Способы отразить в учете недостачи и излишки, если их обнаружили при инвентаризации

Чем поможет эта статья: Правильно отразить в учете недостачи, излишки и пересортицу, выявленные при инвентаризации в конце года.

Вы знаете, что проводить инвентаризацию нужно минимум раз в год, перед тем как составлять годовую бухгалтерскую отчетность. Хорошо, если фактически ценностей столько же, сколько числится в учете. Однако чаще всего обнаруживают недостачи либо излишки или и то и другое сразу.

Если ваша компания на «упрощенке»

Выводы и рекомендации, которые приведены в данной статье, пригодятся и «упрощенщикам».

Обнаружили недостачу

Если в учете числится больше ценностей, чем есть в наличии, речь идет о недостаче. Выявленную недостачу оформляют в акте инвентаризации и сличительной ведомости. Кстати, все типовые бумаги вместе с указаниями по их применению утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Недостача бывает трех видов: в пределах норм естественной убыли, свыше установленных норм по чьей-либо вине, в результате форс-мажорных обстоятельств - пожара, наводнения и др. О том, как отразится недостача на расчете НДС, читайте комментарий ниже.

Если недостача превышает нормы естественной убыли, НДС безопаснее восстановить

Предостерегает Марина ЕМЕЛЬЯНЦЕВА . юрист юридической компании «Налоговик»

- Расчет НДС зависит от вида недостачи. Если она в пределах норм естественной убыли, то ранее принятый к вычету налог не восстанавливают. Когда же недостача возникла по иным причинам (например, виновные действия работника, пожар и пр.), чиновники рекомендуют восстановить НДС. Ведь такое имущество так и не использовали для операций, облагаемых НДС. Восстановить налог нужно в том квартале, когда недостающее имущество списывают по результатам инвентаризации. Восстановленные суммы налога учитывают в составе прочих расходов.

Вообще-то восстанавливать НДС нужно лишь в случаях, прямо прописанных в пункте 3 статьи 170 Налогового кодекса РФ.

Но ситуация с недостачей имущества в данной норме прямо не упомянута. Значит, и дополнительно уплачивать НДС в бюджет не нужно. Именно так традиционно рассуждают судьи. Считаю, что затевать тяжбу имеет смысл, лишь если цена вопроса велика.

Недостача в пределах норм естественной убыли

Недостачу в пределах нормативов списывайте в бухучете следующей проводкой:

ДЕБЕТ 20 (23, 44 ) КРЕДИТ 94

- списана стоимость недостающих товарно-материальных ценностей в пределах норм естественной убыли.

Обратите внимание: нормы естественной убыли утверждают различные министерства. В частности, Минсельхоз России. Можно применять и нормы, разработанные еще в советское время. А вот использовать лимиты, разработанные самостоятельно, компания не вправе. Типовой формы приказа о списании недостачи в пределах норм естественной убыли нет (см. образец ниже).

Недостача возникла по чьей-либо вине, и виновник возмещает ущерб

Как правило, недостачу сверх норм естественной убыли относят на материально ответственного сотрудника. Возможно, имущество похитили. В любом случае проводят служебное расследование.

Если же виновник неизвестен либо отказывается возмещать ущерб, придется подать заявление в отделение полиции по месту хищения. Кроме того, можно подать иск в суд на работника или стороннего человека.

Руководитель компании может принять решение не взыскивать ущерб. Но тогда списать недостачу в расходы (если известен виновник) нельзя. На эти цели потратьте чистую прибыль.

В бухучете все зависит от того, кто является виновником недостачи и сколько с него в итоге собираются взыскать. Первый вариант: виновный работник возмещает только балансовую стоимость имущества, по которой ТМЦ числятся в учете. Взыскать ущерб можно несколькими способами. Например, удержать деньги из зарплаты. Проводки здесь будут такие:

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94

- отнесена недостача имущества на сотрудника по балансовой стоимости;

ДЕБЕТ 50 (51, 70) КРЕДИТ 73

- погашена задолженность по недостаче сотрудником.

Второй вариант: с работника взыскивают рыночную стоимость товаров или материалов. Дополнительно сделайте проводку:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»

- отражен прочий доход в виде превышения рыночной стоимости имущества над балансовой.

Третий вариант: недостачу возмещает сторонний человек либо компания. Тогда сумму возмещения отнесите в дебет отдельного субсчета к счету 76 и списывайте с кредита данного счета.

В налоговом учете вся сумма возмещенного ущерба считается внереализационным доходом. Саму же сумму недостачи отнесите на внереализационные расходы (см. например, письмо Минфина России от 14 октября г. № 03-03-06/1/648).

Недостача по причине форс-мажорных обстоятельств

Если имущество пропало в результате пожара или иных форс-мажорных обстоятельств, недостачу учтите в составе убытков отчетного года по балансовой стоимости. Сделайте такую проводку:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94

- списан убыток от недостачи в результате форс-мажора.

Схожее правило действует и в налоговом учете. Расходы считаются внереализационными и учитываются целиком и сразу (подп. 6 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса РФ).

