Унифицированный бланк приказа на замену фамилии

Dec 17, 2017
  • 2017

Работник меняет фамилию

Опубликовано: 21.08.

Причин для смены фамилии множество — начиная от жгучего желания превратиться из Ивановой в Голицину и заканчивая банальной ошибкой паспортистки в ЗАГСе. Однако прежде чем новые инициалы начнут фигурировать во всех ваших документах, придется изрядно потрудиться: собрать множество справок, написать немало заявлений Унифицированный бланк приказа на замену фамилии

Человек, сменивший фамилию, имя, отчество, о внесении изменений в документы, оформленные на прежнее имя, обязан позаботиться самостоятельно (п. 2 ст. 19 ГК РФ). Таким образом, сотрудник компании, придя на работу, о случившихся изменениях в первую очередь должен уведомить кадровика или бухгалтера, который нередко занимается внесением новых сведений о сотрудниках в учетные документы. Пошаговую инструкцию, в случае смены работником Ф.И.О. читайте в статье.

Обмен данными

При смене фамилии, имени, отчества гражданин обязан обратиться за выдачей нового паспорта в течение 30 дней с момента выдачи соответствующего свидетельства (о браке, его расторжении, перемене имени).

Следующий его шаг — посещение отдела кадров: работнику следует предоставить подлинник документа, подтверждающего изменение инициалов (к примеру, свидетельство о браке), новый паспорт и копии некоторых его страниц.

Придется ли сотруднику написать заявление об изменении учетных данных, кадровикам издавать соответствующий приказ — личное дело каждой компании. В законе такого требования нет, но многие эксперты на всякий случай рекомендуют оформить данные документы.

Единой формы приказа не существует, поэтому его следует составить на бланке организации с указанием реквизитов (ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ). Приказ необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приказов по личному составу и под личную роспись ознакомить с ним сотрудника.

Следующий шаг - внесение изменений в личную карточку работника (форма № Т-2). Зачеркните старые сведения и впишите новые.

Исправленные данные должны быть датированы и завизированы подписью сотрудника кадровой службы. Точно также нужно исправить сведения о работнике в:

– книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

– лицевом счете (формы № Т-54 и № Т-54А);

– графике отпусков (форма № Т-7);

– табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы № Т-12 и № Т-13).

Внимание!

Доверенности, ранее выписанные на работника, сменившего Ф.И.О. подлежат переоформлению.

Трудовые поправки

После сделанных исправлений можно взяться и за трудовую книжку работника. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности сотрудника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Такие правила оговорены п. 26 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 О трудовых книжках , а также п. 2.3 и п. 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69).

Итак, на первой странице (титульном листе) трудовой книжки работник кадровой службы должен зачеркнуть прежнюю фамилию (провести одну ровную черту шариковой ручкой или чернилами) и разборчивым почерком внести новые данные.

На внутренней стороне обложки делается запись: «Фамилия Иванова изменена на фамилию Голицина на основании свидетельства о браке № ХХХХХХ от 10 марта г. выданного Кутузовским отделом ЗАГС г. Москвы 15 апреля г. Ниже ставится подпись ответственного лица, например, кадровика и печать организации.

Случается, что человек меняют свою фамилию бесчисленное количество раз и на первом листе трудовой книжки просто не хватает места для новой записи. Бывает, что на внутренней стороне обложки трудовой книжки нет свободного места. Из такой, на первый взгляд форс-мажорной ситуации, есть простой выход. Пункт п. 38 Правил (утв. Правительством РФ от 16 апреля 2003 г. № 225) г ласит: если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в документ вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. При этом сам по себе вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью Выдан вкладыш и указываются его серия и номер (п. 39 Правил).

На заметку

Если фамилию, имя, отчество решает сменить руководитель компании и он также является учредителем, то работник отдела кадров обязан совместно с юристом внести изменения в учредительные документы и устав организации.

По старой дружбе

Эксперты едины во мнении: если при смене сотрудником фамилии, имени, отчества условия трудового договора остаются прежними, то заключать дополнительное соглашение не требуется (основание ст. 57 ТК РФ).

Специалисты дают простой совет: внести недостающие сведения непосредственно в текст трудового договора и заверить их подписями работника и работодателя.

Подтверждает эту позицию кассационное определение судебной коллегии ЕАО от 13 февраля 2009 г. по делу № 33-52/2009. По мнению арбитров, смена фамилии работника не требует заключения дополнительного соглашения, т. к. существенные условия трудового договора при этом не меняются.

Важно

В случае перечисления сотрудникам заработной платы на банковские карты, работнику, сменившему Ф.И.О. следует переоформить зарплатную карту.

Заявляем о себе

При изменении работником фамилии, имени, отчества сотрудник кадровой службы компании обязан подать в территориальный орган ПФР заявление об обмене страхового свидетельства (п. 26 и п. 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 г. № 987н).

Образец заявления представлен в формах № АДВ-2 и № АДВ-6 (утв. Постановлением Правления ПФР от 31 июля 2006 г. № 192п).

