Об оформлении продления отпуска

На вопрос отвечала

главный редактор «КП»

Опять нужна Ваша помощь.

Ситуация: Работник А. уходит в очередной отпуск, исполнение обязанностей возлагается на работника Б. распоряжением. Во время отпуска работник А. заболевает, то есть отпуск автоматически продлевается.

Наши трудовики настаивают на том, чтобы были оформлены дополнительно еще два распоряжения на замещение работником Б. работника А. — на время больничного листа, следом — на время очередного отпуска.

Наши аргументы, что работнику А. оформлен отпуск одним документом — распоряжением о предоставлении отпуска — и дополнительному документальному продлению в связи с больничным листом он не подлежит, а, следовательно, не надо выпускать дополнительные распоряжения на работника Б. не принимаются.

Аргумент трудовиков — несоответствие распоряжения о замещении на время отпуска и табелирование больничного листа.

Как правильно можно решить эту проблему?

Подписчик «КП»

Т.В. Есикова,

г. Волжский, Волгоградская обл.

Главный редактор «КП»

Согласно части первой статьи 124 Трудового кодекса РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен в случае временной нетрудоспособности работника. Ни Трудовой кодекс РФ, ни иные нормативные правовые акты не обязывают работодателя издавать отдельное распоряжение о продлении ежегодного оплачиваемого отпуска в связи с наступлением временной нетрудоспособности. Главным документом учета в данном случае выступает табель учета рабочего времени, основанием для проставления отметок в котором в отношении заболевшего работника, находящегося в отпуске, являются приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска и больничный лист.

Основываясь на этом, большинство специалистов по делопроизводству и консультантов по организации труда указывают на то, что продление отпуска в случае нетрудоспособности осуществляется автоматически без издания каких-либо документов.

Последовательно придерживаясь той точки зрения, что продление ежегодного оплачиваемого отпуска независимо от причины продления должно оформляться документально, рекомендуем издавать отдельный распорядительный акт.

При этом целью такого оформления является не столько письменное выражение решения работодателя о продлении отпуска, сколько констатация факта выполнения работодателем обязанности, предусмотренной частью первой статьи 124 Трудового кодекса РФ и установление связи продления ежегодного оплачиваемого отпуска с конкретным больничным листом.

Поскольку в письме не указано, на каком основании осуществляется замещение — на условиях статьи 74 Трудового кодекса РФ (временного перевода в случае производственной необходимости для замещения отсутствующего работника) или его статьи 151 (исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы) — чтобы наиболее полно ответить на поставленный вопрос, будем оперировать понятием «замещение».

Прежде всего, нужно отметить, что оформление «продления замещения» напрямую зависит от того, определен ли в приказе (распоряжении) конкретный срок замещения.

Рассмотрим все варианты.

Вариант первый: в приказе (распоряжении) о замещении работником Б. работника А. на время ежегодного оплачиваемого отпуска А. определен срок замещения, например, с 01.07.2005 по 28.07.2005. Указанный приказ (распоряжение) является основанием для оплаты работнику Б. дней замещения по такому строго конкретному факту отсутствия на работе работника А. как ежегодный оплачиваемый отпуск А. Изменение причины отсутствия работника А. не будет иметь существенного значения для работника Б. если только оно не повлияет на время замещения. Если же в результате временной нетрудоспособности работника А. изменяется время замещения, согласованное при издании приказа (распоряжения) с работником Б. то в отношении Б. должен быть издан отдельный распорядительный акт.

Вместо издания двух распоряжений (о замещении на время больничного листа и о замещении на оставшуюся часть отпуска), как предлагают ваши трудовики, можно ограничиться изданием одного приказа (распоряжения) о продлении времени замещения работником Б. работника А. в связи с временной нетрудоспособностью, наступившей во время ежегодного оплачиваемого отпуска А. Примерный образец такого приказа (распоряжения) приводится в разделе «БУМАГИ» — стр. 75. Если замещение осуществлялось на условиях статьи 74 Трудового кодекса РФ и временная нетрудоспособность увеличила общее время отсутствия работника на срок более 1 месяца, работодателю помимо прочего нужно будет получить согласие работника Б. на продление замещения.

