Как оформить перевод Генерального директора, работающего по совместительству, на работу на постоянной основе?

Вопрос

Подскажите, пожалуйста, как проще оформить перевод Генерального директора, работающего по совместительству, на постоянную основу, тем более, что он является единственным учредителем акционерного общества?

Ответ

Переход сотрудника с совместительства на основную работу в рамках одной организации можно оформить несколькими способами:

- через заключение дополнительного соглашения к трудовому договору об изменении условий договора. Этот вариант, целесообразно использовать, если у работника сохраняется бессрочный характер трудовых отношений.

- через увольнение и прием на работу . Этот вариант возможен, если условие трудового договора с генеральным директором предполагает срочный характер трудовых отношений (не более 5 лет). То есть Вам необходимо расторгнуть трудовой договор с сотрудником. Основанием для расторжения может быть либо собственное желание сотрудника, либо соглашение сторон, а также необходимо выплатить всю причитающуюся компенсацию сотруднику за неиспользованные дни отпуска. Далее, Вам необходимо провести всю процедуру приема сотрудника на должность генерального директора в общем порядке. То есть на основании принятого решения собственника организации, необходимо заключить с генеральным директором новый трудовой договор (порядок оформления приема на работу генерального директора указан ниже по тексту).

Также отметим, что порядок назначения (избрания) генерального директора регламентируется Уставом организации. Устав может предусматривать, что директор работает на условиях исключительно срочного трудового договора или может предусмотреть условие о работе бессрочно. При этом, необходимо помнить, что генеральный директор назначается на должность на основании решения либо общего собрания участников (учредителей, акционеров), либо представителем собственника имущества (если речь идет о государственных и муниципальных предприятиях и учреждениях). И трудовой договор с директором или доп.

соглашение (в зависимости от выбранного Вами варианта) с генеральным директором должно подписать лицо, председательствовавшее на общем собрании или иное лицо, уполномоченное решением общего собрания. Следовательно, если в предыдущем решении указано о приеме директора на условиях совместительства, то требуется новое решение общего собрания, изменяющее условия приема.

Рассмотрев оба варианта, с нашей точки зрения лучше воспользоваться вторым вариантом, поскольку срок действия полномочий руководителя, как правило, ограничен согласно Уставу.

И если с сотрудником по совместительству заключен бессрочный трудовой договор, то используя первый способ перехода с совместительства на основное место, у сотрудника изменится и срок его трудовых отношений. Однако, в Трудовом кодексе предусмотрена трансформация только срочного трудового договора в договор на неопределенный срок, а не обратно. Следовательно, изменять срок трудового договора, прописав его в дополнительном соглашении, не рекомендуется.

Подробности в материалах Системы:

Ситуация: Как оформить переход сотрудника с совместительства на основную работу в рамках одной организации. Совместитель становится основным сотрудником

Переход сотрудника с совместительства на основную работу в рамках одной организации можно оформить несколькими способами.

Например, такой перевод можно оформить через увольнение и прием на работу. Для этого сначала оформите увольнение с работы по совместительству, а затем - прием этого сотрудника на основное место работы. В этом случае совместитель должен уволиться и с прежнего основного места работы. Правомерность такого порядка объясняется следующим.

Статья 282 Трудового кодекса РФ называет работу по совместительству «другой регулярно оплачиваемой работой на условиях трудового договора». Поскольку работа другая и трудовой договор тоже другой, то принятие на основную работу сотрудника возможно путем расторжения его прежнего трудового договора и заключения нового.

Переход с совместительства на основное место работы возможен только по обоюдному согласию сотрудника и организации. А потому в рассматриваемой ситуации оптимальным основанием для увольнения с работы по совместительству будет пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ, который предусматривает прекращение трудового договора по соглашению сторон. В таком соглашении можно закрепить условие о том, что после увольнения сотрудника с работы по совместительству его обязательно примут в организацию на основную работу.

Кроме того, в качестве основания для увольнения может быть использован пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ ( расторжение трудового договора по инициативе сотрудника ).

При таком способе оформления перехода сотрудника с совместительства на основную работу прерывается рабочий период для предоставления ему ежегодного отпуска, но выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск.

Другим вариантом перехода сотрудника с совместительства на основную работу является заключение дополнительного соглашения к трудовому договору об изменении условий договора ( ст. 72 ТК РФ ). В нем укажите, что работа становится для сотрудника основной, измените условия об оплате и рабочем времени сотрудника, который становится основным. Далее издайте приказ в произвольной форме и также отразите в нем эти сведения. Такой вывод следует из статей 72. 282. 284. 285 Трудового кодекса РФ.

При этом если в трудовую книжку сотрудника запись о совместительстве не вносилась, то в графе 3 раздела «Сведения о работе» необходимо указать: «Принят на работу (наименование должности и при необходимости структурного подразделения) с (дата начала работы по совместительству). С (дата начала работы по совместительству) по (дата окончания работы по совместительству) осуществлял трудовую функцию в качестве совместителя». В качестве основания для внесения записи в графе 4 того же раздела укажите реквизиты приказа о приеме на работу по совместительству.