Недостача возникла по чьей-либо вине, и виновник не найден

Если не удастся выяснить, по чьей вине пропало имущество, важно получить заверенную копию постановления следователя или дознавателя о том, что уголовное дело приостановлено по данному основанию (подп. 1 п. 1 ст. 208 Уголовно-процессуального кодекса РФ). Только обзаведясь таким документом, расходы можно списать в налоговом учете.

А если виновника нашли, но впоследствии он скрылся? Тогда списывать расходы в целях налогообложения нужно за счет чистой прибыли. Именно так считают в Минфине России (см. письмо от 8 июня 2009 г. № 03-03-05/103).

А вот в бухучете расходы считаются прочими не только если виновника недостачи не установили, но и когда суд отказал во взыскании ущерба.

Недостача имущества, которое учтено за балансом

Часто приходится иметь дело с недостачами «малоценки», которая числится за балансом. Например, это имущество, расходы на которое списали сразу же после покупки (недорогая мебель и пр.).

Если выявлена недостача подобного имущества, то дальнейшие действия бухгалтера зависят от ее причины. Так, при недостаче в пределах норм естественной убыли или из-за разного рода форс-мажора дополнительно никаких проводок, кроме как записи по кредиту забалансового счета, делать не надо.

Также ничего не потребуется делать, если виновники недостачи не установлены. Ведь нет оснований отражать ни расходы (имущество уже было ранее учтено в затратах), ни доходы (поступлений в счет возмещения ущерба не ожидается). Такой вывод следует из Инструкции к Плану счетов.

Когда же известен виновник недостачи, взысканный ущерб отнесите на прочие доходы в бухучете. В налоговом учете расходы на «малоценку» также уже были учтены. Так что дополнительно показывать ущерб от недостачи не нужно. Отразите лишь внереализационный доход в виде взысканных с виновника сумм.

Выявили излишки

Теперь рассмотрим ситуацию, когда при инвентаризации выявили излишки. Здесь прежде всего надо обязательно провести служебное расследование причин, из-за которых возникло расхождение. Так как фактически ничего не пропало, наказать рублем сотрудника, допустившего излишки, не удастся. Однако зачастую излишки можно считать признаком подготовки к воровству. В связи с этим имеет смысл хотя бы привлечь человека к дисциплинарной ответственности, объявив ему замечание или выговор.

В бухучете выявленные излишки отражайте как прочие доходы. Имущество учитывайте по рыночной цене, то есть по стоимости, которую можно получить при продаже этих ценностей. Причем сведения о текущих ценах нужно подтвердить документально или проведя экспертизу. Проводка здесь будет такая:

ДЕБЕТ 01 (10, 40 ) КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»

- отражена стоимость излишков.

На счетах бухучета излишки отражайте на дату, когда составляете годовую бухгалтерскую отчетность. В налоговом учете излишки отражайте в составе внереализационных доходов. За основу берите опять-таки рыночную цену имущества.

Если в дальнейшем излишки будут использованы, учитывайте их в составе материальных расходов. Возьмите сумму, которая ранее была отнесена в доходы. При продаже излишков на сторону так же можно списать в расходы рыночную стоимость имущества (подп. 2 п. 1 ст. 268 Налогового кодекса РФ).

В бухучете ограничений по стоимости МПЗ, которую можно учесть при расчете балансовой прибыли, также не существует. Их рыночная цена полностью включается в расходы.

Выявили как недостачу, так и излишки

В общем случае недостачи и излишки надо показывать отдельно. И лишь при определенных обстоятельствах их можно зачесть в бухучете. А именно если речь идет о пересортице. То есть когда одновременно выполняются условия, предусмотренные пунктом 5.3 Методических указаний по инвентаризации. В частности, расхождения у одного сотрудника за один и тот же проверяемый период. Решение о таком зачете принимает руководитель компании. Если недостач окажется больше, чем излишков, разницу относите на виновника.

А вот в налоговом учете с пересортицей лучше не связываться. Инспекторы обычно считают так: всю стоимость излишков нужно отразить в доходах. Недостачу же можно учесть в расходах только в пределах норм естественной убыли. В Налоговом кодексе РФ не предусмотрена возможность зачета излишков и недостач.

Главное, о чем важно помнить

1. Недостачу в пределах норм естественной убыли можно списать как текущие расходы, но только если такие нормы официально утверждены.

2. Если имущество учтено за балансом, расходы в виде его недостачи отражать не нужно.

3. Рыночную стоимость излишков учитывают в доходах. При отпуске в производство или продаже данную сумму списывают в составе расходов.

Порядок списания недостачи, когда виновное лицо не установлено

Компания ГАРАНТ

Организацией (ООО), применяющей общую систему налогообложения, на территории РФ для дальнейшей реализации был приобретен товар. Данный товар хранился на складе организации. При проведении инвентаризации была обнаружена недостача товара. Виновное лицо не установлено. Каков порядок списания недостачи? Как данная операция отражается в бухгалтерском учете? Следует ли восстанавливать НДС по недостающему товару?

Бухгалтерский учет

В соответствии с положениями п. 5 ст. 8, п. 1 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ), п. 21 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (далее - Методические указания по учету МПЗ), п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее - Положение), для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей организации и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.

