Образец приказа о возмещении расходов на мобильную связь

Dec 17, 2017
  • 2017

Учет компенсаций за использование в служебных целях личного телефона работника

Часто, по согласованию сторон, работник компании использует личный телефон. Рассмотрим ситуацию, когда работодатель компенсирует работнику износ телефона, при этом работник использует корпоративную SIM-карту. При пользовании личным мобильным телефоном сотрудник имеет право совершать с помощью корпоративной SIM-карты звонки и служебного, и личного характера.

Компенсация использования личного мобильного телефона отлична от оплаты счетов работников за мобильную связь. То есть, на основании детализированного счета работодатель обязан оплатить расходы мобильной связи сотрудника по работе (за исключением личных звонков) и дополнительно предоставить сумму компенсации.

Расчет компенсации за использование работником личного мобильного телефона.

Стоимость личного мобильного телефона сотрудника составляет 5000 руб. Данная цифра подтверждена чеком. Телефон куплен 1 месяц назад и находится в отличном состоянии. В течение месяца работник совершает звонков производственного характера на сумму 1000 руб. (было совершено 100 служебных звонков). По согласованию с сотрудником руководство, учитывая вышеизложенные факторы, установило ежемесячные компенсационные выплаты за износ телефона в размере 300 руб. (то есть из расчета 3 руб. за один звонок производственного характера).

Ситуация Б

Рассчитаем норму амортизационных отчислений за месяц:

1: 40 = 0,025 x 100 = 2,5%.

Амортизационные отчисления за месяц составят:

50 000 руб. x 2,5% = 1250 руб.

Каждый месяц сотруднику полагается компенсационная выплата в размере 1250 руб. Отражение в учете:

Дебет 26 Кредит 73

- 1250 руб. - начислена компенсация работнику за использование личного мобильного телефона в служебных целях.

Основные факторы, влияющие на размер компенсации - это текущая рыночная ситуация, уровень инфляции и примерное количество звонков, совершаемых работником в служебных целях, покупная стоимость мобильного телефона, расчет амортизации телефона (если его стоимость превышает 40 тыс.

руб.).

Лучше прописать конкретную сумму возмещения сразу, а не указывать "плавающую" сумму из месяца в месяц, так как конкретная сумма позволит признать совершаемые расходы в целях налогообложения прибыли. Необходимость компенсации и связанный с ней учет регламентирован рядом нормативно-правовых актов (см. рис. на с. 82). В трудовом договоре с сотрудником можно прописать: "При использовании личного мобильного телефона Работодатель обязан выплачивать Работнику компенсацию за износ устройства. Ее размер устанавливается соглашением сторон и приказом руководителя организации".

Главный бухгалтер компании "Энергия" Иванова Т.Ю. работает в удаленном доступе. Для осуществления служебных разговоров Иванова Т.Ю. использует личный мобильный телефон. Работодатель компенсирует сотруднице оплату мобильной связи и предоставляет компенсацию на износ (амортизацию) мобильного телефона в размере 500 руб. в месяц, по согласованию сторон. Отразим операции в учете.

Способ 1

Дебет 26 Кредит 60

- 4000 руб. - стоимость служебных разговоров в течение месяца отнесена на расходы (на основании детализированных счетов от оператора связи);

Дебет 73 субсчет 3 "Расчеты по использованию личного имущества сотрудника" (далее - 73.3) Кредит 60

- 2000 руб. - отражена стоимость личных разговоров сотрудницы;

Дебет 60 Кредит 51

- 6000 руб. - произведена оплата счета на стоимость служебных и личных разговоров сотрудницы;

Дебет 70 Кредит 73.3

- 2000 руб. - удержана из заработной платы стоимость личных разговоров сотрудницы (за минусом компенсации за использование личного мобильного телефона);

Дебет 26 Кредит 73.3

- 500 руб. - отражена компенсация за использование личного мобильного телефона сотрудницы.

