.

Организация, арендуя автотранспортное средство с экипажем, несет расходы, возникающие в связи с эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов (ст. 636 ГК РФ). Однако затраты на текущий и капитальный ремонт организация не несет (ст. 634 ГК РФ).

По договору аренды без экипажа организация (арендатор) обязана поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства (ст. 644 ГК РФ).

А также выполнять весь комплекс работ по эксплуатационно-техническому обслуживанию автомобиля.

Договор аренды автотранспорта предусматривает внесение организацией арендной платы, которая относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров, работ или услуг (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Согласно Письму Минфина России от 13 февраля 2007 г. N 03-03-06/1/81 затраты организации, произведенные по договору аренды транспортного средства, заключенному с физическим лицом, в том числе затраты на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы данного автомобиля, исходя из фактического пробега автомобиля (с учетом фактического расхода топлива (ГСМ) в производственных целях и стоимости его приобретения), а также затраты на приобретение запасных частей могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии их соответствия критериям, изложенным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

В п. 1 ст. 252 НК РФ определено, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Доход работника, полученный от сдачи в аренду или иного использования имущества, признается объектом налогообложения и подлежит обложению НДФЛ по налоговой ставке 13%, установленной п. 1 ст. 224 НК РФ, независимо от вида договора аренды.

Обязанность по удержанию и уплате НДФЛ возлагается на организацию, являющуюся источником выплаты начисленной арендной платы (п. 1 ст. 226 НК РФ).

В соответствии с п. 1 ст. 236 НК РФ объектом обложения ЕСН для налогоплательщиков - лиц, производящих выплаты физическим лицам, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам.

Обратите внимание! Не являются объектом налогообложения, в частности, выплаты, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество, а также договоров, связанных с передачей в пользование имущества.

К таким договорам могут быть отнесены, в частности, и договоры аренды (за исключением договора аренды транспортного средства с экипажем).

Таким образом, арендная плата, выплачиваемая сотруднику за аренду транспортного средства без экипажа, и возмещение расходов по его эксплуатации не являются объектом налогообложения ЕСН (Письмо Минфина России от 2 октября 2006 г. N 03-05-01-04/277).

Поскольку договор аренды с экипажем фактически содержит два вида соглашения - договор аренды и договор на оказание услуг, то и вознаграждение следует разделить на две части: та часть, которая относится к арендной плате, не облагается ЕСН, а на другую часть (оплата услуг) налог начисляется.

На основании вышеизложенного материала можно сделать следующий вывод. Все затраты по эксплуатации личного автотранспорта в командировке можно возместить работнику выплатой компенсации. Однако рекомендовать такое оформление отношений по возмещению затрат при использовании личного транспорта работника можно только в том случае, если сумма компенсации покрывает затраты по содержанию этого транспорта.

Ведь в данном случае произвести возмещение каких-либо дополнительных расходов, например по проезду до места командировки и обратно, невозможно. Даже если возмещение таких расходов предусмотрено коллективным договором организации, сумма возмещения не может быть учтена при расчете налога на прибыль.

Наиболее подходящим вариантом является заключение договора аренды без экипажа. В этом случае организация вправе учесть все расходы, произведенные работником в пути следования, кроме того, не придется уплачивать ЕСН.

Источники:
www.zarplata-online.ru, www.kdelo.ru, www.buhonline.ru, www.pro-personal.ru, biglibrary.ru

Следующие бланки:

• Приказ на полставки образец украина
• Образец приказа о карантине по ветрянке