Приказ по личному составу бланк т5

Dec 15, 2018
  • 2018

Типовые межотраслевые формы приказов

О сновные положения

Приказы по личному составу осуществляют документационное обеспечение управления персоналом. С их помощью руководители могут оказывать воздействие на трудовую активность подчиненных.

Приказы имеют большую побудительную силу. Они стимулируют профессиональную деятельность работников, поощряя одни формы поведения и блокируя нежелательные действия.

Приказами по личному составу оформляется приём работника, перевод на другую работу, увольнение, повышение (или понижение) в должности, предоставление отпуска, премирование, применение санкций к работнику и т.д.

В настоящее время требуется использовать типовые межотраслевые формы для оформления приказов:
  • Постановлением Минфина России от 18.06.98 №27н и Госкомстата России от 29.05.98 №57а установлено, что первичные учётные документы с 1 января 1999 года принимаются к учету, если они составлены по утвержденным унифицированным форма.

    Вы можете ОЗНАКОМИТЬСЯ с этими формами и РАСПЕЧАТАТЬ их на принтере.

    Особенность этих форм в том, что каждый приказ оформляется только НА ОДНО ЛИЦО. Название реквизитов, их формулировки и расположение существенно отличаются от предписаний

    ГОСТа Р. 6.30 - 97.

    Эти формы представляют собой унифицированные бланки-трафареты. Составителю необходимо только вписать конкретные данные в предусмотренные для них таблицы, строчки, графы.

    Указанные формы приказов достаточно компактны, но главное - информативны.

    К примеру, форма приказа (распоряжения) о приёме работника предусматривает фиксацию характера и вида работы, режима труда, продолжительности рабочего дня, структурного подразделения, профессии, должности, размера оплаты и т.д. На этом же бланке ставится виза руководителя производственного подразделения (цеха, отдела, участка), в непосредственное подчинение которого поступает работник.

    Форма приказа (распоряжения) о переводе на другую работу предусматривает фиксацию прежних и новых данных о профессии, должности, месте работы, структурном подразделении, окладе и т.д.

    Указывается также вид перевода, его основание, новые условия труда, продолжительность рабочей недели.

    Форма приказа (распоряжения) о прекращении трудового контракта ( увольнении) предусматривает фиксацию профессии, должности увольняемого работника, его размеры оплаты, структурного подразделения, условий труда и т.д.

    Указывается дата увольнения, его причины и основания, согласование с профсоюзным органом. На этом же бланке ставится виза руководителя производственного подразделения (цеха, отдела, участка), в непосредственном подчинении которого находился работник.

    Все приказы подписываются руководителем предприятия.

    Работник, принимаемый на предприятие (перемещаемый, увольняемый), также ставит свою подпись, подтверждая, что с приказом ознакомлен, проставляя дату ознакомления.

    Большое удобство подобных форм ещё в том, что приём, перевод, увольнение КАЖДОГО работника документируются ОТДЕЛЬНЫМ приказом, имеющим свой регистрационный номер. Это облегчает поиск данного приказа, если в дальнейшем возникнет такая необходимость.

    Стандартизированные формы приказов (№Т-1, №Т-5, №Т-8) позволяет создавать электронные базы данных для этих документов. Подобная информация легко подвергается статистической обработке ( в автоматизированном режиме). В результате можно получить представление о некоторых тенденциях в трудовом поведении персонала: наиболее распространенные причины увольнения, показатели текучести кадров по профессиям, производственным подразделениям и т.д.

    При отсутствии типовых форм приказы о приёме, переводе, увольнении составляются на общем бланке организации . Кроме того, на таких бланках оформляются приказы на группу работников, а также приказы о поощрениях, взысканиях, командировках, отпусках и т.д.

    Приказы по личному составу имеют те же реквизиты, что и приказы по общим вопросам (модуль 04.02.09).

    В заголовке к тексту в таких приказах применяют следующие формулировки: "О предоставлении отпуска", "О поощрении", "О временном замещении начальника цеха" и т.д.

    В том же случае, когда в приказе затрагивается несколько тем, заголовок формулируют следующим образом: "По личному составу".

    В приказах по личному составу может отсутствовать констатирующая часть.

    Распорядительная часть зачастую делится на пункты. Каждый пункт обозначает конкретную управленческую процедуру: НАЗНАЧИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.д. Эти глаголы печатаются прописными буквами от левого поля бланка отдельной строкой.

    На следующей строке печатают фамилию ( рекомендуют прописными буквами), имя, отчество, должность, структурное подразделение и чётко указывают содержание действий в отношении данного работника.