Вариант второй: в приказе (распоряжении) о замещении работником Б. работника А. время замещения увязано со временем отсутствия работника А. без конкретизации причин отсутствия (пребывания в ежегодном оплачиваемом отпуске) и определения срока замещения. Если в основе замещения — статья 151 Трудового кодекса РФ, т.е. работник Б. согласился исполнять обязанности работника А. без освобождения от своей основной работы все время отсутствия работника А. вне связи с причиной отсутствия, то действие приказа (распоряжения) о замещении, в котором установлено, что работник Б. исполняет обязанности работника А. с 01.07.2005 до выхода работника А. на работу будет продлеваться автоматически — на время отсутствия работника А. Поэтому издания какого-либо дополнительного приказа (распоряжения) в данном случае не требуется.

Несколько по-иному обстоит дело с замещением на условиях статьи 74 Трудового кодекса РФ, т.е. когда имеет место временный перевод, вызванный производственной необходимостью.

Если в распоряжении о замещении на условиях перевода время замещения определено не конкретной календарной датой, а событием — «до выхода на работу работника А.», то издания отдельного распорядительного акта в отношении работника Б. также не требуется. Но! Если только временная нетрудоспособность работника А. не увеличивает время замещения свыше 1 месяца. Нужно помнить, что в соответствии с частью второй статьи 74 Трудового кодекса РФ продолжительность перевода на другую работу для замещения отсутствующего работника не может превышать 1 месяца в течение календарного года (с 1 января по 31 декабря). Если в результате продления замещения время перевода превышает 1 месяц, то работодатель обязан не только получить согласие работника на перевод на условиях части первой статьи 72 Трудового кодекса РФ, но и издать отдельный распорядительный акт, делающий правомерным перевод работника Б. на другую работу для замещения отсутствующего работника на срок, превышающий 1 месяц (до выхода работника А. на работу). Данный вопрос можно решить путем издания приказа (распоряжения) по форме № Т-5 о переводе на другую работу со следующего за истечением месячного срока дня.

Наконец, может иметь место еще один вариант, когда в приказе (распоряжении) о замещении работником Б. работника А. время замещения увязано с конкретной причиной отсутствия работника А. (пребыванием в ежегодном оплачиваемом отпуске), а окончание срока замещения не определено конкретной календарной датой. Как уже отмечалось, для работника, согласившегося на замещение другого работника, причина отсутствия — болезнь, отпуск, командировка, пр. — существенного значения не имеет. Важно только время замещения. Если в приказе (распоряжении) установлено, что работник Б. замещает работника А. на время его пребывания в отпуске (например, с 01.07.2005 по 28.07.2005), но во время замещения меняется причина отсутствия (с 01.07.2005 по 15.07.2005 — отпуск, с 16.07.2005 по 20.07.2005 — временная нетрудоспособность, с 21.07.2005 по 02.08.2005 — отпуск), то для работника Б. имеет значение только время замещения (увеличилось или осталось прежним — соответствующим приказу (распоряжению) о предоставлении отпуска работнику А.), а для подразделения, осуществляющего учет рабочего времени — еще и причина продления замещения. Сотрудникам указанного подразделения нужно знать, на основании какого документа работник Б. продолжал выполнять обязанности работника А. по истечении времени ежегодного оплачиваемого отпуска, который согласно приказу (распоряжению) о предоставлении отпуска должен был истечь 28.07.2005. Больничный лист, равно, как и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику А. в данном случае имеет отношение только к работнику А. и не имеет никакого касательства к работнику Б.

