Образец приказа на выдачу денег в подотчет по украине

Aug 18, 2018
  • 2018

Порядок оформления выдачи денежных средств под отчет. Оформление авансового отчета.

Организации могут выдавать денежные средства под отчет на хозяйственные расходы . а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций.

Выдача наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные со служебными командировками . производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Под хозяйственными расходами понимается - закупка товарно-материальных ценностей (материалов, топлива, канцтоваров и т.д.), покупка прочих товаров, необходимых для нужд организации.

Командировочные расходы включают в себя: расходы на проезд до места командировки и обратно, расходы по найму жилого помещения, суточные в пределах установленных норм распорядительными документами организации, а также иные расходы, согласованные с работодателем.

Выдача денежных средств под отчет оформляется расходным кассовым ордером. В поле «Основание» РКО необходимо прописать: « Выдача денежных средств на командировочные расходы ». В «Приложении» указать номер и наименование приказа на командировку (или прочий подобный документ).

Следует не забывать, что лица, получившие наличные денежные средства под отчет на командировочные расходы, обязаны не позднее трех рабочих дней со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Дополнительно к оправдательным документам, подтверждающим произведенные расходы нужно также приложить ранее полученные первичные документы: командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении.

Сроки авансового отчета при выдаче денег на хозяйственные расходы устанавливаются внутренним приказом (распоряжением) руководителя организации.

Также должен быть приказ, устанавливающий лиц, которым разрешено выдавать денежные средства под отчет. На практике все это чаще всего устанавливается одним приказом, с приложением списка подотчетников, которым разрешено выдавать денежные средства на хозяйственные расходы.

Запрещено выдавать денежные средства повторно под отчет, если конкретный сотрудник не предоставлен авансовый отчет по ранее полученным суммам.

После произведенных расходов или возвращения из командировки, сотрудник должен в установленные сроки предоставить в бухгалтерию авансовый отчет.

Если денежные средства израсходованы не полностью, то они возвращаются в организацию с составлением ПКО на сумму возврата. В этом случае на лицевой стороне авансового отчета указыва-ется номер и дата ПКО, по которому подотчетным лицом возвращен остаток неизрасходованных средств. В случае перерасхода сотруднику наоборот выдаются суммы перерасхода по РКО, также с указанием его реквизитов на титульном листе авансового отчета.

На оборотной стороне авансового отчета указывается перечень оправдательных документов (квитанции, кассовые чеки, билеты и т.п.), подтверждающих расходы, с обязательным приложением их к нему.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре, проверяется бухгалтером организации и после утверждается руководителем (или уполномоченным на то лицом).

Пример оформления (заполнения) авансового отчета приведен ниже.

Выдача денег в подотчет: шесть главных правил оформления

В статье вы найдете несколько подсказок, которые помогут выдать деньги в подотчет и не нарушить никаких норм.

Авансовый отчет не обязательно составлять по унифицированной форме

Унифицированная форма авансового отчета существует - это форма № АО-1. Она утвержденна постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55. Но с 1 января года большинство унифицированных форм документов не являются обязательными для применения (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ »О бухгалтерском учете», далее - Закон № 402-ФЗ). Кроме того, Порядок ведения кассовых операций (утв. указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У. далее - Порядок ведения кассовых операций) обязывает составлять по унифицированным формам только кассовые документы. А авансовый отчет к ним не относится.

Получается, форму авансового отчета компания вправе разработать самостоятельно, утвердив ее приложением к учетной политике. Главное - документ должен содержать все обязательные для первички реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

С работника нужно взять заявление на выдачу денег

Для выдачи работнику подотчетных средств необходимо его письменное заявление (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций ). Оно составляется в произвольной форме с указанием суммы и срока, на который выдаются деньги.

Образец приказа на выдачу денег в подотчет по украине

При этом Порядок ведения кассовых операций не устанавливает санкции, которые грозят компании, если средства выданы без заявления. Поэтому многие компании не требуют от сотрудников письменное заявление на выдачу денег под отчет.

Но проверяющие на местах могут привлечь за это к административной ответственности (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ ). Напомним, что штраф для должностных лиц составляет от 4000 до 5000 руб. для организаций - от 40 000 до 50 000 руб. Некоторые суды соглашаются, что это правомерно (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.03.13 № 09АП-2451/ ). Правда, есть случаи, когда компаниям удается оспорить штраф при отсутствии письменного заявления работника на выдачу подотчетных средств (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.05.13 № 09АП-11841/-АК ).

Напомним, что работник может не составлять заявление, если подотчетные средства работодатель перечисляет ему на банковскую карту. Ведь Порядок ведения кассовых операций регламентирует лишь выдачу сотруднику наличных денежных средств.

Если сотрудник не отчитался по выданным деньгам вовремя, придется удерживать НДФЛ

Руководитель устанавливает срок, по истечении которого подотчетный работник отчитывается по полученному авансу. В течение трех рабочих дней с момента окончания этого срока или после выхода на работу сотрудник представляет отчет.

Если работник вовремя не отчитался за полученные подотчетные средства, у него возникает доход. И нужно удержать НДФЛ (письмо ФНС России от 24.12.13 № СА-4-7/23263 ). Некоторые компании считают, что сделать это необходимо сразу же после истечения срока на сдачу авансового отчета.

На самом деле на дату, когда работник должен был отчитаться, можно говорить только о его задолженности перед работодателем. А не о возникновении у него дохода и объекта обложения НДФЛ (ст. 223 НК РФ ). Если сотрудник вовремя не представил авансовый отчет, ему целесообразно напомнить о необходимости отчитаться за полученные средства. В этом случае работник либо представляет отчет и возвращает деньги, либо пишет заявление с просьбой удержать задолженность из его заработной платы.

