Приказ на проведение инвентаризации образец в бюджетном учреждении Организация деятельности Образец шаблон бланк

Приказ на проведение инвентаризации образец в бюджетном учреждении

Apr 18, 2024

2024

ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ В БЮДЖЕТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ Текст научной статьи по специальности « Экономика и экономические науки »

Новости науки

Первый в мире 3D принтер одежды начал сбор денег на Kickstarter

Фирма Electroloom запустила краудфандинговую кампанию по сбору средств на развитие своей технологии 3D печати готовых текстильных изделий. С подробностями можно ознакомиться на странице кампании на Kickstarter.

Аннотация

В статье рассматриваются особенности проведения инвентаризации в организациях бюджетной сферы. Подробно описывается, как правильно проводить инвентаризацию . отражать ее результаты и соблюдать требования трудового законодательства при взыскании недостач с виновного лица .

Текст

УДК 336.717.6 ББК 65.052.207 С 32

Л.А. Сергеева

Кандидат педагогических наук, главный бухгалтер Адыгейского государственного

университета. Тел. (8772) 593-717.

Порядок проведения инвентаризации в бюджетной организации

(Рецензирована)

Аннотация: В статье рассматриваются особенности проведения инвентаризации в организациях бюджетной сферы. Подробно описывается, как правильно проводить инвентаризацию, отражать ее результаты и соблюдать требования трудового законодательства при взыскании недостач с виновного лица.

Ключевые слова: инвентаризация, бюджетный учет, инвентаризационная комиссия, первичные документы, излишки, недостачи, виновное лицо.

L.A. Sergeeva

Candidate of Pedagogy, Chief Accountant of Adyghe State University. Ph. (8772) 593-717.

Order of carrying out inventory in the budgetary organization

Abstract: The paper discusses features of carrying out inventory in the organizations of the budgetary sphere. The author describes in detail the correct carrying out inventory, reflection of its results and observation of requirements of the labour legislation at collecting the shortage from the guilty person.

Key words: inventory, the budgetary account, the inventory commission, primary documents, surpluses, the shortage, the guilty person.

Инвентаризация - это проверка, оценка и документальное подтверждение фактического наличия числящегося на балансе имущества учреждения данным бухгалтерского учета.

Инвентаризация проводится путем подсчета, описания, взвешивания, взаимной сверки, оценки имущества.

Согласно пункту 3 статьи 6 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129 «О бухгалтерском учете» порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств утверждаются приказом об учетной политике организации. Результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без пропусков или изъятий (п. 5 ст. 8 Закона).

Согласно п. 7 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 30 декабря 2008 г. № 148н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету», инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств проводится учреждением (органом казначейства, финансовым органом) в соответствии с нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации [1].

В свою очередь, порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых

обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 г. № 49.

В некоторых случаях проведение инвентаризаций в бюджетном учреждении обязательно. Они перечислены в статье 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете»:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально-ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Инвентаризацию в бюджетном учреждении проводят в несколько этапов.

Подготовительные мероприятия (основные):

- составление приказа о проведении инвентаризации по форме, утвержденной Приложением 1 к Методическим указаниям;

- назначение инвентаризационной комиссии;

- определение сроков проведения и видов инвентаризируемого имущества;

- разработка внутренней инструкции;

- получение расписок от материально-ответственных лиц;

- определение остатков имущества и обязательств по учетным данным и т.п.

Для проведения инвентаризации в каждом бюджетном учреждении должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия, а в крупных организациях и учреждениях - еще и рабочие инвентаризационные комиссии. В состав комиссий обязательно включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.), а также могут быть включены представители службы внутреннего аудита (внутреннего контроля) и независимых аудиторских организаций. Поскольку отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными, следует включать в состав комиссий только тех лиц, которые ответственно подойдут к исполнению возложенных на них обязанностей.

Персональный состав инвентаризационных комиссий должен быть утвержден руководителем учреждения, причем соответствующий приказ (постановление, распоряжение) необходимо зарегистрировать в Книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. Приказ о проведении инвентаризации готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока ее проведения.

Перед началом инвентаризации должен быть оформлен приказ о ее проведении с указанием членов комиссии, сроков проведения инвентаризации и перечня имущества и обязательств, подлежащих проверке. Этот приказ регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации [5].

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии должен завизировать все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «До инвентаризации на «. » (дата)». Эта запись послужит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества по учетным данным к началу инвентаризации.

