Внесение изменений в штатное расписание приказ образец

Dec 15, 2017
  • 2017

Приказ об изменении штатного расписания: правила составления и особенности работы с документом

Внесение изменений в штатное расписание приказ образец

В любой организации возможно сокращение штата или, напротив, увеличение количества подразделений и, соответственно, количества сотрудников, а также другие изменения, касающиеся персонала (увеличение окладов, переименование должностей и т.д.). Как правильно их оформить? В любом случае начинать нужно с внесения изменений в штатное расписание. А для этого следует издать приказ об изменении штатного расписания, на основании которого в нормативный акт и будут внесены поправки.

Приказы руководителя и штатное расписание

Штатное расписание, являющееся таблицей, состоящей из десяти граф, содержит информацию о должностях, существующих в организации. Оно утверждается руководителем предприятия (как правило, путем издания приказа), а, значит, и любые изменения в нем можно производить тоже только на основании приказа руководителя или же лица, являющегося его уполномоченным представителем. Если есть необходимость внесения масштабных изменений, то лучше составить новое штатное расписание, которому будет присвоен следующий регистрационный номер и которое будет введено в действие приказом руководителя. А если изменения касаются одной или нескольких позиций, то изменения вносятся в существующий документ и закрепляются приказом, который становится приложением действующего нормативного акта.

Приказ об изменении штатного расписания, образец которого можно скачать на нашем сайте, должен состоять из двух частей: констатирующей (там указывается основание, на котором производятся изменения в штатном расписании) и распорядительной (в ней обычно перечисляются вносимые изменения). Заголовок документа должен обязательно содержать формулировку: «Приказ о внесении изменений в штатное расписание» (также можно назвать его "Приказ о частичном изменении штатного расписания" или "Приказ об изменении штатного расписания"). Кроме того, в документе должно содержаться наименование организации, номер и дата его составления.

Подписывает приказ руководитель, а его подпись заверяется печатью предприятия.

С приказом руководителя предприятия о внесении изменений в штатное расписание должны быть обязательно под подпись ознакомлены те сотрудники, которых эти изменения касаются, а также те, кто будет документально оформлять эти изменения (в приказе указывается ответственный сотрудник – инспектор отдела кадров или работник бухгалтерии).

Когда возникает необходимость внесения изменений в утвержденное штатное расписание?

Кадровики часто сталкиваются с необходимостью внесения изменений в действующее штатное расписание предприятия. Это приходится делать в том случае, если:

  • на предприятии создаются новые подразделения, которые нужно укомплектовать штатом сотрудников;
  • вводятся новые должности или меняются наименования уже существующих;
  • изменяются размеры тарифных ставок или окладов, а также надбавок или дополнительных выплат;
  • происходит сокращение штатов, должностей или ликвидация существующих структурных подразделений.
  • Наиболее частыми причинами для изменений в штатном расписании являются сокращение численности сотрудников (штатных единиц) и изменение окладов работников предприятия. Поговорим об этом более подробно.

    Сокращение штатов

    Если на предприятии принято решение о ликвидации структурных подразделений или сокращении штатных единиц, то в приказе руководителя должна содержаться следующая информация:

  • количество подлежащих сокращению штатных единиц или наименование сокращаемых должностей;
  • дата вступления в силу изменений в штатное расписание.
  • Если сокращаются вакантные должности, то работа кадровой службы заключается в том, чтобы не принимать на эти должности новый персонал. А вот если должности заняты сотрудниками, то следует выполнить все положенные по закону процедуры, связанные с увольнением по сокращению штатов: ознакомить работника с приказом руководителя и оформить персональные письменные уведомления о сокращении, предложить работнику перевод на другую должность (если такая возможность имеется), предупредить увольняемых сотрудников в положенные сроки (за два месяца), произвести необходимые выплаты и правильно подготовить документы на увольнение.