Удержать деньги можно на основании внутреннего приказа руководителя. Но не позднее чем через месяц с даты предполагаемого возврата сотрудником средств (ст. 248 ТК РФ ). И только если подотчетная сумма не превышает средний месячный заработок. В противном случае для возврата денег придется обращаться в суд.

Если по истечении срока исковой давности работник не вернул деньги и взыскать их не удалось, задолженность можно отнести на убытки. И облагаемый НДФЛ доход возникает у сотрудника, не отчитавшегося за полученные деньги, только по истечении срока давности на взыскание долга (письмо Минфина России от 24.09.09 № 03-03-06/1/610 ).

Если работник не подтвердил командировочные расходы НДФЛ удерживают с ближайшей зарплаты

Речь идет, в частности, о расходах по найму жилого помещения во время командировки. Если такие расходы сотрудник подтвердил документально, объекта обложения НДФЛ не возникает. Если же подтверждающие документы отсутствуют, с сумм, превышающих 700 руб. в день (для командировок по России) и 2500 руб. в день (в случае поездок за границу), работодателю необходимо удержать НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ ).

Одно время Минфин России считал, что доход у работника возникает на дату выплаты сверхнормативных суточных (письмо от 25.06.10 № 03-04-06/6-135 ). Но на дату выдачи денег под отчет, как правило, не ясно, представит ли работник документы, подтверждающие расходы по найму помещения. Понятно это будет только после окончания командировки при составлении авансового отчета.

Поэтому можно сделать вывод, что на дату получения денежных средств под отчет у сотрудника не возникает дохода. В прошлом году с этим согласился Минфин России (письмо от 14.01.13 № 03-04-06/4-5 ). Финансовое ведомство разъяснило, что компания определяет доход в виде сверхнормативных суточных на дату утверждения авансового отчета. И удерживает НДФЛ из доходов работника, не представившего документы по найму жилья во время командировки, при ближайшей выплате зарплаты.

Деньги под отчет можно перечислить на зарплатную карту

Выдача в подотчет возможна и на зарплатную карту работника. Это можно предусмотреть в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (например, положении о выдаче денежных средств под отчет).

Использование зарплатных карт для подотчетов подтверждается и в совместном письме Минфина России № 02-03-10/37209 и Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13. Во избежание рисков доначисления НДФЛ и страховых взносов необходимо в назначении платежа указать, что средства перечисляются под отчет на хозяйственные или иные нужды. А после использования денег работник в обычном порядке должен будет составить авансовый отчет.

За деньги, полученные на корпоративную карту, сотрудник может отчитаться также в течение трех дней

Расчеты при помощи пластиковых карт относятся к безналичным расчетам. А Порядок ведения кассовых операций, который обязывает сотрудника составить авансовый отчет в течение трех дней после установленного срока, распространяется только на выдачу наличных денег под отчет.

Поэтому, если подотчетные средства сотрудник получил на банковскую карту, он может отчитаться по этим средствам и позднее трехдневного срока. Но компании безопаснее установить срок по своему усмотрению и зафиксировать во внутреннем документе (например, в положении о выдаче подотчетных сумм или приказе).

Обратите внимание: рискованно не удерживать НДФЛ, если к авансовому отчету работник приложил документы с ошибками

Нередко сотрудник представляет в бухгалтерию документы, подтверждающие расходование подотчетных средств, составленные с нарушениями. К примеру, отсутствуют какие-то обязательные реквизиты. В этом случае компания не сможет уменьшить базу по налогу на прибыль на сумму расходов, подтвержденных такими бумагами (п. 1 ст. 252 НК РФ ).

Официальная позиция УФНС России по г. Москве заключается в том, что неподтвержденные расходы являются налогооблагаемым доходом сотрудника (письмо от 12.10.07 № 28-11/097861 ). Но есть решения суда в пользу налогоплательщиков. Суды все чаще приходят к выводу, что работодатель вправе не удерживать НДФЛ из доходов работника, который к авансовому отчету приложил ненадлежаще оформленные документы (постановления ФАС Поволжского от 01.04.13 № А55-15647/ )

Безупречное Положение о расчетах с подотчетными лицами

Галина Соколова. ведущий эксперт журнала «Главбух»

Спрашивает Татьяна ПЕТРЕНКО, главный бухгалтер (Воронежская обл.): По новым правилам выдавать деньги под отчет нужно по заявлениям работников. А нужен ли приказ с перечнем подотчетников? И в каком документе установить сроки проверки авансового отчета и окончательного расчета с сотрудником?

Если компания на «упрощенке»

Правила расчетов с подотчетными лицами распространяются в том числе и на компании, которые применяют упрощенную систему.

Перечень подотчетников и все самые важные сроки для них можно прописать в специальном Положении

Действительно, с 1 января года порядок выдачи денег под отчет изменился. Он прописан в пункте 4.4 нового Положения о кассовых операциях (утверждено Банком России 12 октября г. № 373-П).

Теперь прежде, чем получить деньги, работник должен написать заявление в произвольной форме. Руководитель (или уполномоченный им сотрудник) собственноручно указывает в заявлении сумму выделяемых средств и срок, на который она выдается. А также ставит свою подпись и дату.

Бланк заявления вы можете разработать самостоятельно и утвердить его в качестве приложения к Положению о расчетах с подотчетными лицами (см. образец ниже). В этом же документе вы можете прописать перечень подотчетников, сроки проверки авансовых отчетов ( 1 ) и окончательного расчета с сотрудниками ( 2 ). О том, что эти сроки руководитель компании устанавливает на свое усмотрение, сказано в пункте 4.4 нового Положения о кассовых операциях.