    Затем с новой строки пишется слово "Основание", и кратко излагается управленческое решение, какой-либо документ, которым руководствовался автор приказа.

    Например:

    КОМАНДИРОВАТЬ:

    ГОГОЛЕВА Николая Васильевича, инженера отдела маркетинга, в г. Черевички с 10.05 до 20.05 2001 года для изучения рынка сбыта.

    Основание: распоряжение главного инженера предприятия.

    Макет приказа по личному составу

    Приказы по личному составу визируются юрисконсультом предприятия, заместителем директора по персоналу или другим должностным лицом, отвечающим за работу с кадрами. Виза размещается ниже реквизита "Подпись".

    Приказ по личному составу, как правило, имеет серьёзные социально-психологические последствия. Работники знакомятся с ним, обсуждают его между собой, оценивают его справедливость и объективность.

    Решения администрации неизбежно вызывают ответную реакцию у персонала - положительную или отрицательную.

    Приказы по личному составу ведутся, нумеруются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности.

    Приказы о приёме, переводе, увольнении должны хранится 75 лет, срок хранения остальных приказов по личному составу не превышает 3 года.

    К онтрольные вопросы

    10.1.7. Распорядительная документация

    В комплекс распорядительной документации входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформления заключенного трудового договора гражданина с организацией.

    Издание приказов (распоряжений) по личному составу обязательно: при назначении работников на должность, освобождении от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий; при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений; при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности, а также при предоставлении не очередного отпуска, перемене фамилии и в других случаях. Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учетные и другие документы.

    Приказы составляются кадровой службой совместно с заинтересованными структурными подразделениями. В установленных законом случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом. Проект приказа как правило согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных структурных подразделений. Обязательна виза руководителя кадровой службы. Приказ подписывается обычно руководителем организации или в соответствии с распределением полномочий между заместителями – его заместителем по персоналу.

    До настоящего времени встречаются простые и сложные приказы по личному составу. Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т.д. Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным, если охватывает круг лиц, называется сводным. Объединение в приказе нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным. Несмотря на широкую в прошлом практику составления сложных приказов по личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного поиска информации в процессе оперативной и контрольной работы, затрудняют использование компьютерных систем обработки кадровой информации, но и являются неустановленными, не вошли ни в одну систему кадровой документации. В настоящее время нормативно предусмотрены только простые распорядительные документы по личному составу.

    В приказах (распоряжениях) обязательно указываются сведения о документе, послужившем основанием для издания, например: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), письмо другой организации с просьбой о переводе сотрудника), свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника и др.

    В приказе требуется четко указывать юридически ценные сведения, например, сроки найма работника, срок увольнения, виды и продолжительность отпусков, размеры должностных окладов и ставок, либо давать формулировку “с окладом согласно действующему штатному расписанию” или “разряду. ETC”.

    Схематически можно указать следующую постоянную информацию любого кадрового приказа (распоряжения): распорядительное действие, фамилия, имя, отчество лица, должность и структурное подразделение, дата вступления в силу данного приказа, обязательные условия. В тексте пункта приказа не должно быть каких-либо сокращений (подразделений, должностей), опечаток, ошибок в информации, особенно в фамилиях.

    В кадровом распорядительном документе должно быть обязательно указано: “С приказом ознакомлен. далее подпись сотрудника и дата”.

    Отличительной особенностью приказа по личному составу является то, что он выполняет двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одно стороны, приказ удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового договора, т.е. этот документ является распорядительным, правовым. С другой стороны, такой приказ регистрирует факт, т.е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных кадровых документов.

    Следовательно, любой приказ по личному составу как вид документа может быть отнесен одновременно не только к УСОРД, но и к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (УСПУД). Двоякая системная принадлежность приказа по личному составу имеет объективный характер, подчеркивающий не только особую значимость этого вида документа для кадровой работы, но и единый комплекс требований к информационному содержанию этого документа в соответствии с назначением и сущностью указанных систем документации.

    Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) регламентировал индивидуальную и сводную структуру приказов по личному составу. Предусмотрено, что формы приказов (распоряжений) УСПУД распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда – на юридические лица всех организационно-правовых форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

    Госкомстат РФ утвердил (Постановление от 05 января 2004г. №1) унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров:

    – приказ (распоряжение) о приеме работника(ов) на работу (форма №Т-1, индивидуальная), (форма №Т– 1а, сводная);

    – личная карточка работника (форма №Т-2);

    – личная карточка государственного служащего (форма №Т-2ГС);

    учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма №Т-4);

    – приказ (распоряжение) о переводе работника(ов) на другую работу (форма №Т-5), (форма №Т-5, сводная);

    – приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма №Т-6), (форма №Т-6а, сводный);

    – приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта)(форма №Т-8), (форма №Т-8а, сводная);

    – приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку (форма №Т-9), (форма №Т-9а, сводная);

    – командировочное удостоверение (форма №Т-10);

    – служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т-10а);

    – приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) (форма №T-11), (форма №Т-11а, сводный);

    – приказ (распоряжение) о поощрении работников.