Работодатель обязан выдать новое страховое свидетельство сотруднику в течение недели (п. 14 Инструкции). Получив документ работник должен расписаться в сопроводительной ведомости. В течение месяца после получения свидетельства страхователь должен возвратить сопроводительную ведомость в территориальный орган ПФР (п. 17 Инструкции).

При приближении очередного срока сдачи персонифицированной отчетности опытные кадровики советуют подавать на сотрудника, сменившего Ф.И.О. сведения со старыми данными. Когда же отчетность будет сдана, можно спокойно заняться обменом старого страхового свидетельства на новое.

Расширяем географию

Не стоит забывать и о замене полиса обязательного медицинского страхования. Для этого обладателю новой фамилии в течение одного месяца необходимо самостоятельно обратиться в страховую медицинскую организацию (п. 2 ст. 16 Федерального закона от 29 ноября г. № 326-ФЗ Об обязательном медицинском страховании в РФ , п. 52 Правил обязательного медицинского страхования, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 28 февраля г. № 158н).

И еще одним документом, подлежащим замене, является свидетельство ИНН. Для этого работнику следует обратиться в налоговую инспекцию по месту жительства. При этом сам ИНН останется неизменным (п. 16 Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика, утвержденного Приказом ФНС России от 29 июня г. № ММВ-7-6/435@, зарегистрировано в Минюсте России 14 августа г. № 25183).

Извещать остальные фонды о смене работником фамилии, имени, отчества не нужно.

Екатерина Петрова

Перечень документов

Условия и сроки выдачи и замены паспортов:

Получателями государственной услуги по выдаче и замене паспорта гражданина Российской Федерации, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации, являются граждане Российской Федерации:

- изменения пола;

- непригодности паспорта для дальнейшего использования вследствие

износа, повреждения или других причин (в том числе при отсутствии

возможности проставления на страницах паспорта обязательных

штампов или отметок);

- обнаружения неточности или ошибочности произведенных в паспорте

записей;

- существенного изменения внешности;

- замены паспорта гражданина СССР.

Документы и личные фотографии должны быть сданы в 30-дневный срок с момента наступления оснований для выдачи или замены паспорта.

Выдача и замена паспортов производятся территориальными подразделениями ФМС России по месту жительства, месту пребывания или по месту обращения гражданина.

Документы и личные фотографии, необходимые для получения или замены паспорта, граждане представляют в территориальные структурные подразделения УФМС России по Пермскому краю непосредственно либо через должностных лиц многофункциональных центров оказания государственных (муниципальных) услуг (в случае если с многофункциональным центром заключено соглашение).

Граждане, находящиеся в домах-интернатах для инвалидов, ветеранов, одиноких и престарелых, гостиницах-приютах и других учреждениях социального обслуживания, вправе представлять указанные документы, заявление и личные фотографии должностным лицам этих учреждений.

Указанные должностные лица обязаны представить в 3-дневный срок переданные гражданами документы и личные фотографии в территориальные органы ФМС России для оформления паспорта.

Заявление о выдаче (замене) паспорта по форме, установленной Федеральной миграционной службой, и личная фотография могут быть представлены гражданином в форме электронного документа с использованием федеральной государственной информационной системой « Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)».

Сроки предоставления государственной услуги

Паспорта выдаются гражданам:

в 10-дневный срок со дня приема подразделениями всех необходимых документов (или заявления о выдаче (замене) паспорта и личной фотографии в форме электронных документов) в случае оформления паспорта по месту жительства, а также в связи с утратой (похищением) паспорта, если утраченный (похищенный) паспорт ранее выдавался этим же подразделением;

в 2-месячный срок со дня приема подразделениями всех необходимых документов (или заявления о выдаче (замене) паспорта и личной фотографии в форме электронных документов) в случае оформления паспорта не по месту жительства или в связи с утратой (похищением) паспорта, если утраченный (похищенный) паспорт ранее выдавался иным подразделением.

Для получения паспорта гражданин представляет :

1. Заявление о выдаче (замене) паспорта по форме N 1П (приложение N 1 к Административному регламенту), заполненное от руки или машинописным способом гражданином, лично обратившимся за получением паспорта.

2. Свидетельство о рождении.

В случае отсутствия у гражданина свидетельства о рождении ему рекомендуется обратиться в орган ЗАГС на территории Российской Федерации по месту регистрации рождения или по месту жительства для получения повторного свидетельства о рождении.

3. Две личные фотографии (идентичные и соответствующие возрасту заявителя на момент подачи заявления о выдаче (замене) паспорта) в черно-белом или цветном исполнении размером 35 x 45 мм с четким изображением лица строго в анфас без головного убора. Размер изображения овала лица на фотографии должен занимать не менее 70 - 80 процентов вертикального размера снимка. Размер изображения головы на фотографии должен составлять в высоту от 30 до 32 мм, в ширину от 18 до 22 мм. Изображение на фотографии размещается таким образом, чтобы свободное верхнее поле над головой составляло 5 (1) мм.

Для граждан, постоянно носящих очки, обязательно фотографирование в очках. При этом на фотографии должны быть отчетливо видны глаза.

На фотографии человек изображается лицом к фотоаппарату и смотрящим прямо на него с нейтральным выражением и закрытым ртом. Фон должен быть белым, ровным, без полос, пятен и изображения посторонних предметов и теней. Глаза гражданина должны быть открытыми, а волосы не должны заслонять их.