Образец приказа на выдачу денег в подотчет по украине

Также в Положении о подотчетниках обычно прописывают срок, в который работники должны передавать в бухгалтерию авансовые отчеты и оправдательные документы ( 3 ). Но устанавливать его на свое усмотрение нельзя: он четко регламентирован законом. Как и раньше, это три рабочих дня. Причем отсчитывают их со дня, когда истек период, на который были выданы наличные. Либо со дня выхода на работу (например, после командировки, отпуска, болезни и т. п.). Раньше продлевать срок сдачи авансового отчета разрешалось только в связи с командировкой.

Обратите внимание: Положение о подотчетных лицах не является обязательным документом. Но практика показывает, что иметь его полезно: у сотрудников возникает меньше вопросов, они реже опаздывают с авансовыми отчетами. Вы можете утвердить Положение приказом руководителя, а затем ознакомить с ним работников под роспись.

Помимо различных сроков в Положении нужно указать основные требования к подотчетным сотрудникам

Обязательно пропишите в Положении правило о том, что работник может получить деньги, только если полностью погасил задолженность по предыдущему подотчету ( 4 ).

Отметим, что похожее требование было и раньше (в Порядке ведения кассовых операций, утвержденном решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40). Но оно формулировалось по-другому. Чтобы получить деньги под отчет, работник должен был отчитаться по ранее полученному авансу. То есть сдать авансовый отчет и все оправдательные документы. При этом неизрасходованные деньги могли переходить на следующий подотчет.

Теперь же, прежде чем взять новую сумму, нужно вернуть остаток предыдущей.

Осторожно!

Если работник не вернул остаток средств по предыдущему авансу, выдавать ему под отчет новую сумму нельзя.

Если налоговые инспекторы обнаружат, что это правило не выполняется, они могут попытаться оштрафовать компанию по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях (хотя ответственность за это нарушение там на самом деле не предусмотрена).

И еще один важный пункт - о подтверждающих документах. В зависимости от ситуации они могут быть разными ( 5 ). Прописав в Положении четкие требования к их составу и оформлению, вы уменьшите количество проблем с учетом расходов при расчете налога на прибыль и вычетами НДС.

Если подотчетник вовремя не вернул остаток средств, удержите их из зарплаты

Предположим, подотчетный сотрудник потратил остаток выданных средств на свои нужды и обещает отдать с зарплаты. Конечно, таких ситуаций лучше не допускать. Для этого за подобный проступок можно предусмотреть дисциплинарное взыскание. Но если неприятная ситуация все же произошла, действуйте так.

Издайте приказ руководителя об удержании соответствующей суммы из зарплаты сотрудника (в произвольной форме). Сделать это надо не позднее одного месяца со дня, когда истек срок возврата подотчета (ст. 137 Трудового кодекса РФ). Пусть работник распишется на приказе о своем согласии (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0). Взыскивая долг, не забудьте, что из месячной зарплаты можно вычесть не более 20 процентов от начисленной суммы (ст. 138 Трудового кодекса РФ). Порядок удержания также пропишите в Положении о подотчетных лицах (см. п. 10 Положения, приведенного нами выше).

И еще. Проводите ревизию счета 71 на наличие просроченных подотчетов ежемесячно. Иначе возможны проблемы при проверке НДФЛ. Если выяснится, что к ее началу компания не предприняла никаких действий по взысканию долга, инспекторы могут переквалифицировать его в доход работника и, соответственно, доначислить НДФЛ, а также штраф и пени. Конечно, такие действия назвать законными нельзя. Ведь выданные под отчет деньги налоговую базу по НДФЛ не увеличивают. Однако если вы не хотите доказывать это в суде, старайтесь таких ситуаций избегать.

Главное в Положении о расчетах с подотчетными лицами

Эти пункты стоит включить в Положение.

1. Сроки проверки и утверждения авансовых отчетов.

2. Сроки окончательных расчетов с сотрудниками.

3. Срок, в который работники должны передавать авансовые отчеты и оправдательные документы.

4. Правило о том, что работник может получить деньги, только если погасил долг по предыдущему подотчету.

5. Перечень документов, подтверждающих затраты.

Ох уж этот подотчет.

Бухгалтеры постоянно объясняют подотчетникам, какие документы необходимо получить у продавца и что в них должно быть указано, чтобы потом приобретенные за наличный расчет товары (работы, услуги) можно было беспроблемно учесть в расходах. Но все равно находятся сотрудники, которые приносят «неправильные» документы. Как в этом случае поступить, если руководитель одобрил авансовый отчет: учесть расходы по таким документам или нет? Да и как вообще должны выглядеть подотчетные документы, чтобы налоговики к ним не придрались? Отвечаем на самые интересные вопросы наших читателей.

Вычет НДС только по типографскому БСО

Е.А. Максимкина, г. Москва

Наш работник вернулся из командировки и в качестве документа, подтверждающего проживание в гостинице, привез кассовый чек и счет по форме № 3-Г. В этом счете есть все обязательные реквизиты, которые должны быть в бланке строгой отчетности п. 3 Положения о порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 (далее — Положение). В обоих документах сумма НДС выделена отдельной строкой. Можно ли принять к вычету НДС, если нет счета-фактуры?

Однако не исключено, что проблемы с вычетом НДС все же могут возникнуть. Дело в том, что, по мнению Минфина, БСО, утвержденные до 12.04.2005 (а счет по форме № 3-Г был утвержден как раз до этой дат ы утв. Приказом Минфина России от 13.12.93 № 121 ), можно было применять только до 01.12.2008. А после этой даты форма счета в качестве документа строгой отчетности использоваться уже не може т п. 2 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 ; Письма Минфина России от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400. от 09.06.2009 № 03-01-15/6-291. от 19.01.2009 № 03-01-15/1-11 .