Если же в трудовой книжке сотрудника имеется запись о работе по совместительству (внесенная в свое время по основному месту работы), то после записи об увольнении с основного места работы нужно указать полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. В графу 3 следующей строки раздела внесите запись такого содержания: «Работа в должности (наименование должности) становится основной с (дата перехода сотрудника с совместительства на основную работу)». В графу 4 той же строки впишите реквизиты соответствующего приказа (распоряжения).

Иван Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Ответ: Как оформить прием на работу генерального директора

Избрание на должность генерального директора

У генерального директора организации двойственный статус. Он является одновременно и сотрудником, состоящим с организацией в трудовых отношениях, и единоличным исполнительным органом организации ( ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ. ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ ). Как руководитель он решает все хозяйственные и управленческие вопросы организации. Как сотрудник - обязан действовать в рамках трудового договора и соблюдать Правила трудового распорядка .

До заключения трудового договора с генеральным директором должно быть принято решение собственника организации о его избрании (назначении) на должность.

Такое решение может принять:

общее собрание участников (акционеров) общества, оформив его протоколом (например, в ООО - протоколом общего собрания участников общества);

совет директоров (наблюдательный совет) общества (если решение данного вопроса отнесено уставом к его компетенции), оформив его решением.

Это предусмотрено статьей 63 и пунктом 3 статьи 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, статьей 37 и пунктом 1 статьи 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ.

Если в организации только один собственник, то генеральный директор назначается на основании решения единственного участника (акционера) ( п. 2 ст. 7 и п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 2 ст. 2 и ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Решение об избрании генерального директора

Прежде чем заключить договор с генеральным директором, проверьте, нет ли нарушений в процедуре принятия решения о его избрании (назначении). Решение должно быть не только принято с соблюдением всех требований законодательства, но и правильно оформлено ( ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ. ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ ). Чтобы проверить правильность решения, обратитесь к уставу организации. В первую очередь необходимо проверить, к компетенции какого органа относится вопрос образования единоличного исполнительного органа, соблюдена ли процедура созыва собрания или заседания, соблюден ли необходимый для принятия решения кворум, кому поручено от имени организации подписать с избранным генеральным директором трудовой договор.

Трудовой договор с генеральным директором

Трудовой договор с руководителем организации имеет ряд особенностей, а именно:

может заключаться на срок, установленный учредительными документами организации, соглашением сторон или нормами федерального законодательства, но не более пяти лет (ст. 58. 59. 275 ТК РФ);

может предусматривать условие об испытании на срок до шести месяцев ( ч. 5 ст. 70 ТК РФ ). Условие об испытании может быть установлено только в том случае, если генеральный директор назначен, а не избран на должность по конкурсу ( ч. 4 ст. 70 ТК РФ );

может содержать дополнительные основания для его расторжения. Подробнее об этом см. Как оформить увольнение генерального директора .

Приказ о приеме генерального директора

Приказ о приеме генерального директора на работу издайте по унифицированной форме № Т-1 ( постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 ). Первым приказом генерального директора должен быть приказ о вступлении в должность. Обычно там присутствует формулировка: «Во исполнение решения акционеров (участников) приступаю к исполнению обязанностей с такого-то числа».

Уведомление инспекции о смене генерального директора

При смене генерального директора организации необходимо в течение трех дней сообщить об этом в налоговую инспекцию ( п. 5 ст. 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ ). Связано это с тем, что генеральный директор является лицом, имеющим право действовать от имени организации без доверенности. Сведения о нем содержатся в ЕГРЮЛ ( подп. «л» п. 1 ст. 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ ). Поэтому при приеме на работу нового руководителя эти данные должны быть изменены.

Уведомление о смене генерального директора оформите в виде подписанного заявления о внесении изменений в ЕГРЮЛ (по форме № Р14001. утвержденной постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 439 ). Подписать такое заявление может новый руководитель организации ( письмо ФНС России от 23 августа 2006 г. № ГВ-6-14/846 ).

Иван Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Оформление директора по совместительству

Вопрос: О трудовом договоре с руководителем - единственным учредителем юридического лица.

Ответ:

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ

ПИСЬМО

от 28 декабря 2006 г. N 2262-6-1

В Правовом управлении Федеральной службы по труду и занятости рассмотрено обращение.

Случаи, когда единственный учредитель юридического лица является к тому же его руководителем (например, генеральным директором), нередки. Согласно ст. 56 ТК РФ трудовой договор заключается между работником и работодателем. В этой ситуации по отношению к генеральному директору отсутствует его работодатель.

Таким образом, в указанном случае трудовой договор с генеральным директором как с работником не заключается.

Вместе с тем генеральный директор заключает трудовые договоры с работниками, выступая в них в качестве работодателя. Подписание трудового договора одним и тем же лицом от имени работника и от имени работодателя не допускается. Особенности регулирования труда руководителя организации предусмотрены гл. 43 ТК.

Согласно ст. 273 ТК положения указанной главы не распространяются на руководителя организации в случае, если он является единственным участником (учредителем) организации.