Документами, являющимися основаниями для списания товара в результате недостачи, являются:

- документы по учету результатов инвентаризации, предусмотренные постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, такие как приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22), инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3), сличительная ведомость (форма N ИНВ-19); постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 N 26 (ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26));

- письменные объяснения работника, виновного в недостаче (при отсутствии виновного лица - объяснения материально ответственного лица);

- бухгалтерская справка-расчет по определению сумм недостач в пределах норм естественной убыли;

- постановление о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого (п. 31 Методических рекомендации по учету МПЗ).

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее - Инструкция), для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства), выявленных в процессе их заготовления, хранения и продажи, предназначен счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Списание недостающего товара со счета его учета отразится проводкой:

Дебет 94 Кредит 41 "Товары"

- установлена недостача товара в ходе инвентаризации.

В соответствии с п. 3 ст. 12 Закона N 129-ФЗ, п. 30 Методических указаний по учету МПЗ, п. 28 Положения выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета в виде недостачи имущества и его порчи в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

Таким образом, при отсутствии виновных лиц суммы, учтенные на счете 94, списываются в следующем порядке:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 94

- списана недостача в пределах норм естественной убыли;

Дебет 91, субсчет "Прочие расходы" Кредит 94

- списана недостача сверх норм естественной убыли.

На основании п. 29 Методических указаний по учету МПЗ суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу. Порядок расчета указанной доли устанавливается организацией самостоятельно.

Таким образом, в отличие от порядка списания стоимости запасов при их отпуске в производство и ином выбытии (п. 16 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов"), предусматривающего возможность выбора организацией способа их оценки, недостачи материально-производственных запасов оцениваются только по фактической себестоимости.

Напомним, в соответствии с п. 2 ПБУ 5/01 товары являются частью материально-производственных запасов, приобретенных или полученных от других юридических или физических лиц, и предназначенные для продажи.

Полагаем, что для оформления бухгалтерских записей по отражению выявленной недостачи и ее списания необходимо составить бухгалтерскую справку с указанием в ней сумм выявленной недостачи, недостачи в пределах и сверх норм естественной убыли и соответствующих этим суммам корреспонденции счетов. Бухгалтерская справка должна содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

В соответствии с Инструкцией для обобщения информации о торговых наценках (скидках, накидках) на товары в подразделениях розничной торговли, если их учет ведется по продажным ценам, предназначен счет 42 "Торговая наценка".

При использовании организацией счета 42, при списании товаров, выбывших в результате недостачи, в учете делается запись:

Дебет 94 Кредит 42

- списана сумма торговой наценки по товарам, выбывшим в результате недостачи.

Затем эта сумма списывается на счет 91:

Дебет 91, субсчет "Прочие расходы" Кредит 94.

Пункт 3 ст. 170 НК РФ содержит перечень ситуаций, при которых суммы НДС, принятые к вычету налогоплательщиком по товарам (работам, услугам), в том числе основным средствам и нематериальным активам, имущественным правам, подлежат восстановлению. Данный перечень является закрытым и не подлежит расширенному толкованию. Недостача товара, обнаруженная в процессе инвентаризации, к числу случаев, перечисленных в п. 3 ст. 170 НК РФ, не относится. Таким образом, у организации отсутствует обязанность восстановить ранее предъявленные к вычету суммы НДС по недостающим товарам. Этого мнения в большинстве случаев придерживаются и арбитражные суды (смотрите, например, решение ВАС РФ от 19.05. N ВАС-3943/11, определения ВАС РФ от 21.10.2009 N ВАС-13771/09 и от 21.06.2007 N 7016/07). В приведенном решении ВАС РФ, в частности, указано, что списание (уничтожение) товарно-материальных ценностей в связи с их утратой, порчей, недостачей, браком не является основанием для восстановления сумм налога в бюджет.

Арбитражная практика, складывающаяся в пользу налогоплательщика, многочисленная. Смотрите также, например, постановления ФАС Московского округа от 13.12. N Ф05-12737/11 по делу N А41-36345/, Поволжского округа от 10.05. N Ф06-2876/11, ФАС Северо-Западного округа от 03.09.2009 N А56-5351/2009, ФАС Западно-Сибирского округа от 27.05.2009 N Ф04-3164/2009(7499-А27-34), определение ВАС РФ от 21.06.2007 N 7016/07. ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 01.10. по делу N А27-1420/ сослался на решение ВАС РФ от 23.10.2006 N 10652/06, в котором указано, что обязанность по уплате в бюджет ранее правомерно принятой к зачету суммы НДС должна быть предусмотрена законом, между тем недостача товара, обнаруженная в процессе инвентаризации имущества, или имевшее место хищение товара к числу случаев, перечисленных в п. 3 ст. 170 НК РФ, не относится.

Однако, по мнению Минфина России, при обнаружении недостачи товарно-материальных ценностей НДС восстанавливать к уплате в бюджет не нужно только в пределах, не превышающих нормы естественной убыли, установленные для данной категории товаров (письмо Минфина России от 24.04.2008 N 03-07-11/161).

Если же потери превышают нормы естественной убыли (или они не предусмотрены для данного вида товара), ситуация с восстановлением НДС следующая.

