Образец приказа на временное замещение директора

Jun 18, 2018
  • 2018

Генеральный директор уходит на больничный по беременности и родам и последующий отпуск по уходу за ребенком,нового директора на это время на работу брать не хотим,можно ли на время больничного и отпуска возложить обязанности ген.директора на другого сотрудника предприятия,и передать ему право подписи всех документов и отчетов? Какими документами это нужно оформить?

• работу по должности, ее содержание и объем;

• размер доплаты за временное замещение профессий (должностей);

• срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу.

Такой вывод позволяют сделать часть 2 статьи 57, статьи 60.2, 72, часть 2 статьи 151 Трудового кодекса РФ.

На основании дополнительного соглашения работодатель издает приказ о временном замещении. В трудовом законодательстве не установлена обязательная форма такого приказа, поэтому работодатели оформляют его в произвольной форме.

Так как действовать в интересах организации без доверенности может только её руководитель, т.е. ген. директор (подп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»), (абз. 3 п. 2 ст. 69 Закона № 208-ФЗ). Другие лица, которым переданы обязанности руководителя на период в т.ч. его отпуска по беременности и родам, а также по уходу за ребенком, могут действовать только на основании выданной доверенности, следовательно, оформите на замещающего сотрудника доверенность. Требования к оформлению доверенности установлены в статьях 185-186 Гражданского кодекса.

Подробно см. 1,2. Рекомендация, 3. Формы, 4. Статья.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как оформить временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника другим сотрудником (временное замещение)

Оформление временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника

Кому можно поручить временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника

Порядок оформления временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника зависит от того, кто будет привлечен к такой работе.

Для этого работодатель может привлечь:

  • гражданина, не являющегося сотрудником данной организации (ст. 59 ТК РФ );
  • другого штатного сотрудника (ст. 60.2. ч. 3 ст. 72. 2 ТК РФ).
  • Если для исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника организация нанимает гражданина, не состоящего в ее штате, то заключите с ним срочный трудовой договор (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4413-6 ).

    Если обязанности временно отсутствующего сотрудника будет выполнять другой штатный сотрудник, то организация может привлечь его посредством:

    Отличие временного замещения от совмещения

    Чем временное исполнение обязанностей отличается от совмещения

    Отличие между совмещением и временным замещением состоит в том, что совмещение профессий (должностей) устанавливается, когда соответствующая штатная единица в организации по каким-то причинам не заполнена (вакантна). Временное замещение предполагает, что отсутствующий сотрудник числится в организации, но не имеет возможности выполнять свои трудовые обязанности. Например, в связи с отпуском, болезнью, командировкой, повышением квалификации и т. п.

    Кроме того, при совмещении можно выполнять дополнительную работу только по другой профессии или должности. При временном замещении сотрудник может выполнять обязанности как по одноименным должностям (профессиям), так и по разным.

    Это следует из положений статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

    Рабочее время при временном замещении

    Какова продолжительность рабочего времени сотрудника при временном замещении

    Режим временного замещения предполагает нормальную продолжительность рабочего времени. То есть дополнительную работу сотрудник выполняет наряду с основной работой в течение установленного ему рабочего дня (смены). Об этом говорится в части 1 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

    Документальное оформление временного замещения

    Какие документы нужно оформить при установлении сотруднику временного замещения

    Прежде чем оформить сотруднику временное замещение профессий (должностей), нужно получить его письменное согласие. Для этого заключите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем укажите:

  • работу по должности, ее содержание и объем;
  • размер доплаты за временное замещение профессий (должностей);
  • срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу.
  • Такой вывод позволяют сделать часть 2 статьи 57, статьи 60.2. 72. часть 2 статьи 151 Трудового кодекса РФ.

    Совет редактора:  если организация не может определить момент выхода отсутствующего сотрудника на работу, то в дополнительном соглашении конкретную дату окончания временного замещения не фиксируйте. То есть при указании срока окончания временного исполнения обязанностей укажите: «до выхода отсутствующего сотрудника на работу».

    На основании дополнительного соглашения издайте приказ о временном исполнении обязанностей (временном замещении). Типовой формы такого документа в законодательстве не предусмотрено. Поэтому составьте его в произвольной форме .

    Можно ли без согласия сотрудника возложить на него выполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника

    Нет, нельзя.

    По закону работодатель может поручить исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника другому сотруднику только с письменного согласия последнего (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ ). Для этого с сотрудником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору .

    Без согласия сотрудника его можно лишь временно перевести на другую работу. Такой перевод допускается лишь в установленных законом случаях (ст. 72.2 ТК РФ ). Подробнее об этом см. материал Системы Как временно перевести сотрудника на другую работу без его согласия.

    Можно ли распределить исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника между несколькими сотрудниками и оформить такое поручение одним приказом

    Да, можно.

    Действующее законодательство не запрещает оформить временное замещение сразу нескольким сотрудникам, распределив между ними обязанности временно отсутствующего сотрудника. Так, для временного замещения отсутствующего сотрудника другому сотруднику поручается дополнительная работа в объеме, установленном в соответствующем дополнительном соглашении (ч. 3 ст. 60.2 ТК РФ ). При этом закон не требует, чтобы замещающему сотруднику были поручены обязанности отсутствующего сотрудника в полном объеме.