Подробно о том, какие налоговые риски возникают, если подотчетник принес «проблемную» первичку, написано: , № 21, с. 33

Кроме того, если гостиница распечатала счет 3-Г просто на компьютере, то в вычете НДС откажут однозначно. БСО должен быть изготовлен типографским способом или с использованием автоматизированной систем ы п. 4 Положения. Компьютер же к автоматизированной системе не относится. А чек ККТ с выделенной суммой НДС в этом случае вам не поможе т Письма Минфина России от 23.12.2009 № 03-07-11/323. от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400. от 07.11.2008 № 03-01-15/11-353 .

Таким образом, лучше запросите у гостиницы счет-фактуру. А если это сделать невозможно, безопаснее не принимать НДС к вычету.

Нет расшифровки канцтоваров в чеке — нет и расходов?

Л.М. Барышникова, г. Лыткарино, Московская обл.

Подотчетник принес товарный и кассовый чеки, в которых стоимость канцтоваров отражена в общей сумме без расшифровки их по видам, количеству и цене. Можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на эти канцтовары?

Предупреждаем подотчетника

Если документы не будут содержать расшифровку видов, количества и цены приобретенных товаров, руководитель просто не утвердит авансовый отчет, а выданная подотчетная сумма будет удержана из зарплаты.

: Можно, если эти канцтовары вы сможете оприходовать. Для этого попросите подотчетника, чтобы он:

<или> вернулся в магазин и попросил указать в товарном чеке каждый приобретенный товар; <или> сам составил отчет в произвольной форме, указал в нем наименование каждого приобретенного товара, его количество и цену (цены можно указать и приблизительные, главное, чтобы сошлось с общей суммой оплаты) и приложил этот отчет вместе с кассовым и товарным чеками к авансовому отчету. Тексты упоминаемых Писем Минфина доступны: раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс (информационный банк «Финансист»)

После этого канцтовары можно оприходовать на основании приходного ордера по форме № М-4 утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а. а их стоимость впоследствии учесть в налоговых расхода х подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ .

Однако налоговики при проверке, из-за того что расшифровка канцтоваров сделана самим подотчетником, а не организацией-продавцом, могут и исключить стоимость канцтоваров из «прибыльных» расходов, как документально неподтвержденные затрат ы ст. 252 НК РФ. И не исключено, что правомерность своих трат вам придется доказывать в суде.

Товарный чек вмененщика одновременно подтверждает и приобретение, и оплату ТМЦ

Л.Н. Гавришкина, г. Елец, Липецкая обл.

Наши сотрудники часто на приобретенные материалы предоставляют только товарный чек. Достаточно ли его одного, чтобы учесть расходы в налоговом и бухгалтерском учете?

  • номер и дата;
  • наименование и ИНН продавца;
  • наименование, количество, цена приобретенных товаров;
  • должность, фамилия и инициалы лица, выдавшего документ, и его личная подпись.
  • И хотя нельзя быть стопроцентно уверенным в том, что его выдал именно плательщик ЕНВД, подтверждать статус продавца дополнительными документами (например, запрашивать копию выданного ИФНС уведомления о постановке на учет в качестве вмененщика) не нужно. Ведь НК РФ не обязывает покупателя проверять налоговый статус продавца.

    Если же в товарном чеке нет вышеуказанных реквизитов, то необходим еще и чек КК Т п. 1 ст. 2 Закона о ККТ. А без него расходы лучше не учитывать.

    Авансовый отчет можно заполнить и на компьютере

    Д.А. Чебрякова, г. Пушкино, Московская обл.

    Можно ли заполнить бланк авансового отчета не от руки, а на компьютере? А подотчетник его лишь подпишет.

    : Да, можно. Это прямо разрешено Указаниями по заполнению авансового отчет а Указания по. заполнению. утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 .

    Подотчетные суммы можно перечислять и на зарплатные карты

    М.В. Ашмарина, г. Жуковский, Московская обл.

    Имеем ли мы право перечислять подотчетные суммы на зарплатные карты работников? Могут возникнуть претензии со стороны банка или налоговиков?

    : Все зависит от того, что написано в вашем договоре с банком на открытие и обслуживание зарплатных карт.

    Одни банки без проблем зачисляют на зарплатные карты работников любые подотчетные деньги, другие — только командировочные суммы, а третьи вообще отказываются это делать. Такая ситуация возникла из-за того, что есть два Письма Центробанка России, в которых высказаны разные точки зрения по этому вопросу.

    В одном сказано, что выдача денег под отчет путем безналичного перечисления на счета сотрудников не предусмотрен а Письмо ЦБ РФ от 18.12.2006 № 36-3/2408 .

    Образец приказа на выдачу денег в подотчет по украине

    Канцтовары или другие расходники принять к учету кучей не получится. И если детальной расшифровки магазин не дал, то более подробный список того, что куплено и за какую цену, может составить сам подотчетник

    В другом ЦБ ссылается на свое Положение об эмиссии банковских кар т Положение ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П и делает вывод, что перечень операций, которые физические лица могут проводить по своим картам, открыт. И если коллективным договором или локальным нормативным актом (например, приказом, положением о командировках) предусмотрена возможность перевода на банковские карты сотрудников денег на командировочные расход ы ст. 168 ТК РФ. то банк такой платеж пропусти т Письмо ЦБ РФ от 24.12.2008 № 14-27/513 .

    Таким образом, смотрите свой договор с банком. Если в нем сказано, что, например, «на банковские карты сотрудников организация может перечислять любые денежные средства», то проблем с перечислением подотчетных сумм не будет. Штрафа за то, что вы так делаете, нет.