Официальная позиция финансового и налогового ведомств состоит в том, что согласно п. 2 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС по товарам (работам, услугам), приобретенным для осуществления операций, облагаемых НДС. В свою очередь, пп. 2 п. 3 ст. 170 НК РФ предусмотрено, что суммы НДС, принятые к вычету налогоплательщиком по товарам (работам, услугам), в том числе по ОС и НМА, имущественным правам, подлежат восстановлению в случае дальнейшего использования таких товаров (работ, услуг и т.д.) для осуществления операций, указанных в п. 2 ст. 170 НК РФ (не облагаемых НДС). Кроме того, по мнению финансового органа, на основании норм ст.ст. 39 и 146 НК РФ выбытие товаров по причинам, не связанным с реализацией или безвозмездной передачей, например, списание недостающих товаров, объектом обложения НДС не является. Таким образом, поскольку в случае недостачи товары уже не могут быть использованы для осуществления облагаемых НДС операций, то "входной" НДС по ним подлежит восстановлению и уплате в бюджет. При этом восстановить сумму налога необходимо в том периоде, когда недостающие ценности списывают с учета (письма Минфина России от 05.07. N 03-03-06/1/397, от 24.04.2008 N 03-07-11/161, от 01.11.2007 N 03-07-15/175, от 31.07.2006 N 03-04-11/132, ФНС России от 20.11.2007 N ШТ-6-03/899@).

Таким образом, решение о том, восстанавливать или не восстанавливать НДС по недостающему товару, организации необходимо принять самостоятельно. В случае принятия решения не восстанавливать НДС, учитывая наличие многочисленной арбитражной практики, организации, скорее всего, придется отстаивать свою позицию в суде.

При принятии решения о восстановлении НДС в бухгалтерском учете делается запись:

Дебет 91, субсчет "Прочие расходы" Кредит 68, субсчет "Расчеты с бюджетом по НДС"

- восстановлен НДС.

Рекомендуем также ознакомиться с Энциклопедией хозяйственных ситуаций. Списание товаров в результате порчи, недостачи, хищения (подготовлено экспертами компании "Гарант").

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Медведь Светлана

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Излишки и недостачи: нюансы бухгалтерского и налогового учета

аудитор, аттестованный Минфином РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА "Клерк.Ру"

Специально для Клерк.Ру

В процессе хозяйственной деятельности многие организации сталкиваются с недостачами и потерями от порчи материальных ценностей. Под материальными ценностями мы понимаем такое имущество организации, как: основные средства, материалы и запасы, готовая продукция, товары, денежные средства и прочие материальные активы.

Недостачи могут возникнуть в связи со злоупотреблениями материально ответственных лиц, хищениями, ошибками учета при приеме и отгрузке материальных ценностей, естественной убылью и прочими факторами.

В торговых компаниях часто возникает «пересортица», приводящая к возникновению излишков одних товаров и недостачам других.

Выявление недостач может происходить в процессе заготовки материальных ценностей, их хранения, перемещения, продажи, а так же при проведении инвентаризаций.

Следует помнить, что одной из важнейших задач ведения бухгалтерского учета на предприятии, является осуществление контроля за эффективностью использования ресурсов и сохранностью имущества организации.

Обязанность рационального использования ресурсов организации возлагается на тех сотрудников, которые работают с этими ресурсами и несут за них материальную ответственность. При этом бухгалтерия обеспечивает контроль за движением и потреблением материальных ценностей, соответствием осуществляемых хозяйственных операций действующему законодательству, своевременным проведением инвентаризаций для подтверждения остатков МПЗ и прочих материальных активов.

Как своевременно обнаружить недостачу? Что делать с пересортицей? Нужно ли включать суммы транспортных расходов и таможенных пошлин в стоимость списываемых товаров?

В нашей статье мы постараемся дать ответы на эти и другие вопросы, возникающие в связи с особенностями бухгалтерского и налогового учета недостач и потерь от порчи материальных ценностей.

Инвентаризация - лучший друг бухгалтера

В соответствии со ст.12 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.96 N 129-ФЗ, а так же на основании п.26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.98 N 34н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Обязательная инвентаризация проводится в следующих случаях:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

За исключением обязательных инвентаризаций, организация самостоятельно устанавливает приказом руководителя:

Количество инвентаризаций в отчетном году;

Даты проведения инвентаризаций;

Перечень проверяемого имущества и обязательств и т.п.

Выявленные в процессе инвентаризации излишки относятся на финансовые результаты в сумме рыночной стоимости обнаруженного имущества.

Если в процессе инвентаризации были выявлены недостачи, то сумма недостач относится:

на издержки производства или обращения - в пределах норм естественной убыли (см. Приложение 1);

за счет виновных лиц - сверх норм естественной убыли;

к прочим расходам организации - в случаях, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков.

Данные о фактическом наличии ТМЦ вносятся в инвентаризационную опись ТМЦ по форме ИНВ-3.

Отклонения, выявленные при проведении инвентаризации между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием ценностей, отражаются в сличительной ведомости ИНВ-19.

В графах 12-17 этой ведомости отражаются сведения, скорректированные в связи с обнаружением ошибок в учете ТМЦ.

В графах 18-23 нужно отразить сведения о перекрывающихся излишками недостачах в связи с пересортицей.

Обратите внимание: в соответствии с п.5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина от 13.06.1995г. №49, взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах.

