График отпусков: образец заполнения года

Конституция РФ гарантирует каждому гражданину, работающему по трудовому договору, ежегодный оплачиваемый отпуск (п. 5 ст. 37 Конституции РФ). Организации, за две недели до окончания каждого года, составляют очередность предоставления отпуска своим работникам и утверждают график отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Популярное по теме

Конституция РФ гарантирует каждому гражданину, работающему по трудовому договору, ежегодный оплачиваемый отпуск (п. 5 ст. 37 Конституции РФ).

Организации, за две недели до окончания каждого года, составляют очередность предоставления отпуска своим работникам и утверждают график отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

График отпусков в году

В нем устанавливается время предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам на следующий год. На момент утверждения графика в нем должны быть заполнены графы 1 - 6.

График поможет избежать споров с работниками о времени предоставления отпусков ( ч. 1. 2 ст. 123 ТК РФ).

График отпусков, один из тех документов, которые прежде всего проверяют сотрудники Рострудинспекции. Если он в организации отсутствует, за несоблюдение трудового законодательства работодателя могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб. или приостановить деятельность компании на срок до 90 суток (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Право на отпуск у сотрудника возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

Заполнение графика отпусков

Чтобы определить это право работника необходимо рассчитать его «отпускной стаж».

В него включается:

время фактической работы; время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность); время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении в прежней организации; период отстранения от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;

Время предоставляемых по просьбе работника отпусков без со хранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года, время отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин, а также отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста в стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, не включается.

В стаж работы, дающий право на дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными или опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).

К планируемой продолжительности отпуска могут добавиться не использованные работником календарные дни отпуска за предыдущий период.

Необходимо учестывать, что некоторые работники имеют право на дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116-119, 173- 176 и 350 ТК РФ). Согласно части 2 статьи 120 Трудового кодекса при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Это значит, что в графике от пусков указывается общая продолжительность оплачиваемого отпуска.

Отдельные категории трудящихся имеют право на удлиненный от пуск - более 28 календарных дней (ст. 115, 267 и 334 ТК РФ), а льготные категории работников имеют право и работодатель обязан предоставить им отпуск в любое удобное для них время (даже до истечения шести месяцев с начала работы у данного работодателя). К ним относятся:

женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

работникам в возрасте до восемнадцати лет;

работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Форма графика отпусков

Многие работники хотят отдыхать летом или в начале осени. И при составлении графика отпусков работодатель обязан учитывать не только пожелания сотрудников, но и обеспечить непрерывную работу организации.

График отпусков может составляться в самостоятельно разработанной форме, которую утвердил руководитель организации, или по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Использовать унифицированную форму проще, в ней уже предусмотрены все необходимые графы.

Сведения о времени распределения отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год отражаются в графике по месяцам в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две не дели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Так, график на год - не позднее 17 декабря года.

График подписывается руководителями кадровой службы и структурных подразделений и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом. Если в организации есть профсоюзный орган, график согласуется с ним в обязательном порядке (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Порядок учета мнения выборного органа работников установлен в статье 372 Трудового кодекса.

Хранить график необходимо один год, так сказано в статье 356 раздела 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом от 06.10.2000.

При планировании отпусков кадровый работник заполняет только графы 1-6 формы № Т-7. Наименования должностей в графе 2 указываются в соответствии со штатным расписанием. Если в организации работникам не присваиваются табельные номера, графа 4 не заполняется.

Графы 7, 8 и 9 заполняются от руки по мере ухода работников в отпуск. В графе 7 отметки делаются после фактического окончания отпуска. В графе 8 указывается документ, на основании которого отпуск переносится. Это может быть личное заявление работника или приказ руководителя о переносе отпуска.

В графике отпусков отражается время отпусков всех без исключения работников, в том числе и имеющих право на отпуск в любое удобное для них время. Дата начала отпуска таких работников указывается в графе 6 графика, а ее изменение фиксируется в графах 8 и 9.

Не позднее, чем за две недели до начала отпуска работодатель должен известить об этом работника под роспись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Ознакомить работников о дате начала ежегодного оплачиваемого отпуска можно и с помощью уведомления (листа ознакомления), составленного в произвольной форме. Такое уведомление будет являться приложением к графику отпусков.