Способ 2

Дебет 26 Кредит 60

- 4000 руб. - стоимость служебных разговоров в течение месяца отнесена на расходы (на основании детализированных счетов от оператора связи);

Дебет 60 Кредит 51

- 4000 руб. - произведена оплата счета на стоимость служебных разговоров сотрудницы;

Дебет 26 Кредит 73.3

- 500 руб. - отражена компенсация за использование личного мобильного телефона сотрудницы;

Дебет 73.3 Кредит 50 (51)

- 500 руб. - выдана компенсация за использование личного мобильного телефона.

Что касается налогового учета, то здесь важно правильно документально оформить операцию. Так, включить расходы в базу по налогу на прибыль можно только при наличии подтверждающих служебные разговоры детализированных счетов. НДФЛ на компенсацию работнику не начисляют, при наличии все тех же детализированных счетов, соглашения между работником и работодателем о размере компенсационных выплат (причем они не должны быть "очень большими", может возникнуть необходимость их обосновать), а также документов, подтверждающих право собственности сотрудника на телефон. При наличии этих документов также не начисляют и страховые взносы. Перечень необходимых документов указан в письмах контролирующих ведомств*(2).

Иногда сотруднику приходится очень много разговаривать по служебным вопросам в течение дня. Выходом из положения могут служить безлимитные тарифы от различных сотовых операторов. В случаях, когда количество звонков всегда разное и не очень большое, безлимитные корпоративные тарифы невыгодны. Что касается бухгалтерского учета таких тарифов - все предельно просто. Заключается договор с оператором на конкретных сотрудников. В детализации счетов нет необходимости, так как подтверждением служебных разговоров будет являться сам договор.

Работник также может использовать для служебных целей собственную SIM-карту. Работодатель на основании детализации счетов может возместить сотруднику и оплату служебной связи, и износ телефона. Но признать такие расходы при УСН будет очень сложно. Поэтому лучше потратить некоторое время и оформить корпоративную SIM-карту.

Сотрудник может заключить с работодателем договор аренды мобильного телефона. Работодатель будет обязан выплачивать за телефон арендную плату. Такая плата уменьшает налоговую базу при упрощенной системе налогообложения*(3). При этом налог на доходы физических лиц уплачивать придется, страховыми взносами сумма арендных платежей не облагается*(4). Однако сами сотрудники редко соглашаются на договор аренды личного телефона, предпочитая соглашение о выплате компенсации. Причина проста - при договоре аренды личным телефоном работника имеет право пользоваться и любой другой работник компании.

Учет служебных мобильных телефонов и SIM-карт

Обычно служебные мобильные телефоны приобретают для своих сотрудников работодатели из более крупных компаний. В данном случае и телефон, и SIM-карта являются корпоративными (с заключением договора с продавцом телефона и мобильным оператором). Выдавать работникам телефон и SIM-карты следует под роспись в специально созданных для этих целей регистрах учета. Специалистам кадрового учета желательно сделать запись о предоставлении служебных устройств в личных карточках работников и в трудовом договоре. В случае потери телефона так будет легче доказать факт предоставления устройств работнику.

Сотрудник потерял служебный мобильный телефон, который был выдан ему под подпись. Можно ли возместить стоимость телефона с сотрудника? Да, получить возмещение от сотрудника, потерявшего служебный мобильный телефон, можно. Однако его сумма зависит от того факта, был ли заключен с работником договор о материальной ответственности за телефон. Если да, то можно возместить стоимость служебного мобильного телефона полностью. Если договора не было, можно возместить сумму телефона, но не более размера среднемесячного заработка сотрудника.

Предоставление служебной SIM-карты не предполагает личных звонков. С этой точки зрения учет должен быть более строгим. Особенно это касается анализа детализации звонков. Если у проверяющего возникают сомнения относительно того или иного телефонного номера, можно потребовать от работника написать объяснительную или служебную записку с расшифровкой организации, которой был адресован звонок. Объяснительную или служебную записку следует написать на имя руководителя организации.