При последнем варианте следует признать правоту ваших трудовиков, требующих оформления дополнительного документа, позволяющего установить, что работодатель «в курсе» продления замещения, что им не принято решение о подключении к замещению работника В. (например, в связи с тем, что у работника Б. наступило право на его отпуск или по той причине, что он отказывается выполнять другую работу на условиях статьи 74 свыше 1 месяца и т.д.). Однако нет никакой необходимости составлять отдельный приказ (распоряжение) на замещение на время больничного, а затем — на оставшуюся часть отпуска. Достаточным представляется издание вышеуказанного приказа (распоряжения) о продлении времени замещения.

Замена временно отсутствующего сотрудника

В любой организации может возникнуть ситуация, когда работник длительное время отсутствует - болеет, находится в отпуске или длительной командировке, обучается с отрывом от работы и т.д. Однако работу выполнять надо. О вариантах возложения обязанностей временно отсутствующего работника на другого сотрудника поговорим сегодня: расскажем, как оформить такое исполнение обязанностей, нужно ли вносить запись в трудовую книжку, и ответим на попутно возникающие вопросы.

Трудовой кодекс предлагает не один вариант исполнения обязанностей временно отсутствующего работника:

- без освобождения от работы, определенной трудовым договором;

- временный перевод;

- перемещение;

- совместительство;

- срочный трудовой договор.

Рассмотрим подробнее каждый из этих вариантов.

Используем внутренние ресурсы организации

Совмещение или расширение зон обслуживания. На основании ст. 60.2 ТК РФ работнику может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату. Если дополнительная работа будет осуществляться по другой профессии (должности), это будет совмещением, а если по такой же профессии (должности) - расширением зон обслуживания, увеличением объема работ.

При этом ст. 60.2 ТК РФ делает оговорку, что для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности).

Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем определяются работодателем с письменного согласия работника и оформляются соглашением. Этим же соглашением утверждается и размер доплаты за дополнительную работу (ст. 151 ТК РФ) - либо в твердой сумме, либо в процентах от оклада (как по основной должности, так и по замещаемой).

Хотелось бы заострить внимание на оплате дополнительной работы. Минздравсоцразвития в Письме от 12.03. N 22-2-897 разъяснило, что иногда исполнение обязанностей отсутствующего специалиста может не оплачиваться. Это возможно, когда в должностных инструкциях работников отдельных категорий предусмотрены случаи исполнения обязанностей отсутствующего специалиста со схожей трудовой функцией. В таком случае совмещение является частью трудовой функции и не подлежит оплате.

Примечание. Если поручаемая работа по другой профессии требует дополнительных навыков или образования, оцените, сможет ли работник выполнять ее без ущерба для своей работы, в противном случае лучше воспользоваться иным вариантом замещения.

Однако автор не согласен с такой позицией, и вот почему. Привлечение к временному исполнению обязанностей по должности отсутствующего работника должно в любом случае осуществляться путем издания работодателем соответствующего приказа (распоряжения), как того требует Разъяснение Госкомтруда СССР N 30, ВЦспс N 39 от 29.12.1965 «О порядке оплаты временного заместительства», независимо от того, указана ли возможность такого привлечения в трудовом договоре или должностной инструкции работника. Кроме этого, ст. 151 ТК РФ установление доплаты за выполнение дополнительной работы также не ставится в зависимость от наличия или отсутствия в трудовом договоре (должностной инструкции) указания на исполнение обязанностей отсутствующего работника. Поэтому мы считаем, что работнику за выполнение дополнительной работы в любом случае полагается доплата в размере, определенном сторонами трудовых отношений.

На основании соглашения издается приказ. Он может выглядеть, например, так:

Общество с ограниченной ответственностью «Весна»

14 мая  г. г. Красноярск

Приказ N 41

О поручении дополнительной работы в порядке совмещения должностей

В связи с отсутствием бухгалтера по начислению заработной платы Анохиной В.Л. по причине повышения квалификации с отрывом от производства на основании ст. 60.2 и 151 Трудового кодекса РФ

Приказываю:

1. Поручить старшему бухгалтеру Волковой А.С. выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по должности бухгалтера по начислению заработной платы за дополнительную оплату.

2. Установить Волковой А.С. ежемесячную доплату за выполнение дополнительной работы в порядке совмещения должностей в размере 12 000 руб.