В графах 24-26 ИНВ-19 отражаются итоговые данные по излишкам. В графах 27-32 - итоговые данные по недостачам.

Итоговые данные по проведенной инвентаризации отражаются в ведомости ИНВ-26 «Результаты ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией».

Порядок документального оформления списания недостач и излишков

Списание недостач и убытков от порчи ценностей должно быть обоснованным и подтверждаться соответствующими документами.

Порядок списания убытков от недостач в пределах норм естественной убыли необходимо утвердить учетной политикой предприятия.

Естественную убыль можно списать только после проведения инвентаризации на основе соответствующего расчета. Расчет составляется бухгалтерией с участием материально ответственных лиц. После составления расчет проверяется членами инвентаризационной комиссии, а затем утверждается руководителем организации.

Обратите внимание: нормы естественной убыли не применяются к штучным товарам, а также к товарам, поступающим в торговую организацию в фасованном виде .

Недостача товаров в пределах норм естественной убыли, выявленная при проведении инвентаризации, списывается с материально ответственного лица.

Обратите внимание: Списание товарных потерь оформляется актами унифицированных форм ТОРГ-6 (завес тары), ТОРГ-7 (журнал регистрации ТМЦ, требующих завеса тары), ТОРГ-15 (порча, бой, лом ТМЦ), ТОРГ-16 (списание товаров), ТОРГ-20 (подработка, подсортировка, перетаривание товаров), ТОРГ-21 (переборка плодоовощной продукции) .

Если сумма недостачи превышает нормы естественной убыли, то необходимо проведение служебного расследования с целью определить наличие или отсутствие лиц, виновных в недостаче. Такое расследование может быть проведено инвентаризационной комиссией.

Обоснованное решение о списании недостачи сверх норм естественной убыли в расходы, либо об отнесении ее на виновных лиц принимается руководителем.

Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т.д.

Бухгалтерский учет излишков

Для целей бухгалтерского учета, выявленные организацией излишки учитываются в составе прочих доходов.

Стоимость излишков определяется на дату проведения инвентаризации и должна быть подтверждена документально или экспертным путем.

При оприходовании выявленных излишков на основании данных, отраженных в инвентаризационных ведомостях, составляется бухгалтерская справка, содержащая следующие проводки:

Дт счета учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43) Кт счета 91.1 «Прочие доходы» - оприходованы излишки ТМЦ, выявленные при проведении инвентаризации.

Выявленные при инвентаризации излишки могут использоваться организацией в дальнейшей хозяйственной деятельности.

В случае, если в дальнейшем излишки списываются в производство, стоимость по которой они были оприходованы, отражается по дебету счетов учета затрат.

Например: Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 10 «Материалы».

При реализации излишков МПЗ, их стоимость учитывается в составе прочих расходов:

Дебет счета 91.2 «Прочие расходы» Кредит счета 10 «Материалы».

При реализации излишков товаров, стоимость относится на себестоимость проданных товаров:

Дебет счета 90.2 «Себестоимость продаж» Кредит счета 41 «Товары».

Обратите внимание: оприходованные излишки в виде основных средств амортизируются в общем порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету

Бухгалтерский учет недостач

Обнаруженные недостачи отражаются в бухгалтерском учете на дату проведения инвентаризации.

При выявлении недостачи, бухгалтером составляется справка-расчет на сумму выявленной недостачи со следующими проводками:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счетов учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43, 50) - отражена сумма выявленной недостачи .

Если сумма недостачи не превышает норм естественной убыли, расходы по ней учитываются в составе издержек производства и обращения. Например:

Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача в пределах норм естественной убыли.

Если сумма недостачи взыскивается с виновных лиц (в том числе сверх норм естественной убыли), делаются проводки:

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача за счет виновного лица.

В случаях, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, а так же при возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, расходы по недостаче относятся к прочим расходам организации.

Например:

Дебет счета 91.2 «Прочие расходы» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача, возникшая в результате форс-мажорных обстоятельств.

В соответствии с п.5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, при оформлении списания недостач и порчи сверх норм естественной убыли, предприятия должны иметь следующие документы:

решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц;

либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц;

либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Обратите внимание: в соответствии с п.58 методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, недостачи и порча материалов учитываются по фактической себестоимости, в которую включается стоимость недостающих и испорченных материалов, пошлины и сборы и сумма транспортно-заготовительных расходов, в доле, относящейся к недостающим и испорченным материалам/

Налоговый учет излишков

Излишки, выявленные в результате инвентаризации, подлежат признанию в составе доходов организации.

В соответствии с п.20 ст.250 НК РФ, внереализационными доходами налогоплательщика признаются доходы в виде стоимости излишков МПЗ и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации.

Оценка доходов полученного безвозмездно имущества осуществляется исходя из рыночных цен (без учета НДС и акцизов), определяемых с учетом положений ст.40 НК РФ, но не ниже остаточной стоимости - по амортизируемом имуществу и не ниже затрат на производство или приобретение - по иному имуществу. Информация о ценах должна быть подтверждена документально или путем проведения независимой оценки (п.8 ст.250 Налогового кодекса).

Такой подход к оценке излишков был изложен в письме Минфина от 20.05.г. №03-03-06/1/338.