Фотографии в форменной одежде не принимаются.

В случае, если с момента фотосъемки произошли существенные изменения внешности, использование данных фотографий не допускается.

В случае подачи заявления о выдаче (замене) паспорта в форме электронного документа с использованием Единого портала фотография представляется также в электронной форме с разрешением не ниже 600 dpi в формате ".jpg". Объем файла не должен превышать 300 килобайт.

4. Документы, необходимые для проставления обязательных отметок в паспорте:

4.1. документы воинского учета (при наличии соответствующего основания);

4.2. свидетельство о заключении брака, свидетельство о расторжении брака (при наличии указанного факта);

4.3. свидетельства о рождении детей, не достигших 14-летнего возраста (при наличии);

4.4. документы, подтверждающие регистрацию по месту жительства (при наличии регистрации по месту жительства).

5. Реквизиты квитанции об уплате государственной пошлины.

В случае необходимости оформления временного удостоверения личности (приложение N 2 к Административному регламенту) представляется дополнительная фотография.

6. При обращении за получением паспорта при приобретении гражданства Российской Федерации, а также если гражданин постоянно проживает или проживал за пределами Российской Федерации, пребывает на территории Российской Федерации и желает получить паспорт гражданин дополнительно представляет документ, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации. Граждане, приобретшие гражданство Российской Федерации непосредственно на территории Российской Федерации, также представляют в подразделение по месту жительства, месту пребывания или месту обращения национальные документы, удостоверяющие их личность.

Предъявленные гражданами документы, выполненные на иностранном языке, подлежат переводу на русский язык. Правильность перевода должна быть нотариально удостоверена в соответствии с законодательством Российской Федерации о нотариате.

7. В случае утраты паспорта гражданин дополнительно представляет письменное заявление, в котором указывается где, когда и при каких обстоятельствах был утрачен (похищен) паспорт - в случае утраты (похищения) паспорта.

8. При обращении по вопросу замены паспорта гражданин дополнительно представляет паспорт, подлежащий замене, и следующие документы (при наличии соответствующих обстоятельств):

8.1. свидетельство о регистрации брака, выданное органом ЗАГС на территории Российской Федерации, свидетельство о регистрации брака и (или) документ компетентного органа иностранного государства, подтверждающий принятие фамилии супруга, свидетельство о расторжении брака, выданное органом ЗАГС на территории Российской Федерации, свидетельство о расторжении брака и (или) документ компетентного органа иностранного государства, подтверждающий изменение фамилии после расторжения брака, свидетельство о перемене имени, свидетельство о рождении.

Документы, выданные компетентными органами иностранных государств, должны быть легализованы либо на них должен быть проставлен апостиль, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации, и переведены на государственный язык Российской Федерации (русский язык). Правильность перевода должна быть нотариально удостоверена в соответствии с законодательством Российской Федерации о нотариате - при изменении гражданином в установленном порядке фамилии, имени, отчества, изменении сведений о дате (числе, месяце, годе) и (или) месте рождения;

8.2. документ, содержащий верные сведения, - при обнаружении неточности или ошибочности произведенных в паспорте записей;

8.3. заключение органа записи актов гражданского состояния о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния, свидетельство о рождении - при изменении пола.

Исчерпывающий перечень документов, которые находятся

в распоряжении иных государственных органов и организаций

и которые заявитель вправе представить для получения

государственной услуги

Исчерпывающий перечень документов, находящихся в распоряжении иных государственных органов:

1. талон-уведомление о регистрации сообщения о происшествии (приложение N 6 к Административному регламенту Министерства внутренних дел Российской Федерации предоставления государственной услуги по приему, регистрации и разрешению в территориальных органах Министерства внутренних дел Российской Федерации заявлений, сообщений и иной информации о преступлениях, об административных правонарушениях, о происшествиях, утвержденному приказом МВД России от 1 марта г. N 140);

2. документы, удостоверяющие наличие гражданства Российской Федерации (вкладыш, выданный к свидетельству о рождении или паспорту гражданина СССР, свидетельство о рождении с проставленным штампом о наличии гражданства Российской Федерации, и другие документы, удостоверяющие наличие гражданства Российской Федерации, которые определены указами Президента Российской Федерации от 14 ноября 2002 г. N 1325 "Об утверждении Положения о порядке рассмотрения вопросов гражданства Российской Федерации" и от 13 апреля г. N 444 "О дополнительных мерах по обеспечению прав и защиты интересов несовершеннолетних граждан Российской Федерации");

3. квитанция об уплате государственной пошлины.

Бланк квитанции может быть получен в подразделении, а также у должностных лиц учреждений социального обслуживания и многофункциональных центров.

Бланк квитанции также размещается на Едином портале и на официальных сайтах ФМС России, ее территориальных органов в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

Документы, предусмотренные пунктами 1-3, заявитель вправе представить по собственной инициативе. Непредставление заявителем указанных документов не является основанием для отказа в предоставлении государственной услуги.