Пример:

В ООО «Магнолия» работает шесть человек. Сотрудники организации права на дополнительный отпуск не имеют. Среди них нет и таких, кто имеет право на отпуск в любое удобное для них время.

В связи с производственной необходимостью главный бухгалтер Е.А. Гулькина в году находилась в отпуске только 14 календарных дней, а генеральный директор И.В. Татарских и менеджер отдела продаж Е.Л. Мерзлякова разделили ежегодный отпуск на части. Менеджер А.П. Васильев во время отпуска заболел, на основании больничного листа его отпуск был продлен на пять дней, которые он перенес на следующий год. Начальник производственного отдела И.Р. Муртазин написал заявление о переносе отпуска по семейным обстоятельствам с декабря года на февраль года. Курьер В.О. Долганов в году был отозван из отпуска в связи с производственной необходимостью, поэтому его оставшиеся дни отпуска, переносятся на следующий год.

Профсоюза в ООО «Магнолия» нет, поэтому строка, в которой отражается его мнение, не заполняется. Дополнительная графа 11 в график не введена.

Рассмотрим, как нужно заполнять график отпусков в течение года. Отметим, что работники ознакомились с датой начала отпусков, расписавшись в уведомлении. Этот документ сотрудник кадровой службы приложил к графику. График отпусков работников ООО «Магнолия» приведен в таблице .

Образец заполнения графика отпусков

График отпусков форма Т-7

В качестве бланка для написания графика отпусков применяется стандартизированная форма №Т-7, принятая постановлением Госкомстата РФ. Заполненный график подписывается начальниками отдела кадров и структурных подразделений и подтверждается  руководителем предприятия или другим уполномоченным лицом.

В вышеуказанном графике отражаются такие виды отпусков:

- оплачиваемые ежегодные отпуска (дополнительные);

- неиспользованные отпуска.

Как правильно заполнить график отпусков

Сотрудником кадровой службы на этапе планирования графика заполняются графы с 1-ой по 6-ую включительно формы №Т-7.

В графе 2 указываются наименования должностей в соответствии с рабочим штатным расписанием.

Если на предприятии сотрудникам не присваиваются характерные табельные номера, то графу 4 заполнять не нужно.

Графы 7-9 необходимо заполнять от руки работником кадровой службы по мере ухода сотрудников предприятия в отпуск. К тому же, в графе 7 данные отметки производятся после окончания отпусков.

В графе 8 отмечается документ, на основе которого переносится отпуск. В графике также указывается время отпусков абсолютно всех работников предприятия, в том числе и тех, которые имеют права на предоставление отпуска в любое время. Но для таких сотрудников начальная дата отпуска фиксируется в графе 6, а ее изменение - в графах 8,9.

Сотрудник предприятия должен в обязательном порядке ознакомиться с утвержденным графиком не позже двух недель к началу его отпуска. Руководитель организации может довести к сведению сотрудника о составленном графике одним из таких способов:

- добавить в форму №Т-7 графу 11 (в ней работники смогут поставить отметки о том, что начальная дата отпуска им известна);

- составить уведомления, которые станут приложением к графику;

- сделать изменения в данном графике.

Начальная дата отпуска может изменяться как сотрудником, так и руководителем предприятия. Данные изменения должны обязательно отражаться в соответствующих разделах графика и регистрироваться с позволения лица, утвердившего данный график, либо уполномоченного им представителя.

Вносить различные изменения в график необходимо на основании заявления сотрудника предприятия или соответствующего приказа.

Приказ о внесении изменений в график отпусков (Размер: 27,0 KiB | Скачиваний: 4 921)

Образец графика отпусков (Размер: 45,5 KiB | Скачиваний: 11 901)

Бланк графика отпусков (Размер: 31,5 KiB | Скачиваний: 13 290)

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

График Отпусков, КАК?

СОСТАВЛЯЕМ ГРАФИК ОТПУСКОВ

Декабрь - время составления графика отпусков на следующий год. В статье мы расскажем, на что нужно обратить внимание и какие нюансы учитывать, оформляя этот документ.

Согласно ч. 2 ст. 123 Трудового кодекса график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Что же представляет собой этот документ? Рассмотрим данный вопрос подробно.