    А чтобы налоговики и сотрудники ФСС и ПФР не расценили поступившие на карту суммы как зарплату и не доначислили НДФЛ и страховые взносы, при перечислении средств указывайте в назначении платежа «на командировочные расходы» или «на хозяйственные нужды». Подтверждением того, что работник не потратил деньги на себя, будет его авансовый отчет (форма № А О-1 утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 ) с приложенными к нему подтверждающими документами.

    «Доходная» упрощенка не отменяет обязанности отчитаться за выданные деньги

    Г.С. Васильева, г. Пенза

    Мы применяем упрощенку с объектом «доходы». Довольно часто я выдаю директору деньги из кассы на хозяйственные расходы (естественно, по его распоряжению). Учет расходов мы не ведем. А вот обязан ли директор отчитываться за выданные ему деньги авансовыми отчетами? Сам он утверждает, что отчитываться за свои же деньги (он единственный собственник нашей компании) он не должен.

    : Действительно, вы не обязаны документально подтверждать расходы, так как они не влияют на исчисление налога при УСН О п. 2.5 Порядка заполнения книги учета доходов и расходов. утв. Приказом Минфина России от 31.12.2008 № 154н ; Письма Минфина России от 16.06. № 03-11-11/169. от 20.10.2009 № 03-11-09/353. Но если директор не отчитывается о выданных ему под отчет деньгах, а вы продолжаете выдавать ему деньги, то ваша компания, прежде всего, нарушает кассовую дисциплин у п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Советом директоров ЦБ РФ 22.09.93 № 40 (далее — Порядок). И банк при проверке обязательно укажет вам на это и сообщит о нарушении в вашу налоговую инспекцию.

    После этого возможны такие негативные последствия:

    Объясняем руководителю

    Даже если директор — единственный собственник фирмы, он все равно должен отчитываться за выданные ему под отчет деньги. Иначе налоговики и ревизоры из ФСС и ПФР расценят эти суммы как скрытую зарплату и доначислят НДФЛ и страховые взносы.

    А вот другие суды считают, что средства, выданные подотчетному лицу, в принципе не являются его доходом и не включаются в налоговую базу по НДФ Л ст. 41. ст. 208. ст. 209 НК РФ ; Постановления ФАС СКО от 11.12.2006 № Ф08-5708/2006-2386А ; ФАС УО от 20.02.2008 № Ф09-516/08-С2. Ведь это лишь задолженность сотрудника перед организацией и не более того.

    Кстати, не исключено, что и сотрудники ФСС и ПФР расценят подотчетные суммы как скрытую зарплату и доначислят страховые взносы вашей компании.

    Поэтому, чтобы вам не пришлось спорить с проверяющими, директору лучше отчитаться, на что он потратил деньги.

    Билет «туда-обратно» делим пополам

    А.В. Кольцова, г. Владимир

    Работник поехал в командировку. Точный день возврата из командировки не был известен, и работник купил билет только туда. А возвращаясь из командировки, с целью экономии купил билет обратно и туда с открытой датой, поскольку точно знал, что придется ехать еще раз. Билет действительно стоит значительно дешевле, но только в нем указана общая стоимость двух перелетов. И мы не знаем, как разделить цену одного билета между двумя командировками и как правильно заполнить авансовый отчет.

    : В авансовом отчете работник должен указать всю стоимость авиабилета, ведь он потратил на него деньг и п. 11 Порядка ; Указания по. заполнению. формы «Авансовый отчет», утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Этот билет еще понадобится работнику для поездки в следующую командировку. Поэтому к первому авансовому отчету можно приложить ксерокопию авиабилета, а оригинал — ко второму авансовому отчету.

    Когда вы вновь отправите работника в командировку, то под роспись по ведомости выдадите ему билет и сделаете проводку: дебет счета 71 – кредит счета 50-3.

    Суммы, за которые подотчетник не отчитался, можно удержать из его зарплаты

    Н.Г. Игнатьева, г. Санкт-Петербург

    В какой срок сотрудник должен отчитаться по подотчетным суммам, выданным на хозяйственные нужды? Можем ли мы удержать деньги из его заработной платы, если он долго не отчитывается?

    : Отчитаться перед бухгалтерией об израсходованных суммах нужно не позднее 3 рабочих дней после истечения срока, на который выданы деньг и п. 11 Порядка. А вот срок, на который они выдаются, вы можете установить любой (чтобы он был удобен и вам, и подотчетникам). Его можно указать, например, в приказе, регламентирующем выдачу денег под отчет, и с этим приказом ознакомить подотчетников под роспись.

    Внимание

    Если подотчетник в срок не отчитался за выданные ему деньги, он несет полную материальную ответственность п. 2 ст. 243 ТК РФ. И неважно, заключали ли с ним договор о полной материальной ответственности.

    Если сотрудник в установленный срок не вернул подотчетные суммы и не отчитался за них, напомните ему, что он должен вернуть деньги. Работник может либо внести деньги в кассу, либо написать заявление с просьбой удерживать задолженность из его зарплаты.

    Если же работник не возвращает деньги и подотчетная сумма не превышает его средний месячный заработок, вы можете удержать подотчетные деньги из его зарплаты ст. 248. п. 2 ст. 243 ТК РФ. При этом приказ о взыскании с работника суммы задолженности руководителю нужно издать не позднее 1 месяца со дня, когда работник должен был отчитаться или вернуть неизрасходованную подотчетную сумму ст. 248 ТК РФ. Если же месячный срок будет пропущен, то вернуть деньги можно будет только через суд.

    Имейте в виду, что размер удерживаемой суммы не может превышать 20% заработной плат ы статьи 137. 138 ТК РФ .