    Часто в организациях создаются комиссии по сокращению (в них входят обычные работники предприятия и представители профсоюзной организации), которые призваны проследить за соблюдением прав работников и подтвердить объективность решения об увольнении (поскольку при сокращении одной или нескольких равнозначных должностей могут возникнуть трудовые споры). Члены комиссии также должны быть ознакомлены с приказом об изменении штатного расписания в связи с сокращением штата. Только так они смогут объективно проконтролировать законность увольнения работников.

    Изменение окладов

    Если руководитель организации принимает решение повысить оклады работников, оно также отражается в приказе и штатном расписании. Приказ об изменении штатного расписания в связи с повышением окладов должен включать в себя:

  • перечень тех самых должностей, которых касается изменение окладов, тарифных ставок или надбавок;
  • новые тарифные ставки или размер их повышения;
  • дата вступления изменений в штатном расписании в силу.
  • Приказ доводится под подпись до тех работников, которых он касается, а также до сотрудников, которые будут документально оформлять повышение окладов. Повышение окладов влечет за собой также изменения в трудовых договорах, которые оформляются дополнительным соглашением. В дополнительном соглашении указываются изменения положений трудового договора, которые касаются оплаты труда. Повышение окладов или надбавок относится к бесконфликтному изменению условий трудовых договоров персонала и не встречает сопротивления со стороны работников. Поэтому дополнительных комиссий при повышении окладов не создается, а все необходимые документы оформляются в обычном порядке.

    Обратите внимание:

    Порядок оформления справок о зарплате зависит от места их предъявления. Какие виды справок существуют, и какую информацию они должны содержать.

    Штатное расписание: решаем нештатные ситуации

    Строго говоря, согласно Квалификационному справочнику должностей заниматься составлением штатного расписания должен экономист по труд у Квалификационный справочник должностей, утв. Постановлением Минтруда от 21.08.98 № 37. Но бывает, что такой должности нет даже в крупной компании. Поэтому оформление этого документа поручают и кадровикам, и бухгалтерам. Ведь именно эти люди владеют информацией о структурных подразделениях компании, имеющихся в них должностях и их состоянии (занята/ вакантна), количестве штатных единиц и окладах по каждой должности.

    Так что, если руководитель поручил вам заниматься составлением штатного расписания или внесением в него изменений, не пугайтесь. Мы подготовили для вас образец заполнения штатного расписания в рубрике «Документооборот» на с. 70 . И приводим ответы на некоторые вопросы наших читателей, которые уже взялись за это дело.

    Работников не обязательно знакомить со штатным расписанием

    И.М. Пекарева, г. Новосибирск

    У нас нет штатного расписания. И один недовольный работник стал грозить, что пожалуется в трудинспекцию, потому что его при приеме на работу не ознакомили с этим документом. Должны ли мы были это делать?

    : По мнению Роструда, штатное расписание является локальным нормативным актом (ЛНА), в котором фиксируютс я п. 1 Письма Роструда от 22.03. № 428-6-1.

  • сложившееся разделение труда между работниками;
  • условия оплаты их труда.
  • ТК РФ обязывает знакомить работника с теми из ЛНА, которые «непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника » ст. 68 ТК РФ. Поэтому вы не обязаны показывать работнику штатное расписание, если:

  • есть его подпись о том, что перед подписанием трудового договора он был ознакомлен и с должностной инструкцией, и с ЛНА, содержащим правила формирования суммы оплаты его работы (к примеру, это может быть положение об оплате труда ) ст. 68 ТК РФ ;
  • размер его оклада, доплат и надбавок указан в трудовом договор е ст. 57 ТК РФ .
  • Штатное расписание хранит тот, кто за него отвечает

    М.А. Маркулов, г. Казань

    Правильно ли, что наше штатное расписание хранится у кадровиков? И сколько нужно хранить уже недействующие штатные расписания?

    : Хранить штатное расписание можно там, где удобно, — законодательно никаких специальных требований не установлено. Если согласно вашему регламенту документооборота внесением в штатное расписание изменений/ дополнений занимается отдел кадров — пусть хранится там.