Натуральная (вещественная) и документальная проверка:

- выявление, взвешивание, обмеривание, таксировка, подсчет ценностей;

- использование данных о существующих оценках имущества и обязательств;

- оформление актов инвентаризации и инвентаризационных описей.

Инвентаризации подлежит все имущество учреждения независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам. Инвентаризация имущества производится по его местонахождению (лаборатория, класс, мастерская и т.п.) и по каждому материально-ответственному лицу.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Сравнительно-аналитические мероприятия:

- проверка и сопоставление данных инвентаризационных описей и актов инвентаризации с данными бухгалтерского учета;

- выявление расхождений;

- составление сличительных ведомостей и определение причин расхождений данных фактического наличия с учетными данными;

- подготовка предложений по отражению в учете результатов инвентаризации.

Заключительные мероприятия:

- оформление ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией;

- внесение бухгалтерских записей в учетные регистры по результатам инвентаризации;

- издание приказа руководителя об утверждении результатов инвентаризации и привлечении к административной ответственности виновных лиц [4].

Оформление результатов инвентаризации производится при помощи первичных документов - инвентаризационных описей, ведомостей, актов и т.д. В бюджетных учреждениях в ходе проведения инвентаризации заполняются первичные документы, формы которых утверждены приказом Минфина России от 23.09.2005 № 23н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета». Для каждого объекта учета предусмотрены соответствующие формы инвентаризационных описей, например:

- ф. 0504082 «Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств»;

- ф. 0504087 «Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов»;

- ф. 0504088 «Инвентаризационная опись наличных денежных средств»;

- ф. 0504089 «Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами»;

- ф. 0504091 «Инвентаризационная опись расчетов по доходам»;

- ф. 0504086 «Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов»;

- ф. 0504092 «Ведомость расхождений по результатам инвентаризации».

Следует отметить, что полное соответствие учетных данных содержанию первичных документов не всегда означает, что при документировании фактов хозяйственной деятельности организации и их отражении в учете не было допущено нарушений. Эти нарушения могут быть вызваны разными причинами. Например: ошибки в учетных записях в результате неправильного оприходования материальных ценностей; различного рода злоупотребления (обмеры, обвесы, хищения и пр.); изменения количественного и качественного состояния товарно-материальных ценностей вследствие естественного природного воздействия и т.п. Чтобы избежать разного рода ошибок, инвентаризацию необходимо правильно организовать и провести, подготовить всю необходимую

документацию, своевременно и грамотно отразить результаты.

После того как фактическая проверка наличия ценностей завершена и инвентаризационные описи подписаны всеми членами комиссии и материальноответственными лицами, они передаются в бухгалтерию, где производятся таксировка (оценка описанных ценностей в денежном выражении) и сверка данных о фактическом наличии имущества (по описям) с учетными данными (по бухгалтерским регистрам).

В случаях выявления расхождений между фактическими и учетными данными составляется Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. № 0504092), в которой фиксируются установленные расхождения с данными бухгалтерского учета: недостачи или излишки по каждому объекту учета в количественном и суммовом выражении. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), должны быть составлены отдельные сличительные ведомости.

После этого инвентаризационная комиссия вносит предложения о регулировании выявленных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета. Однако окончательное решение о порядке урегулирования расхождений принимает руководитель учреждения.

Ведомость расхождений по результатам инвентаризации является основанием для составления комиссией Акта о результатах инвентаризации (ф. № 0504835). Данный акт должны подписать все члены комиссии, а утвердить его должен руководитель учреждения.

В соответствии с п. 3 ст. 12 Закона № 129-ФЗ выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета должны быть отражены на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

- излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма у бюджетных организаций зачисляется на увеличение доходов от реализации активов;

- недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц, а если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются у бюджетной организации на уменьшение доходов от реализации активов [3].

В случае если в результате инвентаризации обнаружены излишки материальных ценностей, они должны быть оприходованы исходя из их рыночной стоимости на момент обнаружения. В соответствии с пунктом 13 Инструкции № 148н под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату принятия к бюджетному учету.

Чаще всего возникновение излишков связано с ошибками при оприходовании или при отпуске ценностей. При оприходовании излишков дебетуется соответствующий счет бюджетного учета имущества с учетом признака вида деятельности и кредитуется счет 040101180 «Прочие доходы».