Дата регистрации: 19.03.

Сообщений: 3

Прием на работу генерального директора

Здравствуйте, помогите пожалуйста решить проблему.

Открыто ООО. Единственный участник. Решение о создании общества от 15.07 в котором участник возлагает обязанности Генерального директора на себя. Дата регистрации ООО - 22.07.Трудовой договор от 22.07 и 22.07 Генеральный директор издает приказ о вступлении в должность с 22.07.

Все бы хорошо, НО! Генеральный директор работал в другой компании по основному месту работы и уволился оттуда как раз 22.07. То есть получилось, что он уволился из одной организации и был принят на работу в другую в один и тот же день. Не правильно. Должен быть принят в новую 23.07.

Записи в трудовой нет, не делали.Приказ засветился только в банке, но в банке - в карточке срок полномочий ген.директора указан с 15.07, видимо они считают срок полномочий от даты Решения.

Вопрос, как правильно исправить приказ задним числом, что бы внести в трудовую книжку дату принятия на работу 23.07.

Думал про вариант - оставить трудовой договор от 22.07, но указать в нем, что приступить к обязанностям с 23.07. номер и дату 22.07 приказа оставить без изменения, но изменить текст приказа и указать, что ВСТУПАЮ В ДОЛЖНОСТЬ с 23.07.

Но тут вопрос, может ли генеральный директор приказ о вступлении в должность издать и подписать 22.07, а в нем указать что вступаю в должность с 23, то есть со следующего дня? По сути Генеральный директор может что то издать или подписать только тогда, когда он вступил в должность, но с другой стороны полномочия Генерального директора даны ему Решением от 15.07.

Оформление отношений с временно исполняющим обязанности генеральным директором ЗАО

Каким образом оформить отношения с временно исполняющим обязанности генеральным директором ЗАО (рассмотреть варианты совмещения, совместительства, перевода)?

История вопроса. Собранием акционеров принято решение о назначении на должность временно исполняющего обязанности генерального директора на срок 2 месяца (прежний генеральный директор умер) сотрудника организации, занимающего должность начальника службы эксплуатации объекта. Совета директоров в ЗАО не имеется.

С точки зрения гражданского законодательства, прежде всего ст. 53 ГК РФ, п. 1 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», генеральный директор или директор акционерного общества является единоличным исполнительным органом этого общества.

Образование исполнительных органов общества и досрочное прекращение их полномочий осуществляются по решению общего собрания акционеров, если уставом общества решение этих вопросов не отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества (п. 3 ст. 69 Закона об АО).

Отметим, что ни ГК РФ, ни Законом об АО не предусмотрено формирования уполномоченным органом АО исполнительного органа общества в качестве "временно исполняющего обязанности", предполагается, что формируемый орган в любом случае обладает всеми полномочиями.

Создание «временного единоличного исполнительного органа» предусмотрено только в качестве исключения п. 4 ст. 69 Закона об АО. Согласно абзацам третьему и четвертому п. 4 ст. 69 Закона об АО в случае, если образование исполнительных органов осуществляется общим собранием акционеров, а руководитель или управляющая организация (управляющий) не могут исполнять свои обязанности либо его (ее) полномочия приостановлены советом директоров (наблюдательным советом) общества, в рамках полномочий предоставленных уставом совет директоров (наблюдательный совет) общества вправе (а при приостановлении полномочий руководителя (управляющей компании, управляющего) - обязан) принять решение об образовании временного единоличного исполнительного органа общества и о проведении внеочередного общего собрания акционеров для решения вопроса о досрочном прекращении полномочий единоличного исполнительного органа общества или управляющей организации (управляющего) и об образовании нового исполнительного органа общества или о передаче полномочий единоличного исполнительного органа общества управляющей организации или управляющему.

Иными словами, п. 4 ст. 69 Закона об АО допускает, что в ситуации, когда орган, уполномоченный уставом на формирование исполнительного органа (общее собрание акционеров), не может сделать этого одновременно с прекращением полномочий прежнего руководителя или расторжением договора с управляющей компанией (управляющим), орган, не уполномоченный, в принципе, на формирование исполнительного органа, может сформировать «временную замену». Но совет директоров обязан одновременно принять решение о проведении общего собрания акционеров с тем, чтобы уполномоченный уставом орган мог сформировать "нормальный" исполнительный орган. Сформированный советом директоров единоличный исполнительный орган потому и именуется «временным», что срок его полномочий ограничен моментом формирования «нормального» исполнительного органа. Данный статус никак не влияет на полномочия временного единоличного исполнительного органа - он осуществляет руководство текущей деятельностью общества в пределах компетенции исполнительного органа, если компетенция временных исполнительных органов не ограничена уставом общества (абзац шестой п. 4 ст. 49 Закона об АО).

Таким образом, даже гражданин, избранный в установленных законом случаях советом директоров временным исполнительным органом АО, должен в документах именоваться просто по названию должности, означающей наименование единоличного исполнительного органа данной организации (в данном случае – «генеральным директором»).