Что такое график отпусков

Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Он отражает сведения о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудников всех подразделений организации по месяцам (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Ответственность за отсутствие графика отпусков

График отпусков, наряду с приказом об их предоставлении и табелем учета рабочего времени, может рассматриваться как основание для предоставления и оплаты отпусков. Если такие графики отсутствуют или не соблюдаются работодателем, трудовая инспекция может квалифицировать его действия как нарушение трудового законодательства. Организацию могут привлечь к административной ответственности и наложить на нее штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб. или приостановить деятельность до 90 суток. Должностным лицам грозит штраф от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Чье мнение необходимо учесть

При составлении графика отпусков необходимо учесть интересы всех сторон трудового договора. Во-первых, мнение работодателя, которое формируется исходя из финансовых и производственных возможностей компании. Во-вторых, пожелания работника. Кроме того, если на предприятии функционирует выборный орган первичной профсоюзной организации, его мнение (в поддержку работника) также должно быть принято во внимание при составлении графика (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Форма документа

Унифицированная форма графика отпусков N Т-7 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Документу присвоен код 0284021/8 в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299.

В соответствии со ст. 356 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (с указанием сроков хранения), утвержденного Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 г. хранить график отпусков необходимо один год. После этого документ можно уничтожить.

Когда составляют график

График отпусков формируется на один календарный год. Этим занимается специалист кадровой службы по представлению руководителей подразделений предприятия. Документ подписывает начальник кадровой службы и не позднее чем за две недели до наступления календарного года утверждает руководитель организации (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

График отпусков на 2008 г. должен быть составлен каждой организацией не позднее 17 декабря 2007 г.

Отпуск в удобное для работника время

При составлении графика отпусков работодатель вправе самостоятельно назначить их очередность исходя из производственных планов. Однако необходимо учитывать тот факт, что отдельным категориям работников ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются в удобное для них время. Эти категории приводятся в таблице (смотрите ниже).

В ст. 263 Трудового кодекса указаны категории сотрудников, которые могут взять дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в удобное для них время, если это прописано в коллективном договоре организации. К ним относятся работники:

- имеющие двух или более детей в возрасте до 14 лет;

- воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

- одинокие матери, имеющие ребенка в возрасте до 14 лет;

- отцы, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет без матери.

Таблица. Категории работников, которым предоставляются

отпуска в удобное для них время

График отпусков на год: как составить и утвердить

теги:

График отпусков надо утвердить за две недели до начала года, то есть не позднее 17 декабря. Как правильно составить свой бланк графика отпусков на основе унифицированного, покажем на примере. Вы также сможете скачать график отпусков на год excel.

График отпусков обязателен как для сотрудников, так и для работодателей (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Поэтому к его составлению нужно подходить со всей внимательностью. Тем более, что трудовая инспекция при проверках всегда изучает документ и дату его подписания.

На что обратить особое внимание при составлении графика отпусков, рассказывает Иван Шкловец, заместитель руководителя Роструда.

График отпусков можно составить по любой форме, если она утверждена в учетной политике

Теперь компании вправе не использовать типовую форму Т-7 для составления графика отпусков . Как и всю первичку, график можно составить по любой форме, если она утверждена в учетной политике (письмо Роструда от 14.02.13 № ПГ/1487-6-1). Но при составлении своего бланка можно взять за основу унифицированный, доработать его и упростить (см. образец).

Образец графика отпусков на год

Составить график отпусков надо за две недели до начала будущего года (ст. 123 ТК РФ). В этом году крайний срок - 17 декабря. Если составить график позже, возможен штраф на трудовой проверке до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Из типовой формы можно убрать сведения о табельном номере сотрудника и переносе отпуска - основание и дата предполагаемого отдыха. Эти сведения не являются обязательными и только усложняют составление документа. Тем более что на практике работник, который не использовал отпуск по графику, часто не пишет никаких заявлений о переносе отдыха. А просто берет отпуск в другое время, согласовав дату с руководителем. При необходимости в графике можно оставить поле «Примечание» и там отражать все особенности отдыха конкретных работников.

Сотрудник вправе поделить отпуск на части, но одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Поэтому стоит заранее проверить, как сотрудник поделил свой отдых.

На практике сотрудники редко берут отпуск сразу на 28 календарных дней. Поэтому в график отпусков стоит добавить несколько граф для каждого работника, чтобы он мог сразу поделить отпуск на части.

