Введение новой должности в штатное расписание

Подборка наиболее важных документов по запросу Введение новой должности в штатное расписание (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов . Введение новой должности в штатное расписание

Форма: Приказ о внесении изменений в штатное расписание в связи с вводом новых должностей и структурных подразделений (образец заполнения)

(Подготовлен специалистами КонсультантПлюс, )

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Судебная практика . Введение новой должности в штатное расписание

Определение Верховного Суда РФ от 08.12. N 26-КГ14-63 Требование: О признании незаконным бездействия, обязании назначить на должность, взыскании денежного довольствия.

Обстоятельства: В связи с реорганизацией в ОВД истец был зачислен в распоряжение другого ОВД, однако, по мнению истца, на должность, соответствующую его квалификации и стажу, он назначен не был.

Обстоятельства: Истец ссылается на то, что вступившим в законную силу судебным актом он восстановлен на службе, однако данное решение суда ответчиком не исполнено.

Как изменить должности сотрудников и какой нужен приказ о штатном расписании?

Вопрос

Добрый день. Скажите, пожалуйста, как правильно поступить: в организации планируется переименовать ряд должностей и изменить по ним оклады, а также перевести нескольких сотрудников с одних должностей на другие. Правильно ли будет утвердить новое штатное расписание приказом, издать приказы о переводе сотрудников на другие должности, сделать дополнительные соглашения к трудовым договорам. Или нужно издать новое штатное расписание и в приказе к его утверждению указать, что такая должность переименована в такую-то + приказы о переводах + дополнительные соглашения? Спасибо.

Ответ

Перевод на другую должность надо оформить дополнительным соглашением и приказом о переводе, также надо внести запись в трудовую книжку и личную карточку.

Переименование должности и изменение оклада оформляется дополнительным соглашением и приказом (в произвольной форме), запись о переименовании должности вносится в трудовую книжку и личную карточку.

Изменить штатное расписание можно, издав приказ о внесении изменений, либо утвердив штатное расписание в новой редакции. В данном случае, поскольку изменения массовые, удобнее будет утвердить новую редакцию штатного расписания.

В целях обоснования именно переименования должности рекомендуется в приказе об утверждении нового штатного расписания отразить факт переименования должности (должность такая-то переименована в __ без изменения трудовой функции работника…. ).

При этом в приказе об утверждении штатного расписания не нужно делать какие-то пояснения или ссылаться на дополнительные соглашения и приказы о переводе. Более того, целесообразно сначала изменить штатное расписание, а уже после этого вносить изменения в трудовые договоры или оформлять перевод.

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как оформить перевод сотрудника на постоянную работу в пределах одной организации

Виды переводов

В Трудовом кодексе РФ предусмотрено два вида переводов на другую работу: временный и постоянный (ст. 72.1. 72.2 ТК РФ).

Виды постоянного перевода

При постоянном переводе сотрудник может быть переведен:*

на новую работу у такого работодателя;

в другую местность вместе с работодателем.

Причины перевода на новую работу в той же организации могут быть различными. Например, расширение или сокращение деятельности организации; решение проблем карьерного роста персонала; результаты аттестации, в соответствии с которыми сотрудника повышают или понижают в должности; медицинские показания и т. п. (ст. 72.1. 73. ч. 3 ст. 81 ТК РФ).

Отличие перевода от перемещения

Следует различать перевод на другую работу в пределах одной организации от перемещения. В обоих случаях сотрудник остается работать в пределах той же организации. Однако эти понятия не идентичны. При перемещении сотрудника меняется его рабочее место. При этом условия трудового договора и трудовая функция остаются прежними. То есть сотрудник выполняет ту же работу при смене рабочего места. В этом случае получать согласие на перемещение самого сотрудника не нужно.

При переводе происходит изменение условий трудового договора и трудовой функции сотрудника. Сотрудник считается переведенным на новую должность в той же организации (без изменения местности) при выполнении хотя бы одного из условий:

изменение трудовой функции, предусмотренной трудовым договором. При этом место работы может измениться или оставаться прежним;

изменение структурного подразделения, в котором работает сотрудник. В случае когда структурное подразделение как место работы было указано в трудовом договоре с сотрудником.

Перевод допускается только с письменного согласия сотрудника. Запрещается переводить сотрудника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

Такие правила установлены статьей 72.1 Трудового кодекса РФ и разъяснены в пункте 16 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2.

