Технологии успеха

поиск по сайту…

(8212) 216-323_{пн-пт 09:00–18:00}

Семинар: «Создание альбома форм приказов по кадрам. Выплаты и удержания» (27 марта)

ООО «Технологии успеха» приглашает руководителей, кадровых работников, юристов, бухгалтеров 27 марта года на семинар «Создание альбома форм приказов по кадрам. Выплаты и удержания.»

Программа семинара:

Часть 1. СОЗДАНИЕ АЛЬБОМА ФОРМ ПРИКАЗОВ ПО КАДРАМ в свете требований нового Закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ

С 1 января года вступил в силу закон от 06.12. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Если прежний закон позволял принимать к учету первичные учетные документы только при условии, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, в частности – в Альбоме унифицированных форм по учету труда и его оплаты, утвержденном Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, то требованиям нового закона этот альбом уже не соответствует. Теперь руководитель организации должен утверждать свой локальный альбом унифицированных форм по представлению главного бухгалтера.

Учитывая, что подавляющее большинство приказов по личному составу, проекты которых готовит кадровая служба, содержит указания о выплатах работникам и, следовательно, эти приказы являются первичными учетными документами, кадровики не менее бухгалтеров заинтересованы в том, чтобы формы приказов были адекватными и законодательству о бухучете и Трудовому кодексу, отражали бы специфику организации, были бы удобными для применения.

На семинаре будут рассмотрены обязательные элементы таких приказов как с точки зрения нового Закона «О бухгалтерском учете», так и с точки зрения Трудового кодекса РФ.

Часть 2. ВЫПЛАТЫ: как правильно платить работникам

1. Разработка системы оплаты труда при разных режимах рабочего времени;
2. Составление штатного расписания;
3. Дифференциация размера оплаты труда работников, занимающих одинаковые позиции в одном и том же подразделении;
4. Закрепление системы премирования в Положении о премировании;
5. Разработка системы надбавок и доплат и закрепление их в Положении об оплате труда;
6. Оплата труда работников, которым установлен суммированный учет рабочего времени;
7. Оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни, в ночное время, сверхурочной работы, в том числе в сложных случаях: сверхурочная работа в ночное время праздничного дня; при суммированном учете;
8. Сложные случаи оплаты времени командировок: оплата праздничных и выходных дней, доплата до оклада, премирование во время командировок.

<h3>Часть 3. УДЕРЖАНИЯ: как правильно удерживать из их заработной платы

1. Удержания по исполнительным листам;
2. Перерасчет зарплаты в случае отзыва из отпуска;
3. Перерасчет зарплаты в случае перенесения отпуска или его части на другой срок в связи с болезнью работника;
4. Удержание сумм за неотработанный авансированный отпуск при увольнении работника;
5. Перечисление сумм по поручению работника для погашения кредитов, добровольной выплаты алиментов и других.

Каждый участник семинара получит компакт-диск с формами приказов по личному составу, полностью соответствующий требованиям года. На семинаре Вы можете приобрести (или поменять) у Журавлевой И.В. компакт-диск с Электронной базой данных «Школа кадровика» © (ЭБД)

Унифицированные формы - в утиль?

"Кадровик. Кадровое делопроизводство" N 2

УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ - В УТИЛЬ?

Автор на примере работы с унифицированной формой штатного расписания дает рекомендации о возможности дальнейшего использования унифицированных форм первичных учетных документов в свете принятия нового Закона о бухгалтерском учете.

В наступившем году кадровику придется многое пересмотреть в системе работы с кадровыми документами. И причина состоит не в том, что меняется Трудовой кодекс РФ. Изменения произошли в области, весьма косвенно касающейся деятельности работы кадровой службы. С 1 января г. применяется новый Федеральный закон от 06.12. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Казалось бы, какое дело до этого кадровику? Оказывается, самое прямое. Ведь бухгалтерия каждого предприятия будет, скорее всего, реформировать всю работу с первичными учетными документами. А такие документы создаются не только кадровой службой, но многими другими подразделениями организации. Так что работа предстоит масштабная. Но в рамках настоящей статьи остановимся лишь на том, как главный Закон для бухгалтерии повлияет на работу с кадровой документацией.

Первичный учетный документ

Те унифицированные формы, которые кадровик применяет ежедневно в своей работе, относятся по своему статусу к первичным учетным документам. Первичный учетный документ - это понятие из области бухгалтерского учета. Такие документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции, являются основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета. Они должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции или сразу после ее окончания.

О порядке работы с "первичкой" говорит не один нормативный документ, регулирующий вопросы ведения бухгалтерского учета. В их числе такой забытый ныне документ, как Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее - Положение о документе и документообороте в бухучете). Именно в этом нормативном документе устанавливается порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов.

Пункт 2 ст. 9 предыдущего Закона о бухучете (принят 21.11.1996) гласил: "Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. ".

Таким образом, использование унифицированных форм первичной учетной документации являлось обязательным.

Словарь кадрового делопроизводства. Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Использование произвольных форм допускалось только тогда, когда форма документа не была предусмотрена в этих альбомах. Интересно отметить, что "борьба" с использованием произвольных форм велась не один десяток лет. Еще в 60 - 70-е гг. не раз предпринимались попытки оптимизировать работу с "первичкой".