Можно ли получить от работника возмещение за личные телефонные разговоры по корпоративной SIM-карте, если работник уволился? Да, получить такое возмещение можно. Для этого следует обратиться в суд*(5). Лучше, чтобы за сотрудником под подпись был закреплен телефон (в случае если он служебный).

Часто сотрудники передают рабочий телефон своим коллегам для совершения звонков, а потом забывают об этом факте. Если дело дойдет до суда и работник подчеркнет этот факт, много шансов, что суд встанет на сторону работника, обвинив руководство организации в том, что не до конца разобрались в ситуации. Поэтому, хотя анализ требует больших временных затрат (как правило, бухгалтера), необходимо проводить его тщательно.

Если работник все же использовал служебный мобильный телефон не по назначению, причем на значительную сумму, то он обязан возместить причиненный работодателю ущерб (то есть личные разговоры по мобильному телефону)*(6).

Кроме того, на сумму расходов по личным разговорам у сотрудника возникает доход, другими словами, по сути, работодатель оплачивает мобильную связь работнику*(7). Такой доход облагается налогом на доходы физических лиц.

Может возникнуть ситуация, когда работник, совершив звонки в личных целях на оставшуюся на SIM-карте сумму денежных средств, не сделал срочные служебные звонки, в связи с чем компания могла получить значительные потери. Обосновать такие потери отсутствием телефонного звонка вряд ли удастся. Компания может только возместить себе сумму, на которую были совершены личные звонки работника (то есть остаток денежных средств на SIM-карте, который был использован).

При предоставлении сотруднику служебного телефона возникает необходимость носить с собой и личный, и рабочий телефон, что не совсем удобно и может способствовать потере одного из телефонов. Поэтому оптимально, если работодатель приобретет мобильный телефон на две SIM-карты. Тогда работник вместо двух может использовать один телефон, переключая по необходимости SIM-карты, принимать и передавать звонки.

Если работа сотрудника не сопряжена с поиском данных в Интернете, а, судя по телефонному счету, работник пользовался Интернетом, эту стоимость также можно возместить с работника. Это же правило относится к SMS- и MMS-сообщениям.

В случае потери телефона работодатель имеет право удержать его сумму из заработной платы работника.

В заключение хочется отметить, что в учете мобильной связи, как с личных устройств сотрудников, так и со служебных, важно правильно детализировать личные и служебные звонки. Это важное требование позволит обосновать свои действия и учесть расходы с точки зрения налогового учета. А еще важнее кадровым специалистам на должность соответствующего сотрудника подобрать человека, который будет ответственно относиться к работе и к имуществу работодателя. Но это уже совсем другая история.

(1) ПБУ 10/99. утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н

(2) письма Минфина России от 23.05.2005 N 03-03-01-04/1/275 и УФНС России по г. Москве от 09.02.2005 N 20-12/8153

(4) подп. "ж" п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ

(5) ст. 232 и 381 ТК РФ; пост. Пленума ВС РФ от 16.11.2006 N 52

Уважаемые кадровые работники подскажите

Анечка Ученик (190), закрыт 5 лет назад

Уважаемые кадровые работники подскажите как правильно оформить приказ об использовании мобильного телефона, указать сумму лимита. Как списывать с сотрудника при превышении лимита.

Дело в том, что на моём предприятии с мегафоном были заключены три договора на использования телефонной связи работниками, при этом сумма потраченных средств на разговоры всегда разная. Как правильно оформлять данные затраты.

На данном этапе я принимаю к учёту полученные счета-фактуры, плата за услуги производиться по безналу а иногда и наличными, счета-фактуры выдаються исходя из всей потраченной суммы.

Благодарю.