За выдачу паспорта взимается государственная пошлина в размере и порядке, установленном статьей 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации, а именно:

за выдачу паспорта - 300 рублей;

за выдачу паспорта взамен утраченного или пришедшего в негодность - 1500 рублей.

За выдачу паспорта детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей, государственная пошлина в соответствии со статьей 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации не взимается.

Уплата государственной пошлины за выдачу (замену) паспорта производится гражданином через кредитные организации Российской Федерации либо через платежные системы.

В случае отказа в выдаче паспорта уплаченная государственная пошлина подлежит возврату частично или полностью в порядке, установленном главой 25.3 Налогового кодекса Российской Федерации.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа

в приеме документов, необходимых для предоставления

государственной услуги

Основаниями для отказа в приеме документов являются:

- недостижение гражданином 14-летнего возраста;

- отсутствие или неполнота обязательных для указания сведений в

подтверждающей уплату государственной пошлины (Данное положение

не распространяется на случай подачи заявления с использованием

Единого портала).

несоответствие представленных личных фотографий требованиям

Административного регламента;

- представление гражданами документов, выполненных на иностранном

языке и не имеющих соответствующего перевода на русский язык.

В случае подачи заявления о выдаче (замене) паспорта в форме электронного документа с использованием Единого портала, заявление к рассмотрению не принимается при:

- непредставлении фотографии в электронной форме;

- представлении заявителем фотографии в электронной форме, не

соответствующей требованиям Административного регламента;

- отсутствии или неполноте в заявлении обязательных сведений.

В указанных случаях заявлению присваивается статус "Возвращено". Заявителю в автоматическом режиме направляется электронное сообщение с указанием причины возврата заявления.

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления

или отказа в предоставлении государственной услуги

Основаниями для отказа в выдаче (замене) паспорта являются:

- отсутствие у лица гражданства Российской Федерации;

- недостоверные сведения, указанные в заявлении о выдаче (замене)

паспорта по форме N 1П;

-отсутствие сведений об уплате государственной пошлины,

содержащихся в Государственной системе о государственных и

муниципальных платежах.

Основанием для приостановления предоставления государственной услуги является неявка гражданина в течение 3 (трех) дней после его информирования о готовности паспорта, если заявление о выдаче (замене) паспорта подавалось через Единый портал. По истечении 30 (тридцати) дней с момента информирования гражданина о готовности паспорта заявление о выдаче (замене) паспорта, поданное в форме электронного документа, аннулируется и списывается в архив, о чем заявитель информируется посредством электронного сообщения с использованием Единого портала.

В данном случае для получения паспорта гражданин вправе подать новое заявление в форме электронного документа или обратиться непосредственно в территориальный орган.

В паспорте производятся следующие отметки и записи:

· о регистрации гражданина и снятии его с регистрационного учета по месту жительства;

· об отношении к воинской обязанности;

· о регистрации и расторжении брака;

· о детях (гражданах Российской Федерации, не достигших 14-летнего возраста);

· о ранее выданном основном документе (документах), удостоверяющем личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации;

· о документе, удостоверяющем личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

По желанию гражданина в паспорте производятся отметки:

· о его группе крови и резус-факторе соответствующими учреждениями здравоохранения;

· об идентификационном номере налогоплательщика - налоговыми органами.

Административная ответственность

Документы и личные фотографии для получения или замены паспорта должны быть сданы гражданином РФ не позднее 30 дней после наступления обстоятельств, требующих получения или замены паспорта гражданина РФ согласно Постановлению Правительства РФ от 08.07.1997 N 828 п.15 «Об утверждении положения о паспорте гражданина Российской Федерации, образца бланка и описания паспорта гражданина РФ».

Граждане, прибывшие для временного проживания в жилых помещениях, не являющихся их местом жительства, на срок свыше 90 дней обязаны по истечении указанного срока обратиться к должностным лицам, ответственным за регистрацию, и предоставить документы, необходимые для оформления регистрации по месту пребывания или по месту жительства в соответствии с пунктами 9 и 16 Постановления правительства РФ от 17.07.1995г. N 713 «Об утверждении Правил регистрации и снятия граждан РФ с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах РФ и перечня должностных лиц, ответственных за регистрацию».

Подобная процедура обязательна также и для граждан, изменивших место жительства, им следует обратиться в структурные подразделения УФМС России не позднее 7 дней со дня прибытия на новое место жительства.

Проживание гражданина Российской Федерации по месту пребывания или по месту жительства в жилом помещении гражданина Российской Федерации, обязанного иметь документ, удостоверяющий личность гражданина (паспорт), без документа, удостоверяющего личность гражданина (паспорта), или по недействительному документу, удостоверяющему личность гражданина (паспорту) влечет наложение административного штрафа в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей ст. 19.15 ч.1 КоАП РФ»

«умышленные уничтожение или порча документа, удостоверяющего личность гражданина (паспорта), либо небрежное хранение документа, удостоверяющего личность гражданина (паспорта), повлекшее утрату документа, удостоверяющего личность гражданина (паспорта), влечет наложение административного штрафа в размере от ста до трехсот рублей - ст. 19.16 КоАП»

«представление ложных сведений для получения документа, удостоверяющего личность гражданина (паспорта), либо других документов, в том числе заграничного паспорта, удостоверяющих личность или гражданство влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей -ст. 19.18 КоАП РФ