И вот к 50-летнему "юбилею" этой борьбы новый Федеральный закон от 06.12. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - новый Закон о бухучете) преподнес подарок: формы первичных учетных документов утверждает не уполномоченный государственный орган, а сам руководитель экономического субъекта (ч. 4 ст. 9).

Так что обязательность применения унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, которые активно использовались кадровыми службами России, с нового года ставится под вопрос.

Несовершенство унифицированных форм, используемых в работе кадровых служб, уже не раз отмечалось практиками.

Возьмем, к примеру, один из базовых документов - штатное расписание.

Словарь кадрового делопроизводства. Штатное расписание - это локальный нормативный акт, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением).

Штатное расписание - по форме и по сути

Со времени внедрения первой унифицированной формы этого документа (Постановление Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты") его внешний вид, состав реквизитов, их расположение фактически не изменились. Изменения, которые имели место, столь незначительны, что многие на них даже не обратили внимание.

Теперь же в свете нового законодательства о бухучете у работодателей появляется блестящая возможность усовершенствовать форму штатного расписания. Причем следует уделить этому документу самое пристальное внимание. Ведь этот документ выполняет в организации целый ряд важных функций:

- позволяет четко проследить организационную структуру компании (в том числе показать взаимную связь и подчиненность ее структурных подразделений);

- закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);

- позволяет проследить систему оплаты труда работников;

- устанавливает и закрепляет размеры надбавок и прочих выплат;

- облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии;

- позволяет оптимизировать работу организации, более эффективно использовать трудовые и материальные ресурсы;

- является обоснованием расходования денежных средств, предназначенных для выплаты зарплаты.

К тому же не стоит забывать о том, какое место в системе документации занимает штатное расписание. С точки зрения закона (ст. 8 ТК РФ) штатное расписание имеет статус локального нормативного акта работодателя, а с точки зрения делопроизводства - относится к числу организационно-распорядительных документов - основополагающей группы документов в системе работы любого предприятия.

Важность разработки оптимальной формы штатного расписания обусловлена еще и тем фактом, что Трудовой кодекс РФ вообще не уделяет составлению этого документа хотя бы какого-то внимания. Новый Закон о бухучете говорит о том, что формы первичной учетной документации, которые намерена использовать организация, утверждаются руководителем по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Но значит ли это, что сам главный бухгалтер займется вплотную этой работой? Конечно, нет. Во-первых, потому, что законом установлено лицо, в чьи обязанности входит составление штатного расписания. Если обратиться к Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37, этим сотрудником является экономист по труду, который:

- составляет штатные расписания в соответствии с утвержденной структурой управления, схемами должностных окладов, фондами заработной платы и действующими нормативами, вносит в них изменения, обусловленные появлением новых видов деятельности (должностей), присущих рыночной экономике;

- осуществляет контроль за соблюдением штатной дисциплины, расходованием фонда заработной платы, за правильностью установления наименований профессий и должностей, применения тарифных ставок и расценок, должностных окладов, доплат, надбавок и коэффициентов к заработной плате, за тарификацией работ и установлением в соответствии с тарифно-квалификационными справочниками разрядов рабочим и категорий специалистам.

А во-вторых, поскольку в составлении и согласовании штатного расписания в большинстве организаций принимают участие несколько сотрудников (экономист по труду, менеджер по персоналу, бухгалтер по расчету зарплаты и т. д.), то и выработку оптимальной, устраивающей всех формы штатного расписания лучше делать коллективно. Для оптимизации подобной работы целесообразно издать приказ.

Примерный образец

Общество с ограниченной ответственностью "Зима"

(ООО "Зима")

Адрес: ул. Профсоюзная, д. 58, корп. 3,

офис 24, Москва, 117339

Тел. 8 (495) 128 93 65, факс 8 (495) 128 93 66

www. zima. ru, e-mail: info@zima. ru

ОКПО 28170373,

ИНН 7727826724, КПП 772701001,

ОГРН 1027630927286

ПРИКАЗ

20 декабря г. N 65 Москва

О создании рабочей группы по выработке

первичной учетной формы штатного расписания

С целью повышения эффективности деятельности организации, совершенствования ее структуры, а равно для оптимизации работы с первичными учетными документами

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Образовать рабочую группу по выработке первичной учетной формы штатного расписания в следующем составе:

Бондаренко Инна Михайловна - главный бухгалтер, председатель рабочей группы;

Сомова Галина Дмитриевна - менеджер по персоналу;

Добрынина Анна Ивановна - экономист по труду;

Рассказов Андрей Викторович - юрисконсульт;

Посохова Мария Юрьевна - делопроизводитель.

2. Поручить рабочей группе представить предложения по форме штатного расписания организации к 27 декабря г.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора по общим вопросам Троицкого Бориса Владимировича.

Генеральный директор К. И. Дорохов

С приказом ознакомлены: _________________ ____ _________ г.