Однако по смыслу вышеуказанной нормы временный единоличный исполнительный орган общества может быть сформирован только в указанных законом случаях, только на указанный там промежуток времени и только потому, что в этих случаях закон допускает формирование исполнительного органа, не уполномоченного уставом на его формирование органом общества. Уполномоченный же орган общества может сформировать только «нормальный» исполнительный орган.

Соответственно, в рассматриваемой ситуации акционерами общества фактически согласно п. 3 ст. 69 Закона об АО было принято решение об образовании нового исполнительного органа (избрании «постоянного» генерального директора).

То есть гражданин должен именоваться в документах именно «генеральным директором» без каких-либо оговорок («временный», «исполняющий обязанности» и т.п.). Исполнение этим гражданином также трудовых обязанностей по ранее заключенному трудовому договору не влияет на этот его статус.

В будущем акционеры точно также будут вправе в любой момент сместить этого генерального директора и избрать нового.

В соответствии с абзацем вторым п. 3 ст. 69 Закона об АО права и обязанности вновь избранного генерального директора АО определяются Законом об АО, иными правовыми актами РФ и договором, заключаемым с обществом. Договор от имени общества подписывается председателем совета директоров общества или уполномоченным им лицом.

С точки же зрения трудового законодательства, оформление трудовых отношений с избранным генеральным директором, являющимся одновременно работником организации, возможно несколькими способами.

Если в данном случае речь идет о работнике организации, продолжающем работать по прежней должности, возможно подписание соглашения к имеющемуся трудовому договору о совмещении или заключение трудового договора по совместительству.

Совмещение

При совмещении дополнительная работа производится в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором (ст. 60.2 ТК РФ).

Отметим, что согласно абзацу третьему п. 3 ст. 69 Закона об АО на отношения между акционерным обществом и его единоличным исполнительным органом действие законодательства РФ о труде распространяется в части, не противоречащей положениям этого Закона.

Ни Закон об АО, ни Трудовой кодекс РФ не содержат универсального запрета на выполнение работы по должности руководителя организации в порядке совмещения ее с работой по иной должности. Единственное ограничение на выполнение работы по должности руководителя одновременно с другой работой в организации установлено ст. 276 ТК РФ. Согласно этой статье руководитель организации не может входить в состав органов, осуществляющих функции надзора и контроля в данной организации.

Равным образом ни один нормативный правовой акт, содержащий нормы трудового права, не запрещает начальнику службы эксплуатации объекта совмещать свою должность с какими-либо другими должностями в организации.

Таким образом, если начальник службы эксплуатации объекта ЗАО не входит в состав надзорных и контрольных органов общества, то никаких препятствий к совмещению должностей нет (если иное не установлено уставом или внутренними документами общества).

Согласно части третьей ст. 60.2 ТК РФ поручение дополнительной работы, а также срок, в течение которого работник будет выполнять такую работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника. Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания или объема работы, которая будет выполняться по совмещаемой должности (часть вторая ст. 151 ТК РФ).

Таким образом, начальнику службы эксплуатации объекта и обществу следует подписать соглашение о совмещении должностей в порядке, установленном п. 3 ст. 69 Закона об АО, предусматривающее в том числе размеры доплаты за исполнение должности генерального директора и прочие материальные вопросы.

Приказ об исполнении начальником службы эксплуатации объекта обязанностей генерального директора может быть издан им самим сразу после подписания соглашения о совмещении должностей. Запись в трудовую книжку о совмещении должностей не вносится.

Внутреннее совместительство

Согласно ст. 282 ТК РФ под совместительством понимается выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. В соответствии со ст. 60.1 ТК РФ внутренним совместительством признается выполнение другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора у того же работодателя.

Из этих норм следует, что работа по совместительству является работой по самостоятельному трудовому договору, который действует наряду с трудовым договором по основному месту работы. Указание в трудовом договоре на то, что работа является совместительством, обязательно (часть четвертая ст. 282 ТК РФ).

При заключении такого договора необходимо руководствоваться положениями главы 44 ТК РФ, регулирующими особенности труда совместителей. Также следует учитывать запрет, установленный частью второй ст. 276 ТК РФ.

В соответствии со ст. 284 ТК РФ продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать четырех часов в день. В дни, когда по основному месту работы работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день (смену). В течение одного месяца (другого учетного периода) продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени за другой учетный период), установленной для соответствующей категории работников.

Оплата труда совместителей производится пропорционально отработанному времени, в зависимости от выработки, либо на других условиях, определенных трудовым договором (ст. 285 ТК РФ) . С учетом того, что работнику-совместителю устанавливается неполная норма рабочего времени (не более половины месячной нормы), то нельзя и оплачивать ему работу исходя из полной ставки.

В части оформления приема на работу на условиях внутреннего совместительства в отношении генерального директора ни Закон об АО, ни ТК РФ, ни другие законодательные акты не содержат каких-либо ограничений или особенностей. Поэтому при оформлении необходимо руководствоваться нормами ст. 68 ТК РФ. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Приказ о назначении подписывается генеральным директором лично в отношении себя самого. Сведения о работе на условиях внутреннего совместительства вносятся в трудовую книжку по желанию работника (часть пятая ст. 66 ТК РФ).