Списание недостач в бюджетном учете производится с использованием счета 040101172 «Доходы от реализации активов», в дебет которого списывается балансовая стоимость недостающих ценностей, а в кредит относится сумма взыскиваемого с виновных лиц ущерба. Для расчета по возмещению ущерба предназначен счет 020900000 «Расчеты по недостачам», к которому предусмотрены счета аналитического учета в зависимости от характера недостач.

В случае обнаружения недостачи бухгалтер должен в первую очередь определить, применяются ли нормы естественной убыли. Если применяются, то необходимо списать недостающие ценности в пределах норм естественной убыли с бюджетного учета в дебет счета 210604340 «Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)» с кредита счетов 210501440 - 210507440 в зависимости от видов недостающих ценностей.

Далее нужно списать недостающие ценности сверх естественной убыли с бюджетного

учета. Если обнаружена недостача материальных запасов сверх норм естественной убыли, их балансовая стоимость списывается в дебет счета 040101172 «Доходы от реализации активов» с кредита соответствующих счетов аналитического учета счета 010500000 «Материальные запасы».

Если обнаружена недостача основных средств, сначала следует списать сумму амортизации: дебет счета 010401410 - 010408410 «Уменьшение стоимости

(соответствующего вида основных средств) за счет амортизации» с кредита счета 010101410

- 010108410 «Уменьшение стоимости (соответствующего вида основных средств)». Далее остаточная стоимость, сформированная на соответствующем аналитическом счете 010100000 «Основные средства», подлежит списанию в дебет счета 040101172 «Доходы от реализации активов».

Аналогичным образом нужно поступать и при обнаружении недостач нематериальных активов - амортизация списывается с дебета счета 010408420 «Уменьшение стоимости нематериальных активов за счет амортизации» в кредит счета 01020 «Уменьшение стоимости и материальных активов», а остаточная стоимость списывается с кредита счета 01020 «Уменьшение стоимости нематериальных активов» в дебет счета 040101172 «Доходы от реализации активов».

После отражения в бухгалтерском учете недостачи сверх норм естественной убыли необходимо составлять дальнейшие бухгалтерские записи по ее урегулированию, установив при этом виновное лицо.

Обычно виновниками недостачи являются материально-ответственные лица, которым были вверены эти ценности и с которыми заключен договор о полной материальной ответственности. Если виновные лица установлены, руководитель организации принимает решение о взыскании суммы недостачи с виновного лица. В соответствии с нормами Трудового кодекса РФ размер ущерба определяется исходя из рыночных цен, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета (с учетом степени его износа).

На практике может сложиться ситуация, когда виновное лицо не выявлено либо во взыскании недостачи отказано судом. Чаще всего отсутствие виновного лица имеет место в случае кражи имущества учреждения.

До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работникам работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения (ст. 247 Трудового кодекса РФ). Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Руководитель учреждения может уполномочить инвентаризационную комиссию осуществлять такую проверку. Проверка должна быть проведена в обязательном порядке, и в дальнейшем работник (или его представитель) имеет право знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в установленном порядке. И если работник докажет, что проверка, предусмотренная статьей 247 Трудового кодекса РФ, не проводилась или проводилась с нарушениями, и, как следствие, его вина в возникновении ущерба не доказана (не документирована), суд может отказать во взыскании ущерба с работника.

Для установления причины возникновения ущерба с работника необходимо истребовать письменное объяснение. Если работник отказывается или уклоняется от предоставления такого объяснения, необходимо составить соответствующий акт, который затем приобщается к материалам проверки. Именно материалы такой проверки служат обоснованием правомерности взыскания с работника сумм причиненного ущерба, как в добровольном, так и в судебном порядке [2].

При наличии договора о полной материальной ответственности работодатель не всегда имеет возможность полностью взыскать всю сумму ущерба без обращения в суд.

Согласно статье 248 ТК РФ, по распоряжению работодателя производится взыскание с виновного работника только той части суммы причиненного ущерба, которая не превышает его среднего месячного заработка. Причем такое распоряжение должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера

причиненного работником ущерба.

Если работник добровольно согласен возместить причиненный работодателю ущерб (полностью или частично), в том числе и в сумме, превышающей его средний месячный заработок, то обращаться в суд не придется. Однако если работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, равно как и в случае, если месячный срок для издания распоряжения о взыскании суммы ущерба с работника уже истек, - взыскание может осуществляться только судом.

Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику (Ст. 138 ТК РФ). Причем эти 20% рассчитываются не от общей величины начисленных сумм, а от величины чистого дохода за вычетом НДФЛ, удержанного из начисленных работнику сумм.

Отражение задолженности виновника по возмещению ущерба, причиненного учреждению в результате недостачи, сопровождается начислением дохода в размере взыскиваемой с виновника суммы, который полностью или частично перекроет сумму ущерба (балансовую стоимость недостающих ценностей). Сумма взыскания относится - в зависимости от вида деятельности - с кредита счета 040101172 «Доходы от реализации активов» в дебет счетов:

- 020901560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам основных средств» - при взыскании с виновного лица суммы недостачи основных средств;

- 020902560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам нематериальных активов» - при взыскании с виновного лица суммы недостачи нематериальных активов;

- 020904560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов» - при взыскании с виновного лица суммы недостачи запасов.

Если виновное лицо погашает недостачу путем внесения денежных средств в кассу учреждения, то составляется запись:

Дебет счета 04510 «Поступления в кассу»

Кредит счетов 020901660 - 020905660 «Погашение дебиторской задолженности по недостачам (соответствующих видов активов).

В случае погашения недостачи имуществом, необходимо оприходовать имущество, полученное от виновного лица, и одновременно списать погашенную задолженность виновника. Принятие к бюджетному учету имущества, поступающего в натуральной форме в возмещение ущерба, причиненного виновным лицом, отражается записями:

Дебет счетов 010101340 - 010109340 «Увеличение стоимости (соответствующего вида основных средств), 010501340 - 010507340 «Увеличение стоимости (соответствующего вида материальных запасов)

Кредит счета 040101172 «Доходы от реализации активов»

Одновременно отражается погашение задолженности виновника бухгалтерской записью:

Дебет счета 040101172 «Доходы от реализации активов»

Кредит счета 020901660 - 020905660 «Погашение дебиторской задолженности по недостачам. (соответствующих видов активов).

Обеспечение достоверности данных бюджетного учета и контроль за имуществом, активами и обязательствами в бюджетных учреждениях - это не только одна из основных задач бухгалтерии бюджетного учреждения. Инвентаризация имущества, активов и обязательств бюджетных учреждений - еще и средство информирования государства об эффективности инвестиций в такие значимые сферы государственного влияния, как здравоохранение, образование, культура, управление, которые выполняют социальнозначимые для государства функции - защиту и обеспечение прав населения.

Примечания:

1. Инструкция по бюджетному учету: утв. Приказом МФ РФ от 30 декабря 2008 г. №. 148н. // СПС КонсультантПлюс. М. . Загл. с экрана.

2. Балдина С.В. Бюджетный учет в Российской Федерации. М. МЦФЭР, 2007.

3. Кондраков Н.П. Кондраков И.Н. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях. М. Проспект, 2008.

4. Мизиковский Е.А. Маслова Т.С. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях. М. Магистр, 2008.

5. Шишкоедова Н.Н. Инвентаризация: особенности организации, проведения и бюджетного учета // Советник бухгалтера бюджетной сферы. 2009. №10.

ПРАВИЛА ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ И ОТРАЖЕНИЕ ЕЕ РЕЗУЛЬТАТОВ В УЧЕТЕ

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации должны проводить инвентаризацию имущества и обязательств (Письмо Минфина России от 03.06. N 07-02-12/13). Общие правила ее проведения установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Указания N 49). Каковы сроки и периодичность проведения инвентаризации? Что является предметом проверки при проведении инвентаризации имущества и обязательств? В чем заключаются особенности проведения инвентаризации драгоценных металлов? Какие результаты могут быть выявлены по итогам проведения инвентаризации и как их оформить и отразить в учете? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в данной статье.

Инвентаризация проводится с целью выявления фактического наличия имущества, а также проверки полноты отражения в учете обязательств.

Для проведения инвентаризации в учреждении создаются постоянно действующая инвентаризационная комиссия и рабочие инвентаризационные комиссии, персональный состав которых утверждается приказом руководителя. Согласно п. 2.6 Указаний N 49 инвентаризационные комиссии призваны обеспечивать:

- полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств;

- правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Обязанность по созданию условий, обеспечивающих полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки, возложена на руководителя учреждения.

Началом к проведению инвентаризации служит издание приказа о проведении инвентаризации.

