Бланк приказа с продольным расположением постоянных реквизитов

Dec 13, 2017
  • 2017

Постоянные реквизиты формуляра документа. Бланк документа.

Бланк документа — это стандартный лист бумаги (формат) с нанесенными на нем постоянными реквизитами. На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут размещаться символические знаки («уголки», «отрезки прямой линии», «крестики»), которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения переменных реквизитов, а на левом поле отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов. Эти знаки в делопроизводстве называют ограничительными отметками.

ГОСТ Р 6.30—2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм)*. В делопроизводстве также находит применение формат АЗ (297 х 420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к некоторым видам документов — письмам, постановлениям и др.

Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Согласно ГОСТ Р 6.30—2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Бланки документов проектируют в соответствии с приложением А к ГОСТ Р 6.30-2003.

Стандартом установлены следующие виды бланков документов:

—   общий бланк ;

—  бланк письма ;

—  бланк конкретного вида документа .

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14, оформляемые согласно данным учредительных документов организации.

Бланк письма включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04— 09, оформляемые в соответствии с данными учредительных документов организации, и, в целях ускорения подготовки писем, на поле бланка могут быть нанесены ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11—15, 16, 18-20.

Для бланков писем предусмотрены два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны — угловое и продольное.

Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов (плотность не менее 80 г/м2, белизна — не менее 90%).

Бумага должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся. Воспроизведение реквизитов на бланках может производиться типографским способом, с применением средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного документа. Гербовые бланки изготавливаются только типографским способом.

При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяется наименование организации и виды документов. При этом следует соблюдать следующие правила: простое и удобное их расположение, соблюдение пропорций между толщиной линий типографского набора и компьютерного текста. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, обеспечивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворительных условиях освещения и получение качественных копий документов с помощью копировальной техники.

ГОСТ Р 6.30—2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов и ограничительных отметок.

Реквизиты 01, 02, 03 располагаются над серединой реквизита 08.

Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08 слева от него, включая поле для подшивки.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, трафаретные места для реквизитов 11, 12, 13 размещаются в пределах границ зон расположения реквизитов одним из способов:

—  центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов);

—  флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Центрованный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 оставляют трафаретные места.

Флаговый вариант расположения реквизитов используется при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью ПК непосредственно при подготовке конкретного документа (см. образец слева). При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30— 2003 для исходящих документов, является обязательным. Для документов внутреннего хождения часть реквизитов (01—07, 14), как правило, может не воспроизводиться. Такой подход весьма распространен в практике документирования (главным образом при составлении внутренних документов, таких как приказ, распоряжение, акт, протокол).

В последнее время обозначилась новая тенденция в размещении на бланках реквизита 09 «Справочные данные об организации». При центрованном расположении остальных реквизитов углового «штампа», элементы реквизита 09 размещаются флаговым способом. Небольшая потеря бумажной площади компенсируется удобством для прочтения составных частей справочных данных об организации.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 08, 09, 14 печатаются на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Особые требования к изготовлению, учету, использованию и хранению предъявляются к гербовым бланкам. Эти требования в отношении воспроизведения реквизита 01 (Государственный герб Российской Федерации) оговорены Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.). Основные требования к гербовым бланкам приведены ниже.

Гербовые бланки документов, т. е. бланки с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации, являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Образцы гербовых бланков приведены на рис. 2.3, 2.4.

Изготовление гербовых бланков производят по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений, определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Гербовые бланки в организациях подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

наименование вида гербового бланка;

дата поступления;

номер сопроводительного документа;

наименование организации — поставщика гербовых бланков;

количество экземпляров;

серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

наименование вида гербового бланка;. количество экземпляров;

серия и номера гербовых бланков;

наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков;

расписка в получении;

примечание (отметка об уничтожении и т. д.).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводит не реже одного раза в год комиссия, назначаемая распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

Расположением реквизитов

Бланки писем проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-97, на основе как углового (рис. 2.1), так и продольного (рис. 2.2) их размещения. Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет экономить до 20 % площади формата.

Пример оформления реквизита приводился при описании оформления реквизита 10 (с. 41). Размещение трафаретных частей реквизитов 10 и 11 на бланках как с угловым, так и с продольным расположением постоянных реквизитов см. на рис. 2.3—2.6.

Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-97 (рис. 2.3—2.6), как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 7—8 строк.

Выше (рис. 4.2) приведен пример оформления приказа на стандартном бланке, предусмотренном ГОСТ Р 6.30-97. Исполь-л зование такого бланка объясняется тем, что в данном конкретном случае перед организацией стояла задача отправки копии приказа в адрес регионального Центра стандартизации, метрологии и сертификации Госстандарта России. Приведем пример приказа с угловым расположением постоянных реквизитов, оформленных флаговым методом. Документ оформлен в упрощенном варианте, поскольку предназначен для решения сугубо внутренних задач организации.

Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20 % площади формата. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже располагается в правом верхнем углу.

4. Что собой представляют формуляры ОРД с угловым и продольным расположением постоянных реквизитов? Вы можете изобразить их от руки?

3. Спроектируйте (начертите) бланки вашего учебного заведения с угловым и продольным расположением постоянных реквизитов.

Код формы документа по ОКУД на бланке с угловым размещением постоянных реквизитов располагается непосредственно над кодом организации по ОКПО; на бланке с продольным расположением постоянных реквизитов — правее наименования документа (см. например, рис. 3.9).

Пример оформления реквизита приводился при описании оформления реквизита 10. Размещение трафаретных частей реквизитов 10 и 11 на бланках как с угловым, так и с продольным расположением постоянных реквизитов см. на рис. 3.5—3.9.

2. Спроектируйте бланки для писем и приказов с угловым и продольным расположением постоянных реквизитов для вашего учебного заведения.

Указание — распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. Право издания указаний внутри организаций предоставляется руководителям и их заместителям. Может издаваться при оформлении командирования, наложении взыскания и т. д. В этом случае указание может быть оформлено на ПК упрощенно на чистом листе бумаги формата А4 с расположением постоянных реквизитов флаговым методом в угловом варианте исполнения (см. п. 3.5, с. 53).

Нормативно-справочная информация (НСИ) состоит из двух частей: к первой относятся плановые величины, тарифы, расценки и тому подобная информация; ко второй — потоки справочной информации, включающие в себя самые разнообразные сведения о системе нефтеснабжения и связанных с ней других системах управления, а также всю директивную, общесоюзную, межотраслевую и научно-техническую информацию, определяемую спецификой деятельности Главнефтеснаба РСФСР. НСИ содержит данные, значения которых сохраняются довольно длительное время, подвергаясь лишь периодическим корректировкам в связи с изменением отдельных нормативных величин. Вся НСИ сводится в массивы с определенным расположением реквизитов, отвечающих целям задач, решаемых в АСУнефтеснаб РСФСР.

Изображение государственного герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организаций, а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.

ментами. Можно сказать, что официальное, письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того, письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Приведем образец оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов:

(с продольным расположением реквизитов)

Образец оформления постановления (с угловым расположением реквизитов)

(с угловым расположением реквизитов)

(с продольным расположением реквизитов)

Образец оформления распоряжения (с угловым расположением реквизитов>

(с угловым расположением реквизитов)

(с угловым расположением реквизитов)

Тема 2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ.

  • Основные положения по документированию управленческой деятельности
  • Унификация и стандартизация управленческих документов
  • Виды документов и их классификация
  • Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов
  • 1. Основные положения по документированию управленческой деятельности [1]

    Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.).

    Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

    Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

    Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

    Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

    Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

    Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

    Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

    Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.

    Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов; выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, печатается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

    В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

    Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.

    Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности:

  • с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;
  • с работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);
  • с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);
  • с юридической службой;
  • со службой документационного обеспечения;
  • с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.
  • Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляют в следующей очередности:

  • с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;
  • с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;
  • с общественными организациями — при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов;
  • с органами, осуществляющими государственный надведомтвенный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.);
  • с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в случае, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.
  • Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

    Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают

    руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер). Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.

    Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.

    Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.

    Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

    Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

    Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

    Существуют также документы-приложения. Они могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение); поясняющие или дополняющие содержание другого документа; направляемые с письмом в другие организации.

    На приложениях к распорядительным документам и приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в правом верхнем углу печатают:

    Приложение

    к___________________

    (указывается документ)

    __________№________

    Если приложений несколько, они нумеруются.

    При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера. Состав реквизитов и порядок оформления документов-приложений должны соответствовать требованиям унифицированной системы документации, к которой относится документ-приложение.

    В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

    2. Унификация и стандартизация управленческих документов.

    Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

    Работа по унификации включает:

  • разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
  • внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
  • ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
  • разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
  • разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
  • Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

    3. Виды документов и их классификация.

    Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

    Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

  • по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
  • по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
  • по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
  • по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
  • по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
  • по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;
  • по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.
  • Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

    Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

    Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат.»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

    4. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов [2] .

    Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

    Постановлением Госстандарта России от 31.07.97 № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6-30.97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», изменения к нему внесены постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 21.01.2000 № 9-ст и введены в действие с 01.04.2000. Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Федерации. Эти же правила оформления изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 31.10.2000 № 1547-р.

    В государственном стандарте определено 29 реквизитов (было 31). Расположение их показано на схемах в прилож. 2.1-2.2.

    Оформление реквизитов документов

    01. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

    02. Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

    03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб, субъекта Российской Федерации.