    На основании дополнительного соглашения работодатель издает приказ о временном замещении. В трудовом законодательстве не установлена обязательная форма такого приказа, поэтому работодатели оформляют его в произвольной форме. Закон не требует, чтобы на каждого сотрудника оформлялся отдельный приказ. Однако среди прочего в приказе о временном замещении указывается размер доплаты за выполнение дополнительной работы. Поэтому если работодатель оформит один приказ на нескольких замещающих сотрудников, то им станут известны размеры доплат, установленных их коллегам за выполнение обязанностей временного отсутствующего сотрудника. Следовательно, работодатель должен самостоятельно оценить целесообразность издания единого приказа на всех замещающих сотрудников. Во избежание конфликтных и спорных ситуаций рекомендуем все же составить отдельные приказы по числу сотрудников, между которыми будут распределены обязанности отсутствующего.

    Можно ли для замещения временно отсутствующего сотрудника привлечь другого сотрудника, который в настоящий момент отстранен от своей основной работы

    Да, можно, при условии что причина отстранения сотрудника по основному месту работы не препятствует выполнению им обязанностей временно отсутствующего сотрудника.

    Так, например, привлечение отстраненного от работы для выполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника возможно в следующих случаях:

  • сотрудник не прошел в установленном порядке обязательный медицинский осмотр или обязательное психиатрическое освидетельствование и привлекается на временную работу, не требующую такого осмотра или освидетельствования;
  • сотрудник, имеющий медицинские противопоказания, привлекается на временную работу, которую может выполнять с учетом противопоказаний или противопоказания к которой отсутствуют;
  • сотрудник, у которого приостановлен срок действия специального права, привлекается на временную работу, не требующую наличия специального права (разрешения).
  • Такой вывод следует из совокупности положений статей 72.2. 76 Трудового кодекса РФ.

    Поскольку в случае привлечения отстраненного сотрудника с его согласия для выполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника имеет место временный перевод, то заполнять табель учета рабочего времени на него следует по той должности, на которую он переведен, в общем порядке. Вести табель по основной должности (профессии), где сотрудник числится отстраненным, во время перевода не следует.

    Обязательно ли должность временного сотрудника должна совпадать с должностью основного сотрудника, на время отсутствия которого был принят временный

    Да, обязательно.

    Для исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника работодатель вправе принять на работу другого сотрудника по срочному трудовому договору (абз. 2 ч. 1 ст. 59 ТК РФ ). При этом временный сотрудник может исполнять все обязанности основного сотрудника или их часть.

    Поскольку временное замещение отсутствующего сотрудника в рамках срочного договора предполагает исполнение его трудовых обязанностей, очевидно, что должность временного сотрудника должна совпадать с должностью основного сотрудника. При несовпадении должностей сотрудников существует вероятность, что срочный договор может быть признан заключенным без достаточных оснований. За это работодатель будет привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ. При этом такой договор будет невозможно расторгнуть в связи с выходом на работу временно отсутствующего сотрудника (истечением срока) именно из-за различия в названиях должностей.

    Таким образом, при заключении трудового договора для исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника следует указывать наименование должности, на которую принимается новый сотрудник, в точном соответствии с должностью, которую занимает временно отсутствующий сотрудник.

    Какую должность следует указывать временному заместителю при подписании документов в период отсутствия основного работника

    Ответ на этот вопрос зависит от того, как оформлена замена основного работника на время его отсутствия.

    Исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника без изменения режима рабочего времени можно оформить:

  • временным замещением;
  • временным переводом.
  • Так, если оформлено временное замещение. то есть дополнительную работу за основного работника временный заместитель выполняет наряду с основной, то на документах следует указать его основную должность.

    Если сотрудник временно переведен на должность отсутствующего работника, при этом он исполняет обязанности только по этой должности, то на документах нужно указывать должность, на которую он временно переведен. Использование в подписи приставки «и. о.», а также проставление косой черты перед должностью основного работника или использование предлога «за» действующим законодательством не предусмотрено (п. 3.22 ГОСТ Р 6-30/2003, утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст ). Исключение составляет случай, когда работника действительно переводят именно на должность исполняющего обязанности, при условии что такая должность предусмотрена в штатном расписании.

    Личная карточка

    Нужно ли вносить в личную карточку сотрудника сведения о временном замещении отсутствующего сотрудника

    При необходимости сведения о временном замещении можно указать, например, в разделе «Дополнительные сведения» личной карточки (раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

    Пример оформления временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника (временного замещения)

    Бухгалтер организации В.Н. Зайцева согласилась исполнять обязанности временно отсутствующего главного бухгалтера. На основании дополнительного соглашения к трудовому договору руководитель издал приказ о временном замещении.

    Договор о полной материальной ответственности

    В каких случаях при установлении сотруднику временного замещения нужно заключить договор о полной материальной ответственности

    Если должность (профессия), которую будет временно замещать сотрудник, предполагает непосредственное обслуживание или использование денег, товаров, а также иного имущества работодателя, то дополнительно с сотрудником нужно будет заключить договор о полной материальной ответственности (ст. 241-243 ТК РФ ).

    Доплата за временное замещение

    В каком размере положена доплата сотруднику за временное замещение

    При временном замещении должности сотруднику дополнительно к его заработку положена доплата.