Леси Знаток (491) 5 лет назад

ПРИКАЗ

В связи с производственной необходимостью и поддержанием оперативной связи с сотрудниками ООО «МП». осуществляющими основную трудовую деятельность вне офисных (гаражных) помещений и имеющих разъездной характер работы.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Выдать Sim–карты и закрепить телефонные номера с ___г. следующим работникам:

2.Установить лимит на использование мобильной связи с __ г. в размере ежемесячной абонентской платы, согласно тарифного плана.

3.Расходы сверх установленного лимита относить за счет заработной платы пользователей мобильной связи (на основании п. 2.1 Соглашения о взаимных обязательствах).

4.С приказом ознакомить __ под роспись.

5.Контроль над исполнением приказа возложить на ___

Соглашение с работником

1.В связи с производственной необходимостью обеспечения оперативной связи Пользователя с Компанией (ее сотрудниками) и с контрагентами, учитывая недостаточность номерной емкости и неустойчивость работы телефонной линии фиксированной местной связи, а также разъездной характер трудовой деятельности Пользователя, Компания, в соответствии с Приказом № ______ от ____г. (далее – «Приказ»). обеспечивает подключение аппарата сотовой связи Пользователя к сети сотовой радиотелефонной связи (абонентский № __), предоставленной ___ (далее – «оператор сотовой связи» ) на условиях, оговоренных в Договоре оказания услуг подвижной связ № от. заключенном между Компанией и оператором сотовой связи (далее – «Договор»).

2. Объем бесплатного времени разговоров между абонентами корпоративного тарифа на территории обслуживания оператора сотовой связи, предоставляемого ежемесячно для Пользователя, устанавливается безлимитным.

Пользователь обязуется не превышать установленный в Приказе лимит средств на оплату произведенных с абонентского № ___телефонных разговоров с не корпоративными абонентами, в размере ___ рублей с учетом НДС (далее – «лимит средств»).

2.1. В случае превышения Пользователем лимита средств, последний обязан возместить причиненный Компании материальный ущерб на сумму превышения лимита (далее – «задолженность»). Задолженность возмещается из заработной платы Пользователя путем удержания.

2.2. Подписание настоящего Соглашения Пользователем является письменным заявлением об удержании из его заработной платы суммы задолженности. Удержание производится до полного погашения задолженности.

2.В случае принятия Компанией решения о смене Пользователя, последний обязуется вернуть предоставленный ему Пользовательский номер (SIM – карту). в течение 3 (трёх) дней с момента получения уведомления о смене Пользователя.

3.Настоящее Соглашение вступает в силу с ___г.

4.Настоящее Соглашение составлено на одном листе, в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.

Остальные ответы

1. Установить лимит на использование мобильной связи. на такую-то сумму.

Как правильно оформить положение о разъездном характере работы в части возмещения расходов по бензину и мобильной связи?

Вопрос

Добрый день! Подскажите, пож-та. Мы в организации хотим установить водителю разъездной характер работы (РХР).Но при разработке положения о РХР столкнулись с вопросом в части возмещения расходов по бензину и мобильной связи. У нас этому водителю выдается карточка с установленным лимитом на бензин и сотовый телефон также с лимитом. На эти карточки с указанием всех лимитов заключается договор о мат.ответственности с водителем. И получится, что возмещаются только расходы на найм жилого помещения и суточные при необходимости на основании авансового отчета. Соответственно как правильнее указать в Положении о РХР: указать именно что заключается договор о мат.ответственности и выдаются карточка и телефон с лимитами или стандартно расходы на бензин возмещаются на основании путевых листов, кассовых чеков и т.д. Заранее спасибо!

Ответ

Работодатель может заключать договоры о полной материальной ответственности только с работниками определенных категорий. Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержден Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

Также отметим, что в соответствии со статьей 244 ТК РФ, а также письмом Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1, работодатель не вправе заключать письменные договоры о материальной ответственности, если должность работника или конкретная поручаемая ему работа не предусмотрена указанным Перечнем.