3. Определить срок совмещения Волковой А.С. в должности бухгалтера по начислению заработной платы с 15.05. по 19.07..

Основание: дополнительное соглашение от 14.05. к трудовому договору от 05.08.2009 N 9-08.

Директор Медведев /Медведев А.Д./

С приказом ознакомлены:

бухгалтер по начислению

заработной платы Анохина, 14.05. /Анохина В.Л./

старший бухгалтер Волкова, 14.05. /Волкова А.С./

Помните, что работник вправе досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня (ст. 60.2 ТК РФ). Работодатель также может досрочно отменить поручение о ее выполнении, уведомив работника об этом в те же сроки.

Временный перевод. Переводом считается постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя (ст. 72.1 ТК РФ).

Более конкретно порядок временных переводов определен в ст. 72.2 ТК РФ. В частности, согласно данной норме работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя на срок до одного года. Если временный перевод осуществляется для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, срок такого перевода может быть и более года (например, на период отпуска по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 лет).

В любом случае временный перевод на период замещения отсутствующего сотрудника допускается только по соглашению сторон, заключаемому в письменной форме.

Условия временного перевода и его срок оговариваются сторонами в дополнительном соглашении к трудовому договору. На основании такого соглашения издается приказ о переводе. Напомним, что унифицированные формы приказов, установленные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, с  года не обязательны к применению, поэтому приказ о переводе может быть издан по форме, утвержденной организацией. При этом важно указать в приказе характер перевода - временный и в качестве основания привести реквизиты соглашения о переводе - его дату и номер. С таким приказом работника необходимо ознакомить под роспись.

Примечание. Если по окончании срока перевода прежняя работа работнику не предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным.

Вопрос: Достаточно ли подписи работника на приказе о временном переводе, чтобы соглашение о переводе считалось достигнутым?

Нет, недостаточно. Необходим отдельный документ - соглашение. в котором стороны на равноправной основе определят условия временного перевода. Именно такое соглашение, подписанное обеими сторонами трудовых отношений, и является основанием для издания приказа о переводе.

Помните, что если при переводе обязанности работника изменяются, то его надо ознакомить с новой должностной инструкцией. То же самое относится и к правилам техники безопасности (ч. 2 ст. 225 ТК РФ).

По поводу внесения записи в трудовую книжку скажем следующее. Ни Правилами ведения и хранения трудовых книжек*(1), ни Инструкцией по заполнению трудовых книжек*(2) не предусмотрено внесение в трудовую книжку записей о временном переводе. Кроме того, ст. 66 ТК РФ установлено, что в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника. Соответственно, вносить запись о временном переводе не нужно.

Часто возникает вопрос, нужно ли оформлять возвращение работника на постоянное место. Трудовой кодекс не дает на него ответа. Однако во избежание спорных ситуаций рекомендуем направить сотруднику уведомление о выходе на работу основного работника, которое составляется в произвольной форме. Также можно издать приказ о прекращении исполнения временных обязанностей и возвращении к старой должности. Он составляется в произвольной форме.

Перемещение. Для замены временно отсутствующего работника можно воспользоваться перемещением. Оно, в отличие от перевода, не требует согласия работника при условии, что осуществляется на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, и это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ). Без согласия работника можно переместить и для работы на другом механизме или агрегате, но с соблюдением вышеназванного условия.

Для того чтобы узнать, можно ли переместить работника, необходимо проверить трудовой договор с ним. Довольно часто работодатели указывают в качестве места работы наименование структурного подразделения, в котором будет трудиться работник, а между тем в соответствии со ст. 57 ТК РФ называть структурное подразделение необходимо только в том случае, если работник принимается в филиал, представительство или иное обособленное подразделение, расположенное в другой местности.

К сведению. Под другой местностью в силу п. 16 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» понимается местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта.

Таким образом, если в трудовом договоре работника указано структурное подразделение, то переместить его в другое структурное подразделение для замещения временно отсутствующего работника даже без изменения должности или трудовой функции не получится - это будет изменением определенных сторонами условий трудового договора и потребует согласия работника.

