Как правильно оформить отпуск?

Чемоданное настроение, билеты на самолет, море, солнце, пляж и предвкушение хорошего отдыха. Чтобы планы не сорвались, необходимо соблюсти несколько простых юридических процедур. Ведь крайне неприятно оказаться в ситуации, когда билеты куплены, а начальник не подписал приказ об отпуске. Или и вовсе вернуться из отпуска и узнать, что вы уволены за прогул. Думаете, такое невозможно? Вполне! А может ли начальник одолевать вас звонками в отпуске?  Давайте разбираться.

Формально отдел кадров (отдел персонала) должен предупреждать вас за 2 недели до начала отпуска под роспись, однако это правило редко соблюдается. На практике чаще всего все начинается с похода в отдел кадров (отдел персонала) и написания там заявления о предоставлении отпуска. В заявлении вы указываете свои реквизиты, период предоставления отпуска и период работы, за который вы претендуете на заслуженный отдых. Ставите свою подпись, дату и идете согласовывать заявление к руководителю организации (либо вашему непосредственному руководителю). Факт согласования подтверждается визой уполномоченного лица. Как правило, на углу вашего заявления ставится отметка «согласовано» или «разрешаю». Согласованное заявление надо отдать в отдел кадров, который должен подготовить проект приказа о предоставлении Вам отпуска.

Отпуск в любой организации оформляется приказом (распоряжением) руководителя. Форма приказа может быть разной: это может быть приказ унифицированной формы Т-6 (или Т-6а, если речь идет о предоставлении отпуска сразу нескольким работникам), а может быть сформулирован в свободной форме. Вне зависимости от формы приказа в нем обязательно должны содержаться следующие сведения: фамилия, имя и отчество работника (работников), наименование организации (структурного подразделения - если есть), вид отпуска (ежегодный основной оплачиваемый, ежегодный дополнительный оплачиваемый, без сохранения заработной платы и др.), его продолжительность в календарных днях, а также период, за который отпуск предоставляется.

Подписанный приказ о предоставлении отпуска должны представить вам для ознакомления и подписания. Почему так важно, чтобы на приказе были проставлены все подписи? Дело в том, что не подписанный приказ не имеет юридической силы, и ваш невыход на работу в первый день отпуска может быть расценен работодателем как прогул. Конечно, такие случаи крайне редки, но иногда работодатель использует этот прогул как повод для увольнения неугодного работника. Поэтому для подстраховки прежде чем уходить в отпуск, попросите в отделе кадров выдать вам (заверенную!) копию приказа об отпуске (копии документов, связанных с трудовой деятельностью, предоставляются отделом кадров бесплатно). Так у вас на руках будет доказательство, что вы отдыхаете на вполне законных основаниях, да и дату выхода на работу позволит не забыть. Указанные рекомендации относятся не только к ежегодному оплачиваемому отпуску, но ко всем видам отпусков.

Какова минимальная и максимальная продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска?

По общему правилу максимальная продолжительность отпуска по Трудовому Кодексу РФ равняется 28 календарным дням.

Удлиненный отпуск предоставляется:

Судьям, сотрудникам таможенных органов, органов внутренних дел, Следственного комитета, муниципальным служащим - 30 календарных дней.

Госслужащим - от 30 до 35 календарных дней.

Педагогическим работникам – от 42 до 56 календарных дней.

Минимальная продолжительность ежегодного отпуска установлена Конвенцией МОТ № 132 от 03.06.1970г. ратифицированной РФ в году, и составляет 14 календарных дней. Это значит, что работодатель обязан «выгнать» Вас в отпуск хотя бы на 2 недели. Оставшуюся часть отпуска вы должны отгулять в течение следующих 18 месяцев, иначе она «сгорит». Раньше часто практиковалась замена части «неотгулянного» отпуска денежной компенсацией. Сейчас это невозможно. Компенсировать могут только ежегодный дополнительный отпуск (если вы имеете на него право по закону). Еще один вариант компенсации – при увольнении, когда работнику компенсируются в денежном выражении все «неотгулянные» и «несгоревшие» отпуска.