Сроки и периодичность проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением следующих случаев, при которых проведение инвентаризации обязательно (п. 1.5 Указаний N 49):

- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;

- в других случаях, предусматриваемых законодательством РФ или нормативными актами Минфина.

В действующем законодательстве РФ также определена периодичность проведения инвентаризации отдельных объектов учета. К примеру, рекомендуется проверять фактическое наличие:

- основных средств - раз в три года (п. 1.5 Указаний N 49);

- библиотечных фондов - раз в пять лет (п. 1.5 Указаний N 49);

- лекарственных средств и медикаментов - раз в год, но не ранее октября отчетного года (п. 20.4 Отраслевых особенностей учета в системе здравоохранения <1>);

- драгоценных металлов и драгоценных камней (п. 5.1 Инструкции N 68н <2>):

а) при их использовании и обращении, а также в ломе и отходах, образующихся при использовании драгоценностей, - два раза в год (по состоянию на 1 января и на 1 июля);

б) в ломе и отходах, предназначенных для дальнейшего производства драгоценных металлов или их аффинажа, - один раз в год (по состоянию на 1 января);

в) содержащихся в покупных комплектующих деталях, изделиях, приборах, инструментах, оборудовании, находящихся в эксплуатации, а также размещенных в местах хранения (включая снятые с эксплуатации), - один раз в год (по состоянию на 1 января).

<1> Отраслевые особенности бюджетного учета в системе здравоохранения Российской Федерации, доведенные Письмом Минздравсоцразвития России от 12.07.2007 N 5435-РХ.

<2> Инструкция о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении, утв. Приказом Минфина России от 29.08.2001 N 68н.

Инвентаризация имущества

Под имуществом учреждения в целях проведения инвентаризации понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, материальные запасы, драгоценности, денежные средства и прочие финансовые активы (п. 1.2 Указаний N 49).

Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения (в том числе имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное, а также не учтенное по каким-либо причинам).

Имущество инвентаризируется по его местонахождению и материально ответственному лицу.

Перед началом инвентаризации имущества инвентаризационные комиссии обязаны получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы (отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств), а материально ответственные лица (в том числе лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение имущества) должны дать расписки о том, что все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Участие материально ответственных лиц при проверке фактического наличия имущества обязательно.

Для отражения данных о фактическом наличии имущества применяются следующие регистры бюджетного учета, приведенные в Приложении 3 к Инструкции N 148н <3>:

- Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);

- Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088);

- Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);

- Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082).

<3> Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, а также на арендованное имущество составляются отдельные описи (п. 2.11 Указаний N 49).

К сведению. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете (п. 2.9 Указаний N 49).

Особенности проведения инвентаризации драгоценных металлов в учреждениях здравоохранения. Инвентаризация драгоценных металлов в учреждениях здравоохранения проводится с учетом особенностей, приведенных в п. 27.4 Отраслевых особенностей учета в системе здравоохранения.

В соответствии с данным пунктом фактическое наличие драгоценных металлов при инвентаризации определяется путем обязательного взвешивания, подсчета, обмера, отбора и анализа проб.

При проведении инвентаризации незавершенного производства масса драгоценных металлов и драгоценных камней, содержащихся в деталях и изделиях и не поддающихся взвешиванию, устанавливается по учетным данным или по нормам расхода на детали (изделия) с учетом процента их готовности.

Наличие драгоценных металлов и драгоценных камней, находящихся в составе оборудования, при невозможности в момент инвентаризации проверки в натуре устанавливается по учетным, техническим документам или комиссионно.

Наличие драгоценных металлов в сплавах, химических соединениях, находящихся во время инвентаризации в опломбированной специальной таре, предохраняющей их от порчи, устанавливается и вносится в инвентаризационную опись на основании учетной и технической документации, документов поставщика или данных входного контроля.

В отдельную инвентаризационную ведомость заносятся сведения:

- о драгоценных металлах, драгоценных камнях и изделиях, их содержащих;

- о ломе и отходах драгоценных металлов и камней, переданных в другие организации в переработку или находящихся в пути, но числящихся на учете учреждения;

- о драгоценностях, не принадлежащих учреждению (находящихся на ответственном хранении или полученных для переработки, испытаний и пр.).

Результаты инвентаризации драгоценностей отражаются в унифицированных формах первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации драгоценных металлов и драгоценных камней (утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88):

- Акте инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них (ф. ИНВ-8);

- Акте инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них (ф. ИНВ-9);

- Инвентаризационной описи драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях (ф. ИНВ-8а).