Как оформить переименование должности

Изменение наименования должности без изменения трудовой функции переводом не является ( ч. 1ст. 72.1 ТК РФ ). Оформить переименование должности нужно по общим правилам изменения трудового договора ( ст. 72 ТК РФ ). Для этого подготовьте дополнительное соглашение к трудовому договору сотрудника, должность которого планируется переименовать. На основании дополнительного соглашения издайте приказ об изменении наименования должности. Внесите сведения о переименовании должности в трудовую книжку и личную карточку сотрудника.

Параллельно внесите изменения в штатное расписание, указав в нем новое название должности.

Инициатор перевода

Перевод на постоянную работу в пределах одной организации возможен по инициативе:

сотрудника;

Документальное оформление перевода

Если инициатором перевода выступает сотрудник, он пишет заявление о переводе. Если администрация организации - нужно получить письменное согласие сотрудника наперевод. На практике чаще всего согласие оформляется следующим образом. Сотрудник пишет на приказе о переводе: «Согласен на перевод». В то же время уведомить сотрудника нужно до издания приказа (ст. 72 и 73 ТК РФ). Унифицированной формы уведомления не предусмотрено, поэтому организация может оформить его в произвольной форме. На нем сотрудник должен письменно выразить свое согласие или несогласие на перевод. При отказе сотрудника от перевода его можно уволить:

Если инициатива о переводе исходит от руководителя структурного подразделения, нужно подготовить представление о переводе. В этом документе руководитель подразделения должен дать характеристику профессиональным и деловым качествам сотрудника и обосновать причину перевода. На представлении руководитель организации ставит свою резолюцию.

Независимо от того, кто выступает инициатором перевода, основанием для издания приказа о переводе по форме № Т-5 ( № Т-5а ), утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. или по самостоятельно разработанной форме являются изменения к трудовому договору. Изменения к трудовому договору оформите в виде дополнительного соглашения .

Обратите внимание, что при переводе сотрудника в пределах одной организации работодатель не может установить ему испытательный срок ( ст. 70 ТК РФ ).

Также при переводе необходимо обращать внимание на срок заключенного договора и характер будущих отношений, поскольку в ряде случаев возложенный перевод может быть сопряжен с изменением срока трудового договора. Так, например, если текущие отношения носят срочный характер, а по новой должности - бессрочный, то может возникнуть необходимость не только перевести сотрудника на новую должность, но и оформить изменение вида трудового договора. Такая необходимость может возникнуть и в ситуации, например, когда текущие отношения заключены на неопределенный срок, но новая должность предполагает наличие срочного трудового договора (например, в случае перевода на должность генерального директора, чей срок полномочий может быть ограничен уставом организации). Поскольку в общем случае менять срок заключенного трудового договора нельзя. переход сотрудника на новую должность при необходимости смены характера отношений (срока трудового договора) необходимо будет оформить не какперевод, а как увольнение с последующим приемом на работу.

Запись о переводе

Запись о переводе в трудовую книжку сотрудника внесите не позднее чем через неделю со дня перевода ( п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ).

Личная карточка сотрудника

В завершение процедуры сделайте запись о переводе в личной карточке и ознакомьте с ней сотрудника под подпись ( указания. утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 ).

Пример оформления перевода сотрудника на другую постоянную работу в пределах одной организации

Наладчика оборудования производственного цеха А.В. Лампочкина уведомили о предстоящем его переводе на работу в производственный цех на должность электрика участка. С переводом он согласен. Для внесения изменений в трудовой договор было оформлено дополнительное соглашение к нему. Директор издал приказ о переводе (по форме Т-5).

Запись о переводе на другую должность была внесена в трудовую книжку сотрудника и в раздел III его личной карточки по форме № Т-2 .

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Ответ: Как внести изменения в штатное расписание

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно ( п. 1 письма Роструда от 22 марта г. № 428-6-1 ). Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п. в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников ( ст. 180 ТК РФ ), организационные или технологические изменения ( ст. 74 ТК РФ ) и т. д.

Переименование должности сотрудника и изменение размера его зарплаты в штатном расписании влечет за собой изменение существенных условий трудового договора. А значит, до внесения изменений в штатное расписание нужно издать приказ о переименовании должности или об изменении размера зарплаты сотрудника, а затем заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору. В случае переименования должности работодателю необходимо внести соответствующую запись в трудовую книжку сотрудника ( п. 4 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 ).