Временный перевод на другую работу

При временном переводе, в отличие от совмещения, совместительства, сотрудник освобождается от прежней работы.

Ни глава 12 ТК РФ, регламентирующая порядок изменения трудового договора, ни глава 43 ТК РФ, определяющая особенности регулирования труда руководителя организации, ни Закон № 208-ФЗ не предусматривают каких-либо норм, регламентирующих особый порядок перевода на другую работу руководителей акционерных обществ. Таким образом, временный перевод на должность генерального директора оформляется в общем порядке.

Согласно ст. 72.2 ТК РФ по соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя на срок до одного года. Такой перевод оформляется дополнительным соглашением сторон к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ). В соглашении необходимо указать срок, на который осуществляется перевод.

На основании указанного дополнительного соглашения к трудовому договору необходимо издать приказ (распоряжение) о переводе. Запись в трудовую книжку при временном переводе не вносится (часть четвертая ст. 66 ТК РФ).

Поскольку в течение срока действия дополнительного соглашения о временном переводе условие о трудовой функции, предусмотренное трудовым договором, приостанавливается, а после окончания этого срока, соответственно, возобновляется, то документально оформлять окончание временного перевода и возвращение работника на прежнее место нет необходимости. После окончания срока перевода работодателю достаточно просто предоставить работнику прежнюю работу, то есть выполнить обязанность, предусмотренную частью второй ст. 22 ТК РФ. Никакого приказа о предоставлении прежней работы издавать не нужно.

Текст Ложечникова Елена, Барсегян Артем, эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Несвоевременная запись в трудовой книжке гендиректора

21.03.

Очень часто в организациях не ведется трудовая книжка на генерального директора. Как известно, он назначается решением учредителей (учредителя) и приступает к работе на основании своего приказа о вступлении в должность. Кадровику весьма непросто потребовать от своего руководителя, чтобы тот предоставил трудовую книжку в отдел кадров для ее ведения и хранения в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Многие руководители не уделяют этому вопросу достаточного внимания, не считая данный документ важным и отмахиваясь от него, как от ненужной формальности. Однако при увольнении с руководящей должности данной организации первое лицо часто спохватывается , что в его документе о стаже есть пробел. И тогда специалист кадровой службы вынужден догонять ушедшее время .

Ситуация

Для наглядности рассмотрим следующий пример. Предположим, инспектор по кадрам должен отразить в трудовой книжке генерального директора такие сведения:

1998 г. - принят на должность генерального директора организации А .

2000 г. - принят на должность генерального директора организации Б по совместительству.

2004 г. - уволен с должности генерального директора организации А .

2006 г. - уволен с должности генерального директора организации Б .

У кадровика сразу возникли вопросы, связанные с тем, что несвоевременную запись нужно отразить в трудовой книжке руководителя, который при этом трудился в другой организации по совместительству и тоже на руководящей должности. Его смущало также то обстоятельство, что часть записей относилась к периоду, когда действовали старые правила ведения трудовых книжек, а другая часть - к периоду действия новых правил.

Рассмотрим подробно, как же найти выход из этой трудной и неразрешимой, на первый взгляд, ситуации.

Принимаем на работу

По общему правилу, если какая-либо кадровая ситуация не была вовремя оформлена и ее оформление производится в настоящий момент, то применяются нормы действующих нормативно-правовых актов. В настоящее время вопросы ведения и заполнения трудовой книжки регулируются:

- Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225;

- Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69.

Следует отметить, что и Правила, и Инструкция во многом воспроизводят положения ранее действовавших подзаконных актов*(1), в том числе в части оформления в трудовой книжке приема на работу. Поэтому работодатель может не опасаться наложения административного штрафа за нарушение порядка ведения трудовой книжки генерального директора (за несвоевременное внесение записи о приеме на работу), если успеет оформить все как положено.

Итак, кадровик открывает блок записей полным и сокращенным наименованием организации, имеющимся на момент приема на работу. Вполне возможно, организация могла быть несколько раз переименована: была ЗАО Ромашка , затем стала ЗАО Ромашка Плюс и т.п. Однако учитываем, что работник был принят именно в ЗАО Ромашка , и дате его приема на работу соответствовало именно это название*(2).

Заметим, что если бы блок записей открывался в 1998 году, то кадровик внес бы только полное наименование предприятия (п. 2.13 Инструкции от 20 июня 1974 г. N 162). Однако не забываем, что запись вносится здесь и сейчас , поэтому кадровик должен руководствоваться действующими правилами*(3).

Затем вносится запись о приеме на работу под следующим порядковым номером (графа 1) и под датой, соответствующей дате начала работы согласно приказу о приеме на работу (графа 2).