Инвентаризация обязательств

Под обязательствами учреждения в целях проведения инвентаризации понимается кредиторская задолженность перед бюджетом, поставщиками, покупателями, персоналом и прочими контрагентами (п. 1.2 Указаний N 49).

Инвентаризация обязательств заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на следующих счетах бюджетного учета:

- 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами";

- 302 00 000 "Расчеты по принятым обязательствам";

- 303 00 000 "Расчеты по платежам в бюджеты";

- 304 00 000 "Прочие расчеты с кредиторами".

В рамках проведения инвентаризации обязательств комиссия путем документальной проверки должна установить (п. 3.48 Указаний N 49):

- правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

- правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

- правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности (то есть числящиеся согласно п. 263 Инструкции N 148н на забалансовых счетах 04 "Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов" и 20 "Списанная задолженность не востребованная кредиторами").

До начала проведения инвентаризации обязательств необходимо оформить акты сверки расчетов с контрагентами, налоговыми и финансовыми органами, внебюджетными фондами и т.д.

Сведения о наличии и размерах задолженности учреждения отражаются в регистрах бюджетного учета, приведенных в Приложении 3 к Инструкции N 148н:

- Инвентаризационной описи расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);

- Инвентаризационной описи расчетов по доходам (ф. 0504091).

Результаты инвентаризации и их документальное оформление

По итогам проведенной инвентаризации выявляются расхождения (излишки или недостачи) между фактическим наличием финансовых и нефинансовых активов, обязательств с данными бухгалтерского учета. Эти расхождения обобщаются и заносятся в Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). В ней заполняются такие показатели, как:

- фамилия, имя, отчество материально ответственного лица;

- наименование объекта учета и его номер;

- единица измерения;

- номер счета бюджетного учета;

- результаты инвентаризации (недостача в пределах и сверх норм естественной убыли в количественном и суммовом выражении, рыночная стоимость объекта учета, разница между рыночной и балансовой стоимостью, излишки в количественном и суммовом выражении).

Нормы естественной убыли утверждаются в порядке, установленном Постановлением Правительства РФ от 12.11.2002 N 814. Согласно п. 1 данного Постановления нормы естественной убыли, применяемые для определения допустимой величины безвозвратных потерь от недостачи и (или) порчи материально-производственных запасов, разрабатываются с учетом технологических условий их хранения и транспортировки, климатического и сезонного факторов, влияющих на их естественную убыль, и подлежат пересмотру по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет. Обязанности по разработке и утверждению норм естественной убыли возложены на соответствующие министерства и ведомства в зависимости от той отрасли экономики, где такие материально-производственные запасы применяются. Например, нормы естественной убыли лекарственных средств разрабатываются и утверждаются Минздравсоцразвития. Так, на сегодняшний день действуют Нормы естественной убыли при хранении лекарственных средств в аптечных учреждениях (организациях), организациях оптовой торговли лекарственными средствами и учреждениях здравоохранения, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития России от 09.01.2007 N 2.

В соответствии с п. 5.3 Указаний N 49 в виде исключения допускается взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы, но только в отношении ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах у одного и того же проверяемого лица за один и тот же проверяемый период. Причем материально ответственные лица обязаны представить комиссии подробные объяснения о допущенной пересортице.

Если при зачете стоимость недостающих ценностей превысит стоимость ценностей, оказавшихся в излишке, возникшая стоимостная разница относится на виновных лиц. При этом если виновники пересортицы не установлены, то указанные разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Им же принимается окончательное решение о зачете таких расхождений (п. 5.4 Указаний N 49).

Отражение результатов инвентаризации в учете

Бюджетный учет. В соответствии с п. 5.5 Указаний N 49 результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

Выявленные при инвентаризации имущества расхождения отражаются в бюджетном учете либо в виде излишков, либо в виде недостач.

Объекты, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию по рыночной стоимости (п.п. 21, 26, 31, 60 Инструкции N 148н).

К сведению. В целях бюджетного учета под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату принятия их к бюджетному учету (п. 13 Инструкции N 148н).

Оприходование излишков в бюджетном учете отражается по кредиту счета 401 01 180 "Прочие доходы" и дебету аналитических счетов:

- 101 00 000 "Основные средства";

- 102 01 000 "Нематериальные активы";

- 103 00 000 "Непроизведенные активы";

- 105 00 000 "Материальные запасы".