Поскольку в основе штатного расписания лежит определенная организационная структура, целесообразно начинать работу над новой формой с определения того, какой тип организационных связей используется по факту в организации. Возможно, даже сначала придется приказом зафиксировать эту структуру. Нередко кадровики не задумываются, что многие внутренние проблемы можно решить, просто установив взаимосвязи между различными структурными подразделениями и сотрудниками, входящими в них.

Вот как, к примеру, может выглядеть структура службы управления персоналом крупной производственной организации (рис. 1).

Структура службы управления персоналом

крупной производственной компании [1]

┌─────────────────────────────────────────┐

│ Директор по кадрам │

│(зам. директора по управлению персоналом)│

└────────────────────┬────────────────────┘

┌────────────────────────────┼────────────────────────────┐

┌────────┴────────────┐ ┌───────────┴─────────┐ ┌──────────────┴──────┐

│Заместитель директора│ │Заместитель директора│ │Заместитель директора│

│ по маркетингу и │ │ по мотивации │ │ по работе с трудовым│

│ развитию персонала │ │ персонала │ │ коллективом │

├─────────────────────┘ ├─────────────────────┘ ├─────────────────────┘

│┌────────────────────┐ │┌────────────────────┐ │┌────────────────────┐

├┤ Отдел анализа │ ││ Отдел организации │ ││ Отдел по работе с │

││ персонала │ ├┤ производства и │ ├┤ профсоюзами и │

│└────────────────────┘ ││ управления │ ││ общественными │

│┌────────────────────┐ │└────────────────────┘ ││ организациями │

├┤ Отдел развития │ │┌────────────────────┐ │└────────────────────┘

││ персонала │ ││ Отдел организации │ │┌────────────────────┐

│└────────────────────┘ ├┤ труда и заработной │ └┤ Лаборатория │

││ персонала │ │┌────────────────────┐ └────────────────────┘

│└────────────────────┘ ├┤ Отдел морального │

│┌────────────────────┐ ││ стимулирования │

├┤ Отдел найма и учета│ │└────────────────────┘

││ персонала │ │┌────────────────────┐

│└────────────────────┘ └┤ Отдел социальной │

│ защиты │

└────────────────────┘

Рис. 1

А вот как выглядит, к примеру, структура Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве (табл. 1) <1>.

<1> См. Приказ Управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Москве от 20.06. N 266.

Кадровое делопроизводство

(Кузнецова Т. В.) ("Трудовое право", 2008, NN 8, 9, 10, 11) Текст документа

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

/"Трудовое право", 2008, N 8/

Т. В. КУЗНЕЦОВА

Введение

Любая организация существует только тогда, когда есть работающие в ней люди. Открытие какой угодно фирмы, предприятия, учреждения, организации начинается с подбора и оформления работников. Поэтому наличие службы кадров или специально выделенного сотрудника, занимающегося оформлением кадров, обязательно для организации не только любого масштаба, но и любой организационно-правовой формы. Значению кадровой службы, ее месту в системе управления и порядку организации посвящена гл. 1. Как и всякое другое направление деятельности, работа кадровой службы обязательно документируется. Но в отличие от других направлений кадровая документация играет большую роль непосредственно в жизни конкретного человека. Именно поэтому к составлению и оформлению кадровой документации, организации работы с ней предъявляются повышенные требования и ведение кадровой документации часто проверяется, как и ведение бухгалтерской. Эту работу выполняют сотрудники государственной инспекции труда - государственные инспекторы труда. Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого имеющего дело с документами. Акты, касающиеся работы с кадровой документацией, рассматриваются в гл. 2. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия и каждого отдела. Ведение многих документов предписано законами, например заключение договоров, ведение кадровых, первичных учетных документов, оформление трудовой книжки и т. д. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых зафиксирована деятельность службы кадров. Современные требования к составлению документов и порядок их оформления подробно рассмотрены в книге. Документы многообразны, и каждый вид документа - приказ, протокол, устав, справка, письмо и др. - имеет свои особенности и свои правила работы с ним. Вот почему составление и оформление наиболее часто встречаемых в деятельности службы кадров документов выделено в специальную главу, однако большая часть книги посвящена специфике работы именно с кадровыми документами. В ней учтен Трудовой кодекс, многие статьи которого освещают вопрос документирования трудовых правоотношений, и введенные Постановлением Госкомстата 5 января 2004 г. унифицированные формы первичной учетной кадровой документации (приказов о приеме на работу, переводе, увольнении и др.), приводятся формы личных карточек (форма N Т-2, Т-2ГС(МС)и N Т-4). В отдельную главу выделен порядок оформления и ведения трудовых книжек. Важно организовать правильное хранение документов так, чтобы в случае необходимости их можно было быстро найти. Порядок текущего хранения документов, формирования дел на основе номенклатуры дел достаточно подробно регламентирован нормативно-методическими актами, опираясь на требования которых написана глава книги, посвященная текущему хранению кадровых документов. Еще более регламентирован этап обработки документов для архивного хранения. Помимо оперативного значения часть документов имеет научную, общественно-историческую ценность, определяемую по критериям, установленным архивными органами. Сохранность этих документов особенно важна. После истечения срока их хранения в архиве учреждения многие из них передаются на хранение в архивы документов по личному составу. Лица, виновные в утрате или гибели кадровых документов, могут быть привлечены к уголовной ответственности. Готовя дела к сдаче в архив, надо хорошо знать и соблюдать требования, разработанные архивными учреждениями. Порядок подготовки дел для архивного хранения, проведения экспертизы ценности документов и их уничтожения изложены в гл. 9. Конечно, как все процессы создания документов, так и все виды работ с ними рассматриваются с учетом внедрения компьютерных технологий. В книге изложены основы выбора и использования компьютерной техники, программного обеспечения с точки зрения применения их в работе службы кадров: автоматизация составления и оформления документов, ведение баз данных по личному составу, обеспечение сохранности документов в электронной форме. Следует обратить внимание на приложения в конце книги. В них собраны не только образцы форм, но даны и законодательно-нормативные акты, и методические документы, которые могут потребоваться в работе службы кадров. Книга предназначена для всех работников кадровых служб. Руководители организаций, фирм, предприятий, на которых возлагается ответственность за организацию хранения кадровых документов, найдут в этой книге требования к постановке этого вида деятельности и порядок организации работы служб и сотрудников, занимающихся кадровым делопроизводством. Составлением и оформлением документов занимаются практически все сотрудники кадровых служб. Поэтому требования, предъявляемые к составлению и оформлению кадровой документации, должен знать каждый.

