Образец приказа о хранении документов в организации

Apr 11, 2021
  • 2021

Экспертная комиссия организации и экспертиза ценности документов

Для человека несведущего в архивном деле все вышесказанное может показаться довольно неподъемным занятием. На самом деле справиться с поставленной задачей не так уж и сложно. Я расскажу вам обо всем по порядку.

Вот здесь посмотрите список нормативно-методических документов. на основании которых ведется работа.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве может проводиться как самостоятельно, так и с привлечением сторонних специалистов с заключением соответствующего договора об оказании услуг.

Экспертная комиссия организации

Вне зависимости от выбранного варианта проведения экспертизы ценности документов в организации должна быть создана экспертная комиссия. Ее состав утверждается приказом руководителя. С примерами приказа о создании экспертной комиссии. приказа об изменении состава экспертной комиссии вы можете ознакомиться в разделе «Образцы приказов» данного сайта.

В обязательном порядке разрабатывается положение об экспертной комиссии организации. За основу можете принять приведенный образец положения (файл doc).

В экспертную комиссию следует включить хотя бы трех человек: ответственного за ведение архива обязательно и для оптимальной работы специалистов из различных направлений деятельности. Хотя в небольшой фирме выбор часто сужается до бухгалтера и секретаря. Как правило, председателем экспертной комиссии назначается один из заместителей руководителя.

Заседания экспертной комиссии организации проводятся по мере необходимости с обязательным составлением протоколов. Посмотрите на пример протокола заседания экспертной комиссии. Он включает все основные вопросы, встречающиеся в ее деятельности: о рассмотрении архивных описей дел, акта о выделении к уничтожению документов, инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел.

Проведение экспертизы ценности документов

Образец приказа о хранении документов в организации Каждый год в структурных подразделениях проводится отбор документов постоянного и временного (> 10 лет) хранения для передачи в архив организации, решается вопрос о дальнейшем хранении дел с временными сроками (< 10 лет) хранения или об их уничтожении в связи с истекшими сроками хранения .

При этом пользуются номенклатурой дел организации за соответствующий год, типовым и ведомственным (последним, если существует) перечнями документов с указаниями сроков их хранения, а также другими существующими нормативными документами в области архивного дела.

Фактически это обозначает следующее. К примеру, в архиве организации решили обработать документы постоянного хранения и по личному составу за год. Просмотрели номенклатуру дел, наметили интересующие дела, определили в каких структурных подразделениях они находятся. Пришли в эти отделы и отобрали только намеченные дела постоянного хранения и по личному составу за год, в установленном порядке передали их в свой архив. В архиве специалист (свой или чужой по договору) проведет научно-техническую обработку этих дел, в соответствии с нормативными требованиями к формированию и оформлению дел. Остальные документы за год оставили на полках дожидаться, когда сроки хранения истекут или отпадет практическое значение. Попутно в структурных подразделениях отобрали с полок дела с истекшими сроками хранения для их уничтожения.

В процессе отбора документов дела могут переформировываться. Такое может быть, например, из-за неправильного формирования дел в текущем делопроизводстве – поместили в дело документы разных сроков хранения (постоянного и временного), из дел постоянного хранения изымаются черновики, неоформленные, дублетные копии, а также часть документов с отметкой «ЭПК» могли отнести к постоянному сроку хранения. Например, в перечне может быть указан срок «5 лет ЭПК». Часть документов такого дела может быть постоянного хранения как имеющих научно-историческое значение, остальные будут храниться 5 лет.

Обратите внимание, не являющиеся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов организации могут заменять срок хранения «постоянно» по типовому перечню на срок «10 лет» или больший (как вариант «до ликвидации организации»), т.е. у таких организаций может не быть документов постоянного хранения.

В этом случае допускается частичное оформление дел – не проводить пересистематизацию и нумерацию листов, не подшивать в твердую обложку, можно обойтись без листа-заверителя. Иными словами: допускается оставлять документы в папках, в которые помещали документы в текущем делопроизводстве, и затем не проводить каких-либо дополнительных работ по оформлению дел. Однако, данные послабления не распространяются на обработку дел по личному составу. Их срок хранения, как правило, составляет 75 лет, такие документы обрабатываются в установленном порядке.