Недостачи, выявленные в ходе инвентаризации, отражаются в бюджетном учете в следующем порядке:

- недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается на расходы учреждения (в дебет счетов 401 01 200, 106 04 340);

- недостача имущества (материальных ценностей, денежных средств и другого имущества) сверх норм естественной убыли, а также недостача имущества, для которого нормы естественной убыли не установлены, относятся на счет виновных лиц (в дебет счета 209 00 000). Если виновные лица не найдены или суд отказал во взыскании ущерба с них, то суммы таких недостач списываются на убытки учреждения (в дебет счетов 401 01 172, 401 01 173).

Списание недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли производится на основании решений следственных или судебных органов, подтверждающих отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.) (п. 5.2 Указаний N 49).

Пример. По итогам проведенной инвентаризации в учреждении была обнаружена недостача оборудования, приобретенного за счет бюджетных средств. Его балансовая стоимость равна 15 000 руб. а сумма начисленной амортизации - 14 000 руб. В результате проверки было выявлено виновное в причинении ущерба учреждению лицо - Петров Н.Н. за которым было закреплено данное оборудование. Свою вину Петров признал, указав в письменном объяснении причины недостачи. Также он подтвердил готовность полностью возместить причиненный ущерб в добровольном порядке. Рыночная стоимость оборудования составила 17 000 руб.

В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:

ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Проведение инвентаризации в учреждениях здравоохранения осложнено тем, что, как правило, денежные средства на осуществление их деятельности выделяются из разных источников: федерального бюджета, бюджета субъектов РФ, местных бюджетов РФ, а также средства фонда обязательного медицинского страхования. Поэтому зачастую при инвентаризации у бухгалтеров возникает ряд вопросов: с чего начать, как провести инвентаризацию быстро и качественно и, самое главное, как оформить результаты ее проведения.

В предлагаемой статье даны ответы на эти и другие вопросы, возникающие при проведении инвентаризации.

Инвентаризация - это периодическая проверка наличия имущества, его состояния и оценки. Как правило, она проводится с целью сверки фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета. Отметим, что порядок проведения инвентаризации средств обязательного медицинского страхования (ОМС) целевого и рационального использования в медицинских учреждениях, функционирующих в системе ОМС, имеет свои особенности. Поэтому в данной статье мы акцентируем внимание только на общем порядке проведения инвентаризации.

Цели проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации

Так как п. 1 Инструкции по бюджетному учету N 70н <*> предусмотрено осуществлять бюджетный учет в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учете", а инвентаризацию имущества, финансовых активов и обязательств проводить в соответствии с нормативными правовыми актами Минфина России (п. 7 Инструкции по бюджетному учету N 70н), основными нормативными документами, регламентирующими порядок ее проведения, являются:

<*> Утверждена Приказом Минфина России от 26.08.2004 N 70н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету".

- Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ);

- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания).

Так, согласно ст. 12 "Инвентаризация имущества и обязательств" Закона N 129-ФЗ порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда ее проведение обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно (п. 1.5. Методических указаний):

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

- при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Объекты инвентаризации

Этапы проведения инвентаризации

Проведение инвентаризации условно можно разделить на несколько этапов.

Первый этап - подготовительный, который включает в себя мероприятия, предшествующие проведению инвентаризации.

На втором этапе, техническом, сверяется фактическое состояние имущества и обязательств с данными бухгалтерского учета, а также заполняются инвентаризационные описи.

Третий этап - аналитический, на котором сопоставляются данные инвентаризационных описей с учетными данными, подготовленными бухгалтерией на основании первичных учетных документов. На этом этапе могут появиться расхождения. При их обнаружении составляются ведомости, выясняются причины возникновения таких расхождений и вырабатываются предложения по отражению в учете результатов инвентаризации.

На заключительном этапе оформляются результаты инвентаризации, то есть вносятся бухгалтерские записи в учетные регистры.

Подготовительный этап

На этом этапе инвентаризации решаются следующие задачи:

- разрабатывается и утверждается план проведения инвентаризации (определяется дата проведения инвентаризации и перечень объектов инвентаризируемого имущества);

- подготавливается приказ о проведении инвентаризации (утверждается инвентаризационная комиссия);

- собираются расписки от материально-ответственных лиц и прочее.

