Штатное расписание: от составления до утверждения.

Бесплатный доступ на 3 дня

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. В Трудовом кодексе РФ не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации. Однако нет и документов, отменяющих практику его составления.

При этом есть веские аргументы в пользу оформления штатного расписания:

штатное расписание позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;

штатное расписание может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат).

Форма штатного расписания

Организация может по собственному выбору:

либо использовать унифицированную форму штатного расписания, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;

либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ст. 9 Федерального закона от 6 декабря г. № 402-ФЗ ).

Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Еще по этой теме

Бланк унифицированной формы № Т-3 «Штатное расписание» скачать >>>

Штатное расписание - документ обезличенный. В нем указываются не конкретные сотрудники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.

Чтобы обезопасить себя от претензий проверяющих, не устанавливайте в штатном расписании разную зарплату по одинаковым должностям. Одинаковое наименование должностей подразумевает и одинаковые должностные обязанности. При этом нужно соблюсти принцип равной оплаты за труд равной ценности (ст. 22 и ч. 2 ст. 132 ТК РФ). В трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников можно закрепить различный уровень работ, разные права и обязанности, разный уровень ответственности.

Однако лучше по-разному назовите должности, используя слова «старший», «младший», «ведущий» и т. п.

Отметим, что при использовании формы, разработанной организацией самостоятельно, вы вправе не устанавливать в штатном расписании должностные оклады работникам.

Штатное расписание включает сведения о количестве штатных единиц. Условия, на которых работают сотрудники, прописывать в штатном расписании не нужно. Например, если в штатном расписании в графе «Количество штатных единиц» указано значение 0,5, это не означает, что ставка замещается совместителем. Половину ставки может получать и основной сотрудник, например, в случае совмещения профессий (должностей) (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ ).

Нужно ли составлять отдельное штатное расписание для филиала? Нет. Филиал организации не является отдельным юридическим лицом. Штатное расписание по организации утверждается приказом ее руководителя. А в филиал представляется выписка из утвержденного штатного расписания или его копия. Поэтому составлять штатное расписание отдельно для филиала не нужно.

Утверждение штатного расписания

Когда штатное расписание составлено, его должен подписать главный бухгалтер и руководитель кадровой службы (или сотрудник, ответственный за кадровый учет). Если штат большой и расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписаться как один раз (в конце документа), так и на каждом его листе. Если вы разрабатываете форму штатного расписания самостоятельно, то подпись главного бухгалтера из нее можно исключить. Достаточно подписи работника организации, который отвечает за кадровую работу (например, начальника отдела кадров).

После этого штатное расписание должен утвердить руководитель организации своим приказом. В то же время, если штатное расписание вы разработали самостоятельно, то можно изменить так называемый "гриф утверждения". Например, добавить туда поле в котором руководитель поставит свою подпись. Этого будет достаточно, чтобы утвердить штатное расписание и оформлять отдельный приказ не придеться.

Изменение штатного расписания

Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость. Необходимость изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (письмо Роструда от 22 марта г. № 428-6-1 ). Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п. в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к изменению штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников, организационные или технологические изменения и т. д.

Переименование должности сотрудника и изменение размера его зарплаты в штатном расписании влечет за собой изменение существенных условий трудового договора. А значит, до внесения изменений в штатное расписание возможно потребуется изменение и ряда других документов (например, трудового договора).

Для изменения расписания необходим соответствующий приказ руководителя организации. К приказу приложите штатное расписание с внесенными изменениями. С приказом под подпись ознакомьте сотрудников, которых коснулись изменения.

Ознакомление сотрудников со штатным расписанием

Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, который не регулирует трудовую деятельность сотрудников. Поэтому знакомить сотрудников (в т. ч. и при приеме на работу) со штатным расписанием работодатель не обязан.

Вместе с тем, работодатель должен будет это сделать, если такая обязанность предусмотрена внутренними документами организации (например, коллективным договором или соглашением). Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 15 мая г. № ПГ/4653-6-1 .

Характеристика водителя

Характеристика на водителя – это документ, который выдается лицу, запрашивающему его, с настоящего или бывшего места работы и является разновидностью характеристики в ГИБДД. Характеристика может быть потребована как самим сотрудником, так и вышестоящим органам с целью его последующего трудоустройства или направления в силовые органы.