    Досрочное прекращение временного замещения

    Может ли сотрудник досрочно отказаться от выполнения работ в рамках временного замещения

    Сотрудник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель - досрочно отменить поручение о ее выполнении. О досрочном прекращении работы в режиме временного замещения сотрудника нужно письменно уведомить не позднее чем за три рабочих дня. Если сотрудник хочет досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, он также должен письменно уведомить об этом работодателя за три рабочих дня. Такой порядок предусмотрен частью 4 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

    Иван Шкловец ,

    заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

    2. Рекомендация: Как установить доплату за совмещение профессий или временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника

    Привлечение к дополнительной работе

    Какими способами на сотрудника можно временно возложить обязанности другого отсутствующего работника

    Привлечь одного сотрудника к выполнению работы за другого временно отсутствующего сотрудника можно, оформив:

  • совмещение профессий (должностей);
  • временное замещение.
  • Документальное оформление

    Какими документами оформить установление доплат за совмещение профессий или исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника

    Общий порядок установления доплат за совмещение профессий (должностей) можно прописать в коллективном договоре или другом локальном документе (ст. 149 и 8 ТК РФ). Конкретный размер доплаты зафиксируйте в дополнительном соглашении к трудовому договору с учетом общих положений, предусмотренных в локальных актах организации, а также содержания и объема дополнительной работы. При этом если в обязанности сотрудника изначально входит подмена отсутствующего работника, то доплата не потребуется.

    Схожий порядок действует и в отношении доплат за временное замещение, если на период такого замещения сотрудник не освобождается от своей основной работы.

    Это следует из положений статьи 151 Трудового кодекса РФ.

    Нужно ли установить доплату сотруднику, который будет одновременно со своими основными обязанностями выполнять обязанности другого временно отсутствующего сотрудника

    Ответ на этот вопрос зависит от того, предусмотрено в должностной инструкции или трудовом договоре сотрудника выполнение обязанностей отсутствующего работника или нет.

    Если такое условие есть, то это обычные должностные обязанности сотрудника. Никакой доплаты за выполнение работы временно отсутствующего работника начислять не нужно. Такой вывод следует из статьи 60.2 Трудового кодекса РФ и подтверждается письмами Минздравсоцразвития России от 12 марта  г. № 22-2-897. Роструда от 24 мая  г. № 1412-6-1. На правомерность такого подхода указывают и суды, см. например, апелляционное определение Московского областного суда от 28 мая  г. № 33-11581/ .

    Если же сотрудника с его согласия привлекают к выполнению дополнительных обязанностей отдельным приказом руководителя и заключают дополнительное соглашение к трудовому договору, то за выполнение такой работы ему нужно начислять доплату. Ее размер определяют по соглашению работодателя и сотрудника с учетом общих положений локальных актов организации. Такой порядок предусмотрен в статьях 151 и 60.2 Трудового кодекса РФ.

    Нужно ли уведомить налоговую инспекцию о временном возложении обязанностей главного бухгалтера на другого сотрудника организации

    Нет, не нужно.

    Сведения о главном бухгалтере не включают в госреестр - ЕГРЮЛ. В нем содержится только информация о сотрудниках, которые могут действовать от имени организации без доверенности, - генеральном директоре, президенте организации и т. д. (подп. «л» п. 1 ст. 5 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ ). А если главный бухгалтер не входит в число таких сотрудников, подавать в инспекцию специальное заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ, как при смене руководителя, не нужно.

    Ранее налоговое ведомство руководствовалось письмом МНС России от 6 сентября 2000 г. № ВГ-6-12/717 и требовало представлять копию приказа о смене (временном возложении обязанностей) главного бухгалтера. Однако сейчас его позиция изменилась. Об этом свидетельствует письмо ФНС России от 25 января 2008 г. № СК-6-09/45. Из него следует, что уведомлять налоговую инспекцию о временном возложении обязанностей главного бухгалтера на другого сотрудника не нужно. Поскольку приказ ФНС России от 25 января  г. № ММВ-7-6/25 иного порядка не установил, позиция налогового ведомства сохраняет актуальность и сейчас.

    Нина Ковязина ,

    заместитель директора департамента

    образования и кадровых ресурсов Минздрава России

    3. Формы: Приказ о временном исполнении обязанностей отсутствующего сотрудника (временном замещении)

    Нужно ли издавать приказ о том, что директор подписывает первичные документы вместо главного бухгалтера?

    Вопрос

    Главный бухгалтер вышел в отпуск. В его отсутствие в в фирме остался директор. Директор проводил кассовые операции. Нужно ли издавать приказ о том, что директор подписывает первичные документы вместо главного бухгалтера? Устанавливается ли доплата директору за это?

    Ответ

    на время отсутствия главного бухгалтера его функции может выполнять руководитель организации. Для этого следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором следует оговорить перечень дополнительных функций, период их выполнения и размер доплаты. Затем следует оформить приказ о совмещении должностей. После оформления этих документов руководитель вправе расписываться в первичных документах за главного бухгалтера.

    Что касается именно обязанностей по оформлению кассовых операций (без выполнения иных функций главного бухгалтера), то руководитель вправе осуществлять такие операции и без оформления документов о замене главного бухгалтера-кассира. В таком случае достаточно в трудовом договоре с директором указать, что в его функции включается оформление кассовых операций на время отсутствия главного бухгалтера-кассира. Устанавливать доплату за совмещение в таком случае не требуется.

    Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух» vip - версия

    1. Статья: Что предпринять, если надо заменить кассира на время его отпуска

    Самое сложное: Удостовериться, что переданные кассиром ценности и документы полностью соответствуют тем, что перечислены в акте приема-передачи кассы.