Действующим законодательством также предусмотрена административная ответственность за допущение гражданином РФ проживание гражданина РФ без документа, удостоверяющего личность, паспорта гражданина РФ, или без регистрации по месту пребывания (месту жительства). Согласно ч.2 ст. 19.15 Кодекса РФ об административных правонарушениях допущение лицом, ответственным за соблюдение правил регистрационного учета, проживания гражданина РФ без паспорта или по недействительному паспорту либо без регистрации по месту пребывания или по месту жительства, а равно допущение гражданином проживания в занимаемом им или принадлежащем ему на праве собственности жилом помещении лиц без удостоверения личности гражданина либо без регистрации по месту пребывания или по месту жительства влечет наложение административного штрафа в размере от двух тысяч до двух тысяч пятисот рублей .

Административная ответственность граждан Российской Федерации за несвоевременное оформление паспорта

Основным документом гражданина Российской Федерации является паспорт. Его обязаны иметь все граждане Российской Федерации, достигшие 14-летнего возраста. К вопросу получения и замены паспорта следует подходить со всей ответственностью и важностью, которая усматривается в том, что Вы являетесь гражданином Российской Федерации, о чем свидетельствует наличие у Вас документа, удостоверяющего личность.

Нужно не забывать о сроках действия паспорта, так как несвоевременное оформление документа влечет за собой наступление серьезной административной ответственности.

Документы и личные фотографии для получения или замены паспорта должны быть сданы гражданами в 30-дневный срок с момента наступления оснований для выдачи или замены паспорта (достижение 14-ти, 20-ти, 45-летнего возраста, изменение фамилии, имени, отчества, даты, места рождения, изменение пола, изменения внешности). При этом следует учитывать, что паспорт считается недействительным с момента наступления оснований для его замены. Весь необходимый пакет документов подается не позднее 30 дней со дня наступления обстоятельств, в связи с которыми паспорт становится недействительным. После истечения этого срока наступает административная ответственность по части 1 статьи 19.15 Кодекса об Административных правонарушениях Российской Федерации. За данный вид нарушения предусмотрен штраф в размере от 2000 до 3000 рублей.

Гражданин обязан бережно хранить паспорт. Об его утрате необходимо незамедлительно заявить в территориальный орган миграционной службы. Паспорт, в который внесены отметки и записи, не предусмотренные «Положением о паспорте гражданина Российской Федерации», является недействительным. Нельзя гражданам собственноручно вносить в паспорт какие-либо записи, например, заполнять самостоятельно графу «дети», так как это могут делать только сотрудники миграционной службы. Умышленная порча, либо утрата паспорта влечёт предупреждение или наложение административного штрафа в размере от ста до трехсот рублей. Незаконным является принятие удостоверения личности (паспорта) гражданина Российской Федерации в залог. Данные действия влекут за собой административную ответственность по ст. 19.17 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации, с наложением административного штрафа в размере до одного минимального размера оплаты труда или вынесением предупреждения за указанное правонарушение.

РЕКВИЗИТЫ ДЛЯ ОПЛАТЫ ГОСПОШЛИНЫ ЗА ВЫДАЧУ ПАСПОРТА ГРАЖДАНИНА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Получатель - УФК по Пермскому краю

(УФМС России по Пермскому краю)

ИНН/КПП 5902293234/59001

Р/счет - 40101.810.7.0000.0010003

ОТДЕЛЕНИЕ ПЕРМЬ

БИК - 045773001

Вид платежа - госпошлина - за выдачу паспорта

гражданина РФ

КБК: 19210807100010034110

КБК 192 1 08 07100 01 8034 110 - государственная пошлина за выдачу паспорта гражданина Российской Федерации (при обращении через многофункциональные центры)

ИНН/КПП 5902293234/59001

Нумерация приказов

Скажите пожалуйста вот приказы:

1-назначение на должность: ген.директора, гл.бухгалтера, продавец из 1С бухгалтерия

2-приказ о штатном расписании

Правильно понимаете.

Цитата (Империя): И еще надо какой-то приказ о назначении генерального директора на должность, или достаточно из 1С

На сайте есть статья в рубрике "Начинающему бухгалтеру": http://www.buhonline.ru/pub/beginner//5/4652 - Как оформить кадровые документы на руководителя. Это оттуда:

Приказ: один или два?

На основании заключенного с руководителем трудового договора оформляется приказ. И здесь тоже возникают вопросы. Например, должен ли это быть обычный унифицированный приказ о приеме на работу по форме № Т-1 (утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1)? Ведь приказ зачастую требуют банки, суды и прочие госорганы для подтверждения полномочий руководителя. А форма Т-1, скорее, внутренний документ, не рассчитанный на постоянную огласку, хотя бы потому, что содержит сведения об окладе руководителя. Тем не менее, издать такой приказ все же нужно — ведь никаких исключений для руководителя Госкомстат не сделал.

Поэтому после заключения трудового договора готовим стандартный приказ о приеме на работу. Подписывает его то же самое лицо, что и трудовой договор (т.е. либо уполномоченное общим собранием или советом директоров, либо сам принимаемый на работу руководитель).