Глава 1. ОРГАНИЗАЦИЯ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

1.1. Положение о подразделении

Для решения кадровых вопросов в организации создается структурное подразделение - кадровая служба. Она называется по разному: управление кадров, департамент, отдел кадров, служба персонала, кадровый центр и т. д. Независимо от названия это должно быть самостоятельное структурное подразделение, подчиняющееся, в силу важности решаемых этой службой задач, непосредственно первому руководителю или одному из его заместителей (например, заместителю директора по кадрам). Выбор организационной формы - управление, департамент, отдел и тому подобное - зависит от многих факторов: - масштабов и места организации в системе управления; - организационно-правовой формы организации; - количества работающих; - порядка подбора кадров; - объема обрабатываемых информационно-документационных массивов и др. Например, в определенных организациях обязательна конкурсная система приема на отдельные должности, в других обязательна аттестация работников; в вышестоящей организации, имеющей подведомственную сеть, служба кадров осуществляет методическое руководство кадровыми подразделениями организаций, входящих в ее ведомство (предприятий, институтов), и оформляет трудовые правоотношения с руководителями этих структур. Различные масштабы и задачи порождают организационное разнообразие кадровых служб. В министерствах, крупных государственных и коммерческих организациях создают управления кадров, которые могут делиться на отделы, секторы и т. п. На больших предприятиях обычно бывают отделы кадров. Если организация небольшая, служба кадров не создается, а в организации выделяется специальный работник (инспектор или менеджер по кадрам), выполняющий всю работу кадровой службы, но в меньших объемах. Он должен быть освобожден от всех других видов деятельности. И наконец, в совсем маленькой фирме работа с кадровой документацией входит в обязанности секретаря-референта (секретаря), но как обособленный участок работы выполнение и этой функции должно быть отражено в должностной инструкции секретаря-референта (секретаря). Статус службы кадров конкретной организации, ее место в системе управления, цель, задачи, функции, права и ответственность закрепляются в организационно-правовом документе - положении о подразделении (службе кадров). Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения. -------------------------------- Единая государственная система делопроизводства. М. 1975. С. 76.