    Будет проще, если: Заранее утвердить порядок приема-передачи кассы на тот случай, когда кассир какое-то время отсутствует.

    Кассир вашей компании написал заявление на ежегодный отпуск. Хорошо, если в штате есть сотрудник, с которым вы еще при приеме его на работу договорились, что тот будет замещать кассира по мере необходимости. И заранее обговорили это условие в его трудовом контракте. Тогда вам не придется оформлять дополнительные бумаги и доплачивать замещающему работнику.*

    Если же вы заранее не предусмотрели, на кого перекладывать обязанности кассира, определитесь с такой кандидатурой сейчас. Это может быть кто-то из бухгалтерии, в том числе и сам главный бухгалтер. Хотя при желании временно заменить кассира может и директор.* С года это разрешено пунктом 1.6 Положения о порядке ведения кассовых операций от 12 октября г. № 373-П (далее - Положение № 373-П ).

    И теперь вам достаточно оформить совмещение должностей. Как это сделать и какие еще шаги предпринять, мы подскажем.

    Шаг №1. Оформите допсоглашение с замещающим кассира работником

    Сотрудник, который будет временно выполнять обязанности кассира, должен на это письменно согласиться. Таковы требования части 3 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ. А дополнительная нагрузка означает изменение существенных условий труда. Поэтому подпишите с работником соглашение к трудовому договору (ст. 72 кодекса ). В нем закрепите перечень дополнительных функций, период их выполнения и размер доплаты.

    Да, за совмещение полагается доплата. Так установлено статьей 151 Трудового кодекса РФ. Подобный бонус может составлять какой-то процент от оклада уходящего в отпуск кассира. Либо вы можете назначить за временное замещение фиксированную сумму.

    Шаг №2. Составьте приказ о совмещении должностей

    Теперь, когда согласие работника на временное замещение вы закрепили на бумаге, составьте приказ о совмещении должностей (см. образец ниже). В нем отразите, кто и на какой срок будет замещать штатного кассира, опять же размер доплаты, порядок приема-передачи дел и ревизии кассы.*

    Отнесите приказ на подпись руководителю. После ознакомьте с данным документом под расписку самого кассира и того, кто будет временно исполнять его функции. А также, как главный бухгалтер, распишитесь сами.

    2. УКАЗАНИЕ ЦБ РФ ОТ 11.03. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»

    «4. Кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом (далее - руководитель) из числа своих работников (далее - кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись.

    При наличии у юридического лица, индивидуального предпринимателя нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира (далее - старший кассир).

    Кассовые операции могут проводиться руководителем.*

    Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель могут вести кассовые операции с применением программно-технических средств.

    Программно-технические средства, конструкция которых предусматривает прием банкнот Банка России, должны иметь функцию распознавания не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России, перечень которых установлен нормативным актом Банка России.»

    4.1. Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002 (далее - кассовые документы).Индивидуальными предпринимателями, ведущими в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформляться.

    4.2. Кассовые документы оформляются:* главным бухгалтером; бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее - бухгалтер);руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).*

    4.3. Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), а также кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.*

    * Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

    Статья: Выписываем доверенность (Меликова Д.П.) ("Российский налоговый курьер", 2009, n 4)

    "Российский налоговый курьер", 2009, N 4

    ВЫПИСЫВАЕМ ДОВЕРЕННОСТЬ

    Российское законодательство предоставляет гражданам и организациям право вести свои дела не только лично, но и через представителей по доверенности. Какие требования к составлению доверенностей предъявляет законодательство? Об этом - в статье.

    В гражданском праве возможность вести дела через представителя ограничивается сделками, которые могут быть совершены только лично, например оформлением завещания, а также видами сделок, прямо поименованными в законе, например подписание заявления о государственной регистрации создаваемого юридического лица. Важным юридическим документом, посредством которого оформляются полномочия представителя, является доверенность.

    Доверенность - документ, подтверждающий полномочия представителя на совершение сделки. Она адресуется третьим лицам и служит для удостоверения полномочий представителя. Доверенность может выдаваться только дееспособными гражданами. При этом доверенность от имени юридического лица подписывает руководитель или иное уполномоченное лицо, а их подпись заверяется печатью организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным бухгалтером организации. Об этом - п. 5 ст. 185 Гражданского кодекса.

    Законодательством не допускается использование факсимильной подписи на доверенности, то есть подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи. Если же доверенность подписана с использованием факсимиле, она может быть признана недействительной. Это подтверждается и арбитражной практикой (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 06.07.2006 N А19-40221/05-31-Ф02-3281/06-С2, ФАС Поволжского округа от 21.06.2007 N А57-4833/06-33 и ФАС Дальневосточного округа от 21.02.2007 N Ф03-А73/06-2/5431).

    Доверенность необходима в самых различных ситуациях, в частности для удостоверения и оформления полномочий руководителя филиала юридического лица, подписания договора, получения документов в налоговом органе, осуществления действий от имени участника в конкурсе на право заключить государственный или муниципальный контракт, распоряжения имуществом и при совершении иных значимых действий, в том числе при защите интересов различных лиц. Даже отправить почту по реестру от имени организации можно лишь по доверенности. Доверитель обязан выдать поверенному доверенность для выполнения обязанностей по договору поручения. После исполнения поручения или при прекращении договора до его исполнения поверенный должен немедленно возвратить доверителю доверенность, срок действия которой не истек, и представить отчет с приложением оправдательных документов, если это требуется по условиям договора или согласно характеру поручения.