    А хранить само расписание и приказы, изменяющие его, нужно в компании постоянно, то есть бессрочн о п. 71 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08. № 558.

    В штатное расписание можно вписать должности, замещаемые временно

    И.Т. Плеханова, г. Подольск

    Периодически у нас возникает необходимость нанимать специалиста по качеству. На основании гражданско-правового договора нужный нам специалист работать не хочет. Можем ли мы вводить в свое штатное расписание временную должность, к примеру на 3— 4 месяца, чтобы на этот срок принимать его по трудовому договору?

    : Вы можете:

    <или> просто внести в штатное расписание такую должность и никак не отмечать, что она является временной; <или> указать в штатном расписании, что должность носит временный характер или замещается на определенный срок. Например, можно указать это в графе 10 «Примечание» формы № Т-3.

    Но имейте в виду: даже если в штатном расписании вы укажете на временный характер должности, заключить срочный трудовой договор только на основании этого вы не можете. Если вы берете специалиста на время, в его трудовом договоре надо указать причину «срочности», предусмотренную ТК РФ. Допустим, он приходит для выполнения временных или сезонных рабо т ст. 59 ТК РФ.

    Способ изменения штатного расписания выбирайте сами

    Т.О. Лоркович, г. Москва

    Могу ли я в одном приказе повысить зарплату по нескольким должностям и утвердить новое штатное расписание?

    : Любые изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации. Специальных правил нет. Можно составить такой приказ.

    Как внести изменение в штатное расписание

    «Все течет, все меняется», - это утверждение древнегреческого философа актуально и по сей день. Когда-то созданные компании растут, проходят этап сокращения, разделяются или объединяются с другими, меняют структуру, оптимизируют численность персонала. И все изменения в компании фактически начинаются с внесения поправок в штатное расписание. Документальному оформлению этой процедуры следует уделить особое внимание, поскольку от грамотного «начала» будут зависеть и последующие действия работодателя.

    Штатное расписание представляет собой таблицу, которая состоит из десяти граф и является приложением к приказу, которым оно утверждено. В первую очередь поясним, каким образом документально закрепляется изменение этого локального акта. Основное правило: поскольку этот документ утверждается приказом руководителя организации или иного его уполномоченного представителя, то и изменения в него также вносятся приказом уполномоченного лица.

    Полезно До 15 ноября года при подписке на журналы для кадровиков вы можете получить сертификат на покупки в интернет-магазине OZON.ru. Узнать подробнее

    Необходимость «перепечатывания» таблицы штатного расписания зависит от объема вносимых изменений. Так, если требуется внести большое количество изменений, то удобнее переработать всю форму целиком (фактически составить новое штатное расписание) и ввести этот документ в действие с определенной даты, издав приказ об утверждении штатного расписания*. Если же изменений немного, то руководителю организации или иному уполномоченному должностному лицу достаточно издать приказ о внесении изменений в локальный нормативный акт.

    На практике нередко возникают ситуации, когда нужно внести изменения в уже утвержденное штатное расписание. Как правило, это необходимо в следующих случаях:

    • создание в структуре организации новых подразделений;

    • введение новых должностей;

    • изменение наименований должностей;

    • изменение размеров тарифных ставок (должностных окладов), надбавок;

    • ликвидация структурного подразделения (подразделений);

    • сокращение должности (должностей), штатной единицы (штатных единиц).

    Как мы уже отметили, внесение изменения в штатное расписание обычно знаменует собой начало некоторой процедуры, как правило, влекущей последствия для отдельных работников (меняется наименование должности, размер оплаты труда, работник подлежит увольнению в связи с сокращением численности или штата и т. д.).

    Обратите внимание, что любые изменения условий трудового договора работника, которые последуют за внесением изменения в штатное расписание, должны быть оформлены надлежащим образом. В большинстве случаев для их введения требуется согласие работника, соблюдение определенных сроков и т. д. Яркий пример - сокращение численности или штата работников организации. Часть 2 ст. 180 ТК РФ предусматривает одну из гарантий работникам, подлежащим увольнению по этому основанию: о предстоящем увольнении они должны быть предупреждены работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. С одной стороны, издание приказа о внесении изменений в штатное расписание об исключении тех или иных должностей является началом процедуры сокращения, а с другой - работникам гарантирована работа в течение срока предупреждения об увольнении. Поэтому изменения в штатное расписание вводятся в действие с определенной даты, с учетом срока для соблюдения процедуры увольнения работников.