Следовательно, с водителем автомобиля Вы не вправе заключить договор о полной материальной ответственности, если только в трудовые обязанности водителя не входят, например, инкассаторские иди экспедиторские функции. Управление транспортным средством не предусмотрено перечнями должностей или работ, при выполнении которых с работниками могут быть заключены договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) ответственности.

Таким образом, можно сказать, что Вы не вправе заключать письменный договор о материальной ответственности с данным сотрудником (т.е. с водителем).

Во всех случаях любое условие трудового договора, ухудшающее положение работника по сравнению с трудовым законодательством, признается недействительным. Следовательно, недействительность такого договора будет очевидна со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Неправомерное заключение договора о полной материальной ответственности признается нарушением законодательства о труде, за которое организация может быть привлечена к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

В то же время не стоит забывать, что привлечение сотрудника к полной материальной ответственности возможно и без оформления договора о полной материальной ответственности. Перечень таких случаев приведен в статье 243 Трудового кодекса РФ, исходя из которого следует, что в случае доказанной вины (умышленная форма вины) сотрудника в нанесении ущерба имуществу работодателя, указанный ущерб может быть взыскан с сотрудника в полном объеме, даже если с сотрудником по его должности заключение договора о полной материальной ответственности не предполагается. Следовательно, в случаях, предусмотренных ст. 243 ТК РФ, водитель автомобиля может быть привлечен к полной материальной ответственности (т.е. с работника можно взыскать ущерб в полном размере независимо от размера его заработной платы).

Что касается вопроса об установлении разъездной работы.

Как правило, под разъездной понимают работу, выполнение которой непосредственно связано с перемещениями по одному или нескольким населенным пунктам или от одного населенного пункта к другому.

В соответствии с частью 2 ст. 57 ТК РФ, если работа носит особый характер, то определяющие его условия указываются в трудовом договоре в качестве обязательных (например, в договор включается условие о разъездном характере работы, если в должностные обязанности водителя входят постоянные поездки из головной организации в филиалы с целью сопровождения должностных лиц или для передачи документов).

При этом, статьей 168.1 ТК РФ, установлено, что размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Следовательно, условие о том, что работа отдельных сотрудников связана со служебными поездками (т.е. является разъездной), необходимо закрепить в следующих документах:

в разделе коллективного договора или в локальном нормативном акте (например, в Положении о разъездном характере работы );

в трудовом договоре сотрудника;

в должностной инструкции сотрудника;

в отчетах о служебных поездках с приложением документов, подтверждающих разъездные расходы.

Следовательно, в Положении о разъездном характере Вам необходимо прописать:

- перечень работников, имеющих разъездной характер работ;

- порядок документального оформления служебных поездок;

- нормы и порядок возмещения расходов работникам по служебным поездкам на предприятии, учитывая требования Трудового законодательства и специфику работы организации.

При этом, отметим, что разработка Положения о разъездном характере работ производится также с учетом требований бухгалтерского учета и налогового законодательства, для целей отнесения затрат по служебным поездкам работников в состав расходов по налогу на прибыль в каждой конкретной ситуации.

Образец оформления Положения о разъездном характере приведен ниже по тексту.

Таким образом, в Положении о разъездном характере Вам не нужно указывать, что с работником заключается договор о материальной ответственности. При этом, в данном положении Вы можете прописать подробно размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками. Обратите внимание, что согласно ст. 168.1 Трудового Кодекса возмещению подлежат только фактически понесенные расходы. Если работник не несет расходов по проезду (перемещается на служебном транспорте с оплатой расходов за ГСМ работодателем). то ничего по данному основанию работнику возмещать не требуется. Аналогично решается вопрос с возмещением расходов на проживание.