Таким образом, трудовую книжку следует оформить так:

Пример 1

Сведения о работе

----T----------T------------T-------¬

¦ N ¦ Дата ¦ Сведения о приеме на работу, ¦Наименование, дата и ¦

¦ записи +---T----T---+ переводе на другую постоянную ¦ номер документа, на ¦

¦ ¦ число ¦ месяц ¦ год ¦работу, квалификации, увольнении (с ¦ основании которого ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ указанием причин и ссылкой на ¦ внесена запись ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ статью, пункт закона) ¦ ¦

+---+---+----+---+------------+-------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦

+---+---T----T---+------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦Закрытое акционерное общество¦ ¦

+---+---+----+---+------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Ромашка ¦ ¦

+---+---+----+---+------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦(ЗАО Ромашка ) ¦ ¦

+---+---+----+---+------------+-------+

¦ 09 ¦ 21 ¦ 08 ¦ 1998 ¦Назначен на должность генерального¦Приказ от 21.08.1998 ¦

+---+---+----+---+------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦директора ¦N 63 ¦

L---+---+----+---+------------+--------

Важная особенность оформления записи о приеме на работу руководителя - формулировка назначен на должность , а не принят на должность . Это связано с особой процедурой возникновения трудовых отношений между работодателем - юридическим лицом и его единоличным исполнительным органом.

В графе 4 указывается именно приказ, а не протокол общего собрания или решение единственного участника. Как указано в Инструкции от 1974 года, в графе 4 должна быть воспроизведена дата и номер приказа (распоряжения) администрации. Согласно Инструкции от 2003 года в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Кроме того, КЗоТ РСФСР (ст. 18), равно как и ТК РФ (ст. 68) в настоящее время, требовал в императивном порядке оформления приказа о приеме на работу вне зависимости от категории работника. Поскольку такой приказ к моменту внесения записи о приеме на работу в трудовую книжку должен быть уже издан, то в графе 4 его реквизиты и нужно воспроизводить.

Пример 2

Закрытое акционерное общество АСТРА

121355. Москва, ул. Ив. Франко. 12 Телефон: (495) 443-43-43 Факс

Приказ

21 августа 1998 г. N 54

О вступлении в должность

генерального директора

В соответствии с решением участника закрытого акционерного общества Астра вступаю в должность генерального директора.

Основание:

1. Решение от 21.08.1998 г. N 22.

2. Трудовой договор (контракт) от 21.08.1998 г.

Генеральный директор (подпись) С.С. Иванов

Оформляем совместительство

Далее возникает вопрос о внесении записи о работе по совместительству, начало которой относится к 2000 году. По ранее действовавшим правилам, содержавшимся в постановлении Совмина СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. N 656 О трудовых книжках рабочих и служащих , на лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки также велись только по месту основной работы (п. 1).

Согласно п. 2.13 Инструкции 1974 года запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству должна была производиться администрацией по месту основной работы на основании приказа администрации предприятия, учреждения, организации, где работник принят на работу по совместительству.

Иными словами, работник, в нашем случае - генеральный директор, должен был взять копию приказа о приеме на работу и представить ее основному работодателю с заявлением о внесении соответствующей записи в трудовую книжку. Запись о работе по совместительству должна была появиться в составе блока записей работодателя, у которого данный работник работал по основной работе. Если сравнить эти положения с положениями Правил 2003 года и Инструкции 2003 года, то становится видно, что оформление совместительства в трудовой книжке не претерпело никаких существенных изменений.

Считаем, что для облегчения задачи кадровику, исправляющему возникшие недочеты, следует ограничиться выдачей архивной справки о периоде работы по совместительству в организации Б . На основании этой справки любой последующий основной работодатель отразит этот стаж в своем блоке записей.

Однако могут быть ситуации, когда работнику такая запись в трудовой книжке жизненно необходима. Поэтому рассмотрим, как это делается.

Запись о начале работы по совместительству может появиться в любой момент, даже спустя несколько лет после приема на работу. И появиться она может уже не в составе блока записей организации А , а иной организации, например, организации В или Г . Однако дата в графе 2 всегда будет соответствовать дате начала работы по совместительству в организации Б .

Возможны такие варианты записей:

Пример 3

Сведения о работе

----T----------T-------------T-------¬

¦ N ¦ Дата ¦ Сведения о приеме на работу, ¦Наименование, дата и ¦

¦ записи +---T----T---+ переводе на другую постоянную ¦ номер документа, на ¦

¦ ¦ число ¦ месяц ¦ год ¦работу, квалификации, увольнении (с ¦ основании которого ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ указанием причин и ссылкой на ¦ внесена запись ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ статью, пункт закона) ¦ ¦

+---+---+----+---+-------------+-------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦

+---+---T----T---+-------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦закрытое акционерное общество Астра ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦(ЗАО Астра ) ¦ ¦

+---+---+----+---+-------------+-------+

¦ 09 ¦ 21 ¦ 08 ¦ 1998 ¦Назначен на должность генерального¦Приказ от 21.08.1998¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦директора ¦N 63 ¦