Подписка

Версия для печати

Прежде чем уволиться, сотрудник решил отдохнуть и написал одно заявление - на отпуск с последующим увольнением. Статья 127 Трудового кодекса это допускает. Но вот как в такой ситуации оформлять приказ, непонятно. Мы попросили коллег рассказать, как решили эту проблему в их компании.

МНЕНИЕ № 1 ОФОРМИТЬ ДВА РАЗНЫХ ПРИКАЗА

«Мы просим написать два отдельных заявления. Приказы на отпуск и увольнение оформляем по унифицированным формами, иначе будет сложно обосновать затраты по налогу на прибыль, - считает Ирина Чаицкая, главный бухгалтер ООО «Эльф Д», г. Дмитров. - После отпуска работник выходит на один день, чтобы получить окончательный расчет и трудовую книжку».

Так поступают: 62 процента*.

МНЕНИЕ № 2 ОБЪЕДИНИТЬ ДВА ТИПОВЫХ ПРИКАЗА В ОДИН

«Когда работник подает одно заявление, мы на его основании издаем один приказ. Однако для такого случая унифицированной формы нет. За основу мы берем типовые формы № Т-6 и № Т-8, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1, и объединяем их, - делится опытом Юлия Кушнарева, заместитель главного бухгалтера ООО «VIP.Групп», г. Москва. - Все расчеты проводим в последний фактически отработанный день, то есть в день перед отпуском».

Так поступают: 19 процентов.

МНЕНИЕ № 3 ОФОРМИТЬ ОДИН ПРИКАЗ В СВОБОДНОЙ ФОРМЕ

«Мы оформляем приказ в свободной форме, - говорит Елена Шестерикова, заместитель главного бухгалтера ООО «Тали-флор», г. Ногинск. - Отпускные выплачиваем не позднее трех дней до начала отпуска, а окончательный расчет производим в день увольнения из компании, то есть, как сказано в статье 127 ТК РФ».

Так поступают: 11 процентов.

МНЕНИЕ № 4 НЕ ДАВАТЬ ОТПУСК С ПОСЛЕДУЮЩИМ УВОЛЬНЕНИЕМ

«В нашей компании такие отпуска работникам не предоставляют. Роструд в письме от 30.04.08 № 1025-6 разъяснил, что это право, а не обязанность работодателя, - утверждает Наталья Димакова, главный бухгалтер ЗАО «МКС», г. Новосибирск. - Мы предпочитаем выплачивать компенсацию при увольнении за все неотгулянные отпуска. Для компании это выгоднее, поскольку с компенсации не нужно платить ЕСН».

Так поступают: 8 процентов.

Опрос проводился на сайтах www.glavbukh.ru и www.gazeta-unp.ru.

Оформляем документы на продление и перенос отпуска из-за болезни

В соответствии со статьей 124 Трудового кодекса отпуск, на время которого пришелся период временной нетрудоспособности работника, должен быть продлен или перенесен на другой срок. Этот срок определяется работодателем с учетом пожеланий самого работника.

Заявление о продлении ежегодного оплачиваемого отпуска

Для чего нужен документ

В случае болезни работника во время отпуска ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен на срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий самого работника (ст. 124 ТК РФ). В связи с этим заявление работника будет основанием для издания соответствующего приказа.

Отпуск в нестандартных ситуациях

Светлана Кузьменко, ведущий юрист департамента бухгалтерского учета аудиторско-консалтинговой группы «Градиент Альфа»

Отпуск в нестандартных ситуациях

17 июня 5361

Нередки случаи, когда сразу после декрета женщина идет в отпуск, например, отработав всего неделю или вообще не выходя на работу. Или сотруднику, отработавшему всего полгода, предоставляется отпуск 28 календарных дней, так сказать авансом, а затем этот работник увольняется. Ситуации, казалось бы, банальные, однако на практике при расчете отпускных бухгалтер сталкивается с некоторыми трудностями. Должен ли сотрудник возместить «лишние» отпускные работодателю? А может ли работодатель не требовать их возврата и как в этом случае нужно учитывать невозвращенные суммы? Давайте разбираться.