    04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

    05. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

    06 . Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

    Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование высшестоящей организации.

    Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном.

    Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

    Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

    Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

    Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

    07. Справочные данные об организации включают почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

    08. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документов (УСОРД) и ОКУД (класс 02 00000). В письме наименование вида документа не указывают.

    09. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

    Дата документа оформляется арабскими цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 1 сентября 2000 г. следует оформлять: 01.09.2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 1 сентября 2000 г. а также оформление даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2000.09.01.

    10. Регистрационный номер документа. Состоит из его порядкого номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

    11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

    12. Место составления или издания документа. Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

    13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

    14. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

    Например:

    Администрация Новосибирской области

    Контрольно-правовое управление

    Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например:

    Администрация Новосибирской области

    Контрольно-правовое управление

    Главному специалисту А. С. Сидорову

    или

    Президенту АОЗТ «Сиблитмаш»

    И. И. Иванову

    Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например:

    Администрации районов, городов

    Новосибирской области

    В состав реквизита «адресат» при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.

    Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Каждый экземпляр такого документа обязательно подписывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа, и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

    Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:

    Редакция журнала «Новый мир»

    Малый Путинковский переулок, д. 1/2

    Центр, Москва, 103006

    Допускается центрировать каждую строку реквизита адресата по отношению к самой длинной строке. Например:

    Директору ЗАО

    «Кристалл»

    Г.В. Сидорову

    При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию, а затем почтовый адрес получателя. Например:

    А.Н. Гуляеву

    ул. Мира, д. 11, кв. 12

    г. Новосибирск, 630102

    15. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

    УТВЕРЖДАЮ

    Зам. главы администрации

    Подпись А.А. Иванова

    12.02.2000

    При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

    При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

    УТВЕРЖДЕНО

    Протоколом общего собрания

    Задание

    Опубликованный материал нарушает авторские права? сообщите нам.

    Ул. Нижняя Первомайская, д.46 город Москва, 105203 Тел. (495) 275 23 23 Факс (495) 275 12 12 E-mail: santeh@gs.ru

    Порядок выполнения работы:

    1. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

    2. Получите вариант задания у преподавателя.

    3. Откройте текстовый процессор MS Word

    4. Оформите бланк приказа с продольным расположением реквизитов. Сохраните файл под именем «Бланк приказа».

    5. Сохраните данный файл под именем «Внешний бланк продольный». Удалите из бланка наименование вида документа. Добавьте все необходимые реквизиты для внешнего бланка. Расположите реквизиты в соответствии с правилами расположения реквизитов на продольном бланке. Сохраните файл.

    6. Откройте новый документ MS Word. Скопируйте в него внешний бланк с продольным расположением. Скорректируйте угловой бланк. Сохраните данный файл под именем «Внешний бланк угловой».

    7. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

    Не нашли, что искали? Гугл вам в помощь!

    Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов

    Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами От лат. requisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму.

    Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

    С 1 января 1991 г. и по настоящее время введен стандарт на организационно-распорядительную документацию ГОСТ 6.38-90, который применяется при оформлении организационной, распорядительной и исполнительной деятельности органов государственной власти и управления, а также подведомственных им предприятий и организаций. В этом стандарте определен 31 реквизит (расположение их показано на схемах в прил. 1 и 2).

    Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма — наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

    В процессе подготовки и оформления документа, состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.

    Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках двух видов: бланке служебного письма и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они на бумаге форматов A3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

    Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

    Оформление реквизитов документов

    1.         Изображение Государственного герба. Это изображение помещается на верхнем поле распорядительных документов и писем.

    2.         Эмблема организации. Оформляется ниже государственного герба также на верхнем поле документа.

    3.         Изображение наград. Этот реквизит не отменен, но в настоящее время в документах не применяется.

    4.         Код организации по Российскому классификатору предприятий и организаций. Оформляется в виде цифр в правой верхней части первой страницы документа (если такой код присвоен).

    5.         Код документа по Российскому классификатору управленческой документации. Оформляется также в виде цифр в правой верхней части документа (если это необходимо).

    6.        Наименование министерства или вышестоящего ведомства. Помещается в верхней части документа на бланках государственных предприятий, имеющих ведомственное подчинение.

    7.         Наименование организации — автора документа. Указывается в точном соответствии с приведенным в Положении о данной организации.

    8.         Наименование структурного подразделения. Помещается ниже наименования организации в том случае, когда документы издают структурные подразделения организаций.

    9.         Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер факса, номер телефона, номер счета в банке. Проставляются ниже наименования организации.  Например: 630011, г. Новосибирск, ул. Кирова, д. 76, тел. 66-12-72, факс 66-01-12, р/с №

    10.       Название вида документа. Название документа должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия.