Уже само определение этого вида документа раскрывает его содержание. Положение о структурном подразделении - документ, имеющий длительный срок действия, и к его составлению необходимо отнестись с большой ответственностью. Положение входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста: - общие положения; - цели и задачи; - функции; - права и ответственность; - руководство; - взаимоотношения (служебные связи); - организация работы. Начинается положение о службе кадров, как и положение о любом другом структурном подразделении, с раздела "Общие положения", в котором важно указание на то, что служба кадров (дается точное название подразделения, например управление, отдел и т. п.) является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю или его заместителю по кадрам (например, зам. директора по управлению персоналом). Таким образом, сразу определяется место службы и ее значимость. Напомним, что самостоятельным считается структурное подразделение, находящееся в непосредственном подчинении руководству организации. Далее можно указать структуру службы. Например, в состав службы входят: отделы, если это управление, секторы, группы и т. д. В этом же пункте записывается, что численность и штаты службы определяются штатным расписанием организации (фирмы). Учитывая, что положение действует в течение длительного периода, в нем не следует указывать конкретное количество или должности, входящие в штат службы на момент составления положения (с ростом фирмы штаты службы могут быстро измениться). Обязательным в разделе "Общие положения" является пункт, какими законодательно-нормативными актами руководствуется служба в своей деятельности. Этот пункт можно написать обобщенно, например: "Служба кадров в своей деятельности руководствуется Трудовым кодексом Российской Федерации и другими законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, касающимися организации труда и трудовых правоотношений, законодательно-правовыми актами субъектов Федерации по данным вопросам, нормативно-методическими документами общего действия, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения управления, уставом организации, настоящим положением о службе кадров и инструкцией по делопроизводству организации". При наличии отраслевых нормативно-методических документов по вопросам работы с кадрами или по делопроизводству, а также аналогичных актов, разработанных в данном учреждении, они должны быть включены в этот пункт. В раздел "Общие положения", как правило, входит пункт о руководстве службы, в котором указывается наименование должности (управляющий, начальник, заведующий), порядок назначения и освобождения от должности; требования, предъявляемые к квалификации, и стажу работы. Возглавлять службу кадров должен специалист с высшим или средним (в небольших организациях) образованием и определенным стажем работы. Напомним, что в настоящее время для работы в кадровой службе специалистов готовят вузы и техникумы. В конце этого раздела важно указать, что служба кадров имеет печать с обозначением своего наименования. Затем идет раздел "Цели и задачи". Цель любой службы кадров - осуществление эффективной кадровой политики, направленной на полное обеспечение организации высококвалифицированными работниками для наилучшего выполнения всех задач, стоящих перед организацией. С переходом к новым экономическим отношениям главной задачей большинства организаций становится получение максимальной прибыли, а выполнение этой задачи требует подбора специалистов-профессионалов высокого класса. Поэтому в задачи кадровой службы можно записать: - перспективное прогнозирование и планирование потребности организации в кадрах различных профессий и специальностей; - комплектование организации необходимыми кадрами высокой квалификации; - обеспечение движения кадров, подготовка резерва на выдвижение; - повышение квалификации работников; - проведение регулярной аттестации; - постоянное совершенствование работы службы на основе внедрения новейших технологий работы с документами и методик подбора персонала; - учет личного состава и систематический его анализ и т. д. Основным в положении является раздел "Функции", в котором перечисляют виды работ, выполняемые службой кадров, сгруппированные по задачам. Например: - составление перспективных, годовых, квартальных планов по труду и кадрам; - создание и ведение банка данных о персонале (количественном и качественном составе кадров); - подбор кандидатов и ведение резерва; - отбор на вакантные должности; - организация и проведение аттестации; - подготовка, переподготовка и повышение квалификации работников; - оформление приема на работу; - оформление переводов; - оформление увольнений; - подготовка документов для представления к награждениям и поощрениям; - оформление поощрений; - оформление взысканий; - оформление командировок; - подготовка документов для пенсионного страхования; - составление и ведение графика отпусков; - оформление отпусков; - оформление и учет трудовых книжек; - формирование и ведение личных дел работников; - анализ текучести кадров; - ведение установленной отчетности; - оформление справок, подтверждение места работы и стажа; - подготовка документов для назначения пенсии; - ведение учета личного состава; - ведение табельного учета; - контроль за состоянием трудовой дисциплины; - оформление пропусков и т. д. Очень важно ничего не забыть и перечислить все функции, выполняемые кадровой службой. При формулировании отдельных функций можно воспользоваться квалификационными характеристиками руководителей, специалистов и других категорий служащих, разработанных НИИ труда. и нормативами времени на работы по комплектованию и учету кадров. -------------------------------- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 с последующими изменениями и дополнениями. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по комплектованию и учету кадров, утвержденные Постановлением Минтруда от 14.11.1991 N 78.

Важнейшим является раздел "Права и ответственность". Права надо расписать как можно подробнее, помня, что служба кадров имеет те права, которые в положение внесены. Например, права: - запрашивать у руководителей структурных подразделений необходимые данные о работниках; - требовать в установленных случаях предоставления соответствующих документов (например, объяснительных или докладных записок, копий свидетельства о браке и т. д.); - вносить на рассмотрение руководства предложения по кадровым вопросам; - решать в пределах своей компетенции вопрос о пригодности претендента для занятия конкретной должности; - давать указания структурным подразделениям по вопросам, относящимся к деятельности службы кадров, и т. д. Вторая часть этого раздела - ответственность - может быть записана обобщенно, типа "служба несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данным положением", или расписана более детально, исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность за неправильное оформление документов, их несоответствие установленным требованиям; за несвоевременную обработку и сдачу документов долговременного (личные дела) и постоянного срока хранения в архив и т. д. В разделе "Руководство" устанавливается наименование должности, излагаются обязанности и персональная ответственность руководителя службы кадров и выполнение всех видов работ, закрепленных положением за подразделением, указываются права руководителя службы. Например: - разграничение обязанностей между заместителями и работниками службы; - согласование и подписание документов; - представление документов для назначения или освобождения от занимаемой должности работников службы; - подготовка распоряжений и указаний по вопросам, входящим в его компетенцию, и т. п. По существу, раздел "Руководство" заменяет должностную инструкцию руководителя подразделения. Поэтому по поводу этого раздела существуют две точки зрения. Одни считают, что такой раздел должен быть в положении о структурном подразделении, и, если он есть, должностная инструкция на руководителя подразделения не составляется. Другие считают, что такой раздел не нужен, а обязательна должностная инструкция (в частности, если предприятие работает по стандарту ISO 9000 или ISO 9002). В разделе "Взаимоотношения (служебные связи)" указывается, с какими подразделениями и по каким вопросам служба взаимодействует. Например, служба кадров взаимодействует со всеми структурными подразделениями организации по вопросам комплектования и движения кадров. С бухгалтерией служба кадров постоянно контактирует по вопросам оплаты труда и обязана представлять копии приказов о зачислении, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, так как на их основе производится расчет и выдача причитаемых работнику сумм. Кроме того, с бухгалтерией согласовываются прием и увольнение на должности, связанные с материальной ответственностью, заключение договоров и т. п. Кадровая служба постоянно взаимодействует с юридической службой или юрисконсультом по всем сложным вопросам трудовых взаимоотношений. Тесная связь существует и со службой делопроизводства по всем вопросам документирования и организации работы с документами. Внедрение компьютерных технологий требует постоянного взаимодействия с отделом автоматизации (IT-подразделением). Как и все другие структурных подразделения, служба кадров взаимодействует с хозяйственным отделом. Помимо внутренних связей, кадровая служба постоянно контактирует с военкоматами, отделами социального обеспечения, службами занятости, миграционными службами и т. д. Все эти связи фиксируются в положении и наглядно отражают информационно-документационные потоки. Обычно завершает положение раздел "Организация работы". Раздел может содержать лишь пункт о том, что служба кадров работает в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации (фирмы). Если таких правил нет или есть особенность в работе сотрудников службы кадров, например ненормированный рабочий день, частые командировки и т. п. то это должно найти отражение в этом разделе положения. Заканчивается положение пунктом о порядке реорганизации службы. Обычно это происходит в случае переподчинения службы, расширения ее функций, изменения внутренней структуры и сегодня наиболее часто связано с внедрением новых управленческих схем и компьютерных технологий. Даже краткое изложение содержания положения о службе кадров показывает важность этого документа, четко расписывающего порядок работы подразделения. Это документ сложный, многопрофильный. Чем тщательнее, детальнее он разработан, тем четче строится и легче организуется в дальнейшем работа подразделения. Положение действует до замены его новым. Оформляется положение на общем бланке, подписывается руководителем службы и обязательно утверждается руководителем организации (фирмы). Например:

ЗАО "Бизнес-школа УТВЕРЖДАЮ "Интел-Синтез"

Положение 00.00.0000 N 00

Москва

Об отделе кадров

Структура текста

- Общие положения - Цели и задачи - Функции - Права и обязанности - Руководство - Взаимоотношения (служебные связи) - Организация работы

Начальник отдела кадров Подпись Расшифровка подписи

1.2. Должностной и численный состав

Имея положение о службе кадров, в котором указаны возложенные на нее задачи и функции, можно определить общий объем работ и соответственно ему установить должностной и численный состав службы кадров. Наименования должностей работников кадровых служб вводят в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР). Кроме того, можно использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. утвержденный Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21.08.1998 N 37. Порядок применения этого справочника утвержден Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 09.02.2004 N 9. -------------------------------- ОК-016-94 Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. М. 1995. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других категорий служащих // Минтруд России. М. "Экономические новости", 1998.

В соответствии с принятой квалификацией служащие делятся на три категории: руководителей, специалистов и технических исполнителей (в Квалификационном справочнике они названы "и другие служащие"). К категории руководителей, занимающихся кадровыми вопросами, могут быть отнесены: - заместитель директора по управлению персоналом; - начальник отдела кадров; - менеджер по персоналу; - начальник отдела подготовки кадров. К должностям специалистов отнесены: - инженер по организации труда; - инженер по подготовке кадров; - инспектор по кадрам; - специалист по кадрам; - техник по труду; - экономист по труду. Техническими специалистами являются: - дежурный бюро пропусков; - табельщик. Сегодня в крупных компаниях и фирмах в отборе персонала участвуют психологи и социологи, которые вводятся в постоянный штат кадровых служб. В их задачу входит не только проведение тестирования при поступлении на работу, но и разрешение конфликтных ситуаций в организации, создание благоприятной психологической атмосферы в офисе. Численность работников службы напрямую зависит от трудоемкости выполняемых работ, то есть времени, которое будет затрачиваться на ту или иную операцию. Типовые затраты рабочего времени на различные виды работ были определены Центральным бюро нормативов по труду Минтруда при участии многих министерств и ведомств. Уже в 1988 г. были выпущены Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров, которые в 1991 г. заменили на Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденные Постановлением Минтруда от 14.11.1991 N 78. Они используются прежде всего при обосновании необходимой численности работников службы кадров. В них даны нормативы оперативного времени в человеко-часах на наиболее часто проводимые в кадровых службах виды работ: - оформление документов при приеме на работу; - оформление документов при увольнении; - оформление и учет трудовых книжек; - оформление документов по учету движения кадров; - составление статистической отчетности по учету личного состава; - составление справок; - участие в разработке планов и другие работы, выполняемые работниками по комплектованию и учету кадров; - работы по табельному учету; - работы в бюро пропусков; - работы в военно-учетном столе; - прочие работы. Конечно, служба кадров может выполнять и другие виды работ, не предусмотренные в нормативах времени, однако их величина не должна превышать 25% от трудоемкости нормированных работ. Численность работников, необходимых для работы в службе кадров, исчисляется по формуле:

То Ч = ----, Фп

где Ч - численность работников, чел.; То - общая годовая трудоемкость работ; Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год в часах (принимается в среднем равным 1910 часов). Общая годовая трудоемкость работ складывается из годовой трудоемкости нормируемых работ и годовой трудоемкости ненормируемых Центральным бюро нормативов по труду работ, то есть:

То = Тн + Тнн,

где Тн - годовая трудоемкость нормируемых работ, чел.-ч; Тнн - годовая трудоемкость ненормируемых работ, чел.-ч. По нормируемым видам работ нормативы времени уже определены и берутся из Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работу по комплектованию и учету кадров. Они рассчитаны по формуле:

К Нвр = Топ (I + ---), 100

где Нвр - нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, чел.-ч; Топ - норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный в сборнике нормативов времени; К - коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых, личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы в процентах от оперативного времени. К принимается равным 8%. Годовая трудоемкость нормируемых работ определяется с учетом объема каждого вида выполняемых работ по формуле:

n Тн = SUM Нврi x Vi, i=1

где Тн - годовая трудоемкость нормируемых работ, чел.-ч; Нврi - нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, чел.-ч; Vi - объем конкретного вида работы, выполняемого за год; i = 1, 2. n - виды выполняемых работ.

Пример расчета численности инспекторов по кадрам

Расчет численности производится исходя из трудоемкости работ, выполняемых в течение года.

Вид Единица Наименование Пункт, Норматив Нормы Объем Трудоемкость выполняемых измерения факторов таблица, времени на времени на работ нормируемых операций объема влияния и их номер единицу выполнение за работ, работ числовые норматива измерения, конкретного год чел.-ч значения по чел.-ч нормируемого сборнику вида работы, чел.-ч

1. Один - 3.1, 0,46 0,50 4500 2250 Оформление рабочий табл. 1, документов п. 1 при приеме на работу рабочих

2. То же - 3.2, 0,39 0,42 3600 1512 Оформление табл. 2, документов п. 1 при увольнении рабочих

3. То же - 3.4.16, 3,3 3,56 250 890 Оформление табл. 21 документов работнику, уходящему на пенсию по старости или инвалидности

примечание 0,5 - 125

4. Один Среднесписочная 3.5.1, 50,02 54,02 1 54 Составление отчет численность табл. 23, отчета о работников п. 14 численности (включая работников подростков), по полу и 20500 чел. возрасту и рабочих по образованию

И т. д. по всем операциям

Годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) 9530

Другими словами, вы должны взять нормы времени по каждому виду работ, умножить на объем данной работы в год и результаты по всем видам работ суммировать. Если в отделе кадров выполняются работы, не имеющие типовых установленных норм, то годовая трудоемкость работ определяется аналогично. Эта формула будет выглядеть так:

m Тнн = SUM Нврj x Vj, j=1

где Тнн - годовая трудоемкость работ, не предусмотренных сборником нормативов, чел.-ч; Нврj - нормы времени на выполнение работ, не предусмотренных сборником нормативов и установленных на основе местных нормативов методами нормирования труда, чел.-ч; Vj - годовой объем работ, не предусмотренных сборником нормативов; j = 1, 2. m - виды работ. В сборнике межотраслевых укрупненных нормативах времени на работу по комплектованию и учету кадров приведены примеры расчета численности инспекторов по кадрам (военно-учетного стола, бюро пропусков) и численности табельщиков. Годовая трудоемкость работ, не предусмотренных сборником, составила 20 чел.-ч. Нормативная численность инспекторов по кадрам (Ч) определяется по формуле:

То Ч = ----, Фп

где То - суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по данным нормативам за год, 9550 чел.-ч (9530 + 20); Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год (1910 ч). Таким образом, Ч = 9550 / 1910 = 5 чел. 2. Аналогично рассчитывается численность дежурных бюро пропусков, военно-учетного стола. 3. Пример расчета численности табельщиков. Численность табельщиков определяется путем деления среднесписочной численности работников (включая подростков) на норму обслуживания. Исходные данные:

Система табельного учета - рапортно-ведомостная Форма организации табельного учета - децентрализованная Среднесписочная численность работников (Чсп) - 20500 чел. Норма обслуживания (Нобс) - 490 чел. (см. п. 3.8, табл. 60, 1а)

Чсп 20500 Ч = ---- = ------ = 42 чел. Нобс 490

Установленную структуру организации в целом с названием структурных подразделений, в том числе и службы кадров, и определенную для каждого структурного подразделения и, следовательно, для службы кадров численность работников закрепляют в организационно-правовом документе - структура и штатная численность. Кроме того, наименование и код подразделения, профессии (должности), количество штатных единиц, установленных для кадровой службы, фиксируются в штатном расписании.