Согласно существующим требованиям отбор дел нужно вести исключительно с полистным просмотром. В реальности это требование не всегда соблюдается. Слишком уж трудоемко и не всегда оправдано. Особенно если документы отбираются для уничтожения, а вы и так знаете, что они не имеют практического или исторического значения. Дела, которые предстоит подшить в твердую обложку (постоянного или долговременного хранения), отбираются уже обязательно с полистным просмотром.

Евгения Полоса

** Если вам необходима ПОМОЩЬ ЮРИСТА, получите online консультацию сейчас .

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Приказ Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182 (ред. от 28.04.) "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной.

Зарегистрировано в Минюсте РФ 27 сентября 2007 г. N 10194

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минкультуры РФ от 28.04. N 412)

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280), а также подпунктом 5.2.10 Положения о Министерстве культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 N 289 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 25, ст. 2571; 2005, N 5, ст. 390; 2006, N 45, ст. 4715), приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

2. Признать недействующей на территории Российской Федерации часть II Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного Главархивом СССР 15 августа 1988 года.

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра А.Е. Бусыгина.

Документ

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:

Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007

Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Сущность, признаки и свойства документа

Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа .

Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации . документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Автор документа . Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Реквизиты документа

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит . раскроем его содержание.

В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д. - это реквизиты документов.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Формуляр документа

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Один документ - это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

Классификация документов

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

Виды документов по происхождению:
  • личного происхождения;
  • официальные.
  • Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

    Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

    Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

    Среди официальных документов выделяют группу личных - это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

    Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

    Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации .

    Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):
  • Письменный документ - текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма. Текстовый документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
  • Рукописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
  • Машинописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
  • Электронный документ - созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
  • Изобразительный документ - документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
  • Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
  • Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
  • Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
  • Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
  • Видеограмма документа - изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.
  • В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и хранением именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

    Беловой документ - рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

    Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

    Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:
  • входящие (поступившие в организацию);
  • исходящие (отправляемые из организации);
  • внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
  • Совокупность этих документов образует документооборот организации.
  • Виды документов по числу затронутых вопросов: простые; сложные.

    Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, приказы. протоколы. постановления, решения, регламенты, инструкции).

    По ограничению доступа документы разделяются на:
  • секретные;
  • для служебного пользования;
  • несекретные (простые).
  • Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

    Виды документов по способу изложения текста:
  • индивидуальные;
  • трафаретные;
  • типовые.
  • В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.

    В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов - введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

    Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.). В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Тйповой текст - текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

    По степени подлинности документы делятся на:
  • подлинники (оригиналы);
  • копии;
  • дубликаты.
  • Подлинник официального документа (оригинал) - первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

    Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

    Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа

    Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

    Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

    Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

    Дублетный документ - один из экземпляров копии документа. Дубликат - копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

    Оформление дубликатов практикуется в случаях потери подлинника; например, при утрате работником трудовой книжки работодатель отдела кадров обязан оформить ему дубликат трудовой книжки.

    По срокам хранения документы делятся на:
  • документы постоянного;
  • долговременного (свыше 10 лет);
  • временного (до 10 лет) хранения.
  • Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.

    Срок хранения приказов или как их разделить по папкам?

    ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! Уважаемые форумчане, перед созданием тем, пользуйтесь, пожалуйста, поиском. На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы . Наш с Вами форум - для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. "Давайте жить дружно!" (с).

    Пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы - это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др.

    Хранение документов. Сроки хранения, уничтожение и утилизация первичных учетных документов

    Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов

    Любая организация независимо от видов своей деятельности, объемов производства, численности штата неизбежно сталкивается с требованием законодательства о документальном оформлении финансово-хозяйственных операций, трудовых отношений. Данное требование обусловлено не только необходимостью упорядочить производственный процесс, но и необходимостью осуществления государственного контроля за деятельностью хозяйствующих субъектов. Законодательство устанавливает определенные требования к составу, форме документов, которыми оформляется производственный процесс, а также требования к срокам и порядку хранения, уничтожения данных документов.

    Требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета

    Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

    Так, в НК РФ установлен предельный четырехлетний срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Данный срок в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ распространяется и на документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

    Законодательством о бухгалтерском учете установлен минимальный пятилетний срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности. Иные сроки хранения в зависимости от вида документа устанавливаются законодательством об архивном деле. Так, согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

    Ранее требования государственного архивного дела к хранению документов содержались в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием срока их хранения, утвержденном Федеральной архивной службой России 06.10.2000. В соответствии с Приказом Росархива от 26.08. N 63 указанный Перечень утратил силу. В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08. N 558 (далее - Перечень). Данным Перечнем установлены конкретные виды документов бухгалтерского учета и отчетности с указанием сроков их хранения.

    В целом документы по сроку хранения делятся на следующие группы: документы с ограниченным периодом хранения (1 год, 3 года, 5 лет и т.д.), документы постоянного хранения; хранения до минования надобности; хранения до замены новыми документами. Например, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет; лицевые карточки, счета работников - 75 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться постоянно. Исполнительные листы работников - до минования надобности. Бланки форм статистической отчетности в организациях, не являющихся их разработчиками, - до замены новыми и т.д.

    Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды, должны храниться в течение 6 лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

    Сроки хранения кадровой документации

    Сроки хранения кадровой документации определены в Перечне для:

    документов, которыми оформляются трудовые отношения, в частности :

    - организация труда и служебная деятельность;

    - нормирование труда, тарификация, оплата труда;

    - охрана труда;

    документов, которыми оформляется кадровое обеспечение, в частности :

    - прием, перемещение, перевод, увольнение работников;

    - установление квалификации работников;

    - повышение квалификации работников;

    - награждение.

    В целом документы по сроку хранения также делятся на следующие группы: документы с ограниченным периодом хранения, документы постоянного хранения; хранения до минования надобности; хранения до замены новыми документами. Применительно к кадровым документам добавлена группа хранения - до востребования.

    Кадровой документации в Перечне отведены разд. 7 "Трудовые отношения" и 8 "Кадровое обеспечение". Например, трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 75 лет; личные карточки работников, в том числе временных работников, хранятся 75 лет; характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 5 лет и так далее по Перечню; подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) хранятся до востребования, а невостребованные - 75 лет.

    Порядок хранения бухгалтерских документов

    С целью хранения документов организация создает архивы (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"). Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.1983 N 105, первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. При этом работа организуется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

    Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

    Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).

    Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

    Минфин России в Письме от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314 отмечает, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

    Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

    Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

    Порядок хранения кадровой документации

    Кадровые документы могут храниться в кадровой службе или архиве организации. Порядок хранения кадровой документации регулируется отдельными положениями трудового законодательства применительно к различным видам документации.

    Так, например, в ст. 87 ТК РФ установлена обязанность работодателя обеспечить сохранность персональных данных работника. Персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ). К персональным данным относится информация, содержащаяся в личном деле.

    Порядок хранения персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ). Следовательно, работодатель должен издать соответствующий локальный нормативный акт, регулирующий вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивающий их защиту от неправомерного использования или утраты.

    Законодательство не устанавливает конкретные требования к оборудованию помещения, где должны храниться персональные данные. Между тем во избежание несанкционированного доступа к персональным данным работников рекомендуется оборудовать помещение, где хранятся такие данные, запирающимися шкафами для хранения информации на бумажных носителях. Работодатель должен установить в локальном нормативном акте требования к помещению, где хранятся персональные данные работников, и условия их хранения. Следует также учитывать, что персональные данные работника хранятся в документированной форме, характер которой также определяется работодателем.

    Отдельные требования предъявляются к хранению бланков трудовых книжек. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

    Виды документов и сроки их хранения

    В соответствии с п. 4 ст. 89 НК РФ в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. Данный срок соотносится со сроком хранения документов, который установлен пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, - четыре года.