А вот для внешних контактов можно оформить еще один приказ — о вступлении в должность (письмо Роструда от 19.12.07 № 5205-6-0). В нем надо указать, с какой даты и на основании какого решения руководитель имеет право действовать от имени организации.

Не забудьте, что в трудовой книжке руководителя надо будет сделать ссылку именно на унифицированный приказ. Кроме того, в трудовой книжке можно указать и реквизиты решения уполномоченного органа о назначении руководителя (письмо Роструда от 22.09.10 № 2894-6-1).

Аналогичный вопрос, кстати, возникает и в случае с предоставлением руководителю отпуска. Многие руководители практикуют издание приказа о своем отпуске не по унифицированной форме (№ Т-6), а в свободной с формулировкой вроде: Убываю в отпуск, полномочия возлагаю на Петрова .

Однако такой подход является неверным и нарушает трудовое законодательство (а значит, чреват штрафом). Поскольку руководитель такой же сотрудник, как и другие, его отпуск должен быть отражен в графике отпусков; руководителя также надо предупредить о предстоящем отпуске за две недели и выплатить ему деньги за три дня до отпуска; а о самом отпуске составить приказ по унифицированной форме. Решить же вопрос о передаче полномочий директор может отдельным распоряжением.

Приказы, созданные в системе Tandem University генерируют печатную форму приказа, при проведении вносят изменения, описанные в них в соответствующих студентов образовательного учреждения, а так же отменяют произведенные ими изменения при откате.

Кроме указанных сборных приказов по отдельным студентам, модуль позволяет формировать списочные приказы по группам учащихся:

Перевод с курса на курс и оставление на прежнем курсе. Предоставление каникул. Разделение учащихся по специализациям. Допуск к Государственной итоговой аттестации. Выдача диплома и присвоение квалификации (с отличием, без отличия). Выпуск, отчисление и отчисление учащихся, не выполнивших учебный план.

О Tandem University

Система Tandem University - тиражное программное обеспечение, которое реализует комплексную автоматизацию образовательных учреждений: вузов, колледжей, училищ, техникумов.

Документирование трудовых отношений

С.Е.Великанова, И.М.Хужокова.

Трудовое законодательство в вопросах и ответах. Для работодателя. Для кадровика. Для работника. – М. 2004.

ПОРЯДОК ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

1. В каких формах осуществляется документирование трудовых отношений в организациях?

Важнейшей функцией кадровой службы любой организации является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации. Внутренние документы оформляются как по установленным (унифицированным) формам, так и в произвольных формах в зависимости от конкретных отношений, которые они регулируют.

Порядок ведения делопроизводства в организациях всех организационно-правовых форм регулируется Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. Указанный Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, т.е. постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, заявления и другие документы, составляемые внутри организации. Все эти документы относятся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации и включены в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД), который утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299). Согласно ОКУД в унифицированную систему организационно-распорядительной документации входит следующая документация:

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (№ Т-10а);

Приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) — № Т-11 (№Т-Иа).

Во вторую группу входят такие документы, как:

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (№ Т-12);

Табель учета рабочего времени (№ Т-13);

Расчетно-платежная ведомость (№ Т-49);

Расчетная ведомость (№ Т-51);

Платежная ведомость (№ Т-53);

Журнал регистрации платежных ведомостей (№ Т-53а);

Лицевой счет (свт) — № Т-54 (№ Т-54а);

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (№ Т-бО);

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (№ Т-61);

Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (№ Т-73).

Существующая в организациях номенклатура дел предназначена для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

Ø помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

Ø группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

Ø раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

Ø помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

Ø в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

Ø по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т. д.

2. Каковы правила формирования личных дел работников?

Учет работников по своему назначению подразделяется на:

Ø персональный;

Ø штатно-должностной;

Ø статистический.

Основным документом персонального учета работника является его личное дело, которое является документом «Для служебного пользования». Личное дело включает в себя следующие документы, пронумерованные и подшитые в хронологическом порядке:

Ø опись документов, имеющихся в личном деле;

Ø анкета;

Ø личное заявление о приеме на работу (в конце трудовой деятельности об увольнении);

Ø личный листок по учету кадров с наклеенной на него фотографией размером 4 х 6 см (фотографии обновляются при достижении возраста 25 и 45 лет);

Ø копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого звания;

Ø характеристики;

Ø копии приказов о приеме (в дальнейшем о переводе, увольнении);

Ø трудовой договор;

Ø карточки учета поощрений и взысканий;

Ø материалы аттестации;

Ø представления о назначении, освобождении, переводе, увольнении, направлении на учебу;

Ø копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий;

Ø другие документы, характеризующие работника.

Личный листок по учету кадров заполняется работником собственноручно, чернилами, разборчиво, без искажений и сокращений наименования организаций, в которых он ранее работал. Сведения о предыдущей трудовой деятельности указываются на основании записей в трудовой книжке и других документов. Автобиография пишется в произвольной форме, где, кроме сведений о себе и своей деятельности, указываются

сведения о родственниках и другие сведения, имеющие значение при решении вопроса о более правильном и целесообразном использовании работника в определенной должности. Обо всех последующих изменениях в анкетно-биографических данных (образование, семейное положение и т. п.) работники обязаны сообщать в отдел кадров по месту работы для внесения этих изменений во все их учетные документы.