Декретница уходит в отпуск

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется женщине по ее желанию до или сразу после отпуска по беременности и родам или по окончании отпуска по уходу за ребенком независимо от стажа работы в организации (ст. 260 ТК РФ).

Порядок исчисления стажа работы, дающего право на ежегодные оплачиваемые отпуска, определяется статьей 121 Трудового кодекса, в соответствии с которой в стаж включается время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством сохранялось место работы. Соответственно, время нахождения сотрудницы в отпуске по беременности включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

При этом время отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста в стаж работы, дающий право на отпуск, не включается (ч. 2 ст. 121 ТК РФ).

В том случае, когда какие-либо периоды времени не включаются в стаж работы для отпуска, окончание рабочего года отодвигается на число дней, исключенных из стажа работы для отпуска (письмо Роструда от 14.06. № 854-6-1).

Следовательно, рабочий год сотрудницы будет длиться со дня, следующего за днем окончания предыдущего рабочего года, по день окончания настоящего рабочего года, смещенный на количество дней, не включаемых в стаж работы (время нахождения в отпуске по уходу за ребенком).

Сотрудница принята на работу 15.01.. В период с 01.08. по 28.08. сотруднице был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. Далее с 01.12. по 19.04. сотрудница находилась в отпуске по беременности и родам. Затем с 20.04. — в отпуске по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста. Первый рабочий день сотрудницы после окончания отпуска по уходу за ребенком — 09.02..

Проведем подробный расчет периода отпуска.

Рабочий год сотрудницы — с 15.01. по 14.01.. В этот период сотруднице отпуск был предоставлен в полном размере.

Соответственно, следующий рабочий год начинается 15.01. и длится до 14.01..

Отпуск по беременности и родам включается в стаж, дающий право на отпуск. То есть второй рабочий год следует продлить только на количество дней отпуска по уходу за ребенком.

Количество дней нахождения в отпуске по уходу за ребенком:

г. — 256 дней;

г. — 366 дней;

г. — 365 дней;

г. — 39 дней.

Всего: 1026 дней.

Таким образом, период второго рабочего года — с 15.01. по 05.11..

Следовательно, работница после выхода на работу 09.02. вправе использовать свой отпуск в размере 28 календарных дней за второй рабочий год с 15.01. по 05.11..

Проведем расчет отпускных.

Предположим, что оклад сотрудницы — 30 000 руб. в месяц.

Рассчитаем отпускные на 12.05. (28 дней).

Для расчета отпускных необходимо определить средний дневной заработок.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы заработной платы, начисленной за расчетный период, на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Обратите внимание, что до 02.04. для расчета среднего дневного заработка сумму начисленной зарплаты нужно было делить на 29,4, а после указанной даты — на 29,3 (ст. 139 ТК РФ; Федеральный закон от 02.04. № 55-ФЗ).

Расчетным периодом будет являться период с 01.05. по 30.04.. Из него следует исключить время, когда работница была в отпуске по уходу за ребенком до трех лет.

Определяем сумму заработка в феврале г. (количество рабочих дней в феврале — 20, количество отработанных дней — 15):

30 000 руб. 20 дн. × 15 дн. = 22 500 руб.

Сумма зарплаты за расчетный период равна 82 500 руб. (22 500 + 30 000 + 30 000).

Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде, равно 79,5 дн. ((29,3. 28 × 20) + 29,3 + 29,3).

Определяем средний дневной заработок:

82 500 руб. 79,5 дн. = 1037,74 руб./дн.

Сумма отпускных составила 29 057 руб. (1037,74 руб./дн. × 28 дн.).

Отпуск авансом

По общим правилам рабочий год сотрудника составляет 12 месяцев и, в отличие от календарного года, исчисляется с даты его поступления на работу (письмо Роструда от 14.06. № 853-6-1).

В первый год своей работы у конкретного работодателя работник может использовать основной отпуск по истечении шести месяцев непрерывной работы (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Иногда по согласованию с руководителем отпуск предоставляется работнику до истечения указанного срока, то есть авансом.