    Важным является то обстоятельство, что отсутствие у налогоплательщика документов по причине нарушения требований о сохранности дает налоговой инспекции право определить сумму налога к уплате в бюджет расчетным путем. Данное право обусловлено положениями пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ. В соответствии с правовой позицией Конституционного Суда РФ, изложенной в Определении от 05.07.2005 N 301-О, расчетный путь исчисления налогов при обоснованном его применении не может рассматриваться как ущемление прав налогоплательщиков. Правильность такого подхода подтвердил и ВАС РФ в Определении от 31.03. N ВАС-5/10.

    Что касается периода проверок государственной инспекции по труду, то следует учесть, что нормативные акты, регулирующие вопросы проведения таких проверок не устанавливают срок, за который может быть проверена деятельность организации на предмет соблюдения законодательства о труде. В связи с этим можно сделать вывод о том, что период проверки должен соотноситься со сроками хранения документации.

    Утрата документов

    Утрата документов в организации может произойти по разным причинам: в случае пожара, хищения, утери и пр.

    В случае гибели или пропажи первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели, в которую по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденные Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

    В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, обязательно проведение инвентаризации. Результаты проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

    Порядок проведения инвентаризации и способ отражения результатов установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49. Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д. (Письмо УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411).

    Уничтожение документов

    Уничтожение документов в организации производится в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов в организации (одобрены Решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 г.). Уничтожаются, как правило, документы с истекшим сроком хранения.

    Документы для уничтожения отбирает экспертная комиссия. При этом экспертной комиссией составляется акт о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации. Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

    Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов организации. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются.

    Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

    Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов. К акту прилагается накладная, согласно которой документы были переданы в переработку. Этот акт также утверждается руководителем организации. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве общества в формируемом деле.

    Ответственность за сохранность документов

    Применительно к документам бухгалтерского учета и отчетности законодательством установлена административная ответственность за нарушение сроков хранения документов на основании ст. 15.11 КоАП РФ. Согласно данной норме грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух до трех тысяч рублей.

    При этом ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации будет нести руководитель организации (ч. 3 ст. 17 Закона N 129-ФЗ).

    Кроме того, нарушение порядка хранения документов, повлекшее их утрату, может повлечь налоговую ответственность организации по ст. 120 или ст. 126 НК РФ.

    Норма ст. 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета. Штраф за данное нарушение составляет от 5000 до 15 000 руб. в зависимости от длительности совершения нарушения. Если же нарушение повлекло за собой неуплату налога, то сумма штрафа составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

    Применение штрафных санкций по ст. 120 НК РФ обоснованно, если нарушение порядка хранения документов повлекло их утрату, что подтверждено и арбитражными судами.

    Например, ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 04.08.2004 по делу N А13-4401/03-11 указывает на правомерность применения штрафа по ст. 120 НК РФ по причине того, что общество не обеспечило сохранность и восстановление первичных бухгалтерских документов, уничтоженных пожаром. Аналогичной позиции придерживается ФАС Московского округа в Постановлении от 23.09.2008 N КА-А40/8513-08-2 по делу N А40-52908/07-115-325.

    Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

    Однако следует учесть, что применение ответственности по ст. ст. 120 и 126 НК РФ зависит от вины нарушителя. Поэтому в ситуации, когда утрата документов произошла не по вине налогоплательщика, применение мер ответственности будет необоснованным.

    Что касается нарушения правил хранения кадровой документации, то в отношении должностных лиц организации может быть применена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ. Согласно данной норме нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц - от 300 до 500 руб.

    20 октября

    Автор: О.Агальцова Генеральный директор ООО "Мир Консалтинга" / "Финансовая газета" N 37

    Источники:
    delo-ved.ru, www.consultant.ru, www.grandars.ru, www.kadrovik-praktik.ru, www.hrmaximum.ru

    Следующие бланки:

    11 апреля 2021 года

    Комментариев пока нет!
    Ваше имя *
    Ваш Email *

    Сумма цифр справа: код подтверждения