    Практически всегда за внесением изменений в штатное расписание следует выполнение работодателем определенных действий, сопровождающихся оформлением кадровых документов.

    С приказом о внесении изменений в штатное расписание должны быть под роспись ознакомлены специалисты структурных подразделений, которые будут отвечать за эти последующие действия и оформление документов. Практикуется также ознакомление с приказом тех работников, которых затрагивают введенные изменения.

    Остановимся подробнее на каждом из перечисленных выше вариантов изменений штатного расписания* и на последствиях этих изменений для работников.

    СОЗДАНИЕ новых ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ, ВВЕДЕНИЕ новых ДОЛЖНОСТЕЙ

    В случае принятия решения о создании в организации отдельного структурного подразделения, введении новых должностей работодатель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание организации (приложение 1). В таком приказе определяются:

    • наименование нового структурного подразделения;

    • наименование должностей и количество штатных единиц;

    • дата, с которой изменения вступают в силу.

    При этом приказ о создании новых подразделений, введении новых должностей может вступить в силу сразу же, так как не влечет последствий для уже работающих сотрудников.

    С приказом о внесении изменений в штатное расписание нужно под роспись ознакомить тех работников, которые несут ответственность за разработку положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.

    ИЗМЕНЕНИЕ РАЗМЕРОВ ДОЛЖНОСТНЫХ ОКЛАДОВ, НАДБАВОК

    Работодатель может принять решение об увеличении размера тарифных ставок (должностных окладов) и надбавок и с этой целью издать приказ о внесении изменений в штатное расписание (приложение 2). В таком приказе определяется:

    • перечень должностей, для которых меняется размер тарифных ставок, окладов, надбавок;

    • размер повышения тарифных ставок, окладов, надбавок;

    • дата, с которой изменения вступают в силу.

    Обратите внимание! Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условия трудового договора.

    В соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ условия оплаты труда (в т. ч. размер заработной платы) обязательны для включения в трудовой договор. Поэтому изменение размера заработной платы должно оформляться так же, как и любых других условий трудового договора. Это означает: после внесения изменений в штатное расписание со всеми работниками, замещающими указанные в приказе должности, должны быть заключены дополнительные соглашения об изменении условия трудового договора об оплате труда.

    В связи с этим с приказом о внесении изменений в штатное расписание должны быть под роспись ознакомлены сотрудники, ответственные за документальное оформление изменений определенных сторонами условий трудовых договоров.

    Обратите внимание, что мы остановились именно на увеличении размера оплаты труда работников. Это бесконфликтные случаи, в которых не возникает проблем с получением согласия работников на изменение условий их трудовых договоров об оплате труда. В последнее время в связи с ухудшением экономической ситуации работодатели нередко пытаются уменьшить размер оплаты труда своим работникам, причем в одностороннем порядке, используя нормы ст. 74 ТК РФ. Напомним, что нормы этой статьи применяются лишь в том случае, когда изменение определенных трудовым договором условий по инициативе работодателя обусловлено изменением организационных или технологических условий труда, но не причинами экономического характера. Это значит, что в одностороннем порядке работодатель не может уменьшить размер оплаты труда работников. Можно, конечно, попробовать получить «согласие» работников на уменьшение заработной платы, заключить соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору, но нужно помнить, что любое вынужденное действие работника - это всегда вероятность конфликта, спора и финансовых последствий для работодателя.