Если наименование должности или зарплата изменяются по инициативе администрации по организационным или технологическим причинам, процедура будет немного другой. Необходимо за два месяца уведомить сотрудника о предстоящих изменениях. Если сотрудник не согласится работать в изменившихся условиях, направьте ему письменное предложение другой работы, соответствующей его квалификации и состоянию здоровья. При отсутствии такой работы - предложите вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Если сотрудник откажется от всех предложений или у вас нет подходящей работы, оформите увольнение по пункту 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ (отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).

Такой порядок предусмотрен в статье 74 Трудового кодекса РФ.

В завершение процедуры внесите соответствующие изменения в утвержденное в организации штатное расписание ( раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 ). Внести изменения можно двумя способами:

оформить штатное расписание в новой редакции и утвердить его соответствующим приказом .

Выбор того или иного варианта относится к компетенции работодателя. В случаях, когда изменения носят единичный характер, например изменилось наименование должности сотрудника, удобнее издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. Тогда все вносимые изменения работодатель отразит в самом приказе, а в штатном расписании в разделе «Примечание» укажет номер и дату приказа о внесении изменений. Если же изменения носят массовый характер или затрагивают не только названия должностей, но и структурных подразделений, то в этом случае внести изменения будет удобнее путем оформления и утверждения штатного расписания в новой редакции.

Пример внесения изменений в штатное расписание

Директор организации решил переименовать в штатном расписании должность помощника бухгалтера в младшего бухгалтера и добавить в производственный отдел ряд новых должностей. С этой целью он издал приказ о внесении изменений в штатное расписание .

Как и когда вносятся изменения в штатное расписание?

Изменения в штатном расписании происходят в случаях, когда меняется состав сотрудников, формируются новые отделы, исключаются старые должности и вводятся новые. Изменения вносятся двумя основными способами: можно полностью заменить само штатное расписание, или же оформить приказ на внесение изменений в штатное расписание. В случае, когда изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа, указываются следующие причины:

При изменениях в штатном расписании коррективы должны вноситься в документы сотрудников - трудовую книжку и личную карточку (к примеру, при перенаименовании должности). В таком случае требуется получить письменное согласие работника.

При изменении окладов (оформлении надбавок и премий) сотрудник должен быть письменно уведомлен об этом за 2 месяца до наступления события. Изменения такого рода вносятся не только в штатное расписание, но и в трудовой договор при помощи дополнительного соглашения к договору. Также не забывайте, что изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. Об этом сказано в п. 3.1 Инструкции № 69.

Что такое штатная расстановка?

Текучка для многих компаний - привычое дело, ввиду чего во многих организациях практикуется ведение так называемой «рабочей» формы штатного расписания - штатной расстановки, иначе являющейся замещением должностей или штатным списком. Главное отличие этого документа от штатного расписания заключается в его динамичности. В отличие от изменения штатного расписания, штатная расстановка может оперативно изменяться в зависимости от происходящих (численных и качественных) изменений в личном составе предприятия и, что самое важное, не требует издания приказа о его утверждении и изменении.

Поскольку штатное расписание, показывая общее количество штатных единиц (должностей) на предприятии, не дает возможности определить, вакантна должность или занята и кто из сотрудников ее занимает, в штатной расстановке, как правило, указываются именно эти сведения - фамилии и инициалы работников предприятия, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием, и статус должности - закрытый или вакантный.

Новая структура с нового года. Оформляем изменения

Так уж повелось, что новую жизнь обычно начинают с понедельника, а еще лучше - с нового года А что такое новая жизнь для компании? Скажем, новая структура, новые должности, новая зарплата. Конечно же, решение таких глобальных вопросов остается за руководством. А вот проводить эти изменения в жизнь - задача кадровой службы. Как это сделать и какие документы должны быть оформлены? Это тема сегодняшнего разговора.

Во многих организациях начало года связано с вступлением в силу изменений, внесенных в штатное расписание, - основной организационный документ, который устанавливает должностной и численный состав сотрудников, фонд заработной платы и закрепляет организационную структуру.

Такие изменения могут быть вызваны целым рядом причин:

На практике нередко вносятся изменения сразу по нескольким перечисленным направлениям.