+---+---+----+---+-------------+-------+

¦ 10 ¦ 10 ¦ 10 ¦ 2000 ¦Назначен на должность генерального¦Приказ от 10.10.2000¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦директора общества с ограниченной от-¦N 115лс ¦

+---+---+----+---+-------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ветственностью Бегония по совмести-¦ ¦

+---+---+----+---+-------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦тельству ¦ ¦

+---+---+----+---+-------------+-------+

¦ 11 ¦ 18 ¦ 03 ¦ 2004 ¦Уволен по собственному желанию, пункт¦Приказ от 17.03.2004 ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦3 статьи 77 Трудового кодекса Россий-¦N 25 ¦

+---+---+----+---+-------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ской Федерации ¦ ¦

+---+---+----+---+-------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦Инспектор отдела кадров И.И. Рыжова¦ ¦

+---+---+----+---+-------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦Работник (подпись) С.С. Иванов¦ ¦

+---+---+----+---+-------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦печать ЗАО Астра ¦ ¦

L---+---+----+---+-------------+--------

Сведения о работе

----T----------T-------------T-------¬

¦ N ¦ Дата ¦ Сведения о приеме на работу, ¦Наименование, дата и ¦

¦ записи +---T----T---+ переводе на другую постоянную ¦ номер документа, на ¦

¦ ¦ число ¦ месяц ¦ год ¦работу, квалификации, увольнении (с ¦ основании которого ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ указанием причин и ссылкой на ¦ внесена запись ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ статью, пункт закона) ¦ ¦

+---+---+----+---+-------------+-------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦

+---+---T----T---+-------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦закрытое акционерное общество Астра ¦ ¦

+---+---+----+---+-------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦(ЗАО Астра ¦ ¦

+---+---+----+---+-------------+-------+

¦ 09 ¦ 21 ¦ 08 ¦ 1998 ¦Назначен на должность генерального¦Приказ от 21.08.1998¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦директора ¦N 63 ¦

+---+---+----+---+-------------+-------+

¦ 10 ¦ 18 ¦ 03 ¦ 2004 ¦Уволен по собственному желанию, пункт¦Приказ от 17.03.2004¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦3 статьи 77 Трудового кодекса Россий-¦N 25 ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ской Федерации ¦ ¦

+---+---+----+---+-------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦Инспектор отдела кадров И.И. Рыжова¦ ¦

+---+---+----+---+-------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦Работник (подпись) С.С. Иванов¦ ¦

+---+---+----+---+-------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ печать ЗАО Астра ¦ ¦

+---+---+----+---+-------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦Общество с ограниченной ответствен-¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ностью Василек (ООО Василек ) ¦ ¦

+---+---+----+---+-------------+-------+

¦ 11 ¦ 19 ¦ 03 ¦ 2004 ¦Принят на должность вице-президента ¦Приказ от 19.03.2004¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦N 04-0319/к-08 ¦

L---+---+----+---+-------------+--------

Сведения о работе

----T----------T-------------T-------¬

¦ N ¦ Дата ¦ Сведения о приеме на работу, ¦Наименование, дата и ¦

¦ записи +---T----T---+ переводе на другую постоянную ¦ номер документа, на ¦

¦ ¦ число ¦ месяц ¦ год ¦работу, квалификации, увольнении (с ¦ основании которого ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ указанием причин и ссылкой на ¦ внесена запись ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ статью, пункт закона) ¦ ¦

+---+---+----+---+-------------+-------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦

+---+---T----T---+-------------+-------+

¦ 12 ¦ 10 ¦ 10 ¦ 2000 ¦Назначен на должность генерального¦Приказ от 10.10.2000 ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦директора общества с ограниченной¦N 115лс ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ответственностью Бегония ¦ ¦

+---+---+----+---+-------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦по совместительству ¦ ¦

L---+---+----+---+-------------+--------

Способы оформления записи об увольнении

Оформление записи об увольнении с работы по совместительству зависит от того, кем и когда фактически отражались записи о работе по совместительству. Здесь возможны несколько вариантов:

1. Запись о приеме на работу по совместительству была отражена организацией А , откуда работник уволился прежде, чем он уволился из организации Б .

В этом случае запись об увольнении может появиться в составе блока записей любой последующей организации ( В , Г , Д и т.д.), в которой работник будет работать после момента увольнения из организации Б .

2. Запись о приеме на работу по совместительству в организацию Б отражена организацией В . Если работник на момент увольнения продолжает в ней работать, то он может написать заявление на имя руководителя организации В с просьбой внести соответствующие сведения в трудовую книжку с приложением копии приказа об увольнении (справки о периоде работы). Тогда блок записей организации В будет выглядеть так:

Пример 5

Сведения о работе

----T----------T-------------T-------¬

¦ N ¦ Дата ¦ Сведения о приеме на работу, ¦Наименование, дата и ¦

¦ записи +---T----T---+ переводе на другую постоянную ¦ номер документа, на ¦

¦ ¦ число ¦ месяц ¦ год ¦работу, квалификации, увольнении (с ¦ основании которого ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ указанием причин и ссылкой на ¦ внесена запись ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ статью, пункт закона) ¦ ¦