Обязательными реквизитами характеристики на водителя являются:

наименование документа;

персональные данные характеризуемого лица (фамилия, имя, отчество, дата рождения);

наименование учебного заведения, в котором учился водитель, период учебы, специальность, водительская категория;

опыт работы, дата поступления на работу в организацию, выдавшую характеристику, период работы;

нарушения правил уличного движения, аварии за период работы;

соблюдение трудовой дисциплины, взыскания и поощрения;

личностные качества характеризуемого;

наименование организации, в которую направляется документ, а также фамилия, имя, отчество и должность лица, по чьему запросу он предоставляется.

Ответственным за составление характеристики является сотрудник отдела кадров предприятия или его руководитель. Документ составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем предприятия (организации) и заверяется печатью.

Следует также отметить, что характеристика на водителя предусматривает как можно более полную оценку его личностных качеств, на чем необходимо сделать акцент при составлении документа. Если характеризуемое лицо зарекомендовало себя исключительно с положительной стороны как ответственный человек и профессиональный водитель, то характеристика с объективной оценкой может значительно увеличить его шансы на последующее трудоустройство.

В случае, когда характеристика на водителя составляется для представления в ГИБДД или иные силовые органы, целью ее оформления является избежание лишения водителя прав, без которых он не сможет выполнять свою трудовую деятельность. В таком случае документ должен быть составлен предельно четко и объективно и обязательно включать в себя упоминание о том, что совершенное правонарушение для данного лица является скорее исключением, чем правилом.

Штатное расписание форма т-3

Такая форма специально создана и утверждена органами государственной власти и предназначена значительно упростить работу кадровых подразделений фирмы.

Как правильно составить штатное расписание

Необходимо подготовить собственную форму такого документа или взять за основу уже имеющийся образец.

Все желания по оптимизации штатной структуры должны быть изложены в письменном виде, например в виде должностных или служебных записок и представлены на рассмотрение руководству фирмы.

Статистика

Обновляем локальные нормативные акты к новому году

%img src="file:///C: DOCUME

1 1 LOCALS

1 Temp msohtmlclip1 01 clip_image001.jpg" /% Можно ли изменить штатное расписание, не принимая новое? - Можно.

Допускается ли вносить изменения в унифицированную форму штатного расписания? - Да, в части добавления граф.

Обязательно ли учитывать мнение представительного органа работников при внесении изменений в правила ВТР? - Да, если он есть в организации.

Нередко работодатели производят организационные изменения в компании с нового календарного года. Чаще всего пересмотру подвергается штатное расписание компании. Кроме того, с нового года в организации может измениться режим труда и отдыха. В этом случае понадобится скорректировать еще один важный локальный акт работодателя - правила внутреннего трудового распорядка.

Меняем штатное расписание

Предположим, в наступившем году работодатель планирует ввести новую штатную единицу (или целое подразделение) либо сократить уже имеющуюся, изменить оклады, тарифные ставки, переименовать должности, подразделения и т. п. Вместе с этим возникает и необходимость обновить штатное расписание.

Штатное расписание можно изменить двумя способами. Первый способ - внести соответствующие изменения в уже действующее расписание. В этом случае сам документ остается прежним, меняется лишь содержание его граф (наименование должности, количество штатных единиц, размер оклада и др.). Этот способ используется, если планируемые изменения незначительны. Если же с нового года предполагается существенно пересмотреть штатное расписание, то лучше использовать второй способ - издать новое штатное расписание с новым регистрационным номером.

Изменение существующего и введение нового штатного расписания нужно оформлять приказом. В приказе, которым в штатное расписание вносятся изменения, обязательно следует указать основание этих изменений (например, совершенствование структуры организации, реорганизация компании и др.).

Когда в действующее штатное расписание вносятся изменения, затрагивающие уже работающий персонал, у работодателя возникает необходимость внести соответствующие записи в кадровые документы (илиизменения в трудовые книжки, личные карточки и др.). Помните, что изменение оклада, должности или других определенных сторонами условий трудового договора должно происходить только по соглашению работника и работодателя, оформленному в письменном виде (ст. 72 ТК РФ).

Если организация имеет сложную организационную структуру, в приказе желательно указать не только соответствующую должность, но и структурное подразделение, в штатный состав которого вносятся изменения.

Источники:
www.glavbukh.ru, blanker.ru, uristhome.ru, www.ot-dist.ru

Следующие бланки:

• Приказ о сокращении численности и штата образец в доу
• Образец приказа о разработке штатного расписания