    Примечание. Руководитель организации (а иногда и его заместители) представляет организацию на основании устава, полномочия же остальных работников подтверждаются доверенностью.

    Общие правила оформления доверенности

    Общие правила оформления доверенности содержатся в ст. 185 ГК РФ. Гражданский кодекс не требует регистрации выдаваемых доверенностей в специальном журнале или книге. Однако по правилам делопроизводства, для того чтобы иметь полную информацию обо всех исходящих документах данного вида, рекомендуется составлять хронологический список всех доверенностей, выданных организацией.

    Виды доверенностей

    В зависимости от хозяйственной операции и специфики ее осуществления на практике принято различать три вида доверенностей:

    - разовая - на совершение какого-то конкретного действия, например доверенность на подписание договора, для получения материально-производственных запасов от поставщика;

    - специальная - на совершение каких-либо однородных действий. К таковым относятся доверенности по операциям, связанным с получением грузов от транспортных организаций, на представительство в суде и получение полисов ОМС представителем страхователя;

    - общая или генеральная - на управление имуществом, заключение договоров и т.д. Частным случаем выдачи общей доверенности является оформление доверенности руководителю организуемого филиала или представительства, а также руководителю государственного или муниципального унитарного предприятия собственником предприятия при его создании или заключении трудового договора с руководителем.

    Обязательные реквизиты

    Доверенность - письменный документ, для действительности которого необходимо наличие нескольких обязательных реквизитов. Одним из них является дата, определяющая начало и окончание действия доверенности (если срок действия прямо не установлен). При этом, указывая в доверенности срок ее действия, нужно помнить, что он не может быть более трех лет. Основание - ст. 186 Гражданского кодекса. Если в самой доверенности по поводу сроков ничего не сказано, она сохраняет силу в течение года с даты выдачи. Доверенность, в которой не отражена дата ее выдачи, ничтожна.

    Примечание. Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность.

    Доверенность, выдаваемая юридическим лицом, должна содержать следующие обязательные реквизиты:

    - данные организации (наименование, юридический адрес, ИНН);

    - Ф.И.О. паспортные данные, место жительства представителя;

    - подпись руководителя или иного лица, уполномоченного на то учредительными документами;

    - печать юридического лица;

    - дату совершения доверенности;

    - подпись главного бухгалтера, если доверенность выдана от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей.

    В доверенности, выдаваемой физическим лицом, должны быть указаны следующие обязательные сведения:

    - Ф.И.О. паспортные данные, место жительства доверителя;

    - Ф.И.О. паспортные данные, место жительства представителя;

    - подпись доверителя;

    - дата совершения доверенности.

    Примечание. Реквизиты доверенности, выданной юридическим лицом, отличаются от реквизитов доверенности, выданной физическим лицом.

    Справка. Доверенность на получение зарплаты

    Физическое лицо вправе уполномочить другое физическое лицо, например, на получение зарплаты. При этом удостоверить доверенность на получение заработной платы может и организация, в которой работает доверитель (п. 4 ст. 185 ГК РФ). Для этого нужно, чтобы доверитель составил доверенность в присутствии лица, уполномоченного компанией заверять подобные документы. Возможность выдачи зарплаты по доверенности предусмотрена в п. 16 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40. В нем сказано, что если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, то в тексте расходного ордера после фамилии, имени и отчества получателя кассир указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получение зарплаты.

    В аналогичном порядке выдается доверенность на получение трудовой книжки. При этом в журнале учета движения трудовых книжек указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение трудовой книжки за работника.

    Когда доверенность требует нотариального заверения

    В большинстве случаев заверять доверенность у нотариуса не требуется. Сделать это нужно только в двух ситуациях. Во-первых, если доверенность выдается на совершение сделки, которую следует заверить у нотариуса согласно законодательству (п. 2 ст. 185 ГК РФ), например при приобретении недвижимости. Во-вторых, нотариальное заверение необходимо при передоверии кому-то своих полномочий (п. 3 ст. 187 ГК РФ). Допустим, директор выдал главному бухгалтеру доверенность на подписание договора, а главный бухгалтер решил передоверить это право своему заместителю. В этом случае главный бухгалтер обязан нотариально засвидетельствовать передоверие. Для этого нотариусу следует представить основную доверенность, в которой оговорено право передоверия, или предъявить доказательства того, что представитель по основной доверенности вынужден это сделать в силу особых обстоятельств в целях охраны интересов представляемого. Удостоверив доверенность, выданную в порядке передоверия, нотариус делает отметку об этом и на основной доверенности. При этом срок действия новой доверенности указывается прописью.

    Обратите внимание: в п. 3 ст. 185 ГК РФ перечислены случаи, когда выданные доверенности приравниваются к нотариально удостоверенным. К таковым относятся:

    - доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях, удостоверенные начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, старшим или дежурным врачом;

    - доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, также доверенности рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих, удостоверенные командиром (начальником) этих части, соединения, учреждения или заведения;

    - доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, удостоверенные начальником соответствующего места лишения свободы;

    - доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, находящихся в учреждениях социальной защиты населения, удостоверенные администрацией этого учреждения или руководителем (его заместителем) соответствующего органа социальной защиты населения.