    Указанные формы приказов (распоряжений) имеют электронную форму и могут заполняться на экране дисплея с последующей распечаткой бумажного экземпляра подготовленного приказа, предназначенного для проставления виз согласования и росписи руководителя.

    Все виды и формы приказов по личному составу регистрируются, рассылаются и хранятся службой документационного обеспечения управления в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации и отдельно от приказов по основной деятельности. В кадровую службу передается один из экземпляров приказа. Однако учитывая конфиденциальный характер приказов по личному составу, более целесообразно все указанные выше технологические процедуры осуществлять в кадровой службе.

    Приказы обязательно регистрируются в традиционной или электронной (в зависимости от сроков их последующего хранения) форме. Указываются: дата и номер приказа, содержание (перечень действий и фамилий), примечания (при необходимости – кем подписан). Может также указываться рассылка приказа и сведения о включении копии приказа и всех приложений в личное дело. В регистрационный индекс приказа к порядковому номеру может добавляться буква, например: “К” – прием, увольнение и т.п. “КМ” – о командировках, “КО” – отпуска, “КП” – о поощрениях и т.д.

    Приказы доводятся до сведения сотрудников с подписью об ознакомлении в экземпляре приказа, находящемся в отделе кадров. Основания к приказам в соответствии со сроками хранения этих документов или включаются в личное дело, или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

    Состав кадровой документации.

    Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

    Информационные показатели, используемые в кадровой службе, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Так, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367 с 1 января 1996г. предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих. Начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и др.

    Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

    Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)

    В состав кадровой документации входят следующие документы:

  • трудовой договор (контракт);
  • приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);
  • личная карточка (форма № Т-2);
  • учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
  • приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
  • приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
  • табель учета рабочего времени (форма № Т-13);
  • личные заявление работников предприятия;
  • графики отпусков;
  • Трудовой договор(контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться у работника.

    Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности.

    Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы птицефабрики. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложения взысканий и др.

    Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии работника и др.

    Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

    Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Текст приказа по личному составу не имеет констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ». Как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия. ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ.

    Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они попадают (прием, увольнение, изменение фамилии и др). При составлении сводных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляются, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

    Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника (имени и отчества полностью – при приеме на работу), должности и структурного подразделения, дата вступления в силу данного пункта приказа.

    Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

    При приеме на работу обязательно устанавливается размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и п.д.

    При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов – с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

    При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.

    При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата начала и окончания.

    При командировании – дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

    При поощрениях и наказаниях – причина и вид поощрения или взыскания.

    Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

    Приказы по личному составу, согласно ТК РФ, доводятся до сведения работника под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.

    Проект приказа по личному составу согласовывается со следующими должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы.

    Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу регистрации. В книге регистрации указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). На птицефабрик ведутся разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: №28/к – приказ о движении кадров (прием, увольнение, изменение кадровой документации), № 12/ км – о командировании, №43/о – об отпуске, № 21/ п – о поощрении.

    Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.

    Личная карточка (форма №Т-2) заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке.

    Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

    Свободные сроки в п.6. раздела I предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. При заполнении п.12 раздела I организации необходимо именовать так же, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.

    В разделе III с каждой записью, вносимой на основании приказа о приеме на работу и переводах на другую постоянную работу, администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 11.

    В разделе IX «Дополнительные сведения» для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных, заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений.

    В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике.

    Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре.

    Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.

    На оборотной стороне делаются отметки о несданных имущественно-материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

    Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков.

    Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

    На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.

    Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта ) (форма № Т-8) применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.

    В разделе «справка о несданных имущественно-материальных и других ценностях» делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за работником.

    Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) применяется для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду.

    Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.

    Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.).

    Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (форма № Т-12. Графы 3,5; форма № Т-13, графа 3) отведено две строки: одна строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая для записи количества часов по ним.

    Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.).

    Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело.

    Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований.

    ЛИТЕРАТУРА

    1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. – М. Интел-Синтез, 2004.
    2. Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. – М. 2003.
    3. Печникова Т.В. Печникова А.В. Практика работы с документами в организации. – М. ЭКМОС, 2003.
    4. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. – М. Приор, 2003.
    5. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М. Изд-во стандартов, 1997.