+---+---+----+---+-------------+-------+

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦

+---+---T----T---+-------------+-------+

¦ ¦ ¦ ¦ ¦Общество с ограниченной ответствен-¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ностью Васелек (ООО Васелек ) ¦ ¦

+---+---+----+---+-------------+-------+

¦ 11 ¦ 19 ¦ 03 ¦ 2004 ¦Принят на должность вице-президента ¦Приказ от 19.03.2004 ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦N 04-0319/к-08 ¦

+---+---+----+---+-------------+-------+

¦ 12 ¦ 10 ¦ 10 ¦ 2000 ¦Назначен на должность генерального¦Приказ от 10.10.2000 ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦директора общества с ограниченной от-¦N 115лс ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ветственностью Бегония по совмести-¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦тельству ¦ ¦

+---+---+----+---+-------------+-------+

¦ 13 ¦ 18 ¦ 03 ¦ 2004 ¦Уволен из общества с ограниченной от-¦Приказ от 17.03.2004 ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ветственностью Бегония по собствен-¦N 25 ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ному желанию, пункт 3 статьи 77 Тру-¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦дового кодекса Российской Федерации ¦ ¦

L---+---+----+---+-------------+--------

При этом данный блок записей может продолжаться любыми записями - о переводе, о переименовании организации и т.п. Печать при отражении сведений об увольнении из организации Б не проставляется. Документы, на основании которых внесены записи о работе по совместительству, должны храниться в личном деле работника (или ином месте, определенном в организации для хранения такого рода документов).

Если у совместителя нет основной работы

Необходимо затронуть такой аспект, как отсутствие основной работы после увольнения из организации А . Трудовое законодательство не предусматривает автоматической переквалификации трудового договора по совместительству в трудовой договор по основному месту при увольнении с прежней основной работы. Вполне возможно, что генеральный директор, уволившись из организации А в 2004 году, никуда больше не трудоустраивался и работал лишь в качестве совместителя в организации Б . Эта ситуация вполне допустима. Надо лишь иметь в виду, что запись об увольнении в 2006 году из организации Б будет внесена лишь тогда, когда появится следующее основное место работы, куда и будет предъявлена копия приказа об увольнении из организации Б . Это связано с тем, что существует запрет на ведение трудовой книжки работодателем по совместительству.

Таким образом, кадровик должен проанализировать, какой из приведенных способов наиболее подходит в данной конкретной ситуации. Со своей стороны рекомендуем ограничиться внесением записей об основной работе, относящихся к периоду работы с 1998 по 2004 годы. Помимо записей о приеме и увольнении следует отражать и иные записи, например, о переименовании организации, если организация за это время меняла название или реорганизовывалась. Период работы по совместительству целесообразно подтвердить соответствующей справкой, которую можно предъявить в любой момент по основному месту работы, на которое впоследствии устроится работник.

Итак, любой кадровик должен обеспечивать своевременное внесение записей в трудовую книжку. Иначе в будущем он сам или его преемник могут столкнуться с довольно непростыми ситуациями. Кроме того, не следует забывать и о том, что отсутствие необходимых записей является нарушением порядка ведения трудовой книжки и может повлечь наложение административного штрафа.

Ю.Э. Романова,

консультант по правовым вопросам адвокатского

бюро адвоката В.М. Калинина

Кадровая служба и управление персоналом предприятия , N 4, апрель 2007 г.

-------------------------

*(1) См. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 N 162.

*(2) Еще один аргумент в пользу воспроизведения прежнего названия, соответствующего дате приема, заключается в том, что запись о переименовании организации (если оно произошло) в составе такого блока записей просто потеряет смысл.

*(3) Не советуем делать вид, что запись вносилась непосредственно на дату приема, то есть в 1998 году. Например, может возникнуть ситуация, что впервые принятому работнику (не обязательно генеральному директору) не была своевременно (в 1998 году) оформлена трудовая книжка, и соответственно, не были внесены записи. Данное нарушение в силу каких-то причин было обнаружено только в 2006 году, когда работник стал увольняться. Многие кадровики начинают искать старые, недействующие бланки трудовой книжки образца 1974 года. Это является ошибкой. Более того, при оформлении титульного листа придется указывать дату ее оформления, и указание неверной даты, относящейся к 1998 году, уже делает документ сфальсифицированным. Стоит учесть, что в 1998 году инспектором по кадрам мог быть работник, который уже не работает в 2006 году в этой организации, и указание его фамилии в левом нижнем углу титульного листа также будет неправомерно. В такой ситуации следует завести трудовую книжку образца 2004 года, отразить в титульном листе настоящую дату ее оформления, соответствующую действительности фамилию инспектора по кадрам, открыть блок записей по действующим правилам и внести в нужном порядке все сведения о стаже, начиная с 1998 года.

Источники:
www.kdelo.ru, hr.superjob.ru, forum.garant.ru, www.vestnikao.ru, 123-job.ru

Следующие бланки:

• Приказ директора на самого себя образец
• Бланк приказа назначении директора