    Как отозвать доверенность

    Бывают ситуации, когда доверенность необходимо отозвать, то есть прекратить ее действие (пп. 2 п. 1 ст. 188 ГК РФ). Сделать это имеет право только тот, кто ее выдал. Об отмене необходимо уведомить самого представителя, а также тех, перед кем он представлял интересы доверителя (ст. 189 ГК РФ). В противном случае права представителя по доверенности сохраняются до того момента, когда он узнает о ее отмене (п. 2 ст. 189 ГК РФ).

    Нотариально совершенные доверенности отменяются в нотариальном порядке. Известить об этом представителя и третьих лиц обязан нотариус, первоначально заверивший документ. Вместе с тем сам доверитель, заинтересованный в отмене доверенности, должен обратиться к нотариусу с соответствующим заявлением.

    Пример 1. И.А. Сидоров 1 августа 2008 г. выдал нотариальную доверенность своей супруге Е.А. Петровой на право распоряжения принадлежащей ему долей в ООО "Альфа" сроком на один год. В январе 2009 г. И.А. Сидоров с супругой развелся и написал заявление в ООО "Альфа" об отмене своей доверенности. При этом к нотариусу он не обращался и супругу не известил.

    В феврале 2009 г. Е.А. Петрова от лица супруга обратилась в ООО "Альфа" с заявлением о выходе из состава учредителей. Поскольку нотариальная доверенность отозвана не через нотариуса, отказать представителю организация не вправе, хотя она имеет сведения о намерении представителя ее отозвать. Формально указанный документ остается действующим.

    Передача полномочий

    Доверенность на совершение определенных действий может понадобиться и для работы внутри компании, например когда директор перекладывает часть полномочий на своего заместителя или главного бухгалтера (полномочия могут быть возложены на другого сотрудника).

    Если руководитель назначает себе замену на время отпуска или командировки, достаточно издать приказ о том, кто будет выполнять те или иные полномочия во время его отсутствия. Если же директор решил передать часть своих полномочий на постоянной основе, придется составить несколько доверенностей. Например, доверенности на право подписывать от имени компании договоры, выдавать доверенности, представлять интересы фирмы во время переговоров, подписывать векселя компании.

    Порядок временного замещения генерального директора прописывается в уставе компании и трудовых договорах с генеральным директором и его заместителем (другим работником). Если же в уставе общества не предусмотрена процедура замещения, то издается отдельный приказ.

    Предположим, в обязанности сотрудника, которому директор делегировал свои полномочия на время отсутствия, не входит функция замещения и он не освобождается от своей основной работы. Тогда исполнение дополнительных обязанностей можно ему поручить, получив письменное согласие (ст. 60.2 ТК РФ). Для этого с сотрудником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором следует прописать все обязанности по замещаемой должности, установить срок замещения, а также определить размер доплаты. Можно оформить передачу обязанностей как временный перевод на другую работу для замещения временно отсутствующего сотрудника (ст. 72.2 ТК РФ). Но необходимость оформления дополнительного соглашения к трудовому договору сохраняется. Срок перевода в соглашении указывается следующим образом: "До выхода генерального директора на работу". Запись в трудовую книжку ни в том, ни в другом случае делать не нужно.

    Например, директору для передачи права подписи бухгалтерской отчетности своему заместителю, финансовому или коммерческому директору необходимо:

    - издать приказ о назначении работника, ответственного за подписание бухгалтерской отчетности;

    - выдать сотруднику доверенность на право подписи бухгалтерской отчетности (пп. 2 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", п. 5 ст. 185 ГК РФ).

    При наличии таких документов подпись уполномоченного сотрудника на бухгалтерской отчетности приравнивается к подписи руководителя организации.

    Примечание. Руководитель организации может передать часть своих полномочий (в частности, право подписи бухгалтерской отчетности) другим сотрудникам.

    Пример 2. Генеральный директор ООО "СтройКонсалт" С.И. Новиков с 19 января 2009 г. направлен в командировку. Необходимо оформить передачу полномочий временно исполняющему обязанности генерального директора. Как правило, таким сотрудником является заместитель генерального директора. Если заместителя у директора нет, эти обязанности могут быть возложены на другого сотрудника. В ООО "СтройКонсалт" полномочия передаются заместителю генерального директора О.М. Белякову.

    Для этого, во-первых, издается приказ о временном возложении обязанностей генерального директора на заместителя или иного сотрудника (образец документа см. на рис. 1).

    Образец приказа о передаче полномочий

    ¦ Общество с ограниченной ответственностью "СтройКонсалт" ¦

    ¦-------¦

    ¦г. Москва 16 января 2009 г.¦

    ¦ ¦

    ¦ Приказ N 7 ¦

    ¦ о передаче полномочий генерального директора ¦

    ¦ 1. Возложить в период с 19 по 26 января 2009 г. на заместителя¦

    ¦генерального директора О.М. Белякова все обязанности генерального¦

    ¦директора ООО "СтройКонсалт" С.И. Новикова. ¦

    ¦19.01.2009 ¦

    L--------

    Рисунок 1

    Во-вторых, на время отсутствия генерального директора необходимо оформить доверенность с указанием переданных лицу полномочий (рис. 2).