    11.       Дата. Оформляется арабскими цифрами в день подписания, издания документа, проведения совещания, коллегии, отправления или получения документа. Например: 06.01.97. Допускается вначале указывать год, затем месяц и день месяца,  например: 97.01.29. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформ-лен/ия дат, например: 30 января 1997 года.

    12.       Индекс. Индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера (с начала календарного года), который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и др.). На документах, составляемых совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

    13.       Ссылка на индекс и дату входящего документа. Включает индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.

    14.       Место составления или издания документа. На всех документах, кроме служебного письма, указывается местонахождение предприятия, которое создает документ. Например. Новосибирскими: Новосибирская область, с. Довольное.

    15.       Гриф ограничения доступа к документу. Помещается в правой стороне верхней части первой страницы документа. Если указан гриф «Для служебного пользования», этим документом можно пользоваться только на работе. Учет таких документов ведется отдельно от других. Если указан гриф «Секретно», с этим документом может работать только определенный круг работников, имеющих специальный допуск. Работа с секретными документами ведется по отдельной инструкции, с которой знакомы все работники, имеющие допуск к работе с этой группой документов.

    16. Адресат. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:

    Министерство культуры

    Российской Федерации

    Управление делами

    При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном. Например:

    Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации

    Управление делами

    Ведущему специалисту Петрову А.И.

    При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности и адресата. Например:

    Генеральному директору объединения «Агропром»

    Иванову И.И.

    При адресовании документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно. Например:

    Главам райгорадминистраций области

    Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам. Например:

    Редакция журнала «Новый мир»

    103806, ГСП, г. Москва, К-6, Малый Путинковский пер. 1/2

    Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа обязательно подписывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, и на каждом экземпляре документа указывается только один адресат.

    Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставят.

    При адресовании документа частному лицу вначале указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

    630102, г. Новосибирск,

    ул. Мира, 11, кв. 12

    Гуляеву А.Н.

    17. Гриф утверждения документа. Гриф утверждения документа оформляется в правой верхней части первой страницы документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

    УТВЕРЖДАЮ

    Зам. главы администрации А.А.Иванова

    Подпись

    199    г.

    При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают наименование организации, например:

    199    г.

    Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия документа в предложном падеже, его даты и номера, например:

    УТВЕРЖДЕНО

    Приказом директора училища'      20.02.97 № 34

    или

    УТВЕРЖДЕНО

    Протоколом собрания

    коллектива училища

    16.03.97 № 3

    18.       Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т.п. зафиксированного в документе. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата.

    19.       Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например: приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 1997 года»; протокол (чего?) «Заседания педагогического совета».

    Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.

    20.       Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя, если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе.

    21.       Текст. Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, это может быть свободный текст, а также комбинация разных форм. Если сплошной текст содержит несколько решений, выводов и т.д. его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

    В распорядительных документах принята форма изложения текста от первого лица единственного числа («постановляю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказывали», «решили»).

    Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

    В документах, устанавливающих права и обязанности (положениях, инструкциях), а также содержащих описание или оценку фактов (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав управления входят», «комиссия установила»).

    В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить»), от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»), от третьего лица единственного числа («администрация не возражает», «комитет по экономике считает возможным»),

    22.       Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:

    Приложение: на 10 л. в 3 экз.

    Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

    Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

    На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:

    Приложение

    к постановлению

    администрации области

    10.01.97 № 30

    23.       Подпись. В состав этого реквизита входят наименование дол

    жности лица, подписывающего документ (полное, если документ

    оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформлен

    ном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:

    Директор проектно-конструкторского

    и технологического института

    автоматизированных систем

    управления    Подпись

    Н.А.Сергеев

    или

    Директор института Подпись       Н.А.Сергеев

    При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

    Подпись Подпись

    В.В.Волков В.М.Семенова

    Директор завода Главный бухгалтер

    При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:

    Заместитель министра связи РФ

    Заместитель министра транспорта РФ

    Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

    Примечание. В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должны указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

    25. Визы. При визировании документа кроме личной подписи приводят ее расшифровку и ставят дату. При необходимости указывают должность визирующего. Например:

    (Кирсанова)

    Подпись 20.01.97

    Подпись   А.А.Петров          Подпись       А.В.Смирнов

    24. Гриф согласования. Состоит из слова «СОГЛАСОВАНО»,

    наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

    СОГЛАСОВАНО

    начального профессионального

    Подпись

    12.03.97

    Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом:

    педагогического совета 10.02.97.

    Источники:
    document-ved.ru, www.koefficienta.ru, sbiblio.com, studopedia.org

    Следующие бланки:

    13 декабря 2017 года

    Комментариев пока нет!
    Ваше имя *
    Ваш Email *

    Сумма цифр справа: код подтверждения