Предположим, на общем собрании участников общества с ограниченной ответственностью было принято решение открыть новое направление деятельности. Для выполнения работы, не свойственной ранее организации, в ней должны быть сформированы новые структурные подразделения (а значит, и введены новые должности). Уже работающим сотрудникам могут поручаться новые обязанности, следствием чего станет или их перевод на новые должности, или изменение размера оплаты труда. Может увеличиться и численность штатных единиц по уже имеющимся в штатном расписании должностям.

Очевидно, что изменение структуры организации в том или ином варианте будет отправной точкой для разнообразных процедур, каждая из которых требует своего оформления.

Самой трудоемкой и сложной является, конечно, процедура сокращения численности или штата работников, связанная с обеспечением определенных гарантий, предоставляемых сокращаемым работникам.

В нашей статье мы расскажем, какие действия необходимо предпринять и какие документы оформить сразу по принятии решения об изменении организационной структуры, не останавливаясь подробно на тех процедурах, которые должны проводиться в дальнейшем.

СОЗДАНИЕ НОВЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ И ВВЕДЕНИЕ НОВЫХ ДОЛЖНОСТЕЙ

Решение о создании в организации новых структурных единиц - подразделений с определенной штатной численностью сотрудников, которые будут занимать определенные должности, принимает уполномоченный орган юридического лица.

Так, в обществе с ограниченной ответственностью такое решение может быть принято на общем собрании участников общества и оформлено протоколом.

После того как решение будет доведено до сведения всех заинтересованных должностных лиц, кадровой службе поручают подготовить документы для внесения изменений в штатное расписание организации.

Какими документами вносятся изменения в штатное расписание организации?

Штатное расписание имеет унифицированную форму № Т-3, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате». Данная унифицированная форма содержит реквизит «Гриф утверждения», из чего видно, что штатное расписание утверждается путем издания соответствующего приказа.

Поскольку этот документ утверждается приказом руководителя организации или иного уполномоченного представителя работодателя, то и изменения в него также вносятся приказом.

На практике для оформления таких структурных преобразований чаще всего издается приказ по основной деятельности о внесении изменений в штатное расписание (приложение 1 ).

Руководство считает, что со следующего года наша организация должна не только производить канцелярские принадлежности, но и самостоятельно заниматься их распространением и продажей. На очередном производственном совещании решили ввести в структуру предприятия отделы продаж, распространения и логистики. Кадровая служба будет отвечать за оформление всех нововведений. Начать придется с подготовки проекта приказа о внесении изменений в штатное расписание. На что следует обратить внимание? Какие моменты следует учесть при подготовке этого приказа?

Приказ о введении в штатное расписание новых структурных подразделений обычно содержит следующие сведения:

Обратите внимание: дату начала действия приказа можно отложить (прописав, например, что изменения вступят в силу с 1 января следующего года), но можно ввести в действие и с момента его подписания руководителем.

Если в вашей организации разработаны локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность структурных подразделений, такие как положения о структурных подразделениях и должностные инструкции, то в этом же приказе следует оформить распоряжение о разработке этих документов на новые подразделения и должности, а также установить срок, к которому их следует утвердить.

Не стоит забывать, что в новых подразделениях будут работать новые сотрудники, причем совсем скоро. А значит, нелишним будет уведомить службу персонала о необходимости подобрать соискателей на введенные позиции в новые отделы.

С приказом о внесении изменений в штатное расписание нужно под роспись ознакомить всех заинтересованных должностных лиц и сотрудников, ответственных за выполнение отданных распоряжений.

УВЕЛИЧЕНИЕ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ

Решение об увеличении численности сотрудников необязательно оформляется как приказ о введении новых должностей. Не забывайте, что штатное расписание, помимо перечня имеющихся должностей, несет информацию о количестве штатных единиц по каждой должности. А следовательно, может быть увеличена численность сотрудников, занимающих должности, которые уже имеются в штатном расписании.

И все же эта ситуация также требует оформления. Как правило, в таких случаях издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, где прописывается новое число единиц по уже имеющимся должностям (приложение 2 ).

Такие изменения не требуют разработки новых локальных документов, таких как должностные инструкции, однако могут повлечь необходимость набора персонала.

ИЗМЕНЕНИЕ НАИМЕНОВАНИЯ ДОЛЖНОСТЕЙ

Изменение наименования должностей не регламентировано законом и на практике вызывает множество проблем.