Изъятие документов из личных дел производится с разрешения начальника отдела кадров, о чем делается отметка в описи документов в личном деле, а подлинный экземпляр документа заменяется его копией.

Личное дело государственного служащего ведется кадровой службой соответствующего государственного органа и при переходе его на новое место государственной службы передается по указанному месту.

Статистический учет ведется с целью получения необходимых обобщающих цифровых данных, отражающих качественное и количественное состояние кадров. На основании этих данных разрабатываются мероприятия по планированию подготовки кадров и обеспечению предприятия специалистами.

Учетные документы на работников хранятся в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под охрану. Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела. Для быстрого нахождения конкретного личного дела ведется алфавитная картотека, состоящая из алфавитных карточек. При малой численности работников в организации можно вести алфавитную книгу учета личных дел. Для обеспечения контроля за выдачей личных дел составляются контрольные карточки, которые хранятся в личных делах.

3. Какие существуют локальные нормативные акты, которые содержат нормы трудового права?

Назначение локальных нормативных актов состоит в конкретизации трудового законодательства. Они разрабатываются и принимаются на предприятиях, в учреждениях и организациях с учетом особенностей их деятельности с целью повышения гарантий, предоставляемых работникам, а также определения условий их труда и др.

В ст. 8 ТК РФ указано, что работодатель принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями. Коллективным договором может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, по согласованию с представительным органом работников.

Следует подчеркнуть, что признаются недействительными локальные нормативные акты, которые ухудшают положение работников по сравнению с ТК РФ, законами, иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями либо принятые без соблюдения предусмотренного ТК РФ порядка учета мнения представительного органа работников. В таких случаях применяются законы или иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права.

Работодатель вправе принимать локальные нормативные акты как единолично, так и с учетом мнения представительных органов работников, если это предусмотрено законом. Без учета мнения представительного органа работников (единолично) принимаются:

Ø штатное расписание;

Ø должностные инструкции;

Ø приказы;

Ø распоряжения и т. п.

Акты, устанавливающие условия и оплату труда, по общему правилу принимаются с учетом мнения представительного органа работников. К ним относятся:

Ø локальные нормативные акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда, независимо от их наименования (ст. 162 ТК РФ);

Ø графики сменности, которые являются приложением к коллективному договору (ст. 103 ТК РФ);

Ø локальные нормативные акты об оплате труда (положения об оплате труда) (ст. 135 ТК РФ);

Ø локальные нормативные акты о системе оплаты и стимулировании труда, в том числе повышение оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу и в других случаях (к примеру, положения о премировании, надбавках, вознаграждении по итогам работы за год, за выслугу лет и т. п.) (ст. 144 ТК РФ);

Ø правила внутреннего трудового распорядка организации, которые, как правило, являются приложением к коллективному договору (ст. 189, 190 ТК РФ).

По решению работодателя могут приниматься и другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале, положение о порядке ведения коллективных переговоров в организации, положение об участии работников в управлении организацией, положение о комиссии по трудовым спорам и т. п).

Если постоянно действующий представительный орган работников в организации (ст. 29 ТК РФ) отсутствует, проект локального нормативного акта должен быть направлен представителям работников, которым на общем собрании (конференции) работники могут поручить представление своих интересов. В соответствии со ст. 31 ТК РФ это могут быть профсоюзная организация, объединяющая пусть даже менее половины работников, либо иные представители. В том случае, когда работники не воспользовались своим правом избрать представителей, работодатель имеет право принять соответствующий локальный акт единолично.

Порядок учета мнения выборного профсоюзного органа, представляющего интересы работников организации при принятии локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, определен ст. 372 ТК РФ. Работодатель в предусмотренных ТК РФ случаях перед принятием решения направляет проект такого локального нормативного акта, содержащего нормы трудового права, и обоснование по нему в выборный профсоюзный орган, представляющий интересы всех или большинства работников данной организации, который не позднее 5-ти рабочих дней с момента получения проекта указанного локального нормативного акта направляет работодателю мотивированное мнение по данному проекту в письменной форме.

В случае, если это мнение не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение 3-х дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом работников в целях достижения взаимоприемлемого решения.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель вправе принять локальный нормативный акт, содержащий нормы трудового права, который может быть обжалован в соответствующей государственной инспекции труда или в суде, а выборный орган работников имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, предусмотренном ТК РФ.

Государственная инспекция труда при получении жалобы (заявления) выборного органа обязана в течение 1 месяца со дня получения жалобы (заявления) провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене указанного локального нормативного акта, обязательное для исполнения.

Акты, принятые с нарушением установленного порядка учета мнения представительного органа работников (либо в случаях, предусмотренных коллективным договором, соглашением, — без согласования с таким органом), считаются недействительными с момента принятия и не подлежат применению.