Привлекаем рабочую силу со стороны

Если обязанности отсутствующего работника обширны, а иные сотрудники компании сильно загружены работой, чтобы не нарушать производственного процесса, работодатель может принять решение о привлечении работников со стороны для замещения временно отсутствующего работника.

Совместительство. Данный вариант исполнения обязанностей отсутствующего работника подойдет не только для сотрудника со стороны, но и для работников, уже трудящихся в компании.

Итак, ст. 60.1 ТК РФ позволяет заменить отсутствующего работника на определенное время, оформив совместительство. Статья 282 ТК РФ дает определение совместительству - выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. Причем такой трудовой договор может быть заключен как у того же работодателя (внутреннее совместительство), так и у другого работодателя (внешнее совместительство).

Важным нюансом совместительства является не только наличие отдельного трудового договора, но и продолжительность рабочего времени. Так, в силу ст. 284 ТК РФ продолжительность рабочего времени при такой работе не должна превышать четырех часов в день. В дни, когда по основному месту работы работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день (смену).

На основании ст. 285 ТК РФ оплата труда лиц, работающих по совместительству, производится пропорционально отработанному времени в зависимости от выработки либо на других условиях, определенных трудовым договором. При установлении лицам, работающим по совместительству с повременной оплатой труда, нормированных заданий оплата труда производится по конечным результатам за фактически выполненный объем работ.

Для оформления совместительства работник представляет документы, указанные в ст. 65 ТК РФ, и справку о характере и условиях труда по основному месту работы (ст. 283 ТК РФ) - при приеме на тяжелую работу, работу с вредными и (или) опасными условиями труда. Один нюанс: трудовую книжку совместитель не представляет, поскольку все записи в нее вносит работодатель по основному месту работы. Поэтому если работник захочет видеть запись в трудовой книжке о работе по совместительству, то ему необходимо представить документ, подтверждающий совместительство, по основному месту работы (ст. 66 ТК РФ).

Затем заключается трудовой договор, в котором обязательно должно быть указано, что работа является совместительством. Ну и, конечно, совершаются иные действия по оформлению приема на работу: издается приказ о приеме, заводится личная карточка (даже на внутреннего совместителя).

Срочный трудовой договор. Если другие варианты замещения отсутствующего работника не подошли, можно воспользоваться еще одним - заключение срочного трудового договора с новым работником. Однако в данном случае нужно учитывать требования ст. 58 ТК РФ, на основании которой срочный трудовой договор заключается, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а именно в случаях, предусмотренных ч. 1 ст. 59 ТК РФ. Для нашей ситуации подойдет основание, указанное в абз. 2 ч. 1 этой статьи: на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы.

Обратите внимание! На основании ст. 57 ТК РФ при заключении срочного трудового договора обязательно нужно указать дату начала работы, а также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для его заключения. Если этого не сделать, договор будет считаться заключенным на неопределенный срок.

Формулируя условие о сроке трудового договора, целесообразно указывать не только срок действия договора, но и дату его окончания, поскольку в дальнейшем это поможет избежать споров при прекращении договора в связи с окончанием его срока. Например, формулировка может быть следующей: «Настоящий договор заключен на период обучения бухгалтера Сорокиной Р.З. с 04.03. по 04.06.».

Но как быть, когда дату окончания работы, да и саму продолжительность срока договора определить проблематично, например при замещении работника на период отпуска по уходу за ребенком? В таком случае формулировка может быть следующей: «Настоящий договор заключен на время отпуска Калмыковой И.Д. по уходу за ребенком, не достигшим трехлетнего возраста».

При таком замещении отсутствующего оформляются те же документы, что и при приеме на работу обычного сотрудника: трудовой договор, приказ о приеме на работу, личная карточка. Кроме этого, нужно сделать запись о приеме в трудовой книжке, причем без указания, что работник принят на определенный срок. Это подтверждается и разъяснениями Роструда в Письме от 06.04. N 937-6-1.