Если должность, предусмотренная в штатном расписании, является вакантной, проблем, конечно, не возникнет. При необходимости переименовать такую должность издают приказ о внесении поправки в штатное расписание в части изменения наименования должности. Исполнение такого приказа означает: при приеме на эту должность нового работника во всех документах (трудовой договор, приказ о приеме на работу, личная карточка, трудовая книжка и др.) будет использоваться новое наименование должности.

Сложнее обстоит дело с должностями, не являющимися вакантными. В тех случаях, когда переименование связано с изменением трудовой функции работника, вопрос решается довольно просто: чаще всего оформляется введение в штатное расписание новой должности с последующим переводом на нее работника.

Как поступать в тех случаях, когда наименование должности меняется, а содержание должностных прав и обязанностей остается прежним, т. е. трудовая функция не меняется?

Здесь все будет зависеть от того, что послужило причиной переименования должности.

Причина 1. Изменения внесены в нормативные акты, в которых закрепляется наименование должности (профессии).

В этом случае работник должен быть уведомлен о внесенных в нормативные акты изменениях; далее издается приказ о переименовании должности (профессии) (приложение 3 ).

Причина 2. Необходимо привести наименование должности (профессии) в штатном расписании в соответствие с нормативными правовыми актами.

Напомним: если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, профессий, специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых Правительством РФ.

Если в штатном расписании такие должности (профессии) были указаны вразрез с квалификационными справочниками, это следует исправить. Полагаем, в подобных ситуациях может быть издан приказ о приведении наименований отдельных должностей (профессий) в соответствие с их указаниями в квалификационных справочниках (приложение 4 ).

ЛИКВИДАЦИЯ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ, ДОЛЖНОСТЕЙ, СОКРАЩЕНИЕ ЧИСЛЕННОСТИ

Принимая решение о сокращении численности или штата работников организации, работодатель также должен издать приказ о внесении изменений в штатное расписание (приложение 5 ). В таком приказе указываются:

Обратите внимание: чаще всего дата вступления в силу новой редакции штатного расписания (без исключенных подразделений, должностей, штатных единиц) откладывается, поскольку проведение мероприятий по сокращению требует определенного времени (не менее двух месяцев).

Такие изменения могут вступать в силу и сразу после подписания приказа руководителем организации или иным уполномоченным представителем работодателя. Например, в тех случаях, когда сокращаются вакантные должности или никем не занятые штатные единицы, а значит, нет необходимости соблюдать предусмотренную законом процедуру сокращения.

Процедура сокращения весьма сложная и конфликтная. Поэтому работодатели, стремясь избежать обвинений в субъективности принимаемых решений, нередко создают коллегиальный орган. Это может быть, например, комиссия по сокращению, которая решает вопросы преимущественного права на оставление на работе, уведомляет работников о предстоящих процедурах, предлагает переводы на другую работу, выполняет другие необходимые действия. Поручение о создании такой комиссии может содержаться в приказе о внесении изменений в штатное расписание.

С приказом должны быть ознакомлены сотрудники, ответственные за мероприятия по сокращению и предоставление работникам гарантий и компенсаций.

В заключение перечислим основные правила оформления приказов об утверждении штатного расписания и о внесении изменений в данный документ.

Правило 1. Приказы об утверждении штатного расписания и о внесении изменений в штатное расписание относятся к приказам по основной деятельности.

Правило 2. Штатное расписание обычно является приложением к приказу об утверждении штатного расписания.

Правило 3. В соответствии с п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) распорядительные документы хранятся вместе с приложениями. Следовательно, приказ об утверждении штатного расписания хранится вместе с подлинником (оригиналом) штатного расписания.

НА № 12‘ Правило 4. Приказы об утверждении штатного расписания, о внесении изменений в штатное расписание, а также само штатное расписание хранятся постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08. № 558).

Правило 5. Форма и способ изменения штатного расписания зависит от объема вносимых поправок.

Так, если требуется внести большое количество изменений, то удобнее переработать всю таблицу расписания целиком (фактически составить новый документ) и ввести его в действие с определенной даты, издав приказ об утверждении штатного расписания.

Если же изменений немного, то достаточно издать приказ о внесении изменений в штатное расписание (приложения 1-5 ).

Приложение 1

Пример оформления приказа о внесении изменений в штатное расписание (введение нового структурного подразделения и должностей)

Источники:
www.consultant.ru, www.kdelo.ru, www.reghelp.ru, www.pro-personal.ru

Следующие бланки:

• Образец приказа об изменении штатного расписания в рб
• Приказ о сокращении штата образец консультант