При этом в качестве рыночной цены, можно использовать цену приобретения аналогичных товаров в том же периоде, в котором проводилась инвентаризация. Такая позиция налогоплательщика не вызовет возражений у Минфина (письмо Минфина от 12.08.г. №03-03-06/1/478).

Налоговый кодекс не содержит указаний по учету пересортицы и возможности перекрытия недостач излишками в связи с ней. Соответственно, так как порядок проведения инвентаризаций налоговым законодательством не регулируется, для целей исчисления налога на прибыль следует использовать бухгалтерские правила.

Такая позиция была высказана в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.11.2008г. №09АП-14267/2008-АК по делу N А40-32554/08-129-101.

Если пользоваться бухгалтерскими правилами, то при налогообложении прибыли в состав доходов организации попадет разница между излишками и недостачами при пересортице.

Обратите внимание: использование вышеуказанного подхода отражения результатов инвентаризации при пересортице, может не встретить одобрения у налоговых органов. В этом случае свою позицию налогоплательщику придется отстаивать в суде.

Излишки в виде основных средств, для целей налогового учета, признаются амортизируемым имуществом. Первоначальной стоимостью такого имущества будет являться рыночная стоимость данного объекта, отраженная в составе внереализационных доходов.

Амортизация по таким объектам начисляется в общеустановленном порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем, в котором объект введен в эксплуатацию.

При этом налогоплательщик не может воспользоваться правом на амортизационную премию в соответствии с п.9 ст.258 НК РФ, т.к. у него отсутствуют расходы в виде капитальных вложений на создание и приобретение такого объекта. Подобной позиции придерживается Минфин в своем письме от 29.12.2009г. №03-03-06/1/829.

Налоговый учет недостач

Выявленные недостачи отражаются в налоговом учете в соответствии с положениями Налогового кодекса.

Если выявленные недостачи не превышают норм естественной убыли, то в соответствии с пп.2 п.7 ст.254 НК РФ, к материальным расходам для целей налогообложения приравниваются потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норместественной убыли, утвержденных в порядке . установленном Правительством РФ (см. Приложение 1).

Обратите внимание: положениями НК РФ не предусмотрено отнесение к материальным расходам потерь от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке ТМЦ в пределах норм естественной убыли, определяемых в порядке, установленном локальными актами налогоплательщика (письмо УФНС от 30.07.г. № 16-15/080278@).

Если суммы выявленных недостач взыскиваются с виновных лиц, то у организации возникает внереализационный доход в соответствии с п.3 ст.250 НК РФ.

Такой доход признается в момент признания сотрудником своей вины или в момент вступления в силу решения суда в соответствии с пп.4 п.4 ст.271 НК РФ.

При этом в Налоговом кодексе отсутствуют прямые указания, учитывается ли сумма такой недостачи в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Однако сама сумма недостачи уменьшает экономические выгоды предприятия и по своей сути является расходом.

В соответствии с п.1 ст.252 НК РФ, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, если они оправданы и документально подтверждены.

Документами, подтверждающими расходы организации в связи с недостачей, могут служить:

инвентарные ведомости;

акты, подтверждающие недостачу;

заключение комиссии, расследующей недостачу;

объяснительная записка сотрудника.

Собрав все необходимые документов, сумму недостачи можно полностью учесть в составе расходов. Такая позиция подтверждается письмом Минфина от 17.04.2007г. №03-03-06/1/245.

При возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, при отсутствии виновных лиц или при отказе суда во взыскании убытков, расходы по недостаче учитываются в составе внереализационных расходов организации.

В соответствии с пп.5 п.2 ст.265 Налогового кодекса, к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в том числе - в виде недостачи МЦ в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

В своем письме от 27.08.г. №03-03-06/4/81 Минфин подтвердил, что при документальном подтверждении (в соответствии с пп.5 п.2 ст.265 НК РФ) факта отсутствия виновных лиц уполномоченным органом государственной власти, для целей исчисления налога на прибыль, налогоплательщик может уменьшить полученные доходы на сумму внереализационных расходов в виде убытков от хищений.

При отсутствии документального подтверждения отсутствия виновных лиц, расходы в виде недостач не учитываются в составе расходов для целей налогового учета.

Обратите внимание: транспортные расходы, таможенные пошлины и сборы в части, приходящейся на недостачу товара сверх норм естественной убыли, не учитываются для целей налогообложения прибыли, поскольку не удовлетворяют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, как и недостача товара (см. пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ, п. 2 Письма Минфина России от 10.08.2005 N 03-03-04/1/160).

Мнение авторов материалов может не совпадать с мнением редакции.

Недостача при инвентаризации

Иногда при инвентаризации выявляются недостачи или излишки. Какие действия нужно предпринять учреждению в случае недостачи при инвентаризации, кто и как возмещает ущерб от недостачи по результатам инвентаризации, как провести списание недостачи при инвентаризации либо оприходовать излишки, рассказывают эксперты журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

Популярное по теме

Недостача по результатам инвентаризации

Инвентаризация, как правило, проводится в учреждении перед сдачей отчетности либо при смене материально ответственного лица. Иногда оказывается, что при инвентаризации выявлена недостача или излишки . Какие действия нужно предпринять учреждению в случае недостачи при инвентаризации . кто и как возмещает ущерб от недостачи по результатам инвентаризации . как провести списание недостачи при инвентаризации либо оприходовать излишки . рассказывают эксперты журнала «Учет в бюджетных учреждениях» .