    Скачать:

    Трудовые правоотношения организации (предприятия) с работниками регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, принятым Государственной Думой 21 декабря 2001 года. В строгом соответствии с этим кодексом на любом предприятии (независимо от формы собственности)  должен соблюдаться определенный порядок документального оформления:

    Приёма, Перевода и Увольнения работников.

    Также подлежат документированию существенные изменения в должностном и профессиональном статусе, трудовом поведении работника.

    Совокупность всех этих взаимосвязанных документов называют документацией по личному составу.

    К документации по личному составу относят:

    трудовые договоры (контракты), заключенные с работником; приказы по личному составу ( о приёме, переводе, увольнении работника);   трудовые книжки;   личные карточки формы №Т-2;   характеристики;   личные дела и т.д.  

    Это особого вида документы, которые должны аккуратно оформляться, содержаться в установленном порядке, храниться длительное время.

    Как правило, они образуют большие массивы, насчитывающие тысячи единиц хранения.

    От организации работы с документами по личному составу во многом зависит эффективность системы управления персоналом.  Оперативность и обоснованность принимаемых решений, когда речь заходит о расстановке кадров, оценке их профессиональной отдачи, планировании трудовой карьеры.

    Трудовой договор

    Одним из основных документов, регулирующих правоотношения работодателя и работника, является трудовой договор (контракт).

    Согласно Трудовому Кодексу  РФ (статья 56) трудовой договор (контракт ) фиксирует  СОГЛАШЕНИЕ, достигнутое между работником и работодателем (организацией, учреждением, предприятием) по поводу взаимных обязательств: одна сторона обязуется выполнять конкретную работу по определенной специальности, другая - обязуется её оплачивать  и обеспечивать необходимые условия труда.

    Примерная форма трудового договора   утверждена постановлением Минтруда России от 14 июля 1993 года №135. Её можно использовать в качестве образца-шаблона для разработки договоров (контрактов).

    Трудовой договор должен иметь следующие реквизиты.

    наименование организации; наименование документа (контракт, договор); дата; регистрационный номер; место составления; текст; подписи сторон; печать. 

    Трудовой договор обязательно заключается в ПИСЬМЕННОЙ  ФОРМЕ.

    Это повышает гарантии сторон в реализации соглашения.

    Договор составляется в двух экземплярах. подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр хранится в организации, второй  находится у работника.

    В трудовом договоре необходимо отразить:

      наименование профессии, должности, на которую принимается работник;   вид заключаемого договора ( бессрочный, на определенный срок, на время выполнения определенной работы);   срок действия договора (для срочного договора); характеристику условий труда;   права и обязанности работника; права и   обязанности работодателя; режим труда и отдыха;   система оплаты труда работника;   продолжительность отпуска;   дополнительные льготы и услуги и т.д.

    Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

    Договоры  должны быть написаны простым и доступным языком, понятным любому работнику независимо от его возраста и уровня образования. Особенно чётко следует изложить положения, в которых зафиксированы социальные гарантии работника.

    Некоторые рекомендации по составлению договоров:

    1.        Стороны трудового договора (контракта).    Сторонами являются:

    -          РАБОТОДАТЕЛЬ  - предприятие любой формы собственности, учреждение, организация, индивидуальный предприниматель;

    -          РАБОТНИК  - гражданин, достигший 16 лет ( в исключительных случаях 15 лет); учащийся, достигший 14 лет ( в случаях, предусмотренных законодательством).

    2 .       Место работы.    В договоре целесообразно указывать не только  предприятие, но и структурное подразделение, в которое принимается работник.

    3.       Наименование должности или профессии.   Следует указывать в соответствии с Общероссийским классификатором профессий, должностей служащих и тарифных разрядов, ОКПДТР (ОК 016-94).

    Совмещение профессий (должностей) может быть оговорено в специальном пункте договора.

    В трудовой договор могут быть внесены обязательства работника по повышению квалификации, переобучению.

    4.       Условия труда и обязанности работника.   Следует чётко оговорить условия труда, с которыми соглашается работник.

    Необходимо указать круг основных обязанностей работника в соответствии с той должностью, на которую он принимается.

    5 .       Оплата труда. Вопросы оплаты труда, как правило,  отражены в коллективном договоре либо ином локальном нормативном акте. Месячная заработная плата работника, выполнившего свои трудовые обязанности, не может быть ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда.

    Регулирование оплаты труда работников бюджетной сферы осуществляется централизованно на основе Единой тарифной сетки.

    В трудовом договоре (контракте) целесообразно указывать размер тарифной ставки (должностного оклада) работника, предусмотренный в коллективном договоре. Кроме тарифной ставки ( должностного оклада) могут быть предусмотрены различные надбавки и доплаты, действующие на предприятии формы поощрения.

    Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем. Договор может предусматривать испытательный срок (не более трёх месяцев).

    Трудовые договоры могут включаться в состав личных дел работников. В этом случае их срок хранения будет таким же, что срок хранения личных дел.

    Приём на постоянную  работу

    Документирование при приёме работника позволяет чётко зафиксировать в правовом отношении  все этапы данного процесса, дисциплинирует вновь поступающего работника, помогает ему осознать свои права, обязанности,  перспективы ( см. Рис. 1).

    Рис.1 Документирование при приёме работника

    Резюме  - первый документ, который заполняет претендент на вакансию.

    В резюме работник помещает краткую информацию о самом себе (указывает возраст, семейное положение, образование, опыт работы, пожелания к условиям труда, подчеркивает свои главные деловые качества).

    Оформляется резюме по усмотрению составителя. Единственное требование, которое иногда выдвигается работодателем: объём этого документа не должен превышать ОДНОЙ страницы.

    Как правило, резюме предлагают выслать почтой или переслать по факсу.

    После принятия положительного решения в отношении данного претендента, он пишет заявление  на имя руководителя организации (предприятия) с просьбой о принятии на работу. Данный документ должен быть датирован и подписан работником

    При оформлении на работу администрация обязана потребовать от поступающего гражданина следующие документы:

    трудовую книжку (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник устраивается на условиях совместительства); паспорт; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; военный билет (для военнообязанных).

    При приёме на должность, требующей специальных знаний и высокой квалификации, необходимо предъявить документ (диплом) о полученном профессиональном образовании.

    Иногда от поступающего работника требуют заполнения особой анкеты.

    После подписания договора издаётся приказ о приёме  работника

    ( существует стандартная форма № Т-1). Затем делается запись в трудовой книжке. которая сдаётся в отдел кадров, заполняется личная карточка

    ( форма №Т-2). В бухгалтерии на вновь принятого работника открывается лицевой счёт по заработной плате.

    Перевод на другую работу

    Все виды переводов работника на другую работу оформляются приказом по личному составу. Существует типовая межотраслевая форма такого приказа ( распоряжения) № Т-5.

    На основании приказа делаются соответствующие записи в трудовой книжке, в личной карточке и в лицевом счете по заработной плате.

    Схема документирования при переводе работника представлена на Рис.2.

    Рис.2. Документирование при переводе работника

    Переводом на другую работу считается:

    перевод на другое предприятие; перевод в другую местность, хотя бы и вместе с предприятием; перемещение на том же предприятии, которое связано с переходом на другую должность, сменой специальности или существенным изменением условий труда, характера выполняемой работы.

    Для перевода на другую работу требуется письменное согласие работника.

    Трудовой   Кодекс (ТК) разрешает временный перевод на другую работу в случае производственной необходимости (на срок до одного месяца).

    Увольнение

    Основанием для увольнения  (прекращения трудового договора) является;

    обоюдное желание сторон; истечение срока договора; расторжение трудового договора по инициативе работника или работодателя; перевод работника по его просьбе или с его согласия, на другое предприятие; отказ работника от продолжения работы в связи с изменениями собственника предприятия; обстоятельства, не зависящие от воли сторон (ТК РФ, ст. 83).

    В ситуации расторжения договора по инициативе самого работника.  он пишет заявление на имя директора с просьбой об увольнении по собственному желанию. Это заявление надо представить администрации за ДВЕ недели до даты прекращения работы.

    Затем оформляется приказ об увольнении (форма №Т-8).

    На основании этого приказа делается запись в трудовой книжке (указывается дата, причина увольнения, номер приказа об увольнении) и в личной карточке работника, которая перемещается в картотеку уволенных.

    Копия приказа поступает в бухгалтерию, где производится полный расчёт с работником.

    Увольняемому сотруднику в последний день работы под расписку выдается трудовая книжка. Лицевой счёт по заработной плате закрывается (см. Рис.3).

    Рис. 3. Документирование при увольнении работника

    Увольнение работника по инициативе администрации может быть произведено и по ряду иных причин:

    К оформлению увольнения работника следует подойти особенно внимательно. Необходимо строго придерживаться всех  требований закона, иначе  администрация предприятия рискует быть втянутой  в долгие судебные разбирательства.

    Источники:
    www.pgtk.edu.ru, www.irbis.vegu.ru, bankreferatov.ru, nsportal.ru

    Следующие бланки:

    15 декабря 2018 года

    Комментариев пока нет!
    Ваше имя *
    Ваш Email *

    Сумма цифр справа: код подтверждения