    Подробно о порядке взыскания ущерба с работника и его документальном оформлении см. 2009, № 10, с. 23; 2008, № 12, с. 37

    Если же невозвращенная подотчетная сумма превышает средний месячный заработок работника, для возврата денег вам придется обратиться в суд. Сделать это надо в течение 1 года со дня обнаружения причиненного ущерба. А отсчитывать его нужно через 3 рабочих дня после истечения срока, на который были выданы деньг и статьи 248. 392 ТК РФ .

    Невозвращенный подотчет можно списать на убытки

    Н.Г. Дмитриева, г. Санкт-Петербург

    Один из наших сотрудников уволился, не вернув подотчетные суммы. Надо ли включать эти суммы в доход работника и облагать их НДФЛ? Может ли наша организация списать их на убытки?

    : Не возвращенная работником подотчетная сумма является дебиторской задолженностью, и ее можно списать на убытк и подп. 2 п. 2 ст. 265. п. 2 ст. 266 НК РФ. Вопрос только когда.

    Образец приказа на выдачу денег в подотчет по украине

    Конечно, компьютер — великое подспорье в бумажной работе (в том числе и у бухгалтера). Но использовать это чудо техники для изготовления БСО никак нельзя. Принятие НДС к вычету по такому бланку чревато проблемами

    На основании норм Трудового кодекса РФ работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба в течение 1 года со дня обнаружения причиненного ущерб а ст. 392. ст. 381. ст. 382 ТК РФ. А если он этого не сделал, то получается, что уже через год работодатель не имеет возможности взыскать ущерб с работника. И логично именно через год:

  • списать эту задолженность на убытки как безнадежную;
  • включить эту задолженность в доходы работника и исчислить НДФ Л ст. 210 НК РФ .
  • Однако, по мнению Минфина России, отнести не возвращенную подотчетным лицом сумму к безнадежной задолженности и списать ее на убытки можно только после истечения общего срока исковой давности, то есть через 3 года подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ ; ст. 196 ГК РФ ; Письма Минфина России от 15.09. № 03-03-06/1/589. от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610. И этот срок надо отсчитывать со дня, следующего за тем, когда работник должен был вернуть подотчетные сумм ы ст. 200 ГК РФ .

    Например, деньги выданы работнику из кассы 15.04.. Приказом руководителя установлено, что деньги выдаются под отчет на срок 1 месяц. Следовательно, отчитаться работник должен не позднее 18.05. (месяц плюс 3 рабочих дня на составление авансового отчета ) п. 11 Порядка. Трехлетний срок исковой давности отсчитываем с 19.05.201 1 ст. 200 ГК РФ. То есть списать эту задолженность на убытки можно будет 19.05. (а не 19.05., как по ТК РФ).

    Кроме того, как указал Минфин России, НДФЛ с дохода работника надо исчислить также по истечении 3 лет, то есть 19.05.201 4 ст. 210 НК РФ ; Письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610 .

    Как нам разъяснили в Минфине России, срок исковой давности, установленный трудовым законодательством, при исчислении налогов не применяется.

    Из авторитетных источников

    Образец приказа на выдачу денег в подотчет по украине

    СТЕЛЬМАХ Николай Николаевич

    Заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России

    “ Трехлетний срок исковой давности, установленный гражданским законодательством, является общим потому, что применяется ко всем нарушенным правам, не имеющим иного специально установленного срока судебной защиты. То есть это общий срок для защиты права по иску. Поэтому по истечении срока исковой давности дебиторская задолженность является безнадежной (нереальной ко взысканию) и подлежит списанию в налоговом учете.

    Что же касается ст. 392 Трудового кодекса, то она регулирует материальную ответственность между работником и работодателем за ущерб, причиненный работником организации во время действия трудового договора.

    В случае списания долга работника, например, с истечением общего срока исковой давности или при принятии решения о прощении долга датой получения бывшим работником организации дохода в виде невозвращенных сумм, выданных под отчет, будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или дата принятия соответствующего решения ” .

    Поскольку удержать НДФЛ с уволившегося работника вы не можете, необходимо исчислить налог и сообщить о сумме задолженности в свою налоговую инспекцию. То есть надо заполнить справку 2-НДФЛ за тот год, в котором истек трехлетний срок исковой давности, показать там доход, сумму исчисленного и неудержанного налога. При этом в справке в поле «признак» укажите цифру 2. Это будет означать, что налог вы удержать не может е разд. II Рекомендаций по заполнению формы 2-НДФЛ. утв. Приказом ФНС России от 17.11. № ММВ-7-3/611@. Представить эту справку в ИФНС надо в течение 1 месяца после окончания года, в котором истек срок исковой давност и п. 5 ст. 226 НК РФ .

    «Сверхлимитную» наличность можно выдать под отчет

    И.К. Комолова, г. Раменское, Московская обл.

    В кассе скопилась «сверхлимитная» наличность, а сдавать деньги в банк не хочется. Можно ли выдать эти деньги сотрудникам под отчет и на какие цели?

    : Действительно, чтобы избежать штрафов за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операци й ст. 15.1 КоАП РФ. «сверхлимитную» наличность лучше выдать под отчет.

    Цель выдачи можете сформулировать любую, например для приобретения канцтоваров (обычно цели расходования наличности согласовываются с банком при установлении лимита остатка касс ы п. 2.7 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.98 № 14-П ; приложение 1 к этому Положению ).

    А когда понадобятся наличные деньги в кассе, работник вернет выданную ему сумму.

    Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами

    Ошибки, допускаемые хозяйствующими субъектами при осуществлении расчетов с подотчетными лицами, можно условно разделить на две основные группы: нарушения документального оформления расчетов с подотчетными лицами; несоблюдение требований нормативных актов, регламентирующих порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами. В настоящей публикации Н.В. Фимина, юрист, эксперт по вопросам налогообложения, рассматривает типичные ошибки в каждой из названных групп. Методисты «1С» приводят примеры отражения расчетов с подотчетными лицами в программе «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0).