Из кодекса не ясно, надо ли включить в документ все неиспользованные отпуска сотрудников или только 28 дней очередного отдыха. Как мы выяснили, в Роструде считают, что в график необходимо вписывать все накопившиеся дни отдыха у работников. Ведь сотрудник вправе перенести отпуск на будущий рабочий год. Но использовать его надо не позднее 12 месяцев после окончания года, за который он предоставляется (ст. 124 ТК РФ).

В графике не надо отражать отпуск за свой счет, а также отпуск по беременности и родам и по уходу за ребенком. Статья 123 ТК РФ требует включать только ежегодные и дополнительные оплачиваемые отпуска.

Остальные сведения в графике стоит оставить так же, как и в унифицированной форме. Например, данные о должности работника и структурном подразделении. Иначе из документа будет не ясно, в какое время отдыхают сотрудники конкретного отдела. А значит, можно не заметить, что в отпуск в одно и то же время уйдут все специалисты подразделения.

Утверждает график руководитель компании, а с документом стоит ознакомить всех сотрудников под роспись.

Совет “УНП”

Работников безопаснее ознакомить с графиком отпусков под роспись. Так работники подтвердят свое согласие с графиком. И он станет обязательным локальным актом и для компании, и для сотрудников (ст. 123 ТК РФ).

График отпусков образец заполнения

Кузинов Александр Святославович 25 Мар.

При этом одна из частей не может быть менее 14 дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Перед тем как заполнить графу 5 по всем сотрудника, на какое количество дней отпуска работники вправе претендовать в будущем году, определите. Прежде, чем начать заполнять график отпусков, нужно узнать у работников желаемый ими период отпуска.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков. В организациях, где не используются табельные номера, графа может не заполняться. Устанавливая дату начала отпускного периода, нужно помнить, что ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику после того, как он отработал полгода на предприятии. В графе 7 "Отпуск/дата/фактическая" указывают дату фактического ухода в отпуск. Графы 8 и 9 заполняются, если отпуск переносится на другой период.

Образец заполнения: график отпусков - это необходимый документ для любого начальника, и начинающие владельцы структур частенько не знают того, как его оформлять и по какой форме это делать.

В графе 3 указывается ФИО работника. Еще одним способом ознакомления работников является уведомление, составленное в произвольной форме.

Для того чтобы наиболее рационально спланировать время ежегодного отдыха каждого члена трудового коллектива и существует график планируемых отпусков.

График отпусков. Образец заполнения и бланк формы № Т-7, График отпусков: образец заполнения года. На основании полученных сведений и составляется график.

Очень часто бухгалтера и руководители пренебрегают таким документом как график отпусков.

В случае несогласия с проектом должны быть предложены меры по усовершенствования, с которыми работодатель должен либо согласиться, либо в течении трех дней провести консультации с профсоюзом для достижения компромисса. Так, если график утвержден, то и сроки, и очередность, указанные в нем, необходимо соблюдать и той и другой стороне трудового договора. На данном основании оформляется приказ, и вносятся изменения в бланк графика.

Конституция РФ гарантирует каждому гражданину, работающему по трудовому договору, ежегодный оплачиваемый отпуск (п. 5 ст. 37 Конституции РФ). Только по истечении данного времени по нашим законам ему можно заслужить отпускное время.

Если численность работников на предприятии достаточно велика, то график должен разрабатываться в каждом отдельно взятом подразделении. Скачайте бланк этой формы внизу статьи и заполните своими данными. В графе 8 нужно отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графе 9 - дату начала использования оставшейся части отпуска.

В связи с производственной необходимостью главный бухгалтер Е.А.Гулькина в году находилась в отпуске только 14 календарных дней, а генеральный директор И.В.Татарских и менеджер отдела продаж Е.Л.Мерзлякова разделили ежегодный отпуск на части.

Графа 10 "Примечание" может содержать любую информацию, главное, чтобы она была понятна кадровому работнику.

Однако существенным отличием его от аналогичных документов является то, что форма унифицирована Приказом Госкомстата России, как и штатное расписание.

В случае отсутствия графика отпусков виновные могут быть привлечены к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде и об охране труда.

Источники:
www.rnk.ru, mirblankov.ru, www.hr-portal.ru, www.gazeta-unp.ru, topmediaservice.ru

Следующие бланки:

• Образец приказа на прием на время декретного отпуска
• Типовой бланк приказа на отпуск