В случае когда работник после отпуска продолжает свою трудовую деятельность у данного работодателя, необходимость совершения каких-либо перерасчетов отсутствует. Если же работник, не отработав в организации положенный срок, решит уволиться, возникнет вопрос, как удержать с него излишне выплаченные в качестве отпускных денежные средства.

Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности перед работодателем могут производиться в том числе при увольнении сотрудника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, то есть за неотработанные дни отпуска (ст. 137 ТК РФ).

Таким образом, работодатель вправе удержать с увольняемого работника излишне уплаченные отпускные из сумм, подлежащих выплате. Однако такие суммы могут быть и не начислены работнику, например, в случае, когда работник увольняется сразу после отпуска. В данной ситуации можно осуществить внесение работником денежных средств в кассу организации. Но для этого нужно согласие самого работника.

По мнению автора, при отсутствии согласия со стороны работника компания может обратиться в суд, мотивируя свои действия тем, что отсутствие на момент увольнения начисленной, но не выплаченной заработной платы не освобождает работника от его обязанности возвратить излишне полученные средства за неотработанные дни отпуска.

Однако судебные инстанции, руководствуясь разъяснениями высших судов (определение СК по гражданским делам ВС РФ от 25.10. № 69-КГ13-6), отказывают работодателям в их требованиях. По мнению судей, действующее законодательство не содержит оснований взыскания суммы задолженности в судебном порядке с работника, использовавшего отпуск авансом, в тех случаях, когда работодатель при расчете работника не смог произвести удержание. Право на взыскание в судебном порядке предусмотрено для определенных ситуаций (счетная ошибка, вина работника в невыполнении норм труда, неправомерные действия работника, установленные судом), к которым данный случай не относится.

Работник принят на работу 30.09.. Оклад составляет 20 000 руб. В период с 13.01. по 09.02. ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 дней. Сотрудник уволился по собственному желанию 28.02..

Рабочий год работника должен заканчиваться 29.09..

Фактическая продолжительность рабочего года сотрудника составляет 5 месяцев 1 календарный день. Пропорционально данному количеству месяцев и будет определяться количество дней отпуска, причитающихся работнику. Поскольку 1 календарный день составляет менее половины месяца, то он в подсчете участвовать не будет (п. 35 Правил, утв. Народным Комиссариатом Труда СССР от 30.04.1930 № 169; письмо Роструда от 18.12. № 1519-6-1).

Каждый месяц отпускного стажа при отпуске в 28 календарных дней дает сотруднику право на 2,33 календарного дня отпуска (28 дн. 12 мес.).

Таким образом, количество заработанных работником дней отпуска составит:

5 мес. × 2,33 дн. = 11,65 дн.

Количество дней отпуска, которые не отработаны сотрудником, составляет 16,35 дн.

Следовательно, работодатель вправе удержать излишне уплаченные отпускные за это время.

Сумма, которую необходимо удержать с работника, определяется следующим образом:

Количество неотработанных дней отпуска × Средний дневной заработок, на основании которого

рассчитывались отпускные = Сумма, подлежащая удержанию

Следует помнить, что размер удержаний не может превышать 20 процентов от суммы заработной платы, уменьшенной на сумму удержанного НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ; письмо Минздравсоцразвития России от 16.11. № 22-2-4852).

Рассчитаем средний заработок.

Сумма зарплаты за расчетный период, а также количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде, представим в таблице ниже.

Данные, необходимые для расчета среднего заработка

Приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком

ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! Уважаемые форумчане, перед созданием тем, пользуйтесь, пожалуйста, поиском. На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы . Наш с Вами форум - для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. "Давайте жить дружно!" (с).

Пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы - это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

Источники:
letidor.ru, www.rhr.ru, www.kadrovik-plyus.ru, aktbuh.ru, www.kadrovik-praktik.ru

Следующие бланки:

• Форма приказа о возложении обязанностей на время отпуска
• Приказ график отпусков образец заполнения