    Содержание

    Выдавать деньги под отчет можно только на основании заявления сотрудника на имя руководителя. В нем фиксируют конкретный срок, на который выданы средства (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10. № 373-П. далее - Положение № 373-П ). Установить срок руководитель может как в виде определенного периода (например, 14 рабочих дней), так и в виде конкретной даты (например, до 9 июня).

    Никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель организации, в законодательстве не предусмотрено.

    Однако не совсем логично руководителю писать заявление на свое же имя. Есть два варианта оформления в данной ситуации.

    1. Заявление обязательно должно содержать собственноручную запись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Если руководитель берет деньги под отчет, он может написать распоряжение (служебную записку) об их выдаче, указав в нем сумму, срок, на который берутся деньги, дату и поставив свою подпись.

    2. Можно оставить в качестве наименования документа «заявление».

    Формулировку «Прошу выдать» можно заменить фразой «Необходимо выдать». А в шапке вместо «директору. » указать просто наименование организации (например: В ООО «База»).

    Поскольку в законодательстве РФ прямо сказано, что визу на заявлении о выдаче подотчетных сумм проставляет именно руководитель, актуальным является вопрос, как передать данное полномочие другому сотруднику. Такая необходимость может возникнуть, например, в период отпуска или болезни руководителя.

    На этот счет есть две точки зрения.

    Первая заключается в том, что полномочие по визированию заявлений на выдачу подотчетных сумм должно передаваться по доверенности. Дело в том, что только руководитель организации вправе представлять ее интересы без доверенности. Выдача подотчетных сумм связана с принятием управленческого решения по расходованию денежных средств юридического лица. Без соответствующих полномочий иные сотрудники принимать данное решение не вправе.

    Вторая позиция заключается в следующем: для передачи полномочий доверенность не нужна, достаточно оформить приказ в произвольной форме. Объясняется это так.

    Согласно пункту 1 статьи 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Под представительством в гражданском законодательстве понимается совершение сделок одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) (п. 1 ст. 182 ГК РФ ).

    Подписание заявления на выдачу подотчетных сумм сделкой не является: данное действие не направлено на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Следовательно, оформлять доверенность не требуется.

    На наш взгляд, более обоснованной является первая точка зрения и доверенность лучше оформить. В хозяйственной практике доверенности оформляются не только собственно для заключения сделок, но и для осуществления других «представительских» функций. Например: доверенность нужна сотруднику, который забирает документы о праве собственности организации на недвижимость, если данный сотрудник руководителем юридического лица не является.

    Неоформление заявлений на выдачу подотчетных сумм

    Выдавать деньги под отчет можно только на основании заявления сотрудника на имя руководителя. В нем фиксируют конкретный срок, на который выданы средства (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10. № 373-П. далее - Положение № 373-П ). Установить срок руководитель может как в виде определенного периода (например, 14 рабочих дней), так и в виде конкретной даты (например, до 9 июня).

    Никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель организации, в законодательстве не предусмотрено.

    Однако не совсем логично руководителю писать заявление на свое же имя. Есть два варианта оформления в данной ситуации.

    1. Заявление обязательно должно содержать собственноручную запись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Если руководитель берет деньги под отчет, он может написать распоряжение (служебную записку) об их выдаче, указав в нем сумму, срок, на который берутся деньги, дату и поставив свою подпись.

    2. Можно оставить в качестве наименования документа «заявление».

    Формулировку «Прошу выдать» можно заменить фразой «Необходимо выдать». А в шапке вместо «директору. » указать просто наименование организации (например: В ООО «База»).

    Поскольку в законодательстве РФ прямо сказано, что визу на заявлении о выдаче подотчетных сумм проставляет именно руководитель, актуальным является вопрос, как передать данное полномочие другому сотруднику. Такая необходимость может возникнуть, например, в период отпуска или болезни руководителя.

    На этот счет есть две точки зрения.

    Первая заключается в том, что полномочие по визированию заявлений на выдачу подотчетных сумм должно передаваться по доверенности. Дело в том, что только руководитель организации вправе представлять ее интересы без доверенности. Выдача подотчетных сумм связана с принятием управленческого решения по расходованию денежных средств юридического лица. Без соответствующих полномочий иные сотрудники принимать данное решение не вправе.

    Вторая позиция заключается в следующем: для передачи полномочий доверенность не нужна, достаточно оформить приказ в произвольной форме. Объясняется это так.

    Согласно пункту 1 статьи 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Под представительством в гражданском законодательстве понимается совершение сделок одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) (п. 1 ст. 182 ГК РФ ).

    Подписание заявления на выдачу подотчетных сумм сделкой не является: данное действие не направлено на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Следовательно, оформлять доверенность не требуется.

    На наш взгляд, более обоснованной является первая точка зрения и доверенность лучше оформить. В хозяйственной практике доверенности оформляются не только собственно для заключения сделок, но и для осуществления других «представительских» функций. Например: доверенность нужна сотруднику, который забирает документы о праве собственности организации на недвижимость, если данный сотрудник руководителем юридического лица не является.

    Неправомерная выдача подотчетных сумм

    Если подотчетное лицо не отчиталось за выданную ему сумму, то новый аванс ему выдавать нельзя.

    Например, в форме авансового отчета № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55 ) предусмотрена графа для остатка или перерасхода суммы ранее полученного сотрудником аванса. Но это не означает, что работник имеет право один раз отчитаться по нескольким подотчетным суммам.