    ¦ Выдана шестнадцатого января две тысячи девятого года, г. Москва ¦

    ¦ ¦

    ¦Общество с ограниченной ответственностью "СтройКонсалт" в лице¦

    ¦генерального директора Новикова Сергея Ивановича, действующего на¦

    ¦основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает заместителя¦

    ¦генерального директора Белякова Олега Михайловича [паспорт серии 0101,¦

    ¦N 100222, выдан УВД Пушкино 11 января 2000 г. код подразделения¦

    ¦ ¦

    ¦Подпись представителя Белякова (О.М. Белякова) удостоверяю.¦

    ¦ ¦

    ¦Генеральный директор Новиков С.И. Новиков ¦

    ¦ООО "СтройКонсалт" ¦

    L--------

    Рисунок 2

    Примечание. Согласно ст. 185 ГК РФ к доверенностям, выдаваемым организациями, предъявляются два основных требования. Первое - доверенность должна быть составлена в письменной форме, заверена подписью руководителя и печатью организации. И второе - в ней обязательно указывается дата выдачи.

    Передоверие полномочий

    В доверенности должно быть оговорено условие о возможности или невозможности передоверия полномочий представителя другому лицу. При отсутствии такого положения передоверие возможно только в силу особых обстоятельств в целях охраны интересов доверителя по основной доверенности.

    Кроме того, целесообразно указывать полномочия, которые могут быть переданы в порядке передоверия. Доверенность, выданная в порядке передоверия, не может содержать больше прав, чем основная доверенность. В такую доверенность кроме общих реквизитов вписывают реквизиты основной доверенности:

    - дату, место выдачи и реестровый номер основной доверенности;

    - фамилию и инициалы нотариуса, удостоверившего основную доверенность, его нотариальный округ или наименование государственной нотариальной конторы либо фамилию, инициалы и должность должностного лица, удостоверившего основную доверенность;

    - должность лица, выдавшего доверенность, в случае ее выдачи от имени юридического лица;

    - полномочия, которые предоставлены основной доверенностью, срок ее действия;

    - полномочия, передаваемые в порядке передоверия, срок действия доверенности в порядке передоверия.

    Как уже отмечалось, доверенность, выданная в порядке передоверия полномочий, заверяется нотариусом.

    Пример 3. Воспользуемся условиями предыдущего примера. Предположим, лицо, которому выдана доверенность, не может исполнить возложенные на него полномочия: заместитель генерального директора ООО "СтройКонсалт" О.М. Беляков 19 января 2009 г. получил травму, в связи с чем не способен исполнять возложенные на него генеральным директором обязанности. О.М. Белякову нужно оформить доверенность в порядке передоверия на другого сотрудника, в данном случае на главного бухгалтера М.В. Мельникову. Образец доверенности приведен на рис. 3.

    Образец доверенности на передоверие полномочий

    ¦ Доверенность ¦

    ¦ Выдана девятнадцатого января две тысячи девятого года, г. Москва ¦

    ¦ ¦

    ¦Я, Беляков Олег Михайлович (паспорт серии 0101, N 100222, выдан УВД¦

    ¦Пушкино 11 января 2000 г. код подразделения 770-777), проживающий по¦

    ¦адресу: г. Москва, ул. Полтавская, д. 19, кв. 7, действующий на основании¦

    ¦доверенности N 1 от 16.01.2009, выданной генеральным директором ООО¦

    ¦"СтройКонсалт" Новиковым Сергеем Ивановичем, доверяю Мельниковой¦

    ¦Олегом Михайловичем в моем присутствии. Личность его установлена,¦

    ¦дееспособность проверена. ¦

    ¦ Зарегистрирована в реестре за N 0-1-123. ¦

    ¦ Взыскано 700 руб. 00 коп. ¦

    ¦ ¦

    ¦Нотариус Иванов И.П. Иванов ¦

    L--------

    Рисунок 3

    Уполномоченный представитель.

    Рассмотрим особенности оформления доверенностей для налоговых правоотношений и арбитражного судопроизводства.

    в налоговом органе

    Представительству в налоговых правоотношениях и оформлению полномочий представителя посвящена гл. IV Налогового кодекса. Согласно п. 3 ст. 29 НК РФ уполномоченный представитель налогоплательщика-организации может действовать на основании доверенности, а налогоплательщика - физического лица - на основании нотариально удостоверенной доверенности или доверенности, приравненной к нотариально удостоверенной. Например, индивидуальному предпринимателю необходимо заверить у нотариуса доверенность на своего бухгалтера, который будет сдавать за него отчетность в налоговую инспекцию.

    Уполномоченный представитель может быть наделен правом не только представлять отчетность или проводить выверку расчетов с налоговым органом, но и подписывать декларации (расчеты). Основание - п. 5 ст. 80 НК РФ.

    Примечание. Представлять интересы через уполномоченного представителя в налоговых органах вправе плательщики сборов и налоговые агенты (п. 4 ст. 26 НК РФ).

    Если достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой отчетности, подтверждает уполномоченный представитель налогоплательщика, в налоговой декларации (расчете) указывается основание представительства. То есть наименование документа, подтверждающего наличие таких полномочий. При этом к декларации прилагается копия документа, подтверждающего полномочия представителя.

    Примечание. Уполномоченный представитель - сотрудник другого юридического лица

    Руководитель компании вправе на договорной основе передать ведение бухгалтерского учета специализированной организации (пп. "в" п. 2 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ). Причем руководитель или иной штатный сотрудник такой организации может быть уполномоченным представителем компании-налогоплательщика подписывать налоговую отчетность. Для этого на имя руководителя специализированной организации компания-налогоплательщик должна выдать доверенность, в которой будет оговорено право подписи налоговой отчетности руководителем специализированной организации, а также право передоверия этого полномочия.