Отметим, что трудовой договор, заключенный на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, прекращается с его выходом на работу (ст. 79 ТК РФ).

Когда временно отсутствует руководитель организации, довольно часто назначают лицо, исполняющее его обязанности. Да и в документах нередко можно увидеть подпись с пометкой «и.о.». Скажем сразу, что должности «исполняющий обязанности» не существует. Однако на какое-то время назначить «и.о.» все-таки можно.

Если обязанности будет исполнять лицо, в должностной инструкции или трудовом договоре которого есть пункт об исполнении обязанностей руководителя или другого работника, нужно издать соответствующий приказ, чтобы этот пункт начал действовать (условие о замещении в трудовом договоре означает, что работник обязан исполнять его только тогда, когда другой сотрудник будет отсутствовать).

Если же обязанности по замещению нет, получается, что работник согласился наряду со своими должностными обязанностями выполнять дополнительную работу по должности отсутствующего сотрудника, то есть нужно применить ст. 60.2 ТК РФ и оформить совмещение.

В любом из этих случаев работнику, замещающему отсутствующего работника, должна производиться доплата.

Т.В. Шадрина,

эксперт журнала

«Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение»

«Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение», N 6, июнь  г.

Приказ на оплату за совмещение

Добрый день! Подскажите как правильно составить приказ на оплату за совмещение? У нас отдел кадров приказ составляет так:

На период очередного отпуска бухгалтера Ивановой О.Е

Приказываю:

С 20.08. по 30.08. возложить дополн. объем работ на бухгалтера Сидорову И.Д с доплатой в размере 30% от получаемого оклада.

Я считаю что приказ составлен не понятно: 1. 30% от получаемого оклада кого. того кто пошел в отпуск или того кто его замещает.

2.Можно подумать что 30% нужно заплатить за работу с 20.08. по 30.08, а на самом деле пропорционально отработанному времени.

Каким должен быть размер доплаты заместителю за замещение директора на время отпуска

Вопрос

Директор Муниципального унитарного предприятия уходит в отпуск. В приказе по организации заместителю дано право всех полномочий директора, кроме заключения договоров с поставщиками. Можно ли произвести доплату  заму за замещение директора на время отпуска 50% оклада директора.

Ответ

Размер доплаты за замещение может быть любым, их конкретный размер определяется по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и объема дополнительной работы. Необходимость установить доплату возникает только в том случае, если на период временного замещения сотрудник не освобождается от своей основной работы. Об этом говорится в статье 151 Трудового кодекса РФ.

Так как сотрудника привлекают к выполнению дополнительных обязанностей отдельным приказом руководителя, то на такие случаи распространяются положения статьи 60.2 Трудового кодекса РФ. Заместитель должен быть согласен с временным возложением на него обязанностей директора. И за выполнение дополнительной работы ему должны начислить доплату. Размер такой доплаты определяется по соглашению работодателя и сотрудника. Таким образом, вы имеете право начислить надбавку в размере 50% оклада директора.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух и Системы Кадры

1. Рекомендация: Как оформить временное исполнение обязанностей генерального директора другим сотрудником.

Случаи временного исполнения обязанностей гендиректора

Временное исполнение обязанностей руководителя организации требуется в случаях, когда он по каким-то причинам отсутствует (болеет, находится в командировке, отпуске и т. п.) и при этом в уставе организации не прописано, что функции руководителя организации исполняют несколько человек (п. 3 ст. 65.3 ГК РФ )*.

Приказ о возложении полномочий гендиректора

Как правило, временное исполнение обязанностей генерального директора возлагается на его заместителя. Если у генерального директора нет заместителя, в должностные обязанности которого входило бы временное выполнение функций руководителя, то эти обязанности возложите на другого сотрудника. В этом случае генеральный директор должен издать приказ о временном возложении обязанностей руководителя организации на этого сотрудника (п. 1 Порядка, утвержденного разъяснением от 29 декабря 1965 г. Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39 ).