Оформление результатов инвентаризации

Для начала отметим, что результаты пересчета активов отражаются в инвентаризационной описи (сличительной ведомости) (приложение 3 к приказу Минфина России от 15 декабря г. № 173н. п. 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 ).

Данные из описей (сличительной ведомости) сверяют с фактическим наличием. Если в ходе инвентаризации были выявлены отклонения, то оформляется Ведомость расхождений по результатам инвентаризации ( ф. 0504092 ). В этой ведомости фиксируются следующие результаты инвентаризации:

недостача в пределах норм естественной убыли и сверх норм естественной убыли в количественном и стоимостном выражении;

балансовая и рыночная стоимость объекта учета;

разница между рыночной и балансовой стоимостью;

излишки в количественном и стоимостном выражении.

При инвентаризации выявлена недостача

Недостачу и порчу материальных запасов (ценностей) в пределах норм естественной убыли можно списать на расходы текущего финансового года на основании распоряжения (приказа) руководителя и актов (в частности, по формам № 0504230. № 0504143 ). Результат такой недостачи определяют после проведения зачета пересортицы (при наличии). Но при этом следует помнить, что взаимный зачет недостач и излишков возможен только:

за один и тот же проверяемый период;

у одного и того же проверяемого материально ответственного лица;

в отношении запасов одного и того же наименования;

в тождественных количествах.

Если хотя бы одно из условий не выполняется (например, недостачи и излишки возникли у разных материально ответственных лиц), то взаимозачет проводить нельзя.

Стоимость недостающих материальных запасов при списании определяется по данным бухучета в зависимости от метода оценки материальных запасов (по фактической стоимости каждой единицы, по средней фактической стоимости).

Недостача при инвентаризации: взыскание ущерба

Недостачу материальных запасов сверх норм естественной убыли, а также недостачу другого имущества, как правило, относят на виновное лицо. Оно возмещает учреждению всю сумму причиненного ущерба (ст. 243 Трудового кодекса РФ). Недостачу, подлежащую возмещению виновным лицом, отражают на счетах:

0 209 71 000 «Расчеты по ущербу основным средствам»;

0 209 72 000 «Расчеты по ущербу нематериальным активам»;

0 209 73 000 «Расчеты по ущербу непроизведенным активам»;

0 209 74 000 «Расчеты по ущербу материальным запасам».

При определении размера ущерба, причиненного недостачами и хищениями, следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов.

Поступление наличных денег в возмещение причиненного учреждению ущерба отражается в соответствии с пунктом 84 Инструкции № 174н. Операции выглядят так:

Организация выявила недостачу МПЗ…

Многие организации в процессе деятельности сталкиваются с ситуацией, когда фактическое количество материально-производственных запасов на складе не совпадает с учетными данными, причем в меньшую сторону. Иными словами, возникла недостача. Как ее отразить в налоговом и бухгалтерском учете? Нужно ли восстанавливать НДС?

Популярное по теме

Потери МПЗ нередко появляются как при транспортировке, так и при хранении товаров и материалов. Причем причиной недостачи может быть и естественная убыль, и небрежность материально ответственных лиц, и даже хищение.

В любом случае, если в документах и учетных регистрах организации материальных ценностей числится больше, чем имеется в наличии, необходимо зафиксировать факт выявления недостачи в соответствующем первичном документе. Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами, на основании которых и ведется учет. Данное правило предусмотрено в пункте 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (далее - Закон № 129-ФЗ). Хотя Закон № 129-ФЗ регулирует отношения только в сфере бухгалтерского учета, указанное правило применимо и для целей налогообложения прибыли. Ведь аналогичные требования по документальному оформлению операций установлены в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса.

Отметим, что порядок составления первичных документов об обнаружении недостачи зависит от того, на каком этапе она произошла - при транспортировке или хранении материальных ценностей.

Документальное оформление недостачи МПЗ

Потери МПЗ, возникшие при транспортировке товаров и материалов от поставщика (отправителя), выявляются во время приемки их на склад организации-грузополучателя.

Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли утверждены письмом Роскомторга от 10.07.96 № 1-794/32-5. В пункте 2.1.7 данного документа указано, что в случае несоответствия количества и качества поступивших товаров условиям договора и сведениям, указанным в сопроводительных документах, обязательно составляется акт. Можно использовать унифицированные формы актов (№ ТОРГ-2 - по товарам российского производства и № ТОРГ-3 - по импортным товарам), утвержденные постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 (далее - постановление № 132). В сопроводительном документе на товар делают отметку об оформлении акта об установленном расхождении.

Если приобретаемые МПЗ в дальнейшем будут учитываться в составе материалов, организация-получатель использует акт по форме № М-7 (утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а).

Все названные формы актов хотя и существенно различаются между собой, используются для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение с данными сопроводительных документов поставщика. Порядок заполнения актов одинаков. Они составляются специально созданной комиссией организации - получателя МПЗ. В нее включаются материально ответственные лица организации и представитель поставщика (отправителя). Если представитель поставщика не может принять участие в работе комиссии (например, получатель материальных ценностей находится в другом городе или регионе), в состав комиссии следует включить представителя незаинтересованной организации.