    Чтобы оформить соответствующие полномочия, нотариально заверять доверенность не обязательно (если речь не идет о передоверии). Ведь в п. 3 ст. 29 НК РФ указано, что уполномоченный представитель налогоплательщика-организации действует на основании доверенности, которая оформляется в порядке, установленном Гражданским кодексом. В свою очередь, согласно п. 5 ст. 185 ГК РФ доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, и заверяется печатью данной организации. Значит, компания-налогоплательщик вправе уполномочить руководителя специализированной организации представлять ее интересы в налоговых правоотношениях (в том числе подписывать и представлять налоговую отчетность) через доверенность, оформленную в простой письменной форме с правом передоверия. В случае передоверия полномочий требуется нотариальное удостоверение

    в суде

    Согласно ст. 61 АПК РФ полномочия представителей на ведение дела (за исключением полномочий руководителя юридического лица) подтверждаются надлежаще оформленной доверенностью. Если представитель состоит в штате организации, в доверенности должна быть указана должность представителя организации, выдавшей доверенность. Аналогичный вывод сделан в п. 11 Постановления Пленума ВАС РФ от 09.12.2002 N 11.

    Примечание. Руководители юридических лиц действуют в арбитражном суде без доверенностей.

    Таким образом, "судебные" доверенности имеют некоторые особенности. Формы доверенности они не касаются - применяются рассмотренные выше общие правила оформления доверенности. При этом в тексте доверенности нужно указать, что представитель вправе вести дела организации в суде (арбитражном суде) и совершать процессуальные действия. Этой фразы будет достаточно для того, чтобы представитель смог совершать большинство действий, предусмотренных ГПК РФ и АПК РФ.

    В то же время некоторые полномочия должны быть прямо прописаны в доверенности. Иначе будет считаться, что представитель не имеет права совершать эти действия. Например, отдельной строкой необходимо выделить право представителя на подписание искового заявления, отказ от иска или заключение мирового соглашения. Перечень таких полномочий содержится в ст. 54 ГПК РФ (для представительства в судах общей юрисдикции) и в п. 2 ст. 62 АПК РФ (для арбитражных судов).

    Обратите внимание: АПК РФ требует, чтобы организацию в суде представляли либо адвокаты, либо штатные работники. Другие лица представителями быть не могут. Поэтому в доверенности нужно указать, что представитель является штатным работником (со ссылкой на занимаемую должность). Никаких других документов (трудовых соглашений, приказов) суды обычно не требуют.

    Доверенность на получение ТМЦ

    Если товарно-материальные ценности от поставщика получает подотчетное лицо, на него выписывается доверенность в порядке, установленном Инструкцией Минфина СССР от 14.01.1967 N 17. Унифицированные формы доверенностей на получение ТМЦ N N М-2 и М-2а утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.

    Документ применяется в части, не противоречащей ГК РФ и Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ.

    Примечание. Нарушение порядка оформления доверенности ведет к ее ничтожности. В этом случае отсутствуют полномочия действовать от имени другого лица, и сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только доверитель впоследствии не одобрит данную сделку.

    Доверенность оформляется в одном экземпляре и выдается получателю товарно-материальных ценностей под расписку. Не позднее следующего дня после каждого поступления ценностей независимо от того, получены они по доверенности полностью или частями, получатель обязан представить в бухгалтерию документы о выполнении поручений и сдаче на склад или материально ответственному лицу полученных ТМЦ.

    После того как материальные ценности получены, подотчетное лицо приносит в организацию накладную, подтверждающую их получение, и в журнале учета доверенностей делается соответствующая пометка с указанием номера и даты накладной. Кроме того, оформляется приходный ордер, подтверждающий передачу полученных материальных ценностей подотчетным лицом материально ответственному лицу учреждения.

    Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшей их организации (на следующий день после истечения срока действия доверенности).

    Прекращение доверенности

    Действие доверенности прекращается:

    - вследствие истечения срока доверенности;

    - отмены доверенности лицом, выдавшим ее;

    - отказа лица, которому выдана доверенность;

    - прекращения деятельности юридического лица, от имени которого выдана доверенность;

    - прекращения деятельности юридического лица, которому выдана доверенность;

    - в случае смерти гражданина, выдавшего доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим;

    - смерти гражданина, которому выдана доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.

    После прекращения действия доверенности лицо, которому она выдана, или его правопреемники обязаны вернуть доверенность.

    Д.П.Меликова

    Эксперт журнала

    "Российский налоговый курьер"

    ЗАДАНИЯ

    1. Напишите приказ генерального директора закрытого акционерного общества “Д и О” о приеме вас на работу бухгалтером.

    2. Составьте приказ об освобождении вас от работы в фирме “Орбита” в связи с переездом на новое местожительство.

    3. Составьте приказы: а) о приеме на работу бухгалтером Ивановой И.П.; б) об увольнении переводом в другую организацию. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

    4. Составьте характеристику-рекомендацию на работника вашего предприятия для поступления его в аспирантуру Новосибирской академии экономики и управления.

    5. Напишите заявление о приеме вас на работу экономистом в государственное предприятие по связи и информатике “Россвязьинформ”.

    6. Напишите заявление о предоставлении вам административного отпуска по семейным обстоятельствам. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

    Источники:
    www.glavbukh.ru, www.26-2.ru, www.lawmix.ru

    Следующие бланки:

    18 июня 2018 года

    Комментариев пока нет!
    Ваше имя *
    Ваш Email *

    Сумма цифр справа: код подтверждения