1.3. Должностные инструкции

Составив положение о службе кадров, в котором указаны возложенные на нее задачи и функции, определив общий объем работ с помощью Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работу по комплектованию и учету кадров и установив численный и должностной состав службы, приступают к разработке должностных инструкций на каждого предполагаемого работника (вакантную должность), т. е. с помощью должностной инструкции проводится рациональное распределение труда в подразделении. Должностная инструкция - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника, обеспечивающий объективность при аттестации, при разрешении трудовых споров, поощрении, наложении взыскания. Что в должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет. Так как работа с кадрами ведется повсеместно и сотрудники кадровых служб относятся к общеотраслевым должностям служащих, при составлении должностных инструкций на работников кадровой службы в первую очередь надо воспользоваться Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих", утвержденным Постановлением Минтруда Российской Федерации. Поскольку этот нормативный документ обеспечивает рациональное разделение труда, правильный подбор, расстановку и использование кадров, единство в определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, он рекомендован к использованию на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики, независимо от их ведомственной подчиненности. Тарифно-квалификационные характеристики по каждой должности состоят из трех разделов: "Должностные обязанности", "Должен знать" и "Требования к квалификации по разрядам оплаты": - раздел "Должностные обязанности" содержит основные функции, выполнение которых может быть поручено полностью или частично служащему, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимозаменяемости работ, и является основой для разработки непосредственно в организациях должностных инструкций, закрепляющих конкретные обязанности, права и ответственность служащего; - раздел "Должен знать" содержит основные требования, предъявляемые к служащему в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативно-правовых актов, положений, инструкций, других руководящих документов, методов и средств, которые должны применяться при выполнении должностных обязанностей; - раздел "Требования к квалификации" определяет уровень профессиональной подготовки служащего, необходимый для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы. Уровень требуемой профессиональной подготовки приведен в Квалификационных характеристиках в соответствии с Законом Российской Федерации "Об образовании". Взяв за основу характеристику из Квалификационного справочника, уже значительно легче составить должностную инструкцию на конкретного работника кадровой службы. Исходя из объема и специфики работы, должностные обязанности, указанные в квалификационной характеристике той или иной должности, могут быть распределены между несколькими работниками кадровой службы. И наоборот, с внедрением технических средств и сокращением численности персонала круг обязанностей служащего может быть расширен по сравнению с установленными соответствующей квалификационной характеристикой (см. приложение). Должностная инструкция - индивидуальный документ, хотя и составляется на базе типовых квалификационных характеристик. Конкретные должностные инструкции, составляемые на определенную должность в данной организации (фирме), всегда имеют свои особенности, так как любая организация имеет свою специфику в направлении деятельности или в объеме работ и работник кадровой службы вуза или научно-исследовательского института наряду с общей ведет и специфическую документацию, отличную от документации предприятия, торговой фирмы и т. д. При наличии должностной инструкции, в которой определены требования к вакантной должности, отделу кадров легче подобрать необходимого работника. При приеме на работу претендент на должность знакомится с инструкцией, видит круг своих обязанностей и может сразу соотнести с ними свои возможности. Следовательно, должностная инструкция помогает в правильном подборе, расстановке и использовании кадров. При зачислении на должность принимаемый работник должен расписаться в инструкции. Его роспись означает, что с инструкцией он ознакомлен и обязуется ее выполнять. В трудовой договор может быть включен пункт с обязательством выполнения работы в соответствии с должностной инструкцией. Таким образом, инструкция способствует укреплению трудовой дисциплины в организации. Должностная инструкция также имеет унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста: - общие положения; - функции; - должностные обязанности; - права; - ответственность; - взаимоотношения (связи по должности). Как видим, структура должностной инструкции во многом совпадает со структурой текста положения о службе кадров (структурного подразделения). Если у вашей организации (фирмы) работа с кадрами возложена не на структурное подразделение, а на одно должностное лицо - инспектора по кадрам, все задачи и функции по работе кадровой службы, указанные в положении о ней, войдут в его должностную инструкцию. Он должен будет один выполнить все работы с кадровой документацией, только в меньшем объеме. При большом объеме работ они должны быть четко распределены между указанными в штатном расписании работниками кадровой службы. Должностные инструкции, составленные на всех работников кадровой службы (как и на всех работников организации в целом), четко разграничат права и обязанности сотрудников, исключат дублирование и в то же время, если это будет предусмотрено в инструкции, обеспечат взаимозаменяемость. "Общие положения" в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, ее категории; требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности); порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия; основные законодательно-правовые, нормативно-методические и организационные документы, на основании которых он осуществляет свою служебную деятельность; подчиненность и кем руководит. Чаще всего от работника службы кадров требуется сегодня наличие высшего или среднего специального образования, умение работать на компьютере, определенный стаж работы, а для работника совместного предприятия или филиала иностранной компании - знание иностранного языка. Подчиняются работники службы кадров руководителю службы. Обычно этот пункт звучит так: инспектор по кадрам (техник по труду и т. п.) назначается и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации (фирмы) по представлению начальника отдела кадров (управления, департамента персонала). Один из пунктов этого раздела должностной инструкции содержит перечень основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности. В обобщенном виде эти акты указаны в рассмотренном выше положении о службе кадров. Затем необходимо указать более узкие нормативно-методические документы, определяющие порядок работы по операциям, которые поручены этому работнику. Например, если на работника возложены функции ведения и учета трудовых книжек, в его должностной инструкции будет указано, что он руководствуется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей и Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Завершает этот пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.

Источники:
www.tu-rk.ru, www.hr-portal.ru

Следующие бланки:

• Приказ о перевод на заочную форму обучения украина
• Пособие при рождении приказ форма 24