Акты об установленных расхождениях составляются в нескольких экземплярах и утверждаются руководителем организации-грузополучателя. После приемки МПЗ один экземпляр акта с приложением к нему сопроводительных документов (накладных, счетов-фактур и др.) обязательно передается в бухгалтерию. Второй экземпляр акта поступает в подразделение, которое занимается составлением претензий (например, в отдел снабжения, юридический, претензионный отдел или специальный отдел бухгалтерии). Такой акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю) МПЗ или транспортной организации, доставившей груз.

Недостачу ценностей, возникшую в процессе их хранения, как правило, выявляют после проведения инвентаризации. Только в ходе инвентаризации можно проверить и документально подтвердить фактическое наличие имущества, его состояние и оценку (п. 1 ст. 12 Закона № 129-ФЗ). Именно поэтому проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Ведь отчетность должна содержать достоверную информацию об имущественном положении организации. Кроме того, инвентаризацию необходимо проводить при смене материально ответственных лиц, выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, а также в иных случаях, перечисленных в пункте 2 статьи 12 Закона № 129-ФЗ.

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств утверждены приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 (далее - Методические указания по инвентаризации). Кратко напомним основные моменты 1 .

Инвентаризацию проводит постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации во всех подразделениях и на всех участках учета создаются рабочие комиссии (п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации). Состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Он же устанавливает сроки проведения инвентаризации и дату, к которой все материалы по итогам инвентаризации должны быть оформлены и переданы в бухгалтерию.

Унифицированные формы документов, составляемых во время проведения инвентаризации и по ее окончании, утверждены постановлением Госкомстата

России от 18.08.98 № 88. Так, распорядительный документ о составе инвентаризационной комиссии и сроках проведения инвентаризации оформляется по форме № ИНВ-22 и регистрируется в журнале контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23).

В ходе инвентаризации комиссия определяет фактическое наличие МПЗ путем подсчета, взвешивания, обмера, а затем сравнивает полученные данные с показателями бухгалтерского учета (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации).

Сведения о фактическом наличии имущества вносят в инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3), которую подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Последние в конце описи письменно подтверждают, что инвентаризация проведена в их присутствии, они не имеют претензий к инвентаризационной комиссии, а перечисленные в документе МПЗ находятся на их ответственном хранении (п. 2.10 Методических указаний по инвентаризации).

Если в результате инвентаризации выявлено, что фактическое количество МПЗ не совпадает с их количеством по данным бухгалтерского учета, бухгалтер должен составить сличительную ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-19). В ней он указывает расхождение между показателями, отраженными в бухгалтерском учете, и данными инвентаризации.

Инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) и сличительные ведомости (форма № ИНВ-19) составляют в двух экземплярах: один - для бухгалтерии, другой - для материально ответственного лица (лиц).

Данные о результатах инвентаризации (установленных излишках, недостачах, порче имущества) обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме № ИНВ-26, утвержденной постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 № 26. Инвентаризационная комиссия должна взять письменные объяснения у материально ответственного лица о причинах расхождений и установить виновного в недостаче.

Общие принципы учета недостач и потерь МПЗ

Недостача материальных ценностей списывается за счет виновных лиц. Иными словами, виновное лицо (поставщик, перевозчик, работник организации) обязано возместить нанесенный ущерб. Но потери МПЗ возникают и по вполне естественным причинам, таким, например, как оттаивание замороженных продуктов, усушка, испарение, порча продуктов, потери при расфасовке, бой хрупких изделий.

В налоговом учете потери от недостачи и (или) порчи, возникшие при хранении и транспортировке материально-производственных запасов, приравниваются к материальным расходам, но только в пределах норм естественной убыли 2 (подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

В бухгалтерском учете недостачи МПЗ в пределах норм естественной убыли списываются на издержки производства или обращения (расходы по обычным видам деятельности), а сверх норм относятся за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании ущерба с них, убытки от недостачи имущества списываются на финансовые результаты организации. Об этом говорится в пункте 3 статьи 12 Закона № 129-ФЗ и пункте 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.

Сумма недостачи материальных ценностей, выявленная в процессе их заготовления, хранения и продажи, отражается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Этот счет используется независимо от того, подлежит недостача отнесению на виновных лиц или списывается на счета учета затрат. На сумму выявленных потерь в бухгалтерском учете делается запись:

Итак, и в налоговом, и в бухгалтерском учете порядок отражения недостачи МПЗ зависит от ее размера, то есть от того, превышает фактическое количество утраченных товаров или материалов предельные нормы естественной убыли или нет.

Недостача в пределах норм естественной убыли

Под естественной убылью материальных ценностей понимается уменьшение массы товара при сохранении его качества вследствие естественного изменения биологических или физико-химических свойств товаров.

Источники:
www.glavbukh.ru, www.audit-it.ru, www.klerk.ru, www.budgetnik.ru

Следующие бланки:

• Приказ о суммированном учете рабочего времени образец украина
• Образец приказа о выдаче дубликата диплома о высшем образовании