Образец заполнения Положение о разъездном характере работы

Общество с ограниченной ответственностью "Альфа"

(ООО "Меркурий")

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Альфа»

А.В. Львов

ПОЛОЖЕНИЕ

о разъездном характере работы

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Положение о разъездном характере работы (далее - Положение) является локальным нормативным актом Общества с ограниченной ответственностью "Альфа" (далее - Общество или Работодатель), разработанным и принятым в соответствии с действующим трудовым законодательством (ст. ст. 8, 166, 168.1 Трудового кодекса РФ).

1.2. Настоящее Положение определяет перечень должностей и профессий работников Общества, постоянная работа которых носит разъездной характер, а также регламентирует порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых носит разъездной характер.

1.3. Для целей настоящего Положения под работой, имеющей разъездной характер, понимается работа, связанная с постоянными служебными поездками работника по г. Москве или от одного населенного пункта к другому в пределах обусловленной трудовым договором территории, совершаемыми работником в процессе выполнения трудовых обязанностей.

1.4. Настоящее Положение распространяется на всех работников Общества (как основных, так и совместителей), постоянная работа которых имеет разъездной характер.

1.5. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения Генеральным директором и действует до введения нового Положения о разъездном характере работы.

1.6. Внесение изменений в действующее Положение производится с учетом мнения профсоюза приказом Генерального директора.

2. РАБОТНИКИ, ПОСТОЯННАЯ РАБОТА КОТОРЫХ

ИМЕЕТ РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР

2.1. Перечень должностей и профессий работников Общества, постоянная работа которых имеет разъездной характер, определен Приложением N 1 к настоящему Положению.

2.2. Разъездной характер работы может быть установлен работнику как при его приеме на работу на должность (по профессии), указанную в Приложении N 1 к настоящему Положению, так и в процессе работы у Работодателя при переводе работника на должность (профессию), указанную в Приложении N 1.

2.3. Условия, определяющие разъездной характер работы конкретного работника, подлежат обязательному включению в трудовой договор.

2.4. Если при заключении (изменении) трудового договора с работником, занимающим предусмотренную Приложением N 1 к настоящему Положению должность (профессию), в трудовой договор не были включены условия о разъездном характере работы, то его содержание должно быть дополнено необходимыми условиями соглашением сторон, заключаемым в письменной форме и являющимся неотъемлемой частью трудового договора.

2.5. Отсутствие в трудовом договоре с работником, занимающим должность (выполняющим работу по профессии), указанную в Приложении N 1 к настоящему Положению, не освобождает работодателя от предоставления работнику гарантий и компенсаций, предусмотренных настоящим Положением, при направлении работника в служебную поездку.

2.6. На работу, предусмотренную Приложением N 1 к настоящему Положению, не могут быть приняты (переведены) лица, которым разъездной характер работы противопоказан в соответствии с медицинским заключением.

2.7. В случае выявления у работника, постоянная работа которого имеет разъездной характер, в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения указанной работы, работник подлежит отстранению от работы, обусловленной трудовым договором, и переводу на другую работу, не противопоказанную ему по состоянию здоровья. При отказе работника от перевода либо отсутствия у Работодателя соответствующей работы трудовой договор с работником подлежит прекращению в соответствии с п. 8 части первой ст. 77 ТК РФ.

3. СЛУЖЕБНЫЕ ПОЕЗДКИ РАБОТНИКОВ,

ПОСТОЯННАЯ РАБОТА КОТОРЫХ ИМЕЕТ РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР

3.1. Служебными поездками в целях настоящего Положения признаются поездки (или иные перемещения) работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, совершаемые ими по поручению работодателя для выполнения работы, обусловленной трудовым договором. Указанные служебные поездки не являются служебными командировками.

3.2. Основанием для направления работника в служебную поездку является оформленное в письменном виде поручение Работодателя (уполномоченного им лица):

Источники:
aktbuh.ru, otvet.mail.ru, www.kdelo.ru

Следующие бланки:

17 декабря 2017 года

Комментариев пока нет!
Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр справа: код подтверждения