    ЛИКВИДАЦИЯ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ, СОКРАЩЕНИЕ ДОЛЖНОСТЕЙ (ШТАТНЫХ ЕДИНИЦ)

    Приняв решение сократить численность или штат работников организации, работодатель должен издать приказ о внесении изменений в штатное расписание (приложение 3). В приказе должны быть определены:

    • наименование должностей, подлежащих сокращению, и (или) количество сокращаемых штатных единиц;

    • дата, с которой изменения вступают в силу.

    Если сокращаемые должности (штатные единицы) вакантны, то исполнение приказа о внесении изменений в штатное расписание состоит в том, что служба персонала не подбирает новых работников на эти должности. В противном случае работники, занимающие эти должности (штатные единицы), подлежат увольнению по сокращению численности или штата со всеми положенными по закону выплатами и гарантиями.

    С приказом о внесении изменений в штатное расписание должны быть ознакомлены сотрудники, ответственные за процедуру сокращения. В связи с особой сложностью и конфликтностью данного основания увольнения работодатели часто создают комиссии по сокращению. Создание такого коллегиального органа, в состав которого обычно входят самые опытные работники и представители профсоюза, помогает работодателю учесть все особенности прекращения трудовых договоров, обеспечить права работников и доказать объективность принятых решений в случае спора о законности увольнения.

    При разрешении спора о законности увольнения работника по сокращению численности (штата) суд не имеет права решать вопрос о целесообразности процедуры сокращения. Он оценивает только соблюдение порядка увольнения по данному основанию и обращает внимание на юридическую силу документов, которыми оформляется увольнение.

    В соответствии с ч. 2 ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работодатель обязан предупредить работников персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. Увольнение по этому основанию возможно только в том случае, когда нельзя перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья (ч. 3 ст. 81 ТК РФ). Некоторые категории работников не подлежат увольнению по этому основанию (даже если занимают сокращаемые должности), а для остальных необходимо учесть преимущественное право на оставление на работе. С учетом этих обстоятельств работники предупреждаются об увольнении персональными письменными уведомлениями, а не путем ознакомления под роспись с приказом о внесении изменений в штатное расписание.

    Официальных требований к оформлению уведомления нет. Оно может быть оформлено на бланке, разработанном работодателем (приложение 4). Для того чтобы этот документ обладал юридической силой, необходимо соблюдать следующие требования:

    • уведомление должно содержать наименование работодателя;

    • оно должно быть зарегистрировано в специальной учетной форме;

    • текст уведомления должен содержать сообщение о предстоящем увольнении работника, предполагаемой дате такого увольнения;

    • в тексте целесообразно указать гарантии, предоставляемые работникам в связи с увольнением по этому основанию;

    • уведомление должно быть подписано руководителем организации или иным уполномоченным на это должностным лицом;

    • с уведомлением работник должен быть ознакомлен под роспись, с указанием даты ознакомления.

    Приложение 1

    Пример оформления приказа о внесении изменений в штатное расписание (создание нового структурного подразделения)

    Внесение изменений в штатное расписание приказ образец

    ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, ПОРЯДОК ИЗМЕНЕНИЯ

    ОРГАНИЗАЦИЯ ОТДЕЛА КАДРОВ

    ДОКУМЕНТЫ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

    * Локальные нормативные акты

    * Штатное расписание

    * График отпусков

    * Внутренний трудовой распорядок

    * Коллективный договор

    * Положение об оплате труда

    * Защита персональных данных

    Приказ о внесении изменений в штатное расписание

    Подборка наиболее важных документов по запросу Приказ о внесении изменений в штатное расписание (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

    Статьи, комментарии, ответы на вопросы . Приказ о внесении изменений в штатное расписание

    Формы документов . Приказ о внесении изменений в штатное расписание

    Форма: Приказ о внесении изменений в штатное расписание в связи с вводом новых должностей и структурных подразделений (образец заполнения)

    Источники:
    moyafirma.com, www.glavkniga.ru, www.pro-personal.ru, www.bizneshaus.ru, www.consultant.ru

    Следующие бланки:

    15 декабря 2017 года

    Комментариев пока нет!
    Ваше имя *
    Ваш Email *

    Сумма цифр справа: код подтверждения