Локальные нормативные акты следует отличать от коллективного договора, который представляет собой правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей, т.е. это нормативное соглашение, принимаемое в договорном порядке (ст. 40, 41 ТК РФ). В отличие от коллективных договоров и соглашений, которые заключаются после проведения коллективных переговоров и действуют в течение определенного срока (до 3-х лет), локальные нормативные акты принимаются обычно по инициативе работодателя, процедура их принятия не определена, они могут быть как срочными, так и постоянными.

В системе источников трудового права локальные нормативные акты занимают низшее положение. Они не должны содержать норм, ухудшающих положение работников по сравнению с трудовым законодательством, подзаконными нормативными актами (указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, актами федеральных органов исполнительной власти), законами и подзаконными актами субъектов РФ, нормативными актами органов местного самоуправления, а также соглаше­ниями и коллективными договорами.

Локальные акты, принятые с нарушением этого требования, являются недействительными и не подлежат применению с момента их принятия.

4. По каким основаниям оформляются приказы?

Приказ (распоряжение) — внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.

Оформлению приказами подлежат:

Ø утверждение внутренних положений (об учетной политике, о проведении аттестации и т. п.);

Ø прием на работу, перевод на другую работу, увольнение работников (см. Приложение 1,2, 3);

Ø поощрение работников, наложение дисциплинарных взысканий;

Ø другие вопросы.

Приказы должны издаваться только в случаях действительной необходимости.

Изменения и дополнения в приказы, а также их отмена производятся только приказами.

Приказы подразделяются на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Проекты приказов по основной деятельности разрабатываются специалистами подразделений по поручениям руководства или в соответствии с функциями, предусмотренными положениями об этих подразделениях. Проекты приказов должны составляться на основе всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов, с тем чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, а также исключали необходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.

5. Как составляются проекты приказов по основной деятельности?

Приказы по основной деятельности подписываются руководителем, а в его отсутствие — заместителем, исполняющим обязанности руководителя в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством или специально изданным по данному вопросу.

Приказы по административно-хозяйственным вопросам подписываются заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с его компетенцией, что должно быть обязательно оговорено в соответствующих документах (положении, приказе).

Подписывается первый экземпляр приказа, изготовленный на бланке.

В состав реквизита «подпись» входит:

Ø наименование должности лица, подписывающего документ;

Ø личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Не допускается подписывать приказ с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте приказа, отсутствует, то он перепечатывается.

В случае обнаружения в подписанном приказе неточностей или неясностей необходимо немедленно доложить об этом лицу, подписавшему приказ, для внесения изменений. Внесение дополнений и изменений в приказы после подписания не допускается без разрешения лица, подписавшего его.

К проекту приказа исполнитель составляет список на рассылку, который должен включать только те подразделения и организации, которых он касается. Ответственность за определение тиража и правильность расчета рассылки несет исполнитель.

Подписанные приказы по основной деятельности передаются в канцелярию для регистрации, размножения и рассылки вместе с приложениями, на которые имеются ссылки в тексте, и списком на рассылку.

Регистрация приказа должна проводиться в день его подписания. В случае задержки сдачи подписанного приказа на регистрацию или рассылку более чем на два дня он должен быть снова доложен лицу, его подписавшему, с объяснением причин задержки для изменения даты подписи, а в случае необходимости и сроков исполнения.

Снятие копий с приказов в соответствии со списком на рассылку и оформление выписок из приказов производится канцелярией, где они формируются. Дополнительные копии снимаются только с разрешения руководства. При этом делается соответствующая отметка в списке на рассылку.

6. Каков порядок признания приказов утратившими силу?

При составлении проекта приказа необходимо:

— увязать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений и противоречий;

— излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

— определить конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений.

Если подготавливаемый проект отменяет или изменяет ранее изданные приказы, то в проекте должно быть указано, какие из них утратили силу или подлежат изменению и в какой части.

Приказы, а также отдельные разделы (пункты) ранее изданных приказов представляются к признанию утратившими силу одновременно с изданием новых приказов по данному вопросу. Перечень приказов, утративших силу, указывается отдельным пунктом (при большом количестве он может быть дан в приложении).

Если ранее изданный приказ подлежит изменению частично, то в проекте приказа дается новая редакция конкретного пункта, например

«Пункт 2 приказа от_____№ изложить в следующей редакции_____________________________», и далее приводится новый текст.

7. В каких случаях возможно издание повторных, дополнительных приказов и приложений к ним?

Повторные приказы по одним и тем же вопросам издаются в исключительных случаях и только после рассмотрения причин невыполнения ранее принятых решений. В них должны быть предусмотрены эффективные меры по выполнению установленных заданий и дисциплинарные взыскания лицам, допустившим срыв выполнения ранее изданных приказов.

Приказы, являющиеся дополнением к ранее изданным, должны иметь в тексте оговорку: «В дополнение к приказу от «___» _________ № ».

Наличие приложений к приказу должно обязательно оговариваться в конце соответствующего пункта. Если в приказе дается ссылка «согласно приложению» или «прилагается», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется: «Приложение к приказу».

Источники:
mosbuh.ru, www.permufms.ru, www.buhonline.ru, www.quorus.ru

Следующие бланки:

17 декабря 2017 года

Комментариев пока нет!
Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр справа: код подтверждения