В приказе нужно прописать конкретные обязанности сотрудника, замещающего руководителя. Например, подписывать приказы по кадрам, счета-фактуры и т. д. (указания. утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. п. 6 ст. 169 НК РФ ).

Порядок временного замещения руководителя можно прописать в уставе организации (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ. ст. 11 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ ). В уставе, в частности, может быть предусмотрен порядок избрания (назначения) нового руководителя организации на время отсутствия старого (например: в случае его ареста).

Доверенность на осуществление полномочий гендиректора

Если устав организации не предусматривает разделения полномочий руководителя организации на нескольких сотрудников и возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить доверенность. Она призвана регулировать внешние отношения организации (в частности, отношения с контрагентами). В доверенности укажите переданные доверенному лицу полномочия.

Доверенность от имени организации должен подписать ее руководитель (или иное лицо, уполномоченное на это в соответствии с законом и учредительными документами) (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ ). Причем на доверенности, выданной от имени организации, не обязательно проставлять печать (в т. ч. при выдаче доверенности сотруднику, временно замещающему генерального директора).

Доверенность можно выдать на любой срок. Если срок в доверенности не указан, то она будет действовать в течение одного года с момента ее выдачи. Такие правила установлены в пункте 1 статьи 186 Гражданского кодекса РФ*.

Доверитель может в любое время отменить доверенность. А сотрудник, которому она выдана, вправе в любое время от нее отказаться. Исключением является случай, когда выдана безотзывная доверенность (п. 2 ст. 188 ГК РФ ). Такую доверенность можно отменить только в тех случаях, которые прямо указаны в самом документе (ст. 188.1 ГК РФ ). Полный перечень случаев, когда доверенность прекращает действовать, приведен в статье 188 Гражданского кодекса РФ.

Доплата за временное замещение гендиректора

За исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя сотруднику положена доплата (ст. 151 ТК РФ )*.

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Рекомендация: Как установить доплату за совмещение профессий или временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника.

Документальное оформление

За совмещение профессий (должностей) установите доплаты к зарплате сотрудника в коллективном договоре или другом локальном документе (ст. 149 и 8 ТК РФ). Размер этих доплат может быть любым, их конкретный размер определяется по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и объема дополнительной работы.

Аналогичный порядок действует и в отношении доплат за временное замещение. Необходимость установить доплату возникает только в том случае, если на период временного замещения сотрудник не освобождается от своей основной работы.

Об этом говорится в статье 151 Трудового кодекса РФ*.

Нина Ковязина ,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

3. Ситуация: Нужно ли установить доплату сотруднику, который будет выполнять обязанности другого временно отсутствующего сотрудника.

Ответ на этот вопрос зависит от того, предусмотрено ли в должностной инструкции сотрудника (трудовом договоре с ним) выполнение обязанностей отсутствующего сотрудника.

Если такое условие в должностной инструкции сотрудника (трудовом договоре) есть - это его обычные должностные обязанности. Никакой доплаты за их выполнение ему начислять не нужно. Такой вывод следует из статьи 60.2 Трудового кодекса РФ и подтверждается письмами Минздравсоцразвития России от 12 марта г. № 22-2-897. Роструда от 24 мая г. № 1412-6-1 .

Если же сотрудника привлекают к выполнению дополнительных обязанностей отдельным приказом руководителя, положения статьи 60.2 Трудового кодекса РФ на такие случаи распространяются. Сотрудник должен быть согласен с временным возложением на него обязанностей другого сотрудника. За выполнение дополнительной работы ему должны начислить доплату. Размер такой доплаты определяется по соглашению работодателя и сотрудника. Такой порядок предусмотрен в статьях 151 и 60.2 Трудового кодекса РФ*.

Нина Ковязина ,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение

Источники:
kapr.ru, garant-vrn.ru, www.buhonline.ru, www.26-2.ru

Следующие бланки:

• Образец приказа об отзыве из отпуска по производственной необходимости
• Образец приказа о переносе трудового отпуска