    Взять деньги под отчет работник вправе только после того, как полностью погасит задолженность по ранее полученному авансу.

    Это правило распространяется и на организации, в штате которых состоит только один сотрудник - руководитель. За нарушение указанной нормы возможна ответственность по статье 15.1 КоАП РФ. Дело в том, что отсутствие авансовых отчетов в обществе, подтверждающих расходование выданных ранее денежных средств, и осуществление выдачи следующей подотчетной суммы работнику, при наличии у него задолженности, приводит к нарушению норм законодательства. В соответствии с диспозицией статьи 15.1 КоАП РФ за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций законодательством предусмотрен штраф:

  • от 4 000 до 5 000 руб. - для должностных лиц организации (например, руководителя);
  • от 40 000 до 50 000 руб. - для организации.
  • В арбитражной практике есть прецеденты привлечения к ответственности в данной ситуации (см. например, решение Арбитражного суда Ростовской области от 11.01. № А53-33625/).

    Несоблюдение лимита расчетов наличными

    Действующее законодательство РФ предусматривает предельный размер расчетов наличными по одному договору - 100 000 руб. (п. 1 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У ).

    Это ограничение распространяется на наличные расчеты: между организациями; между организацией и индивидуальным предпринимателем; между индивидуальными предпринимателями.

    У практикующих специалистов довольно часто возникает вопрос, как это правило соотносится с выдачей наличных денежных средств подотчетным лицам - работникам, которые не зарегистрированы в качестве индивидуальных предпринимателей и не выступают в хозяйственном обороте в качестве самостоятельных участников.

    Необходимо учитывать следующее. Если работник использует подотчетные суммы для расчетов по договорам, которые он заключает от имени организации (предпринимателя) по доверенности (или по уже заключенным договорам), лимит расчетов наличными деньгами должен соблюдаться. Это следует из письма Банка России от 04.12.2007 № 190-Т.

    При покупке товаров (работ, услуг) через представителя фактическим плательщиком считается не гражданин, производящий расчеты, а доверитель в отношениях с представителем (работодатель). В соответствии со статьей 182 Гражданского кодекса РФ сделка, совершенная представителем, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого.

    При этом нужно понимать, что расчеты с участием подотчетных лиц включают в себя две разные операции:

  • выдача денег подотчетному лицу;
  • расходование данных средств подотчетным лицом.
  • Выдать работнику под отчет можно любую сумму, в том числе превышающую 100 000 руб. если иное не установлено в локальном документе работодателя.

    А вот при расчетах с контрагентами через подотчетное лицо лимит в 100 000 руб. по одному договору использовать необходимо.

    Следует отметить, что согласно письму Банка России от 04.12.2007 № 190-Т законодательство не устанавливает каких-либо временных ограничений для осуществления расчетов наличными деньгами (например, один рабочий день), а содержит ограничение по сумме (100 тысяч рублей) в рамках одного договора. Т. е. данное требование нельзя обойти, просто разделив общий платеж на несколько разовых платежей, производимых в разные дни.

    Актуальным является вопрос, нужно ли соблюдать лимит расчетов наличными, если расчеты через подотчетных лиц производит работодатель, который не является ни юридическим лицом, ни индивидуальным предпринимателем (ИП). Например: нотариус.

    Нотариус индивидуальным предпринимателем не является.

    Нотариальная деятельность является особой юридической деятельностью, которая осуществляется от имени государства, не является предпринимательством и не преследует цели извлечения прибыли. Указанное положение подтверждается и позицией Конституционного Суда РФ, изложенной в постановлении от 19.05.1998 № 15-П.

    В налоговых правоотношениях нотариусы, занимающиеся частной практикой, приравнены к предпринимателям (ст. 11 НК РФ ). В иных отношениях правовой статус частных нотариусов не отождествляется с правовым статусом индивидуальных предпринимателей как физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя.

    Поэтому и для целей применения лимита при расчетах через подотчетное лицо нотариуса нельзя приравнять к физическому лицу осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

    Незнание правил расчетов с использованием банковских карт

    Выдавать подотчетные суммы можно двумя способами:

  • наличными через кассу;
  • на банковскую карту.
  • Первый способ более распространен. Денежные средства для выдачи под отчет можно получить с текущего банковского счета. Кроме того, выдать подотчетную сумму можно из выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).

    Второй способ выдачи денег под отчет чаще всего связан с передачей сотруднику корпоративной банковской карты. Такую карту можно использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также иных хозяйственных операций.

    Собственно документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить во внутренних документах работодателя. При этом нужно решить следующие вопросы:

  • в каком документе будет фиксироваться выдача и возврат карты (чаще всего у работодателя ведется журнал выдачи корпоративных карт);
  • должен ли сотрудник писать заявление на выдачу карты, а руководитель издавать соответствующий приказ;
  • как обеспечить защиту сведений о PIN коде (можно, например, приравнять данную информацию к служебной тайне);
  • каков порядок действий при утрате карты сотрудником (лучше предусмотреть обязанность держателя незамедлительно сообщить об утрате карты в банк для блокирования операций по ней).
  • Передача карты сама по себе к выдаче подотчетных сумм не приравнивается. Суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств в тот момент, когда подотчетное лицо воспользуется картой, т. е. снимет с карты денежные средства или оплатит ею расходы (см. таблицу 1).

    Таблица 1. Схема учета при выдаче подотчетных сумм посредством корпоративной карты.

    Источники:
    cebuc.ru, www.glavbukh.ru, www.glavbukh.ru, www.glavkniga.ru, buh.ru

    Следующие бланки:

    18 августа 2018 года

    Комментариев пока нет!
    Ваше имя *
    Ваш Email *

    Сумма цифр справа: код подтверждения