Как правило, инвентаризация проводится в соответствии с планом, утвержденным руководителем организации на календарный год, за исключением случаев, когда ее проведение обязательно и когда установлена коллективная (бригадная) ответственность. Отметим, что следует в нем указать:

- количество инвентаризаций;

- даты проведения инвентаризаций;

- объекты инвентаризации.

Инвентаризация проводится инвентаризационной комиссией, на которую возложена обязанность по проведению инвентаризации и которая несет ответственность за достоверность ее результатов.

Согласно п. 2.2. Методических указаний для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Состав постоянно действующей инвентаризационной комиссии в медицинском учреждении может быть следующим:

- председатель инвентаризационной комиссии - главный врач медицинского учреждения;

- члены инвентаризационной комиссии (главный бухгалтер, работники бухгалтерии, медицинский персонал). Кроме того, согласно п. 2.3. Методических указаний членами инвентаризационной комиссии могут быть также представители внутреннего аудита (ревизионного отдела) и независимых аудиторских организаций.

Обратите внимание: проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственных лиц (п. 2.8. Методических указаний). Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации может служить основанием для признания ее результатов недействительными (п. 2.3. Методических указаний). Поэтому в случае невозможности участия хотя бы одного из утвержденных членов комиссии в инвентаризации его следует заменить, оформив это приказом руководителя.

Состав инвентаризационной комиссии, а в случае большого объема работы - рабочие инвентаризационные группы утверждает руководитель организации приказом или распоряжением.

Иногда в медицинских учреждениях из-за большого количества инвентарных объектов одной инвентаризационной комиссии бывает недостаточно. В этом случае назначается центральная инвентаризационная комиссия и рабочие комиссии, на которые возлагается обязанность проведения инвентаризации в отдельных подразделениях. В состав рабочих комиссий в обязательном порядке включаются работники бухгалтерии организации. Работа рабочих комиссий организуется и контролируется центральной комиссией.

Члены инвентаризационной комиссии должны обеспечить:

- соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия;

- полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемых основных средств;

- правильность и своевременность оформления данных инвентаризации в соответствии с установленным порядком (п. 2.6. Методических указаний).

Кроме того, на подготовительном этапе члены инвентаризационной комиссии должны получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств (п. 2.4. Методических рекомендаций). Причем председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "________" (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Помимо приходных и расходных документов инвентаризационной комиссии до начала инвентаризации нужно собрать расписки с материально-ответственных лиц, содержащие сведения о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Технический этап проведения инвентаризации

В зависимости от объекта инвентаризации ее проведение имеет свои технические особенности. Рассмотрим их.

"Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях" N N 19, 20

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ИМУЩЕСТВА, ФИНАНСОВЫХ АКТИВОВ И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ

В БЮДЖЕТНОМ УЧРЕЖДЕНИИ

Общие положения. Основные задачи бухгалтерского учета, обеспечивающие упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах учреждений и организаций, установлены Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) (напомним, что с 01.01. вступает в силу Федеральный закон от 06.12. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Одной из основных задач бухгалтерского учета является инвентаризация нефинансовых и финансовых активов и обязательств.

Инвентаризация представляет собой определенную последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния, оценки имущества и обязательств организации в целях обеспечения достоверности данных учета и отчетности.

Инвентаризация нефинансовых и финансовых активов и обязательств бюджетных учреждений осуществляется в соответствии с Приказами Минфина России:

- от 01.12. N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Единый план счетов);

- от 13.06.1995 N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" (далее - Методические указания).

Инвентаризации подлежит все имущество учреждения независимо от его местонахождения и все виды финансовых активов и обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат и другие виды имущества, не принадлежащие учреждению, но числящиеся в бухгалтерском учете (полученное в пользование, принятое на хранение и т.п.), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и по материально ответственному лицу.

Основными целями инвентаризации являются:

- выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов;

- сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);

- проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств;

- проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения материально-производственных запасов, ценных бумаг, денежных средств.

Требования о проведении инвентаризации имущества и обязательств, предъявляемые бухгалтерским законодательством к организациям, содержатся в ст. 12 Закона N 129-ФЗ.

Порядок и сроки проведения инвентаризаций определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.

В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ проведение инвентаризации обязательно :

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Инвентаризация библиотечных фондов проводится в сроки, установленные Письмом Минфина России от 04.11.1998 N 16-00-16-198 "Об инвентаризации библиотечных фондов":

Источники:
cyberleninka.ru, www.alppp.ru, www.alppp.ru